כיצד ליצור תוכנית פרודוקטיביות מאורגנת לשנה?
בין אם אתה מנהל פעולות עסקיות קטנות או עבודה מהבית, אתה צריך להיות פרודוקטיבי כדי להצליח. פרודוקטיביות גבוהה שומרת על המכירות זורם ורווחים מתגלגלים. זה עוזר לך להשיג את מטרות הקריירה שלך תוך שמירה על איזון החיים. אבל עבור רבים מאיתנו, פרודוקטיביות חמקמק. אז, איך אתה הופך להיות פרודוקטיבי יותר?
ראשית, חשוב להבין כי להיות עסוק לא תמיד שווה פרודוקטיביות. אתה יכול להיות עסוק כל היום בלי להשיג באמת כל דבר. כדי להגיע למטרות שלך, אתה צריך חשיבה פרודוקטיבית. זה אומר שאתה:
כיצד להגביר את הפרודוקטיביות שלך?
ישנן מספר דרכים להשיג חשיבה פרודוקטיבית יותר להגביר את הפרודוקטיביות שלך. שיטה אחת היא ליצור תוכנית פרודוקטיביות, אבל יש גם אחרים, כגון:
אתה צריך לשאת את אלה בראש כפי שאתה יוצר תוכנית הפרודוקטיביות שלך. בואו נסתכל עליהם בפירוט רב יותר.
אנשים רבים חושבים ריבוי משימות עושה אותם פרודוקטיביים יותר. בדיקת הודעות דוא"ל בפגישה, מענה לשיחות טלפון תוך הקלדה - זה יעיל יותר, נכון? אבל ריבוי משימות למעשה פוגעת בפריון.
זה לוקח ממוצע שלתשע וחצי דקותכדי לחזור לתוך זרימת עבודה טובה לאחר החלפת משימות, ואנחנו מבזבזים סביב 36 דקות בכל יום על מיתוג למשימה לבד. אז, לנסות להשלים משימה אחת לפני המעבר הבא.
מָקוֹר
על 50 אחוזיםשל עובדים אומרים שהם מבלים פחות מ -70 אחוזים של יום העבודה שלהם להיות פרודוקטיבי. הרבה זה בגלל הסחות דעת להפריע זרימת העבודה שלהם.
אם אתה מוסחת לעתים קרובות מדי, אתה גם לא מקבל כל עבודה או שזה יאכל לתוך זמן ההשבתה שלך. זה יכול להיות קשה במיוחד כדי לשמור על איזון עבודה מרוחק, אבל זההואאפשרי אם אתה מתזמן קצת זמן עבודה ללא הפרעה.
סגור את כל חלונות הדפדפן שלך, שים את הטלפון שלך בשקט, ולכבות הודעות. זה מדהים איך פרודוקטיבי אתה יכול להיות עם אפילו שעה של זמן רצוף.
אם יש לך הרבה עבודה לעשות, זה מפתה לדלג על הפסקות, אבל זה למעשה electroductive ו מזיק. שריון העובד הוא נושא מרכזי המשפיע סביב סביב80 אחוזיםשל עובדים.
זה לא רק רע לעובדים, אלא גם חברות. מתון עד חמור שחיקה יכול להפחית את תפוקת העבודה ב -20%, לאכול את הרווחים של החברה.
איך אתה יכול למנוע שחיקה? על ידי לקיחת הפסקות רגילות כדי לעזור לנקות את דעתך ואת דה הלחץ. זה טוב עבור פרודוקטיביות, עם87 אחוזיםשל עובדים דיווח כי נטילת הפסקות רגילות הופך אותם פרודוקטיביים יותר. אז, הקפד לתזמן pitstops רגיל.
אם אתה פרפקציוניסט, זה יכול להיות קשה להמשיך הלאה משימה. או אולי אתה מתקשה להישאר במשימה. כך או כך, הגדרת תאריך המועד האחרון לך להשלים משימות במסגרת זמן מסוימת.
שיטה אחת כדי לעזור עם זהזמן טיים. TimeBox כולל שלב תכנון, משחק, וביקורת. לדוגמה, תוכל לחלק את תיבת זמן של 10 דקות כאלה:
89 אחוזים של העובדים לבזבז לפחות שעה אחת בכל שבוע על שיחות פרודוקטיביות ופגישות, אז אומר 'לא' לאלה יכולים לגרום לך פרודוקטיבי יותר.
לדוגמה, אם אתה צריך לסיים דוח, אל תפחדו לדחות תדריךאדריכלות ענן היברידית. אתה תמיד יכול לתזמן קצת זמן כדי להדביק אותו מאוחר יותר.
מהי תוכנית פרודוקטיביות ולמה אתה צריך אחד?
עכשיו אנחנו כבר מכוסה כמה דרכים אתה יכול להגביר את הפרודוקטיביות שלך, בואו נסתכל כיצד ליצור תוכנית פרודוקטיביות. תוכנית פרודוקטיביות היא לוח זמנים הכולל את כל מה שאתה צריך לעשות את היום או השבוע. זה יכול לעזור לך:
אז, תוכניות פרודוקטיביות הם בבירור מועיל, אבל איך אתה יוצר אחד? בואו נסתכל.
כיצד ליצור תוכנית פרודוקטיביות?
אתה יכול ליצור תוכנית פרודוקטיביות במשך יום, שבוע, חודש, או אפילו שנה. לא משנה מה ההעדפה שלך, יש שמונה שלבים ליצירת תוכנית יעילה.
כמותכנון שיווק, תכנון פרודוקטיביות מתחיל עם המטרות שלך. הגדר את אלה במשך השנה, ולאחר מכן לשבור אותם לתוך חודשי, שבועי, או אפילו היומי מטרות.
מָקוֹר
נניח שמטרתך היא להכפיל את ההכנסות של החברה שלך עד סוף השנה. אתה יכול לשבור את זה לתוך מטרות שבועיות כמו:
לאחר מכן, רשימת כל מה שאתה צריך לעשות כדי להתקרב כדי להשיג את המטרות שלך. הוסף כל משימות אחרות עליך להתמודד גם. אם אתה עובד מהבית, זה יכול לכלול לשלם חשבונות או הליכה של הכלב. רשימת כל הדרישות שלך בזמן שאתה חושב עליהם - תוכל לתעדף אותם הבא.
לאחר מכן, אתה צריך לתעדף את הרשימה שלך. אילו משימות דחופות? אשר יעזור לך להשיג את המטרות שלך? אשר תהיה ההשפעה הגדולה ביותר אם הם לא נעשה? לפעמים המשימות הדחופות ביותר אינן החשוב ביותר, אז מה אתה צריך להתמקד?
פתרון אחד הוא להשתמש במטריצה אייזנהאואר, המחלק משימות המבוססות על שתי שאלות:
לענות על שאלות אלה עבור כל משימה נותנת לך ארבע קטגוריות:
אתה צריך לתעדף משימות רבע אחד, ולזמן קצת זמן בעקביות עבור פעמיים רבע גם כן. אם אתה יכול, להאציל רבע שלוש משימות למישהו אחר; אחרת, לעשות אותם לאחר ארבע משימות אחת. ייתכן שתוכל לחסל כמה משימות ארבע משימות לגמרי.
אתה יכול גם ליצור 'קבוצות מיקוד' של משימות דומות שאתה עושה אחד אחרי השני. לדוגמה, אתה יכול להתחיל את היום על ידי השלמת כל המשימות עבור המשימה שלך ואז להעביר על מנת לענות על הודעות דוא"ל ולעשות שיחות טלפון.
עכשיו אתה רוצה לרשום כל מכשולים שיכולים לקבל בדרך של השלמת המשימות שלך. כדוגמה, בואו נסתכל על ניהול כוח העבודה במוקד טלפוני. -מהו ניהול כוח העבודה במוקד טלפוני?", אתה שואל. זה מנהל את סוכני Call Center כך שהם זמינים בעת הצורך. פשוט מספיק, נכון?
טוב ... לא לגמרי. ישהרבהשל מכשולים פוטנציאליים לניהול כוח עבודה יעיל. יכול להיות נפח גבוה של שיחות או עובד חולה. לאחר תוכנית במקום להתמודד עם מכשולים הוא חלק חשוב של תוכנית הפרודוקטיביות שלך.
לדוגמה, אתה יכול ליצור רשימה של אנשים שיכולים לכסות שינוי אם מישהו חולה. אז, בפעם הבאה שמישהו לא יכול לעשות את זה לעבוד, אתה יודע בדיוק מי להתקשר.
הבא, לרשום את מה שאתה עושה בשבוע עבודה טיפוסי.
הבנת מה לוקח את הזמן שלך, ואם הוא מצדיק את תשומת הלב שלך, יכול לעזור לך לנהל את הזמן שלך טוב יותר. זה יכול גם להראות את כל המכשולים שאתה מתעלם.
מנהל המשימות של UDN.טיימר אינטרנט
עכשיו אתה יודע מה נראה השבוע טיפוסי שלך, אתה יכול זמן כמה זמן זה לוקח לעשות כל משימה. התחל טיימר בטלפון שלך, ולעצור אותו כאשר תסיים. יש גםאפליקציות בזמןזה יכול לעקוב אחר הפעילות שלך בשבילך.
ברגע שיש לךמתוזמן כל פעילות, תדע מה אתה באמת יכול לעשות כל יום. אתה יכול גם לראות אם כל משימה מסוימת לוקח יותר ממה שהוא צריך, כך שתוכל לנקוט צעדים לתקן את זה.
לאחר מכן, בחר אסטרטגיה פרודוקטיביות כדי לעזור לך להישאר על המסלול. אסטרטגיות פופולריות כוללות:
משימות מסוימות הן גדולות יותר ויותר זמן רב יותר מאחרים. במקרה זה, נסה למדידת התקדמות במרווחים של 15 דקות .
לדוגמה, אומרים שאתה צריך לכתוב דו"ח של 3,000 מילים עבור הבוס שלך. אתה יכול לשאוף לכתוב 250 מילים כל רבע שעה עד שזה נעשה. זה ייתן לך תחושה של הישג אז אתה יותר מוטיבציה להמשיך.
ה Ivy Lee שיטהזה פשוט:
ה עקרון פארוהיא תצפית כי 80 אחוזים של התפוקה שלנו מגיע מ -20% מאמץ שלנו. אז, להסתכל על יום העבודה האופייני שלך ולמצוא את 20 אחוז של פעילויות המייצרות את רוב העבודה שלך. התמקדות בהם יכול לגרום לך פרודוקטיבי יותר.
סוף - סוף, ה1-5-5-5 כלל. בחר דבר אחד גדול, שלושה דברים בינוניים, וחמישה דברים קטנים כדי להשלים. התחל עם המשימות המאתגרות ביותר, ולאחר מכן לעשות את ברמה בינונית, ולסיים עם הקטן ביותר. אתה תהיה הרבה יותר פרודוקטיבי מאשר אם אתה מנסה לעשות את משימות קטנות ובינוניות ברקע ברקע.
לדוגמה:
שימוש במידע מהשלבים הקודמים, צור את לוח הזמנים האופטימלי שלך. תחשוב על כאשר אתה הפרודוקטיבי ביותר וכאשר המיקוד שלך מתחיל wane. תזמן את סדר העדיפויות שלך כאשר הריכוז שלך הוא הטוב ביותר, ולוודא שאתה רק לתזמן משימה אחת בכל פעם.
חשוב להשאיר קצת חדר להתפתל אם משהו דחוף עולה. לדוגמה, תגיד שאתה יוצרניהול מסחר אלקטרוני מסחר אלקטרונילוח זמנים. אתה צריך מאגר למקרה הזמנה התעכבת או ספק עשה שיחת טלפון בלתי צפויה.
אל תדאג אם אתה לא יכול לדבוק בלוח הזמנים הזה בדיוק. השתמש בו כמדריך כדי לעזור לארגן את יום העבודה שלך ולא קבוצה נוקשה של כללים.
לארגן את השנה שלך עם תוכנית פרודוקטיביות
יש הרבה דרכים להיות פרודוקטיבי יותר, אבל אחת השיטות הטובות ביותר היא יצירת תוכנית פרודוקטיביות. תוכניות פרודוקטיביות לעזור לך לארגן את העבודה שלך ולהיות עובד יעיל יותר.
נעשה נכון, אתה יכול לארגן את לוח הזמנים שלך עבור כל השנה! אז, לתת לו ללכת וליהנות השנה הכי פרודוקטיבי עדיין.
פוסט: גרייס לאו
מנהל תוכן הצמיחה, Dialpad
גרייס לאו הוא מנהל תוכן הצמיחה במשטח חיוג, פלטפורמת תקשורת ענן של ענן AI עבור שיתוף פעולה טוב יותר וקל יותר. יש לה מעל 10 שנות ניסיון בכתיבת תוכן ואסטרטגיה. נכון לעכשיו, היא אחראית על אסטרטגיות תוכן ממותגים ועריכה מובילים, שותפות עם SEO, פתרונות PBX Cloud, ו- OPS צוותים לבנות ולטפח תוכן. להתחבר איתהLinkedIn. .
