כיצד לתעדף את העבודה החשובה ביותר שלך

אם אתה כמו רוב האנשים, אתה בדרך כלל להתחיל לעבוד עם כוונה להיות פרודוקטיבי ככל האפשר. עם זאת, כמו יום לחמניות, אתה מוצא את עצמך שדה מספר בקשות דחופות וצפייה ברשימת המשימות שלך לגדול. מה אתה בתחילה יצא כדי להשיג תמיד נראה לדחוף בצד.

אם זה נשמע מוכר, אתה לא לבד. לרבים מאיתנו אין תהליך לתעדף משימות בעבודה ותמיד מרגיש כאילו אנחנו משחקים תפס. אנו מסתכנים מועדים מפתח חסרים כל הזמן לדאוגלהישאר בזרימהמבלי לאבד פוקוס. אבל מספיק מספיק. אתה יכול לקבל קדימה של המשחק ולהישאר על גבי מועדים עם כמה שיטות פשוטות להגדיר סדרי עדיפויות ולנהל את עומס העבודה שלך.

כאשר אתה לוקח צעדים כדי לתעדף את העבודה שלך, אתה יכול להיות פרואקטיבי ולא תגובתי - ובסופו של דברלהגדיל את הפרודוקטיביות שלך, לפגוש את מועדים שלך, טוב יותר לנהל את הזמן שלך בעבודה. תסתכל על הטיפים הבאים ולמצוא תהליך שיעזור לך לתעדף את המשימות שלך בעבודה:

התחל על ידי איסוף DOS שלך וליצור רשימת משימות

אתה לא יכול להחליט איךלתעדף משימותאם אין לך תצוגה אחת של כל מה שאתה צריך לעשות נעשה מלכתחילה. זה אולי נראה בסיסי, אבל זה משהו שלעתים קרובות דילג על העומס לצלול לתוך פרויקטים. במקום זאת, קח את הזמןרשום את מה שאתה צריך לעבוד עלבכל הפרויקטים שלך. הקפד לשבור משימות גדולות יותר לתוך subtasks כדי להרגיש פחות המום.

לאחר שהמשימות שלך מצטברות ומפורטות במקום אחד, הוסף מידע נוסף, כגון משך הזמן שהוא ייקח להשלים, רמת חשיבות או דחיפות, ותאריך היעד. עם כל המשימות שלך במקום אחד, תוכל לראות תצוגה כוללת של מה צריך לעשות, לקבל תחושה של כמה עבודה אתה מתמודד עם מטרות ניהול זמן, ומה סביר להניח שצריך את תשומת הלב שלך עַכשָׁיו.

אל תדאג לארגן את המשימות שלך לגמרי. רק לקבל את כולם באותו מקום להתחיל. איסוף הכל יחד הוא צעד ראשון מכריע כי, אם אתה יכול לארגן את עצמך בתחילת הפרויקט או ברבעון, זה הרבה יותר קל להישאר מאורגן במשך תקופה ארוכה יותר של זמן.

מנהל המשימות של UDN.עֵצָה: המשימות שליהיא תכונה שלמנהל המשימות של UDN.אשר באופן אוטומטי מצטבר את כל המשימות שהוקצו לך בתצוגה אחת. הוא משמש את רשימת האב שמחזיק אותך מתמקדת בחלקי העבודה הנכונים ומאפשרת לך לארגן ולתעדף משימות המבוססות על תאריך היעד.

לאמץ שיטת סדר עדיפויות למשימה כדי לארגן את רשימת העבודה שלך

איך אתה בסופו של דבר לתעדף את המשימות שלך יהיה תלוי באופי של העבודה שלך ואת סגנון העבודה האישי שלך, אבל יש כמה שיטות משימות משימות המשימה שעשויות לעבוד בשבילך. בואו נסתכל על כמה שיטות לתעדוף משימות:

1. לאכול את הצפרדע

ה לאכול את הצפרדעהשיטה היא לא הצעה מילולית, אלא מערכת המבוססת על ציטוט של מארק אי פעם טוויין. הוא אמר, "אם זה התפקיד שלך לאכול צפרדע, עדיף לעשות את זה דבר ראשון בבוקר". בעולם שלניהול עבודה, זה מתרגם להתמודדות עם משימות גדולות או מורכבות הראשון לפני המעבר על פחות חשוב או זמן רגיש משימות.

משימות חשובות המשרתות את המטרה הגבוהה ביותר והן קשורות למטרות ברמה העליונה אואוקייצריך להיות הראשון על רשימת העדיפות כאשר אתה מתחיל את היום שלך. לאחר אכלת את הצפרדע שלך ליום, אתה יכול חריץ במשימות אחרות המבוססות על גורמים כגון מועדים ולהרגיש פחות מתח, שכן העבודה החשובה ביותר שלך כבר נעשה.

לאכול את הצפרדע בפעולה:סיים כי מצגת גדולה אתה תהיה עושה לצוות הניהול בסוף השבוע לפני שאתה עונה על הודעות דוא"ל, לעבוד על טופס סקירה שלך, להתקשר ללקוחות, או את התיקון החוזה. על ידי צלילה לתוך פרויקט גדול לפני עושה משהו אחר, אתה לאלאבד פוקוסאו לקבל מוסחת על ידי משימות אקראיות או שאלות, ואתה תוכל לדפוק חתיכת גדולה יותר בקלות רבה יותר.

2. מטריצת החלטה אייזנהאור

שיטה נוספת,מטריצת החלטה אייזנהאור או מטריצה ​​דחופה חשובה, מתחילה על ידי ארגון משימות לארבעה רבעים, בהתבסס על אם הם חשובים, דחופים, שניהם או לא. כחמישה כוכבים כללי במהלך מלחמת העולם השנייה ואחר כך נשיא ארצות הברית, דווייט ד אייזנהאואר מיומן בקבלת החלטות חשובות במהירות, והגיעו לשיטה זו כדי לעזור לו.

גישה זו מסייעת לך להחליט מה לעשות עכשיו (חשוב ודחוף), מה שאתה צריך לתכנן (חשוב אבל לא דחוף), מה ייתכן שתוכלנָצִיג(לא חשוב אבל דחוף), ומה אתה יכול למחוק (לא חשוב ולא דחוף). זהו כלי נהדר לתעדוף משימות, קבלת החלטות במהירות, ולהישאר מאורגן.

מטריצת החלטה אייזנהאור בפעולה:עמית רק שלח לך דוא"ל מבקש עזרה עם מצגת מכירות. בקשה זו דחופה כי זה צריך להיעשות היום, אבל זה חשוב מספיק (לך) לדחות עבודה אחרת? למדוד את כל המשימות על רשימת היומי שלך עבור חשיבות ודחיפות להחליט אם אתה יכול להעביר משימות כדי לעזור לעמית שלך, או אם זה צריך להיות נדחה מאוחר יותר. לדעת את ההתחייבויות שלך גם עוזר לך לומר "לא" כאשר אתה צריך.

3. שיטת ABCDE.

עם השיטת ABCDE, אתה לוקח את רשימת המשימות שיצרת, הקצה כל משימה ערך מכתב בהתאם לרמת החשיבות שלו, ולאחר מכן להתמודד עם משימות בהתאם. זוהי דרך לשקילת חשיבות משימה במהירות כדי לעזור לך לתעדף ולזמן לנהל. זה דומה לתת ציונים למשימות שלך, מתוך (חשוב מאוד) עד E (לחסל בכל פעם אפשרי). ודא שאתה תמיד עובד על משימות A ו- B שלך הראשון, כי אלה הם אלה שיגרום או לשבור את ההצלחה שלך בעבודה.

שיטת ABCDE גם עובד גם בשילוב עם לאכול את הצפרדע. אם אתה מתחיל את היום שלך עם משימות A ו- B שלך, אז אתה יכול לבלות את שארית היום שלך על משימות עם חשיבות נמוכה יותר, כמו C, D, ו- E.

ABCDE בפעולה:יש לך שמונה שעות עבודה זמין היום, אבל חמש עשרה שעות בשווי של משימות ברשימה שלך. כאשר אתה נותן לכל משימה מכתב, אם כי, רק שניים זכאים כמשימות, ורובם הם משימות D שאתה יכול להאציל או reschedule. עכשיו אתה יודע להתמקד רק אלה משימות, ולהשאיר את המשימות D עד מאוחר יותר או להעביר לחברה אחרת. אתה פשוט נעלם מלהיות המום שיש רשימת משימות מעורכנות המתמקדת בפריטים המחויבים של היום.

4. chunking.

בשביל השיטה chunking., נתח מוגדר כפעילות עבודה ממוקדת. זה יכול להיות עצמאי (רוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך), פרוסה של פרויקט גדול יותר (השלמת הטיוטה הראשונה של מסמך), או אוסף של משימות קטנות ולא קשורות. המפתח שלך כאן הוא להפוך את אלה chunks ממוקד, ללא הפרעהבלוקים של זמן .

לכבות מחוץ להסחות ומאותות לאחרים שאינך זמין על ידי ניצול כלי שיתוף פעולה עם תכונות כמואל תפריע. לחלופין, אתה יכול להשתמש בלוח השנה שלך כדי לחסום את הזמן להתמקד עמוק, גם איתות לאנשים שהם לא צריכים לתזמן על אלה בלוקים חשובים של זמן להתמקד. אם אתה מוצא שיטה זו מתגמלת, שקול לעשותאין פגישה ביום רביעימדיניות עבור עצמך ואת הצוות שלך אם אתה מסוגל. ללא קשר, לוקח הפסקות בין גושים הוא גם חשוב להירגע ולרענן.

Chunking בפעולה:אתה יכול להתחיל את היום שלך עם שעה אחת של עבודה בעיצוב ואחריו הפסקת קפה. ואז, שעתיים של פגישות מתוזמנות, צהריים, ושלושים דקות של זמן תגובה דוא"ל. לאחר מכן, אתה עובר על שעה אחת של מחקר על לקוח חדש. אתה מציין את כל הפעילויות שלך ביומן שלך כדי להחזיק את עצמך אחריות ולוודא שום לוחות זמנים אחת על התוכנית שלך. אתה מסיים את היום שלך על ידי לקיחת התקשורת החברתית קצרה, ראש לפגישה עדכון צוות, ולאחר מכן לסיים עם שעה אחרונה של עבודת עיצוב.

מנהל המשימות של UDN.עֵצָה:אם אתה משתמשמנהל המשימות של UDN.כדי לנהל את המשימות שלך, באפשרותך ליצור שדות מותאמים אישית כדי להוסיף מידע נוסף, כגון כיתה אותיות (אם אתה משתמש בשיטת ABCDE), דחיפות וחשיבות (אם אתה משתמש במטריצת ההחלטות אייזנהאור), רמת העדיפות (אם אתה הולך עם לאכול את הצפרדע), או הערכות על כמה זמן ייקח להשלים.

השתמש בלוח השנה שלך כדי לתזמן את המשימות שלך

אם משימה לוקחת לך דקות או שבועות כדי להשלים, זה תמיד יש התחלה וסיום. אז, ברגע שיש לך את הרשימה שלך, להוסיף התחלה ותאריך סיום לכל משימה. עושה את זה יהיה לוודא שום דבר נופל דרך סדקים כמו דברים חדשים לבוא וסדרי עדיפויות צריך לעבור.

אם משימה מוקצית לך ללא תאריכי התחלה או סוף ברור, הקפד לבקש את המידע כך שתוכל לתזמן זמן לעבוד עליה ולהגדיר ציפיות. ברגע שאתה יודע את התאריכים האלה, ייתכן אפילו להגדיר את תאריך הסיום האישי שלך מוקדם יותר מאשר המועד האחרון בפועל כדי להסביר בעיות בלתי צפויות או להפוך את העבודה מוקדם. תחשוב על העבודה שלך כמו פאזל: אתה צריך לדעת את החלקים יתאים יחד, ולהתחיל ותאריכי סוף הם הקצוות של אותם חתיכות הפאזל.

כדי להמשיך את המטאפורה, אם משימות הן חתיכות פאזל, עם תאריכי התחלה וסיים לציין את הקצוות שלהם, ואז לוח השנה שלך הוא לוח הפאזל שבו אתה להרכיב את התמונה הגדולה יותר. השתמש בו כדי לתזמן עבודה, איזון מאמצים גבוהה ומשימות עדיפות גבוהה באופן שלא יתעומס עליך, ולוודא שאתה פוגש מועדים. אם אתה מאמצת את אחת משיטות ההעדפות הנ"ל - או שילוב של המועדפים שלך - השתמש במסגרת המסייעת למלא את לוח הזמנים שלך ולנהל את הזמן.

מנהל המשימות של UDN.עֵצָה:שימוש בתצוגת היומן במנהל המשימות של UDN., תוכל לזהות ימים כאשר אתה יכול להיות עמוס וגם לראות בלוקים פתוחים של זמן. נצל את התצוגה הזו כדי להעביר משימות ולהפיץ את העבודה שלך באופן שווה יותר. כאשר אתה מנהל מראש את היומן שלך, אתה יכול להישאר מאורגן ולהתחיל כל יום לדעת בדיוק מה משימות חשובות צריך להיות מושלם.

לתקשר התקדמות המשימה עם חברי הצוות שלך

לבסוף, אל תשכח לולאה בחברי הצוות אשר עשויים להיות מחכים לך להשלים משימה, או להתחרט על כמה מזמנך. על ידי נותן פרואקטיבית של חברי הצוותעדכוני מצבעל התקדמות המשימה, כאשר אתה מתכנן להשלים אותו, או כל עיכובים או חוסמי כי לבוא, אתה יכול לצמצם את כמות בקשות העדכון שאתה מקבל. במקום להגיב כל הזמן לבקשות אלה, אתה יכול להמשיך לעשות את העבודה שלך באופן פרודוקטיבי ביעילות.

מנהל המשימות של UDN.עֵצָה: מנהל המשימות של UDN.התכונה הערות המשימה מאפשרת לך לשתף עדכונים ולבקש שאלות מעקב ישירות במשימה כדי לשמור על תקשורת הקשורה לעבודה בפועל שאתה עושה. לחלופין, באפשרותך להשתמשעדכוני מצבבתוך פרויקט להודיע ​​כל בעל עניין של ההתקדמות שלך בפרויקט מסוים, לא רק משימה.

עבודה מעורבת היא עבודה פרודוקטיבית

כאשר אתה בבירור לתעדף את העבודה שלך, אתה יכול להגדיל את הפרודוקטיביות, טוב יותר לנהל את הזמן שלך, ולהרגיש בטוח כי תוכל לפגוע במועדי שלך - בכל פעם. שפר את הפרודוקטיביות שלך אפילו יותר באמצעות כלי ניהול עבודה, כמו מנהל המשימות של UDN. , כדי לארגן ולנהל את כל המשימות שלך - לא משנה כמה גדול או קטן במקום אחד.