3 ניהול פרויקטים אוטומציה מיתוסים debunked
אוטומציה השתנתה ביסודו את הדרך בה אנו חיים הן מחוץ למשרד. אנחנו יכולים להגדיר תזכורות לוח שנה שבועי בטלפון שלנו, להגדיר את החיוב אוטומטי כך חשבונות משולמים בזמן, ואפילו לרכוש מזין אוטומטי אז חיות מחמד האהוב שלנו לא ללכת רעב.
מטרת האוטומציה היא להאציל את המשימות החוזרים, המייגעים, כך שאנשים יכולים להקדיש את זמנם ואנרגיה לעבוד יותר (או יותר כיף). בנוסף, אוטומציה של משימות החוזרות מספקת רמה של עקביות ודווק כי בני אדם נכשלים לעתים קרובות כדי לקיים.
זה למהאוטומציה ניהול פרויקטיםהפך למדייגציה בניהול כיצד העבודה נעשית. פרויקטים יכולים לגדול מ פשוט למורכב עם דרגות שונות של שיתוף פעולה על פני מספר קבוצות. אפּרוֹיֶקטתפקידו של מנהל הוא לקחת בעלות ולשמור על הצלחות ספינינג על כל פרויקט נתון, ללא קשר לרמת המורכבות. כמו עולה וייצור משאבים הם סחוט, הצורך להפוך את המשימות הביניים הופך להיות חיוני להצלחה. אם התהליכים אינם מותאמים באמצעות אוטומציה, האנרגיה מבוזבזת על עבודה ארצית ותנופה אבודה.
אלה משימות השפעות נמוכות יותר בכל מקום ממה שאנחנו חושבים. למעשה, כמעט 70% מהעובדים מרגישים כי 40% מזמנם בעבודה הוא בילה על משימות שגרתיות,על פי דו"ח המצוינות התפעולית שלנו. בנוסף, משימות שכבוש 45% מהזמן העובד יכול להיות אוטומטי על ידי אימוץ טכנולוגיות מוכחות,לדברי מחקר על ידי מקינזי & Amp; חֶברָה. אז למה ארגונים כל כך מהססים לאמץ אוטומציה?
בואו נסתכל על תפיסות מוטעות נפוצות של אוטומציה של תהליך וכיצד להשתמש אוטומציה לטובתך:
1. אוטומציה לוקח משם משרות
כאשר רוב האנשים חושבים על אוטומציה, הם חושבים על רובוטים להשתלט על העולם. טיפשי כמו זה נשמע, יש קצת אמת. בקיץ 2018,אמזון ללכת פתח הראשון שלה "קופאית חינם" חנות נוחותבסיאטל עם המילים, "אין שורות. שום תיאום "מטויח בחזית. הצעדה הבלתי מתפשרת כלפי אוטומציה מתרגמת לפחד אמיתי וקיבובי של אבטחת עבודה.
למה זה שקר:אוטומציה בתוךניהול פרוייקטלמעשה נושם את החיים בחזרה לעבודה על ידי התמודדות עם המשימות המשותרות הנדרשות לעשות את העבודה שלך.
בואו נחשוב על זה במונחים של אפייה. כאשר אתה אוף, ערבוב המרכיבים יחד הוא בדרך כלל תהליך אינטנסיבי עבודה שנדרש לפני אפייה. אתה יכול לערבב את החומרים באופן ידני, או להשתמש במיקסר חשמלי כדי למזג את החומרים בשבילך.המיקסר לא עושה את האפייה- זה פשוט אוטומציה ממצהמְשִׁימָהאז הידיים שלך חופשיות להתמקד במשהו אחר.
תהליך אוטומציה בניהול פרויקטיםהתוכנה אינה ממש עושה את העבודה שלך בשבילך (אם כי כמה אנשים עשויים לאחל שזה יהיה). זה מייעל ומקנן עבודה חוזרת, כך שתוכל להתמקד בעבודה כי מכונה לא יכולה לעשות - כמו פתרון בעיות קבלת החלטות.
אֵיךמנהל המשימות של UDN.עוזר: מנהל המשימות של UDN.תבניות לתת לך נקודת התחלה לעבודה חוזרת, אז אתה לא כל הזמן reinventing את הגלגל. תבניות גם לעזור ליצור סטנדרטים ולשפראיכותעל ידי יצירת סביבה עקבית לביצוע פרויקטים. Auto-access משימות וקבע זרימות עבודה מותאמות אישית כדי לצמצם את מפגשי מצב ולתת את הצוות שלך זמן פרודוקטיבי בחזרה ביום שלהם.
2. אוטומציה מחניק יצירתיות
בשל אופי האוטומציה, זה מובן כי חלק מאמינים שהוא מעכב יצירתיות. בשנת 1913, הנרי פורד מהפכה בענף הייצור באמצעות חגורות מסוע לייצור המוני. זה מותר מוצרים מיוצרים להיות מיוצר בקנה מידה עם עקביות וחדר קטן מאוד עבור שגיאה.
כיום, יצירתיות וניסויים נמצאים בהלם החדשנות. המחשבה על שימוש במכונה כדי ליצור את אותה תוצאה שוב ושוב נראה עצלןריק של חופש יצירתי .
למה זה שקר:אוטומציה מעצימה יצירתיות על ידילשחרר את הזמן אז אתה יכול להיות יצירתי. אפילו הפרויקטים היצירתיים ביותר דורשים תהליך מוגדר וגבולות מוגדרים כדי להצליח.
כמה קריאייטיבים יסכימו כי יש חופש מוחלט למעשה משותקים יצירתיות. "בדרך כלל אתה צריך איזה סוג של גבול להיות יצירתי", אומרAlyssa Kibiloski, מעצב גרפי ב התפוצצות גורים . "אם זה לגמרי פתוח, יש לך את החופש ללכת לאן שאתה רוצה ללכת אבל אתה לא בטוח של הפרמטרים".
תיאוריה זו, שנקראה "פרדוקס של בחירה" ופיתחה על ידיפסיכולוג אמריקאי בארי שוורץ, מסביר מדוע יותר מדי חופש הוא למעשה מכריע, לא משחרר. לאחר מבנה שנבנה לתהליך היצירה מוסיף פרמטרים לשלטון - המאפשר קריאייבים להתמקד בעבודה שהם אוהבים לעשות.
אֵיךמנהל המשימות של UDN.עוזר: מנהל המשימות של UDN.בקשות מאפשרות לך להתאים אישית בקשות הפרויקט הנכנסות מצוותים אחרים, כך שתוכל לקבל את המידע שאתה צריך מלפנים והוא יכול להתחיל מיד. הם גם לייעל את התהליך על ידי הפניית כל הבקשות הנכנסות באמצעות מערכת אחת, אז אתה לא קופץ על פני פלטפורמות שונות מנסה לתעדף בקשות.
מנהל המשימות של UDN.הוכחה עושה את זה קל להשאיר משוב ולאשר עבודה ישירות במשימה, כך הצוות שלך לא רודף אחרי בעלי העניין כל היום. כל שעליך לעשות הוא להקצות לאישור למשימה, והם מיד הודעות כאשר זה התור שלהם לקפוץ פנימה.
3. אוטומציה מפחיתה את הצורך בשיתוף פעולה
אוטומציה של משהו שהיה פעם בעל מבנה ביד גורם רבים לחשוש אובדן האותנטיות. יש מגע מסוים רק אנשים יכולים להוסיף כאשר הם עובדים יחד כדי ליצור משהו מקורי.
עליית סינתיסייזר בתעשיית המוזיקה היא דוגמה מעולה. מטרת הסינתיסייזר היא לתפעל ולחקור את מאפייני הקול של תזמורת או ביצועים אקוסטיים. בתחילה, זה היה מתקבל היטב בסלע פרוגרסיבי, אבל בכבדות foothed על סלע קלאסי מסיבות ברורות. יריביוהאמין סינתיסייזרים היו לא ישרים מטבעו- הפשטת מוסיקה של האותנטיות שלה ופחתת מוזיקאים מיומנות לעבוד כל כך קשה לשלוט. כאשר משהו מרגיש מלאכותי ומתוך, אנשים מתקשים לאמץ את זה.
למה זה שקר:אוטומציה למעשה בונה מודעות ומשפר שיתוף פעולה על ידי שבירת ממגורות.
לכל אחד מתקשה לשמור על קשר עםסטטוס של פרוייקטים. מנהלים למאבק ביותר, מנסה להישאר על גבי יוזמות מפתח תוך לחפש דרכים לגשר על הפער על פני צוותים כדי להפעיל עסקים מלוכדים. אם C- רמות אין תובנה התקדמות של מטרות עסקיות ושיווק לא מדבר עם המכירות על מה שהם עובדים על, כולם עשויים להיות גם לעבוד עבור חברות שונות. מפגשים מחסנית, עדכוני סטטוס ללכת באוזן אחת החוצה את השני, ובסופו של דבר כולם חוזרים להתעלם זה מזה.
לאחר מקום משותף שבו מנהלים וצוותים יכולים לקבל את העין של ציפור של פרויקטים מתמשכים שומר על כולם עובדים טנדם. בעלי עניין יכולים לזהות בעיות פוטנציאליות וקורס נכון לפני שהם הופכים לנושאים גדולים יותר.
אֵיךמנהל המשימות של UDN.עוזר: מנהל המשימות של UDN.דיווח אוטומטי של לוחות המחוונים לשמור על כולם עובדים בסנכרון במיקום מרכזי. זו חשיפה מוגברת ומודעות ליוזמות מפתח לאפשר לבעלי עניין לצלול עמוק יותר לתוך האגוזים והברגים של הפרויקט או פשוט לבדוק במצב הפרויקט. אוטומטי ליצור שבועי, חודשי או רבעוני, כך מנהלים ומנהלים לראות איפה המשאבים משמשים ולעשות החלטות אסטרטגיות המבוססות עלערכי ביצועים .
עצור לחיות מחשש של ניהול פרויקטים אוטומציה
הגיע הזמן להתחיל לחבק אוטומציה בניהול הפרויקט. על ידי אוטומציה של משימות ארציות אבל הכרחי, הצוות שלך הוא חופשי לעשות את העבודה שהם נועדו לעשות. אוטומציה משפרת את הנראות ומחברת צוותים, מעודדת שיתוף פעולה והתקשרות.
זכור, אוטומציה היא לא סט- it-and- לשכוח - זה בפועל. כמו הכל, זה דורש התחייבות מתמדת מהצוות שלך כדי לייעל ולהתפתח כמו השינויים העסקיים שלך.
עם זאת, האמת הבסיסית נשארת זהה:אוטומציה אינה מחליפה את הרכיב האנושי לעבודה. זה משפר את זה."יש כמות מסוימת של תחכום אנושי שלא ניתן להחליף כי אנחנו פתרון בעיות לבני אדם אחרים", אומר דניאל Codella, מנהל תוכן בכיר במנהל המשימות של UDN.. "ושום דבר לא יידע בני אדם כמו גם לנו."
מלא את הטופס הבא כדי להוריד את ספר אלקטרוני האחרון שלנו, כיצד חברות מובילות להשתמש אוטומציה כדי להאיץ את ניהול העבודה.
בדוק הודעות אלה עבור קריאה נוספת על אוטומציה:
