Một cuộc lặn sâu vào mô hình trưởng thành quản lý dự án

Tóm lược

Một mô hình trưởng thành quản lý dự án (thường rút ngắn thành PMMM) là một ma trận minh họa cách quá trình quản lý dự án của công ty phát triển theo thời gian. Giống như một công ty thay đổi khi nó mở rộng, cần phải có phong cách quản lý dự án để trưởng thành. Ý tưởng là một tổ chức không phát triển ngẫu nhiên khi một công ty phát triển, nó phát triển với mục đích. Trong bài viết này, chúng tôi bao gồm các khía cạnh khác nhau của mô hình trưởng thành quản lý dự án và cách bạn có thể sử dụng mô hình này để tăng cường áp đảo các quy trình quản lý dự án của mình.

Nhìn lại những gì bạn thích ở trường tiểu học. Bạn đã có một cách trưởng thành để nhìn thế giới? Khi nào bạn đang ở trường trung học? Ý kiến và quan điểm của bạn trông như thế nào bây giờ bạn là người trưởng thành và bạn đã trải nghiệm nhiều cuộc sống hơn?

Khái niệm trưởng thành này có thể được áp dụng cho nhiều thứ, bao gồm cả quản lý kinh doanh và dự án. Khi một tổ chức lần đầu tiên bắt đầu phát triển công việc, có thể không có quá ít để không có quy trình tiêu chuẩn để quản lý dự án. Khi doanh nghiệp phát triển, phong cách quản lý dự án của họ trưởng thành. Đây là khái niệm cơ bản đằng sau mô hình trưởng thành quản lý dự án.

Hiểu về các thành phần của mô hình trưởng thành quản lý dự án có thể giúp bạn phân tích nơi tổ chức của bạn hiện đang đứng và quy trình của bạn đang trưởng thành như thế nào. Sau đó, bạn có thể sử dụng kiến thức này để phát triển hơn nữa và cải thiện các quy trình quản lý dự án của bạn.

Mô hình trưởng thành quản lý dự án (PMMM) là gì?

Một mô hình trưởng thành quản lý dự án (thường được rút ngắn thành PMMM) là một ma trận minh họa cách một công ty quản lý dự án quá trình tiến hóa theo thời gian. Cũng giống như một công ty thay đổi khi nó mở rộng, cần thiết cho phong cách quản lý dự án của bạn để điều chỉnh là tốt. Ý tưởng là một tổ chức không phát triển ngẫu nhiên khi một công ty phát triển, nó phát triển với mục đích.

Mục đích của mô hình trưởng thành quản lý dự án tổ chức là cung cấp cho sự lãnh đạo một hướng dẫn của các bước họ có thể thực hiện để cải thiện. Khi được đặt trực quan, PMMM trông giống như một ma trận với năm cột đối với mức độ trưởng thành và 10 hàng xuống để chỉ ra các khu vực kiến thức.

PMMM được tạo ra dựa trên các mô hình kinh doanh đã tồn tại như Mô hình trưởng thành năng lực (CMM). Điều này được phát triển bởi Viện Kỹ thuật Phần mềm Đại học Carnegie-Mellon và mô hình xuất sắc từ Quỹ Quản lý Chất lượng Châu Âu (EFQM). Nó cũng lấy các khía cạnh từ mô hình trưởng thành rủi ro, phác thảo các khía cạnh và hoạt động nào có thể tạo ra một chương trình quản lý rủi ro bền vững và có thể lặp lại.

5 cấp độ trưởng thành của PMMM

Năm cấp độ trưởng thành quản lý dự án này đại diện cho giai đoạn trưởng thành mà một công ty có thể ở trong. Có thể một tổ chức có mức độ trưởng thành khác nhau trong các lĩnh vực kiến thức khác nhau. Điều này tương tự như một phiếu tự đánh giá hoặc một Đánh giá hiệu suất nhân viên .

Cấp 1: Quá trình ban đầu

Trong cấp độ này, một tổ chức có rất ít quy trình quản lý dự án tại chỗ. Nhiều khả năng hơn không, các nhiệm vụ được thực hiện ngẫu nhiên và đó là một thách thức để dự đoán thành công trong tương lai vì mọi thứ được thực hiện ad hoc.

Các đội khác nhau có thể sử dụng các quy trình quản lý dự án khác nhau, dẫn đến việc thiếu trách nhiệm và sự gắn kết giữa các đội. Có rất ít (nếu có) tài liệu và số liệu chỉ được thu thập khi cần thiết. Bởi vì các nhóm dự án không đo lường số liệu, không có cách nào để đánh giá thành công dự án.

Quá trình ban đầu không nhất thiết là một giai đoạn tồi tệ để được trong tất cả các đội phải bắt đầu ở đâu đó! Takeaway chính với giai đoạn này là nhận thức được việc thiếu các quy trình và tài liệu, vì vậy bạn có thể làm việc với nhóm của mình để phát triển chúng.

Cấp độ 2: Quy trình và tiêu chuẩn có cấu trúc

Ở cấp độ này, một tổ chức triển khai quản lý dự án cơ bản, nhưng chỉ dành cho các dự án riêng lẻ. Điều này có nghĩa là có thể có nhiều thay đổi Phương pháp quản lý dự án. trong sử dụng trên toàn tổ chức. Ví dụ, nhóm tiếp thị có thể được sắp xếp các dự án của họ khác với nhóm bán hàng. Khi bán hàng và tiếp thị cần phải hợp tác, việc ngắt kết nối này gây ra ma sát.

Vì không có thực tiễn quản lý dự án tổ chức rộng lớn hơn, thành công của tất cả các dự án phụ thuộc vào các nhà quản lý dự án cá nhân và các đội làm việc các dự án đó. Các số liệu chỉ được theo dõi theo cách cơ bản nhất để đảm bảo thành công của dự án hiện tại.

Nếu nhóm của bạn ở cấp độ này, bạn đang đi đúng hướng! Bạn đang chuẩn hóa quy trình quản lý dự án của mình ở cấp độ nhóm. Bây giờ, bạn có thể tập trung vào việc tạo ra các thực hành tiêu chuẩn trên toàn công ty để thúc đẩy sự hợp tác chéo chức năng nhiều hơn.

Cấp 3: Tiêu chuẩn tổ chức và quy trình thể chế hóa

Ở mức độ trưởng thành này, một tổ chức nên có một hệ thống quản lý dự án được xác định rõ ràng là tiêu chuẩn trong toàn tổ chức, đôi khi được gọi là Văn phòng quản lý dự án (PMO) . Quản lý thường xuyên tham gia vào việc thực hiện các quy trình mới, bao gồm cả việc thực hiện thay đổi cách quản lý nơi cần thiết để cập nhật hoặc sửa đổi các quy trình quản lý dự án toàn tổ chức. Bạn đo lường số liệu, nhưng chỉ để thiết lập một đường cơ sở, không phải cho hoạch định chiến lược.

Tài liệu ở giai đoạn này rất quan trọng, và có các quy trình và thông tin đã lưu ý rõ ràng các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trông như thế nào. Nếu một trường hợp khẩn cấp quan trọng của doanh nghiệp xảy ra, có rõ ràng Kế hoạch dự phòng tại chỗ để ngăn chặn doanh nghiệp hoàn toàn thất bại.

Cấp 4: Quy trình được quản lý

Ở giai đoạn này, tổ chức của bạn thể hiện tất cả các đặc điểm từ cấp ba và đẩy chúng xa hơn một chút. Một tổ chức trong cấp quy trình được quản lý có quy trình quản lý dự án rõ ràng và tài liệu tại chỗ. Dự án dẫn thường xuyên kết hợp các quy trình quản lý dự án tiêu chuẩn trên toàn hệ thống công ty. Trong giai đoạn này, quản lý thường xuyên bắt đầu theo dõi các số liệu và xem xét hiệu suất trong quá khứ để đưa ra quyết định cho các dự án trong tương lai.

Ở cấp bốn, quản lý có một sự hiểu biết rõ ràng về cách đạt được thành công của dự án. Dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ, tài liệu và các số liệu hiện tại, họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt để đảm bảo rằng các dự án trong tương lai được thiết lập để thành công.

Cấp 5: Tối ưu hóa quá trình

Khi một tổ chức đạt đến mức độ trưởng thành quản lý dự án này, họ có thể bắt đầu tối ưu hóa hoàn toàn các quy trình của họ để may nhất về nhu cầu của họ. Một trong những định danh chính của giai đoạn này là cải tiến liên tục. Cải tiến liên tục là quá trình thích ứng quá trình của bạn trong nỗ lực duy trì hiệu quả và năng suất. Các tổ chức trưởng thành tích hợp các kỹ thuật cải tiến liên tục vào các quy trình quản lý dự án của họ.

Nhóm của bạn không chỉ thường xuyên báo cáo về số liệu, bạn còn sử dụng các số liệu đó để tạo một Kế hoạch chiến lược tiến về phía trước. Trong khi các tổ chức ở cấp bốn số liệu đánh giá PMMM để đưa ra quyết định kinh doanh chính, các công ty ở cấp Five cũng tích cực cải thiện quy trình kinh doanh.

10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án

Nếu năm mức độ trưởng thành của PMMM là các cột trong ma trận, 10 khu vực kiến thức là các hàng. Những lĩnh vực kiến thức khác nhau được xác định bởi hướng dẫn của Viện quản lý dự án (PMI), cơ quan quản lý dự án của kiến thức (PMBOK HƯỚNG DẪN®). Đây là tiêu chuẩn công nghiệp để xác định các lĩnh vực kiến thức là thiết yếu để quản lý dự án.

Quản lý tích hợp dự án : Sự phối hợp của các phần di chuyển khác nhau của các dự án. Điều này bao gồm các nhiệm vụ cá nhân, tài nguyên, các bên liên quan, giao hàng. , và quản lý danh mục đầu tư . Khu vực kiến thức này xác định cách tất cả các mảnh di chuyển này được truyền đạt đến các thành viên trong nhóm khác.

Phạm vi quản lý : Cách nhóm đảm bảo một dự án phù hợp với phạm vi dự án, cho dù đó là thời gian, ngân sách hoặc tài nguyên đó.

Quản lý thời gian : Tương tự như quản lý phạm vi dự án, đây là cách một nhóm quản lý dự án sử dụng thời gian trong một dự án.

Quản lý chi phí : Một tập hợp con của quản lý phạm vi, đây là cách một nhóm quản lý chi phí của một dự án và nếu họ đang sử dụng ngân sách hiệu quả

Quản lý chất lượng: Cách các đội sử dụng quy trình của họ để sản xuất các sản phẩm chất lượng.

Quản lý nguồn tài nguyên : Cách các đội tổ chức, xử lý, quản lý và các thành viên nhóm lãnh đạo trong một dự án.

Quản lý truyền thông: Cách các đội truyền đạt các dự án cả trong nội bộ đến các nhân viên khác và bên ngoài cho các khách hàng trong tương lai và hiện tại. Điều này có thể bao gồm thời gian thực và Truyền thông không đồng bộ. , tất cả những gì nên được ghi lại trong một Kế hoạch truyền thông .

Quản lý rủi ro : Làm thế nào một đội chủ động giảm nhẹ rủi ro dự án . Điều này bao gồm bất kỳ Kế hoạch dự phòng Một đội có thể đáp ứng với rủi ro tiềm ẩn.

Quản lý mua sắm đấu thầu: Làm thế nào một tổ chức có được hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này có thể ở cấp độ dự án hoặc ở cấp công ty.

Quản lý các bên liên quan : Cách nhóm của bạn quản lý mong đợi từ các bên liên quan khác nhau, cộng với cách bạn giao tiếp cập nhật trạng thái với nhiều bên liên quan khác nhau.

Làm thế nào để di chuyển từ cấp này sang cấp khác

Nếu bạn đang tìm cách di chuyển các quy trình quản lý dự án của nhóm của bạn từ cấp độ hiện tại đến lần tiếp theo, điều quan trọng là phải hiểu rằng mô hình trưởng thành quản lý dự án không phải là một bộ quy tắc khó khăn. Chúng là nhiều hướng dẫn và đặc điểm cho những gì một quá trình quản lý dự án tốt trông như thế nào.

Thật không may, không có cách nào để đảm bảo công ty của bạn có thể chuyển từ cấp độ này sang cấp độ khác. Có nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến khả năng di chuyển của tổ chức của bạn bao gồm cả ngành bạn đang ở, văn hóa công ty và mục tiêu tăng trưởng.

Nếu bạn cảm thấy như nhóm của bạn đang gặp khó khăn để chuyển từ cấp độ này sang cấp độ khác, hãy xem xét 10 khu vực kiến thức để xem nhóm của bạn đang tiến triển như thế nào. Đối với mỗi khu vực kiến thức, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

Bạn có tài liệu tại chỗ về cách tổ chức của bạn phối hợp từng lĩnh vực kiến thức cụ thể? Nếu không, khu vực kiến thức này có thể bị mắc kẹt ở cấp hai .

Bạn đã tiêu chuẩn hóa thực hành trên tất cả các đội trong tổ chức của bạn? Nếu không, bạn có thể ở cấp ba cho khu vực kiến thức này.

Bạn có theo dõi số liệu và đánh giá thành công dự án dựa trên các thực hành tiêu chuẩn hóa không? Nếu không, khu vực kiến thức này có thể ở cấp bốn.

Bạn có liên tục đánh giá lại nhóm của bạn đang quản lý mỗi khu vực kiến thức tốt như thế nào không? Nếu không, tập trung vào cải tiến liên tục có thể giúp bạn đạt đến cấp độ năm cho khu vực kiến thức này.

Khi bạn hỏi những câu hỏi này, bạn có thể xác định quy trình nào bạn cần tập trung vào để tăng sự trưởng thành quản lý dự án của tổ chức. Ví dụ: nếu bạn hiện đang ở cấp một, bạn sẽ biết rằng hành động tạo ra một quy trình quản lý dự án là đủ để đánh bạn lên cấp độ tiếp theo.

Lợi ích của việc sử dụng mô hình trưởng thành quản lý dự án

Nếu bạn muốn xem cải tiến hiệu suất trong doanh nghiệp của mình, hãy tối ưu hóa các quy trình quản lý dự án của bạn là một bước tốt để thực hiện. Dưới đây là một vài lý do tại sao điều này có lợi cho tổ chức của bạn.

Khuyến khích khả năng mở rộng

Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng mô hình trưởng thành quản lý dự án để phân tích các quy trình quản lý dự án hiện tại của bạn là tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển. Thiết lập các quy trình quản lý dự án rõ ràng giúp cung cấp cho nhóm của bạn khung công tác bạn cần đo rõ hiệu suất dự án và thành công.

Khi nhóm của bạn bắt đầu phát triển, sử dụng PMMM để đánh giá lại xem theo phong cách quản lý dự án của tổ chức của bạn có hoạt động cho quy mô đội bạn có hay không. Đây là lý do tại sao cải tiến liên tục là một khía cạnh quan trọng của cấp độ cấp năm, nó cung cấp cho đội của bạn khả năng tìm hiểu những gì phù hợp nhất với họ khi đội chuyển sang và phát triển.

Giảm thiểu sai lầm sai lệch

Khi tổ chức của bạn thiết lập một hình thức quản lý dự án tiêu chuẩn, mọi người trong nhóm của bạn đều có tất cả các công cụ và ngôn ngữ được chia sẻ cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Ví dụ: nếu nhóm của bạn sử dụng một biển các ứng dụng như Slack, Dropbox, Google Drive và E-mail, có thể khó biết là nguồn gốc thực sự của sự thật là gì. Nhưng nếu bạn sử dụng một công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN Là một phần của quy trình quản lý dự án của bạn, bạn có thể thiết lập một nguồn sự thật và giảm thiểu sai lệch. Quản lý tác vụ UDN Giúp bạn phối hợp các kế hoạch, dự án và quy trình ở một vị trí trung tâm. Ngoài ra, bạn có thể tạo các mẫu để chuẩn hóa các quy trình trên toàn tổ chức của mình.

Khi mọi thứ được chuẩn hóa và mọi người đang sử dụng các quy trình tương tự, nhóm của bạn không phải lo lắng nhiều về việc thiếu tệp và tài liệu. Mỗi thành viên trong nhóm biết chính xác nơi tìm thông tin họ cần.

Tăng hiệu quả kinh doanh

Khi nhóm của bạn có cấu trúc được tiêu chuẩn hóa để quản lý công việc của họ, họ không phải lo lắng về cách giao tiếp. Họ chỉ có thể tập trung vào những gì quan trọng - làm công việc. Điều này tiết kiệm thời gian và băng thông tinh thần. Nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa giúp công ty của bạn phát triển, thay vì làm đàn hồi làm việc về công việc Giống như giải mã các chủ đề email và theo đuổi các phê duyệt xuống.

Cấp độ quản lý dự án của bạn với Quản lý tác vụ UDN

Một trong những cách dễ nhất để bắt đầu cải thiện các quy trình quản lý dự án của đội bạn đang thiết lập một nguồn trung tâm của sự thật. Sử dụng một công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN có thể giúp quản lý dự án của bạn ở cấp độ tiếp theo.