Un profondo immersione nei modelli di maturità di gestione del progetto

Sommario

Un modello di maturità di gestione del progetto (comunemente abbreviato a PMMM) è una matrice che illustra come il processo di gestione dei progetti di un'azienda si evolve nel tempo. Proprio come una società cambia mentre si espande, è necessario che lo stile di gestione del progetto sia maturo pure. L'idea è che un'organizzazione non cresce a caso, quando cresce un'azienda, cresce con lo scopo. In questo articolo, copriamo le diverse sfaccettature del modello di maturità di gestione dei progetti e come è possibile utilizzare questo modello per Uplevel dei processi di gestione del progetto.

Guarda indietro a ciò che eri in scuola elementare. Hai avuto un modo maturo di guardare il mondo? E quando eri al liceo? Come sono ora le tue opinioni e i tuoi punti di vista ora che sei un adulto e hai sperimentato più vita?

Questo concetto di maturità può essere applicato a molte cose, tra cui business e gestione del progetto. Quando un'organizzazione inizia a sviluppare il lavoro, potrebbe esserci un processo standard per la gestione del progetto. Come cresce il business, il loro stile di gestione del progetto matura. Questo è il concetto di base dietro il modello di maturità di gestione del progetto.

Comprensione dei componenti del modello di maturità di gestione del progetto può aiutarti a analizzare dove si trovano la tua organizzazione e come sono mature i tuoi processi. Quindi, puoi usare questa conoscenza per sviluppare ulteriormente e migliorare i processi di gestione dei progetti.

Cos'è un modello di maturità di gestione del progetto (PMMM)?

Un modello di maturità di gestione del progetto (comunemente abbreviato a PMMM) è una matrice che illustra come quella di un'aziendagestione di progettoil processo si evolve nel tempo. Proprio come una società cambia mentre si espande, è necessario adattarsi anche al tuo stile di gestione del progetto. L'idea è che un'organizzazione non cresce a caso, quando cresce un'azienda, cresce con lo scopo.

Lo scopo del modello di maturità di gestione del progetto organizzativo è quello di fornire la leadership una linea guida di passaggi che possono adottare per migliorare. Quando si è disposti visivamente, il PMMM sembra una matrice con cinque colonne in tutto ciò che indica i livelli di scadenza e 10 righe verso il basso per indicare le aree di conoscenza.

Il PMMM è stato creato in base ai modelli di business già esistenti come ilModello di scadenza della capacità(Cmm). Questo è stato sviluppato dall'Istituto di ingegneria del software Carnegie-Mellon University e dal modello di eccellenza della Fondazione europea per la gestione della qualità (EFQM). Prende anche aspetti dal modello di scadenza del rischio, che delinea quali aspetti e attività possono creare un programma di gestione del rischio sostenibile e ripetibile.

5 livelli di scadenza del PMMM

Questi cinque livelli di maturità di gestione del progetto rappresentano tutti la fase della maturità in cui una società può essere. È possibile che un'organizzazione sia in diversi livelli di maturità in diverse aree di conoscenza. Questo è simile a una rubrica di classificazione o unRevisione delle prestazioni dei dipendenti .

Livello 1: processo iniziale

Durante questo livello, un'organizzazione ha pochissimi processi di gestione dei progetti in atto. Più probabile del no, i compiti vengono eseguiti in modo casuale ed è impegnativo per prevedere il successo futuro poiché tutto è fatto ad hoc.

Diverse squadre possono utilizzare diversi processi di gestione dei progetti, con conseguente mancanza di responsabilità e coesione tra le squadre. C'è una documentazione molto piccola (se presente), e le metriche sono raccolte solo secondo necessità. Poiché i team del progetto non stanno misurando le metriche, non c'è modo di valutare il successo del progetto.

Il processo iniziale non è necessariamente un cattivo palcoscenico per essere in-tutte le squadre devono iniziare da qualche parte! Il takeaway principale con questa fase è di essere consapevole della mancanza di processi e della documentazione, quindi puoi lavorare con il tuo team per svilupparli.

Livello 2: processo strutturato e standard

In questo livello, un'organizzazione implementa la gestione del progetto di base, ma solo per i singoli progetti. Ciò significa che ci può essere variabileMetodologie di gestione del progetto.in uso attraverso l'organizzazione. Ad esempio, il team di marketing potrebbe organizzare i loro progetti in modo diverso dal team di vendita. Quando le vendite e il marketing devono collaborare, questa disconnessione provoca l'attrito.

Poiché non ci sono pratiche di gestione dei progetti organizzative più ampie, il successo di tutti i progetti dipende dai singoli project manager e dai team che lavorano a quei progetti. Le metriche sono rintracciate solo nel modo più semplice per garantire il successo del progetto corrente.

Se la tua squadra è a questo livello, sei sulla strada giusta! Standarinando i processi di gestione del progetto a livello del team. Ora puoi concentrarti sulla creazione di pratiche standard in tutta la Società per promuovere una più collaborazione cross-funzionale.

Livello 3: standard organizzativi e processi istituzionalizzati

A questo livello di maturità, un'organizzazione dovrebbe avere un sistema di gestione dei progetti ben definito che è di serie in tutta l'organizzazione, a volte indicato come aOffice di gestione del progetto (PMO). La gestione è regolarmente coinvolta nell'attuazione di nuovi processi, compresa l'attuazionecambio gestionedove è necessario aggiornare o modificare i processi di gestione del progetto a livello organizzazione. Misuri le metriche, ma solo per stabilire una linea di base, non per la pianificazione strategica.

La documentazione in questa fase è importante, e vi sono processi e informazioni stabilite che notano chiaramente quali processi aziendali standard assomigliano. Se si verifica un'emergenza business-critical, ci sono chiaripiani di emergenzain posizione per evitare che il business sia completamente fallito.

Livello 4: processi gestiti

In questa fase, la tua organizzazione presenta tutte le caratteristiche del livello tre e li spinge un po 'più lontano. Un'organizzazione nel livello dei processi gestiti ha un chiaro processo di gestione del progetto e documentazione in atto. I cavi del progetto incorporano regolarmente i processi standard di gestione del progetto in tutti i sistemi aziendali. Durante questa fase, la gestione inizia regolarmente a monitorare le metriche e guardando le prestazioni passate per prendere decisioni per progetti futuri.

Nel livello di livello quattro, la direzione ha una chiara comprensione di come raggiungere il successo del progetto. Basato su esperienze passate,documentazioneE le metriche attuali possono prendere decisioni informate per garantire che i progetti futuri siano istituiti per il successo.

Livello 5: ottimizzazione del processo

Una volta che un'organizzazione raggiunge questo livello di maturità di gestione del progetto, possono iniziare a ottimizzare completamente i loro processi per adattarsi al meglio alle loro esigenze. Uno degli identificatori chiave di questa fase è un miglioramento continuo. Il miglioramento continuo è il processo di adattamento dei processi nel tentativo di mantenere l'efficienza e la produttività. Le organizzazioni mature integrano tecniche di miglioramento continuo nei loro processi di gestione del progetto.

Non solo il tuo team riferisce regolarmente sulle metriche, usi anche quelle metriche per creare apiano strategicoandando avanti. Sebbene le organizzazioni di livello quattro delle metriche di revisione PMMM per prendere decisioni aziendali chiave, le aziende di livello cinque migliorano anche attivamente i processi aziendali.

10 aree di conoscenza della gestione del progetto

Se i cinque livelli di scadenza di PMMM sono le colonne nella matrice, le 10 aree di conoscenza sono le righe. Queste diverse aree di conoscenza sono identificate dalla Guida alla Guida all'Istituto (PMI) del progetto, il corpo della Gestione dei progetti della conoscenza (PMBOK GUIDE®). Questo è lo standard del settore per identificare quali aree di conoscenza sono essenziali per la gestione dei progetti.

Gestione dell'integrazione del progetto : Il coordinamento di diversi pezzi di progetti mobili. Ciò include singoli compiti, risorse, parti interessate,prodotti finali, egestione del portafoglio. Questa area della conoscenza identifica come tutti questi pezzi in movimento siano comunicati ad altri membri del team.

Gestione dell'ambito : Il modo in cui il team garantisce un progetto si adatta all'ambito del progetto, sia che sia il tempo, il budget o le risorse.

Gestione del tempo : Simile alla gestione dell'ambito del progetto, questo è il modo in cui un team di gestione del progetto utilizza il tempo durante un progetto.

Gestione dei costi : Un sottoinsieme di gestione dell'ambito, è così che una squadra gestisce i costi di un progetto e se stanno usandobilancioin modo efficiente.

Gestione della qualità:Come le squadre utilizzano i loro processi per produrre prodotti di qualità.

Gestione delle risorse : Come le squadre organizzano, processano, gestire e membri del team di piombo durante un progetto.

Gestione della comunicazione:Il modo in cui le squadre comunicano progetti sia internamente ad altri dipendenti che esternamente ai clienti futuri e attuali. Questo può includere in tempo reale eComunicazione asincrona, che dovrebbero essere documentati in aPiano di comunicazione .

Gestione del rischio : Come si attenua una squadra proattivamenteRischio del progetto. Questo include qualsiasipiani di emergenzaUna squadra ha in risposta al rischio potenziale.

Gestione degli appalti: Come un'organizzazione ottiene beni o servizi da venditori esterni. Questo potrebbe essere a livello di progetto o a livello aziendale.

Gestione delle parti interessate : Il modo in cui il tuo team gestisce le aspettative da diversi stakeholder, oltre a come comunicareaggiornamenti di statocon vari stakeholder.

Come passare da un livello all'altro

Se stai cercando di spostare i processi di gestione dei progetti del team dal livello corrente al prossimo, è importante capire che il modello di maturità di gestione del progetto non è un insieme difficile di regole. Sono più linee guida e caratteristiche per ciò che sembra un buon processo di gestione del progetto.

Sfortunatamente non c'è modo standard per garantire che la tua azienda possa passare da un livello all'altro. Ci sono molti diversi fattori che influenzano la capacità della tua organizzazione di spostare i livelli tra cui il settore in cui ti trovi,cultura aziendalee obiettivi di crescita.

Se hai voglia che la tua squadra stia lottando per passare da un livello al prossimo, dai un'occhiata alle 10 aree di conoscenza per vedere come sta progredendo la tua squadra. Per ogni area di conoscenza, chiediti le seguenti domande:

Hai stabilito Gestione dei progetti Best Practices ? In caso contrario, potresti essere al livello uno per questa area di conoscenza.

Hai una documentazione in atto su come la tua organizzazione coordina ogni specifica area della conoscenza?In caso contrario, questa area di conoscenza potrebbe essere bloccata al livello di livello .

Hai pratiche standardizzate su tutte le squadre della tua organizzazione?In caso contrario, è probabile al livello tre per questa area di conoscenza.

Monitizzate le metriche e valuti il ​​successo del progetto in base alle pratiche standardizzate?In caso contrario, questa area di conoscenza potrebbe essere al livello quattro.

Stai continuando a rivalutare quanto bene il tuo team gestisce ogni area di conoscenza?In caso contrario, concentrarsi sul miglioramento continuo può aiutarti a raggiungere il livello cinque per questa area di conoscenza.

Quando fai queste domande, puoi individuare quali processi dovrai concentrarti per aumentare la maturità della gestione del progetto dell'organizzazione. Ad esempio, se sei attualmente nel livello uno, sai che l'atto di creare un processo di gestione del progetto è sufficiente per abbatterti al livello successivo.

Vantaggi per utilizzare il modello di maturità di gestione del progetto

Se vuoi vedere il miglioramento delle prestazioni nella tua azienda, ottimizzare i tuoi processi di gestione del progetto è un buon passo da prendere. Ecco alcuni motivi per cui questo è vantaggioso per la tua organizzazione.

Incoraggia la scalabilità

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo del modello di maturità di gestione del progetto per analizzare i tuoi attuali processi di gestione del progetto è creare una solida base per la crescita. Stabilire i processi di gestione dei progetti chiari aiutano a dare al tuo team il quadro necessario per misurare chiaramente le prestazioni e il successo del progetto.

Poiché la tua squadra inizia a crescere, usa il PMMM per rivalutare se lo stile di gestione del progetto della tua organizzazione funzionerà per la dimensione della squadra che hai. Questo è il motivo per cui il miglioramento continuo è un aspetto fondamentale del Livello Five-dà al tuo team la capacità di trovare ciò che funziona meglio per loro mentre il team sposta e cresce.

Riduce al minimo la comunicazione

Quando la tua organizzazione stabilisce una forma standard di gestione del progetto, ognuno del tuo team ha tutti gli strumenti e la lingua condivisa necessari per comunicare in modo efficace. Ad esempio, se il tuo team utilizza un mare di applicazioni come Allentato, Dropbox, Google Drive ed e-mail, può essere difficile sapere quale sia la vera fonte di verità. Ma se usi uno strumento di gestione del lavoro come UDN Task Manager. Come parte del processo di gestione del progetto, è possibile stabilire una fonte di verità e ridurre al minimo la comunicazione errata.UDN Task Manager.Aiuta a coordinare piani, progetti e processi in una posizione centrale. Inoltre, è possibile creare modelli per standardizzare i processi sulla tua organizzazione.

Quando tutto è standardizzato e tutti utilizzano gli stessi processi, il tuo team non deve preoccuparsi tanto di file e documenti mancanti. Ogni membro del team sa esattamente dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Aumenta le prestazioni aziendali

Quando la tua squadra ha una struttura standardizzata per gestire il loro lavoro, non devono preoccuparsi di come comunicare. Possono solo concentrarsi su ciò che è importante, fare il lavoro. Ciò consente di risparmiare tempo e larghezza di banda mentale. La tua squadra può concentrarsi sul lavoro significativo che aiuta la tua azienda a crescere, invece di fare utensileLavorare sul lavoroCome decifrare i fili e-mail e inseguire le approvazioni.

Up-Level Your Project Management conUDN Task Manager.

Uno dei modi più semplici per iniziare a migliorare i processi di gestione del progetto del team è stabilire una fonte centrale della verità. Utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro comeUDN Task Manager.può aiutare a maturare la gestione del progetto al livello successivo.