3 mitos otomatisasi manajemen proyek dibantah

Otomatisasi telah secara fundamental mengubah cara kita hidup baik di dalam maupun di luar kantor. Kita dapat mengatur pengingat kalender mingguan di ponsel kami, mengatur penagihan otomatis sehingga tagihan disarankan tepat waktu, dan bahkan membeli pengumpan otomatis sehingga hewan peliharaan kami tidak pernah lapar.

Tujuan otomatisasi adalah untuk mendelegasikan tugas-tugas yang berulang dan membosankan sehingga orang dapat mencurahkan waktu dan energi mereka untuk pekerjaan yang lebih berdampak (atau lebih menyenangkan). Selain itu, mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang-ulang memberikan tingkat konsistensi dan ketepatan yang sering gagal dipertahankan oleh manusia.

Itu sebabnyaotomatisasi manajemen proyektelah menjadi pembeda dalam mengelola bagaimana pekerjaan dilakukan. Proyek dapat tumbuh dari sederhana ke kompleks dengan berbagai tingkat kolaborasi di beberapa tim. SEBUAHproyekPekerjaan Manajer adalah mengambil kepemilikan dan menjaga pelat berputar pada proyek apa pun yang diberikan, terlepas dari tingkat kompleksitasnya. Karena peningkatan produksi dan sumber daya dikeringkan, kebutuhan untuk mengotomatisasi tugas-tugas kasar menjadi penting bagi kesuksesan. Jika proses tidak dioptimalkan melalui otomatisasi, energi terbuang pada pekerjaan dan momentum duniawi hilang.

Tugas dampak rendah ini lebih ada di mana-mana daripada yang kita pikirkan. Faktanya, hampir 70% pekerja merasa bahwa 40% dari waktu mereka di tempat kerja dihabiskan untuk tugas-tugas rutin,Menurut laporan keunggulan operasional kami. Selain itu, tugas-tugas yang menempati 45% dari waktu kerja dapat diotomatisasi dengan mengadopsi teknologi yang terbukti,Menurut penelitian oleh McKinsey & amp; Perusahaan. Jadi mengapa organisasi begitu ragu untuk merangkul otomatisasi?

Mari kita lihat kesalahpahaman umum dari otomatisasi proses dan cara menggunakan otomatisasi untuk keuntungan Anda:

1. Otomasi mengambil pekerjaan

Ketika kebanyakan orang berpikir tentang otomatisasi, mereka menganggap robot mengambil alih dunia. Sily-konyol seperti itu terdengar, ada beberapa kebenaran untuk itu. Pada musim panas 2018,Amazon Go membuka toko kenyamanan "kasir-free" pertamanyaDi Seattle dengan kata-kata, "tidak ada garis. Tidak ada checkout "terpampang di depan. Maret yang tak henti-hentinya menuju otomatisasi diterjemahkan menjadi ketakutan yang sangat nyata dan kolektif terhadap keamanan kerja.

Kenapa salah:Otomatisasi dalam.manajemen proyeksebenarnya menghembuskan kehidupan kembali ke pekerjaan dengan menangani tugas-tugas kasar yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan Anda.

Mari kita pikirkan dalam hal memanggang. Ketika Anda memanggang, mencampur bahan-bahan bersama biasanya merupakan proses padat karya yang diperlukan sebelum memanggang. Anda dapat mencampur bahan secara manual, atau menggunakan mixer listrik untuk memadukan bahan-bahan untuk Anda.Mixer tidak melakukan kue- Ini hanya mengotomatisasi yang lengkaptugasJadi tangan Anda bebas fokus pada sesuatu yang lain.

Otomatisasi proses dalam manajemen proyekPerangkat lunak tidak benar-benar melakukan pekerjaan Anda untuk Anda (meskipun beberapa orang mungkin berharap itu akan). Ini merampingkan dan menstandarkan pekerjaan berulang sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan yang tidak dapat dilakukan oleh mesin - seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

BagaimanaUDN Task Manager.Membantu: UDN Task Manager.Template memberi Anda titik awal untuk pekerjaan berulang, jadi Anda tidak terus-menerus menciptakan kembali roda. Template juga membantu menciptakan standar dan meningkatkankualitasdengan menciptakan lingkungan yang konsisten untuk mengeksekusi proyek. Tugas secara otomatis dan menetapkan alur kerja yang disesuaikan untuk mengurangi rapat status dan memberi tim Anda waktu yang produktif pada hari mereka.

2. Otomasi Stifles Kreativitas

Karena sifat otomatisasi, dapat dimengerti bahwa beberapa orang percaya itu menghambat kreativitas. Pada tahun 1913, Henry Ford merevolusi industri manufaktur dengan menggunakan ban conveyor untuk produksi massal. Ini memungkinkan barang-barang manufaktur ini diproduksi pada skala dengan konsistensi dan sangat sedikit ruang untuk kesalahan.

Saat ini, kreativitas dan eksperimen berada di pucuk pimpinan inovasi. Pemikiran menggunakan mesin untuk menciptakan hasil yang sama berulang-ulang tampak malas dankekosongan kebebasan kreatif .

Kenapa salah:Otomatisasi memberdayakan kreativitas olehmembebaskan waktu sehingga Anda bisa kreatif. Bahkan proyek-proyek paling kreatif memerlukan proses yang ditetapkan dan batas-batas yang ditentukan untuk menjadi sukses.

Beberapa materi iklan akan setuju bahwa memiliki kebebasan total sebenarnya melumpuhkan kreativitas. "Biasanya Anda membutuhkan semacam batas untuk menjadi kreatif," kataAlyssa Kibiloski, Desainer Grafis di Ledakan Kittens . "Jika itu benar-benar terbuka, Anda memiliki kebebasan untuk pergi ke mana pun Anda ingin pergi tetapi Anda tidak yakin dengan parameter."

Teori ini, yang disebut "paradoks pilihan" dan dikembangkan olehPsikolog Amerika Barry Schwartz, Menjelaskan mengapa terlalu banyak kebebasan sebenarnya luar biasa, tidak membebaskan. Memiliki struktur yang dibangun pada proses kreatif menambah parameter ke daya - memungkinkan kreatif untuk fokus pada pekerjaan yang mereka sukai.

BagaimanaUDN Task Manager.Membantu: UDN Task Manager.Permintaan memungkinkan Anda menyesuaikan permintaan proyek yang masuk dari tim lain, sehingga Anda bisa mendapatkan informasi yang Anda butuhkan di muka dan dapat segera dimulai. Mereka juga merampingkan proses dengan menyalurkan semua permintaan masuk melalui satu sistem, jadi Anda tidak melompat melintasi platform yang berbeda mencoba memprioritaskan permintaan.

UDN Task Manager.Bukti membuatnya mudah untuk meninggalkan umpan balik dan menyetujui pekerjaan langsung dalam tugas, sehingga tim Anda tidak mengejar para pemangku kepentingan sepanjang hari. Cukup tetapkan Approvers ke tugas, dan mereka langsung diberi tahu kapan gilirannya untuk melompat.

3. Otomasi Mengurangi kebutuhan untuk kolaborasi

Mengotomatiskan sesuatu yang pernah dibuat oleh tangan menyebabkan banyak orang takut kehilangan keaslian. Ada sentuhan tertentu hanya orang yang dapat menambahkan ketika mereka bekerja bersama untuk membuat sesuatu yang asli.

Munculnya synthesizer di industri musik adalah contoh utama. Tujuan dari synthesizer adalah memanipulasi dan meniru karakteristik suara dari orkestra atau kinerja akustik. Awalnya, diterima dengan baik di batu progresif, tetapi sangat disukai di batu klasik karena alasan yang jelas. LawannyaSintesis yang diyakini secara inheren tidak jujur- Mengupas musik keasliannya dan mendepresiasi para musisi keterampilan bekerja sangat keras untuk dikuasai. Ketika sesuatu terasa buatan dan dibuat-buat, orang mengalami kesulitan mengadopsi itu.

Kenapa salah:Otomatisasi sebenarnya membangun kesadaran dan meningkatkan kolaborasi dengan memecah silo.

Setiap orang kesulitan mengikutiStatus proyek. Eksekutif berjuang paling, berusaha tetap di atas inisiatif utama sambil mencari cara untuk menjembatani kesenjangan melintasi tim untuk menjalankan bisnis yang kohesif. Jika c-level tidak memiliki wawasan tentang kemajuan tujuan bisnis dan pemasaran tidak berbicara dengan penjualan tentang apa yang mereka kerjakan, semua orang mungkin bekerja untuk berbagai perusahaan. Rapat menumpuk, pembaruan status masuk satu telinga dan keluar yang lain, dan akhirnya semua orang kembali mengabaikan satu sama lain.

Memiliki tempat bersama di mana eksekutif dan tim dapat memperoleh pandangan mata burung dari proyek-proyek yang sedang berlangsung membuat semua orang bekerja bersama-sama. Para pemangku kepentingan dapat menemukan masalah potensial dan kursus yang benar sebelum mereka berubah menjadi masalah yang lebih besar.

BagaimanaUDN Task Manager.Membantu: UDN Task Manager.Pelaporan dan dasbor otomatis membuat semua orang bekerja di sinkronisasi di lokasi terpusat. Visibilitas dan kesadaran yang meningkat tentang inisiatif utama ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk menyelam lebih dalam ke dalam kacang-kacangan dan baut suatu proyek atau hanya check-instatus proyek. Laporan mingguan, bulanan, atau triwulanan secara otomatis, sehingga manajer dan eksekutif melihat di mana sumber daya digunakan dan membuat keputusan strategis berdasarkanmetrik kinerja .

Berhenti hidup dalam ketakutan akan otomatisasi manajemen proyek

Sudah waktunya untuk mulai merangkul otomatisasi dalam manajemen proyek. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas duniawi tetapi perlu, tim Anda bebas untuk melakukan pekerjaan yang harus mereka lakukan. Otomasi meningkatkan visibilitas dan menghubungkan tim, mendorong kolaborasi dan keterlibatan.

Perlu diingat, otomatisasi bukanlah latihan set-it-and-forget-it. Seperti semuanya, diperlukan komitmen konstan dari tim Anda untuk mengoptimalkan dan berevolusi sebagai perubahan bisnis Anda.

Namun, kebenaran dasar tetap sama:Otomasi tidak menggantikan komponen manusia untuk bekerja. Ini meningkatkannya."Ada sejumlah kecerdikan manusia yang tidak dapat diganti karena kami memecahkan masalah bagi manusia lain," kata Daniel Codella, manajer pemasaran konten senior diUDN Task Manager.. "Dan tidak ada yang bisa mengenal manusia dan juga kita akan."

Isi formulir di bawah ini untuk mengunduh ebook terbaru kami, bagaimana perusahaan terkemuka menggunakan otomatisasi untuk mempercepat manajemen kerja.

Lihatlah posting ini untuk membaca lebih lanjut tentang otomatisasi: