3 Mitos de automação de gerenciamento de projetos desmascaram

A automação mudou fundamentalmente a maneira como vivemos dentro e fora do escritório. Podemos definir lembretes de calendário semanais em nosso telefone, configurar o faturamento automático, então as contas são pagas a tempo e até mesmo comprar um alimentador automático para que nossos amados animais de estimação nunca passem com fome.

O objetivo da automação é delegar as tarefas repetitivas e tediosas para que as pessoas possam dedicar seu tempo e energia a um trabalho mais impactante (ou mais divertido). Além disso, a automatização de tarefas que são repetidas fornecem um nível de consistência e precisão que os seres humanos falham em sustentar.

É por issoAutomação de gerenciamento de projetostornou-se um diferencial no gerenciamento de como funciona é feito. Os projetos podem crescer de simples para complexo com diferentes graus de colaboração em várias equipes. UMAprojetoO trabalho do gerente é assumir a propriedade e manter as placas girando em qualquer projeto, independentemente do nível de complexidade. Como a produção aumenta e os recursos são drenados, a necessidade de automatizar tarefas menianas torna-se crucial para o sucesso. Se os processos não forem otimizados através da automação, a energia é desperdiçada no trabalho mundano e o momento é perdido.

Essas tarefas de baixo impacto são mais onipresentes do que pensamos. De fato, quase 70% dos trabalhadores sentem que 40% do seu tempo no trabalho é gasto em tarefas rotineiras,De acordo com o nosso relatório de excelência operacional. Além disso, as tarefas que ocupam 45% do tempo de funcionário poderiam ser automatizadas pela adoção de tecnologias comprovadas,De acordo com a pesquisa da McKinsey & Amp; Companhia. Então, por que as organizações são tão hesitantes em abraçar a automação?

Vamos dar uma olhada nos equívocos comuns de automação de processos e como usar a automação em sua vantagem:

1. Automação tira empregos

Quando a maioria das pessoas pensa em automação, elas pensam em robôs tomando o mundo. Tão bobo quanto isso soa, há alguma verdade para isso. No verão de 2018,A Amazon Go abriu sua primeira loja de conveniência "Cashier Free"em Seattle com as palavras, "sem linhas. Nenhum checkout "rebocado pela frente. Essa marcha implacável em direção a automação se traduz em um medo muito real e coletivo de segurança no trabalho.

Por que é falso:Automação dentro de.Gerenciamento de ProjetosNa verdade, respira a vida de volta ao trabalho, enfrentando as tarefas menianas necessárias para fazer o seu trabalho.

Vamos pensar nisso em termos de cozimento. Quando você assar, misturar os ingredientes juntos é geralmente um processo de trabalho intensivo que é necessário antes de assar. Você pode misturar os ingredientes manualmente ou usar um misturador elétrico para misturar os ingredientes para você.O misturador não está fazendo o cozimento- é simplesmente automatizar um exaustivotarefaEntão suas mãos estão livres para se concentrar em outra coisa.

Automação de processos no gerenciamento de projetosO software não está literalmente fazendo o seu trabalho para você (embora algumas pessoas possam desejar). Ele simplifica e padroniza o trabalho repetitivo para que você possa se concentrar no trabalho que uma máquina não pode fazer - como a solução de problemas e a tomada de decisões.

QuãoGerenciador de tarefas UDN.Ajuda: Gerenciador de tarefas UDN.Modelos lhe dão um ponto de partida para o trabalho repetitivo, então você não está constantemente reinventando a roda. Modelos também ajudam a criar padrões e melhorarqualidadeCriando um ambiente consistente para executar projetos. Atribua automaticamente tarefas e defina fluxos de trabalho personalizados para reduzir as reuniões de status e dar tempo produtivo à sua equipe em seu dia.

2. Automação sufoca a criatividade

Devido à natureza da automação, é compreensível que alguns acreditem que inibe a criatividade. Em 1913, Henry Ford revolucionou a indústria de fabricação usando correias transportadoras para produção em massa. Isso permitiu que produtos fabricados sejam produzidos em escala com consistência e muito pouco espaço para erros.

Hoje, a criatividade e a experimentação estão no helm da inovação. O pensamento de usar uma máquina para criar o mesmo resultado repetidamente parece preguiçoso evazio da liberdade criativa .

Por que é falso:Automação capacita a criatividade porliberando tempo para que você possa ser criativo. Mesmo os projetos mais criativos exigem um processo definido e limites definidos para serem bem sucedidos.

Alguns criativos concordariam que ter total liberdade realmente paralisa a criatividade. "Normalmente você precisa de algum tipo de limite para ser criativo", dizAlyssa Kibiloski, designer gráfico em gatinhos explodindo . "Se estiver totalmente aberto, você tem a liberdade de ir onde quer que você queira ir, mas você não tem certeza dos parâmetros."

Esta teoria, chamada "paradoxo de escolha" e desenvolvida porPsicólogo americano Barry SchwartzExplica por que muita liberdade é realmente esmagadora, não libertando. Ter estrutura embutida para o processo criativo adiciona parâmetros a energia - permitindo que os criativos se concentrem no trabalho que amam fazer.

QuãoGerenciador de tarefas UDN.Ajuda: Gerenciador de tarefas UDN.As solicitações permitem que você personalize solicitações de projeto recebidas de outras equipes, para que você possa obter as informações que você precisa de frente e pode começar imediatamente. Eles também agilizam o processo, canalizando todas as solicitações de entrada através de um sistema, então você não está pulando em diferentes plataformas tentando priorizar as solicitações.

Gerenciador de tarefas UDN.A prova torna mais fácil deixar o feedback e aprovar o trabalho diretamente na tarefa, para que sua equipe não perca as partes interessadas durante todo o dia. Basta atribuir aprovações a uma tarefa, e eles são instantaneamente notificados quando é a sua vez de pular.

3. A automação reduz a necessidade de colaboração

Automatizando algo que já foi criado pela mão faz com que muitos temem a perda de autenticidade. Há um certo toque que as pessoas só podem adicionar quando trabalham juntas para criar algo original.

A ascensão do sintetizador na indústria da música é um excelente exemplo. O objetivo do sintetizador é manipular e imitar as características sonoras de uma orquestra ou desempenho acústico. Inicialmente, foi bem recebido em rocha progressiva, mas fortemente desaprovada na rocha clássica por razões óbvias. Seus adversáriosacreditava sintetizadores eram inerentemente desonestos- Retire a música de sua autenticidade e depreciando os músicos de habilidade funcionam tão difíceis de dominar. Quando algo se sente artificial e inventado, as pessoas têm dificuldade em adotá-lo.

Por que é falso:A automação realmente constrói a consciência e aumenta a colaboração quebrando os silos.

Todo mundo tem dificuldade em acompanhar oStatus dos projetos. Os executivos mais lutam, tentando ficar em cima de iniciativas-chave enquanto procuram maneiras de colmatar a lacuna entre as equipes para administrar um negócio coeso. Se os níveis C não tiverem uma visão sobre o progresso dos objetivos e marketing de negócios, não estão falando com as vendas sobre o que estão trabalhando, todos podem também trabalhar para empresas diferentes. Reuniões empilham, as atualizações de status vão em um ouvido e fora do outro e, eventualmente, todos remonta a ignorar um ao outro.

Ter um lugar compartilhado onde executivos e equipes podem obter uma visão de olho de projetos em andamento mantêm todos trabalhando em conjunto. As partes interessadas podem identificar problemas potenciais e corretos antes de se transformar em problemas maiores.

QuãoGerenciador de tarefas UDN.Ajuda: Gerenciador de tarefas UDN.Relatórios automáticos e painéis automáticos mantêm todos trabalhando em sincronia em um local centralizado. Esta visibilidade e conscientização elevada das principais iniciativas permitem que as partes interessadas mergulhe mais fundo nas nozes e parafusos de um projeto ou simplesmente cheque emstatus do projeto. Gerar automaticamente relatórios semanais, mensais ou trimestrais, portanto gerentes e executivos vêem onde os recursos estão sendo usados ​​e tomar decisões estratégicas com base emMétricas de desempenho .

Pare de viver com medo de automação de gerenciamento de projetos

É hora de começar a abraçar a automação no gerenciamento de projetos. Ao automatizar as tarefas mundanas, mas necessárias, sua equipe é livre para fazer o trabalho que eles deveriam fazer. A automação melhora a visibilidade e conecta equipes, incentivando a colaboração e o engajamento.

Tenha em mente, a automação não é uma prática set-it e esquecimento. Como tudo, requer compromisso constante da sua equipe para otimizar e evoluir à medida que sua empresa muda.

No entanto, a verdade básica permanece a mesma:A automação não substitui o componente humano funciona. Isso aumenta."Há uma certa quantidade de engenhosidade humana que não pode ser substituída porque estamos resolvendo problemas para outros humanos", diz Daniel Codella, gerente de marketing de conteúdo sênior emGerenciador de tarefas UDN.. "E nada vai conhecer os humanos, bem como nós."

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