3 mythes d'automatisation de la gestion de projet

L'automatisation a fondamentalement changé la façon dont nous vivons à la fois dans et hors du bureau. Nous pouvons définir des rappels de calendrier hebdomadaire sur notre téléphone, mettre en place une facturation automatique afin que les factures soient payées à temps, et même acheter un chargeur automatique afin que nos animaux de compagnie bien-aimés ne soient jamais faim.

Le but de l'automatisation est de déléguer les tâches répétitives et fastidieuses afin que les gens puissent consacrer leur temps et leur énergie à un travail plus percutant (ou plus amusant). En outre, l'automatisation des tâches répétitives fournit un niveau de cohérence et de précision que les humains ne parviennent souvent pas à soutenir.

Voilà pourquoi Automatisation de la gestion de projet est devenu un différenciateur dans la gestion de la façon dont le travail est fait. Les projets peuvent devenir simples à complexes avec des degrés de collaboration variés dans plusieurs équipes. UNE[dix]projet

Ces tâches à faible impact sont plus omniprésentes que nous ne le pensons. En fait, près de 70% des travailleurs estiment que 40% de leur temps au travail est dépensé pour des tâches de routine, Selon notre rapport d'excellence opérationnelle . En outre, des tâches qui occupent 45% du temps des employés pourraient être automatisées en adoptant des technologies éprouvées, Selon la recherche de McKinsey & Amp; Compagnie . Alors pourquoi les organisations sont-elles si hésitantes à embrasser l'automatisation?

Jetons un coup d'œil aux idées fausses communes de l'automatisation des processus et de la manière d'utiliser l'automatisation à votre avantage:

1. L'automatisation prend des emplois

Quand la plupart des gens pensent à l'automatisation, ils pensent que les robots reprennent le monde. Aussi idiot que cela sonne, il y a une certaine vérité à elle. À l'été 2018, Amazon Go a ouvert son premier dépanneur "sans caissier" À Seattle avec les mots, "Pas de lignes. Pas de caisse "plâtrée sur le devant. Cette marche indépendante vers l'automatisation se traduit par une peur très réelle et collective de la sécurité de l'emploi.

Pourquoi c'est faux: Automatisation dans gestion de projet Réfléchit effectivement à la vie au travail en abordant les tâches ménagères nécessaires pour faire votre travail.

Pensons-y en termes de cuisson. Lorsque vous faites cuire, mélanger les ingrédients ensemble est généralement un processus à forte intensité de main-d'œuvre nécessaire avant la cuisson. Vous pouvez soit mélanger les ingrédients manuellement, soit utiliser un mélangeur électrique pour mélanger les ingrédients pour vous. Le mélangeur ne fait pas la cuisson - C'est simplement automatiser une exhaustive tâche Donc, vos mains sont libres de se concentrer sur autre chose.

Automatisation de processus dans la gestion de projet Le logiciel ne fait pas littéralement votre travail pour vous (bien que certaines personnes puissent souhaiter cela). Il rationalise et standardise le travail répétitif afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail qu'une machine ne peut pas faire - comme la résolution de problèmes et la prise de décision.

Comment Gestionnaire de tâches UDN aide: Gestionnaire de tâches UDN Les modèles vous donnent un point de départ pour un travail répétitif, vous ne réinventez pas constamment la roue. Les modèles aident également à créer des normes et à améliorer qualité en créant un environnement cohérent pour exécuter des projets. Attribuez automatiquement des tâches et définissez des flux de travail personnalisés pour réduire les réunions de statut et remédier à votre équipe de temps productive dans leur journée.

2. Automatisation Stiflow Creativity

En raison de la nature de l'automatisation, il est compréhensible que certains pensent qu'elle inhibe la créativité. En 1913, Henry Ford a révolutionné l'industrie manufacturière en utilisant des courroies de convoyage pour la production de masse. Cela a permis de produire des produits manufacturés à l'échelle avec une cohérence et une très petite place pour erreur.

Aujourd'hui, la créativité et l'expérimentation sont à la barre de l'innovation. La pensée de l'utilisation d'une machine pour créer le même résultat encore et encore semble paresseuse et vide de liberté créative .

Pourquoi c'est faux: L'automatisation habilite la créativité par libérer du temps afin que vous puissiez être créatif . Même les projets les plus créatifs nécessitent un processus défini et défini des limites pour réussir.

Certaines créations conviendront que la liberté totale paralyse en réalité la créativité. "Normalement, vous avez besoin d'une sorte de limite pour être créatif", dit Alyssa Kibiloski, graphiste à l'explosion des chatons . "Si c'est totalement ouvert, vous avez la liberté d'aller où que vous souhaitiez aller, mais vous n'êtes pas sûr des paramètres."

Cette théorie, appelée "paradoxe de choix" et développé par Psychologue américain Barry Schwartz , explique pourquoi une trop grande liberté est réellement accablante, pas libératrice. Avoir une structure intégrée au processus de création ajoute des paramètres à l'alimentation - permettant aux créatives de se concentrer sur le travail qu'ils aiment faire.

Comment Gestionnaire de tâches UDN aide: Gestionnaire de tâches UDN Les demandes vous permettent de personnaliser les demandes de projet entrantes d'autres équipes, vous permettant ainsi d'obtenir les informations dont vous avez besoin à l'avance et que vous pouvez commencer tout de suite. Ils rationalisent également le processus en introduisant toutes les demandes entrantes via un système, de sorte que vous ne sautez pas sur différentes plates-formes essayant de hiérarchiser les demandes.

Gestionnaire de tâches UDN La preuve permet de laisser facilement des commentaires et d'approuver le travail directement dans la tâche, de sorte que votre équipe ne poursuive pas les parties prenantes toute la journée. Il suffit d'attribuer des approbateurs à une tâche et ils sont instantanément informés lors de leur tour de sauter.

3. L'automatisation réduit la nécessité de collaborer

L'automatisation de quelque chose qui a été fabriqué à la main provoque de nombreuses personnes pour craindre la perte d'authenticité. Il y a une certaine touche que seuls les gens peuvent ajouter quand ils travaillent ensemble pour créer quelque chose d'original.

La montée du synthétiseur dans l'industrie de la musique est un excellent exemple. Le synthétiseur est de manipuler et d'imiter les caractéristiques sonores d'une orchestre ou d'une performance acoustique. Au départ, c'était bien reçu dans le rocher progressif, mais fortement fronça les sourcils dans le rock classique pour des raisons évidentes. Ses adversaires Les synthétiseurs croyaient étaient intrinsèquement malhonnêtes - Décapage de la musique de son authenticité et déprécier les musiciens de compétences travaillent si fort à maîtriser. Lorsque quelque chose se sent artificiel et artificiel, les gens l'adoptent fort.

Pourquoi c'est faux: L'automatisation construit réellement la sensibilisation et améliore la collaboration en brisant des silos.

Tout le monde a du mal à suivre le Statut des projets . Les dirigeants se battent le plus, en essayant de rester au-dessus des initiatives clés tout en recherchant des moyens de combler l'écart entre les équipes pour exécuter une entreprise cohésive. Si les niveaux C n'ont pas besoin de mieux dans les objectifs commerciaux et le marketing ne parlent pas à des ventes sur ce qu'ils travaillent, tout le monde pourrait aussi bien travailler pour différentes entreprises. Réunions Stack Up, les mises à jour de statut vont dans une oreille et sur l'autre, et éventuellement tout le monde revient à s'ignorer mutuellement.

Avoir un lieu partagé où des cadres et des équipes peuvent obtenir une vue à vol d'oiseau des projets en cours conservent tout le monde travaillant en tandem. Les intervenants peuvent repérer des problèmes potentiels et corriger le cours avant de se transformer en gros problèmes.

Comment Gestionnaire de tâches UDN aide: Gestionnaire de tâches UDN Les rapports automatiques et les tableaux de bord contiennent toutes les personnes qui travaillent de manière à synchroniser dans un endroit centralisé. Cette visibilité accrue et la prise de conscience des initiatives clés permettent aux parties prenantes de plonger plus profondément dans les écrous et les boulons d'un projet ou simplement vérifier sur l'état du projet . Générer automatiquement des rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels, afin que les gestionnaires et les cadres voient où des ressources sont utilisées et des décisions stratégiques basées sur indicateurs de performance .

Arrêtez de vivre dans la peur de l'automatisation de la gestion de projet

Il est temps de commencer à embrasser l'automatisation dans la gestion de projet. En automatisant les tâches mondaines mais nécessaires, votre équipe est libre de faire le travail qu'ils étaient censés faire. L'automatisation améliore la visibilité et relie les équipes, encourageant la collaboration et l'engagement.

Gardez à l'esprit, l'automatisation n'est pas une pratique d'ensemble. Comme tout, cela nécessite un engagement constant de votre équipe pour optimiser et évoluer à mesure que votre entreprise change.

Cependant, la vérité de base reste la même: L'automatisation ne remplace pas le composant humain au travail. Il l'améliore. "Il y a une certaine ingéniosité humaine qui ne peut être remplacée car nous résolvons les problèmes d'autres humains", déclare Daniel Codella, responsable du marketing de contenu principal à Gestionnaire de tâches UDN . "Et rien ne saura jamais les humains aussi bien que nous le ferons."

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