3 Projektledning Automation MyThs debunked

Automatisering har fundamentalt förändrat hur vi lever både in och ut ur kontoret. Vi kan ställa in veckovisa kalender påminnelser på vår telefon, skapa automatisk fakturering så att räkningar betalas i tid, och till och med köpa en automatisk matare så att våra älskade husdjur aldrig går hungrig.

Syftet med automatisering är att delegera de repetitiva, tråkiga uppgifterna så att människor kan ägna sin tid och energi till mer påverkande (eller roligare). Dessutom ger automatisering av uppgifter som är repetitiva en nivå av konsistens och precision som människor ofta inte uppfyller.

Det är därförProjektledningsautomatiseringhar blivit en differentierare i hanteringen av hur arbetet blir gjort. Projekt kan växa från enkla till komplexa med varierande grad av samarbete över flera lag. AprojektChefs jobb är att ta ägande och hålla plattorna att spinna på ett visst projekt, oavsett komplexitetsnivå. Eftersom produktionsökningar och resurser dräneras blir nödvändigheten att automatisera menialuppgifter vara avgörande för framgång. Om processer inte är optimerade genom automation, slösas energi på vardagligt arbete och momentum förloras.

Dessa låga inverkan är mer allestädes närvarande än vi tror. Faktum är att nästan 70% av arbetarna känner att 40% av sin tid på jobbet spenderas på rutinmässiga uppgifter,Enligt vår operativa excellensrapport. Dessutom kan uppgifter som upptar 45% av anställningsperioden automatiseras genom att anta beprövad teknik,Enligt forskning av McKinsey & AMP; Företag. Så varför är organisationer så tveksamma att omfamna automation?

Låt oss ta en titt på de vanliga missuppfattningarna av Process Automation och hur man använder automatisering till din fördel:

1. Automatisering tar bort jobb

När de flesta tycker om automatisering, tänker de på robotar som tar över världen. Så dumt som det låter, är det lite sanning för det. Sommaren 2018,Amazon Go öppnade sin första "kassörfria" närbutiki Seattle med orden, "Inga linjer. Ingen kassan "plasterad över framsidan. Denna oupphörliga mars mot automatisering översätter till en mycket verklig och kollektiv rädsla för arbetssäkerhet.

Varför är det falskt:Automatisering inomprojektledningAndar faktiskt livet tillbaka till jobbet genom att ta itu med de menialuppgifter som krävs för att göra ditt jobb.

Låt oss tänka på det när det gäller bakning. När du baka, är blandning av ingredienserna tillsammans vanligtvis en arbetsintensiv process som krävs innan du bakar. Du kan antingen blanda ingredienserna manuellt, eller använda en elektrisk mixer för att blanda ingredienserna för dig.Blandaren gör inte bakningen- Det är helt enkelt att automatisera en uttömmandeuppgiftSå dina händer är fria att fokusera på något annat.

Processautomation i projektledningProgramvaran gör inte bokstavligen ditt jobb för dig (även om vissa människor kanske önskar det skulle). Det effektiviserar och standardiserar repetitivt arbete så att du kan fokusera på det arbete som en maskin inte kan göra - som problemlösning och beslutsfattande.

HurUDN Task ManagerHjälper: UDN Task ManagerMallar ger dig en utgångspunkt för repetitivt arbete, så du ständigt ständigt återuppfinnar hjulet. Mallar hjälper också till att skapa standarder och förbättraskvalitetgenom att skapa en konsekvent miljö för att utföra projekt. Auto-tilldela uppgifter och set anpassade arbetsflöden för att minska statusmöten och ge ditt team produktiv tid tillbaka i sin dag.

2. Automatisering stiftar kreativitet

På grund av Automatiseringens natur är det förståeligt att vissa tror det hämmar kreativitet. År 1913 revolutionerade Henry Ford tillverkningsindustrin med hjälp av transportband för massproduktion. Detta möjliggjorde tillverkade varor som ska produceras i skala med konsistens och mycket lite utrymme för fel.

Idag är kreativitet och experiment vid innovationens ror. Tanken på att använda en maskin för att skapa samma resultat över och om verkar lat ochogiltig av kreativ frihet .

Varför är det falskt:Automation ger kreativitet avfrigör tid så att du kan vara kreativ. Även de mest kreativa projekten kräver en viss process och definierade gränser för att lyckas.

Vissa kreativa skulle komma överens om att den totala friheten faktiskt förlamar kreativitet. "Normalt behöver du någon form av gräns för att vara kreativ," sägerAlyssa Kibiloski, grafisk formgivare på Exploding Kittens . ”Om det är helt öppet, har du friheten att åka vart du vill åka, men du är osäker på parametrarna.”

Denna teori, som kallas ”paradox of choice” och utvecklas avAmerikansk psykolog Barry Schwartz, Förklarar varför för mycket frihet är faktiskt överväldigande, inte befriande. Att ha struktur inbyggd i den kreativa processen lägger parametrar till makten - vilket gör annons att fokusera på det arbete som de älskar att göra.

HurUDN Task Managerhjälper: UDN Task ManagerBegäran kan du anpassa inkommande förfrågningar från andra lag projekt, så att du kan få den information du behöver på framsidan och kan komma igång direkt. De effektivisera också processen genom att kanalisera alla inkommande förfrågningar via ett system, så att du inte hoppar över olika plattformar försöker prioritera förfrågningar.

UDN Task ManagerProof gör det enkelt att lämna feedback och godkänna arbetet direkt i arbetet, så ditt lag inte jagar intressenter hela dagen. Enkelt tilldela godkännare till en uppgift, och de är omedelbart underrättas när det är deras tur att hoppa in.

3. Automation minskar behovet av samarbete

Automatisera något som en gång var utformad för hand orsakar många att frukta förlusten av äkthet. Det finns en viss beröring bara människor kan lägga när de arbetar tillsammans för att skapa något originellt.

Ökningen av synthesizer i musikbranschen är ett utmärkt exempel. Syftet med synthesizer är att manipulera och imitera ljudegenskaperna hos en orkester eller akustiska egenskaper. Inledningsvis var det väl mottagen i progressiv rock, men kraftigt rynkade på i klassisk rock av uppenbara skäl. dess motståndaretros synthesizers var inneboende oärlig- stripp musik av dess äkthet och depreciera skicklighet musiker arbetar så hårt att bemästra. När något känns konstgjorda och krystat, människor har svårt att anta den.

Varför det är falskt:Automation faktiskt bygger medvetenhet och förbättrar samverkan genom att bryta ner silor.

Alla har svårt att hålla jämna steg medstatus av projekt. Chefer kämpar mest, försöker hålla koll på viktiga initiativ samtidigt som letar efter sätt att överbrygga klyftan mellan lag för att driva en sammanhållen verksamhet. Om C-nivåer inte har insikt i utvecklingen av företagets mål och marknadsföring inte talar försäljning om vad de arbetar på, alla är lika bra att arbeta för olika företag. Möten stack upp, statusuppdateringar går in genom ena örat och ut genom det andra, och så småningom alla går bara tillbaka till ignorera varandra.

Att ha en gemensam plats där chefer och team kan få en fågelperspektiv av pågående projekt håller alla arbetar i tandem. Intressenter kan upptäcka potentiella problem och rätt kurs innan de förvandlas till större problem.

HurUDN Task Managerhjälper: UDN Task Manager’Är automatisk rapportering och instrumentpaneler hålla alla som arbetar i synk på en central plats. Detta ökad synlighet och medvetenhet om viktiga initiativ tillåter intressenterna att dyka djupare in i muttrar och skruvar av ett projekt eller ta in påProjektstatus. Auto-genererar vecka, månad eller kvartalsrapporter, så chefer och chefer se var resurserna används och fatta strategiska beslut baserat påprestandamätningar .

Sluta leva i rädsla för projektledning automation

Det är dags att börja omfamna automation inom projektledning. Genom att automatisera de vardagliga men nödvändiga uppgifter, är ditt lag fri att göra det arbete som de var avsedda att göra. Automation förbättrar sikten och ansluter lag, uppmuntra samarbete och engagemang.

Kom ihåg, är automatisering inte en set-det-och-glöm-det öva. Liksom allt, det kräver konstant engagemang från ditt team för att optimera och utvecklas som dina affärsförändringar.

Dock fortfarande den grundläggande sanningen densamma:Automation ersätter inte den mänskliga komponenten till arbetet. Det förbättrar den.”Det finns ett visst mått av mänsklig uppfinningsrikedom som inte kan bytas ut eftersom vi löser problem för andra människor”, säger Daniel Codella, Senior Content Marketing Manager påUDN Task Manager. ”Och ingenting någonsin kommer att känna människor liksom vi vill.”

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner vår senaste eBook, hur Ledande företag använder Automation att påskynda arbetet Management.

Kolla in dessa inlägg för vidare läsning på automation: