3 Projectmanagement Automatisering Mythen Debunked

Automatisering is fundamenteel veranderd zoals we zowel in als buiten het kantoor leven. We kunnen wekelijkse kalenderherinneringen instellen op onze telefoon, automatisch facturering instellen, zodat rekeningen op tijd worden betaald en zelfs een automatische feeder kopen, zodat onze geliefde huisdieren nooit honger hebben.

Het doel van automatisering is om de repetitieve, vervelende taken te delegeren, zodat mensen hun tijd en energie kunnen besteden aan effectievere (of meer plezier) werk. Bovendien biedt het automatiseren van taken die repetitief zijn, een niveau van consistentie en precisie die mensen vaak niet slagen.

Dat is waaromProject Management Automationis een differentiator geworden bij het beheren hoe werk wordt gedaan. Projecten kunnen groeien van eenvoudig naar complex met verschillende mate van samenwerking in verschillende teams. EENprojectDe taak van de manager is om eigendom te nemen en de platen te laten draaien op een bepaald project, ongeacht het niveau van complexiteit. Naarmate de productiestijgingen en middelen worden leeggemaakt, wordt de noodzaak om de meningsitsen te automatiseren cruciaal voor succes. Als processen niet worden geoptimaliseerd door automatisering, wordt energie verspild aan het alledaagse werk en het momentum is verloren.

Deze low-impact taken zijn meer alomtegenwoordiger dan we denken. In feite is bijna 70% van de werknemers het gevoel dat 40% van hun tijd op het werk wordt besteed aan routinematige taken,Volgens ons Operational Excellence-rapport. Bovendien kunnen taken die 45% van de werknemerstijd bezetten, geautomatiseerd worden door bewezen technologieën aan te nemen,Volgens onderzoek van McKinsey & Amp; Bedrijf. Dus waarom zijn organisaties zo aarzelend om automatisering te omhelzen?

Laten we eens kijken naar de gemeenschappelijke misvattingen van procesautomatisering en het gebruik van automatisering in uw voordeel:

1. Automatisering neemt taken weg

Wanneer de meeste mensen aan automatisering denken, denken ze aan robots die de wereld overnemen. Zo dwaas als dat klinkt, is er enige waarheid aan. In de zomer van 2018,Amazon gaat zijn eerste "kassiervrije" supermarkt geopendin Seattle met de woorden, "geen lijnen. Geen checkout "gepleisterd aan de voorkant. Deze niet-aflatende mars naar automatisering vertaalt zich in een zeer echte en collectieve angst voor werkzekerheid.

Waarom is het onjuist:Automatisering binnenproject managementAdemt het leven eigenlijk weer in het werk door de menialaken aan te pakken die nodig zijn om uw werk te doen.

Laten we erover bedenken in termen van bakken. Wanneer je bak, is het combineren van de ingrediënten samen meestal een arbeidsintensief proces dat nodig is voordat ze bakken. U kunt de ingrediënten handmatig mengen of een elektrische mixer gebruiken om de ingrediënten voor u te mengen.De mixer doet het bakken niet- het automatiseert eenvoudig een uitputtendtaakDus je handen zijn vrij om zich te concentreren op iets anders.

Procesautomatisering in projectbeheerSoftware doet het niet letterlijk je baan voor je (hoewel sommige mensen zouden willen dat het zou zouden). Het stroomlijnt en standaardiseert repetitief werk, zodat u zich kunt concentreren op het werk dat een machine niet kan doen - zoals probleemoplossen en besluitvorming.

Op welke manierUdn taakmanagerhelpt: Udn taakmanagerSjablonen geven u een startpunt voor repetitief werk, dus u wordt het wiel voortdurend opnieuw uitkomend. Sjablonen helpen ook bij het creëren van normen en verbeterenkwaliteitdoor een consistente omgeving te creëren om projecten uit te voeren. Taken automatisch toewijzen en aangepaste workflows instellen om op statusbijeenkomsten te verminderen en uw team productieve tijd terug te geven in hun dag.

2. Automatisering verstikt creativiteit

Vanwege de aard van de automatisering is het begrijpelijk dat sommigen van mening zijn dat het creativiteit remt. In 1913 maakt Henry Ford een revolutie in de productie-industrie met behulp van transportbanden voor massaproductie. Hierdoor werd gefabriceerde goederen op schaal geproduceerd met consistentie en zeer weinig ruimte voor een fout.

Vandaag zijn creativiteit en experimenten aan het roer van innovatie. De gedachte aan het gebruik van een machine om hetzelfde resultaat te creëren en lijkt lui enongeldig van creatieve vrijheid .

Waarom is het onjuist:Automatisering machtigt creativiteit doorde tijd vrijmaken zodat je creatief kunt zijn. Zelfs de meest creatieve projecten vereisen een vastgesteld proces en gedefinieerde grenzen om succesvol te zijn.

Sommige creatieven zouden het ermee eens zijn dat het hebben van de totale vrijheid daadwerkelijk creativiteit verlamt. "Normaal gesproken heb je een soort van grens nodig om creatief te zijn," zegtAlyssa Kibiloski, grafisch ontwerper bij exploderende kittens . "Als het helemaal open is, heb je de vrijheid om te gaan waar je maar wilt, maar je bent niet zeker van de parameters."

Deze theorie, genaamd "Paradox of Choice" en ontwikkeld doorAmerikaanse psycholoog Barry Schwartz, legt uit waarom te veel vrijheid is eigenlijk overweldigend, niet bevrijdend. Met structuur ingebouwd bij het creatieve proces, voegt parameters toe aan de voeding - Creatives toestaan ​​om zich te concentreren op het werk dat ze graag doen.

Op welke manierUdn taakmanagerhelpt: Udn taakmanagerVerzoeken kunt u inkomende projectaanvragen van andere teams aanpassen, zodat u de informatie krijgt die u aan de voorkant nodig hebt en aan de slag kunt. Ze stroomlijnen ook het proces door alle inkomende verzoeken via één systeem te funnuleren, dus je springt niet op verschillende platforms die proberen om aanvragen te prioreren.

Udn taakmanagerBewijs maakt het gemakkelijk om feedback te geven en het werk rechtstreeks in de taak goed te laten, zodat uw team de hele dag geen belanghebbenden achtervolgt. Wijs eenvoudig goedkeuringen toe aan een taak en ze worden meteen aangemeld wanneer het hun beurt is om in te springen.

3. Automatisering vermindert de behoefte aan samenwerking

Iets automatiseren dat ooit met de hand werd gemaakt, zorgt ervoor dat velen vrezen het verlies van authenticiteit. Er is een zekere aanraking alleen mensen die kunnen toevoegen wanneer ze samenwerken om iets origineels te maken.

De opkomst van de synthesizer in de muziekindustrie is een goed voorbeeld. Het doel van de synthesizer is om de geluidskenmerken van een orkest of akoestische prestaties te manipuleren en te imiteren. Aanvankelijk was het goed ontvangen in progressieve rots, maar sterk fronste in klassieke rots om duidelijke redenen. Zijn tegenstandersGeloofde synthesizers waren inherent oneerlijk- het strippen van muziek van zijn authenticiteit en depreciërende de vaardigheidsmuzikanten werken zo moeilijk om te beheersen. Wanneer iets kunstmatig en in rekening brengt, hebben mensen het moeilijk om het goed te maken.

Waarom is het onjuist:Automatisering bouwt eigenlijk bewustzijn op en verbetert de samenwerking door silo's af te breken.

Iedereen heeft het moeilijk om bij te houden met deStatus van projecten. Executives worstelen het meest en probeert op de hoogte te blijven van belangrijke initiatieven tijdens het zoeken naar manieren om de kloof over teams te overbruggen om een ​​samenhangend bedrijf uit te voeren. Als C-niveaus geen inzicht hebben in de voortgang van bedrijfsdoelstellingen en marketing praat niet met de verkoop over waar ze aan werken, kan iedereen net zo goed werken voor verschillende bedrijven. Vergaderingen stapelen, statusupdates gaan in één oor en uit de andere, en uiteindelijk gaat iedereen gewoon terug om elkaar te negeren.

Het hebben van een gedeelde plek waar leidinggevenden en teams een vogelperspectief kunnen krijgen van lopende projecten houdt iedereen die in Tandem werkt. Stakeholders kunnen potentiële problemen en de juiste koers zien voordat ze in grotere problemen worden.

Op welke manierUdn taakmanagerhelpt: Udn taakmanager'S Automatische rapportage en dashboards houden iedereen die in synchroon werkt in een gecentraliseerde locatie. Deze verhoogde zichtbaarheid en bewustzijn van belangrijke initiatieven zorgen ervoor dat stakeholders dieper in de moeren en bouten van een project duiken of gewoon incheckenproject status. Genereer wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse rapporten, dus managers en executives zien waar middelen worden gebruikt en strategische beslissingen nemen op basis vanprestatiestatistieken .

Stop met leven in angst voor projectmanagementautomatisering

Het is tijd om te beginnen met het omarmen van automatisering in projectmanagement. Door de alledaagse maar noodzakelijke taken te automatiseren, is uw team vrij om het werk te doen dat ze moesten doen. Automatisering verbetert de zichtbaarheid en verbindt teams, het aanmoedigen van samenwerking en betrokkenheid.

Houd in gedachten, automatisering is geen set-it-and -ver-it-oefening. Zoals alles, vereist het een constante toewijding van uw team om te optimaliseren en te evolueren als uw bedrijfsveranderingen.

De basiswaarheid blijft echter hetzelfde:Automatisering vervangt de menselijke component niet om te werken. Het verbetert het."Er is een zekere mate van menselijke vindingrijkheid die niet kan worden vervangen omdat we problemen oplossen voor andere mensen," zegt Daniel Codella, Senior Content Marketing Manager bijUdn taakmanager. "En niets zal mensen ooit zo goed kennen als wij."

Vul het onderstaande formulier in om onze nieuwste e-boek te downloaden, hoe toonaangevende bedrijven worden automatisering gebruikt om het werkbeheer te versnellen.

Bekijk deze berichten voor verder lezen op automatisering: