बचने के लिए सबसे आम परियोजना प्रबंधन संकट
प्रत्येक परियोजना प्रबंधक जानता है कि चीजें हमेशा के अनुसार नहीं जाएंगी कि आप कैसे चाहते हैं, हालांकि, निश्चित हैं परियोजना प्रबंधन संकट वह एक के बारे में जागरूक रह सकता है।
यह जानकर कि कुछ सामान्य परियोजना प्रबंधन क्या नुकसान है, आपको अपनी अगली परियोजना में अनुमान लगाने और उनके लिए भी देखने में मदद मिलेगी।
जैसा कि परियोजना प्रबंधन के नुकसान उत्पन्न होने पर पहचानते हैं, आपको अनुमति देता है अपनी योजना विकसित करें और यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी योजना को संबोधित करें कि पूरी परियोजना पटरी नहीं है और इसका परिणाम नहीं है असफल परियोजना ।
परियोजना प्रबंधन विभिन्न तत्वों के साथ जटिल परियोजनाओं के साथ सौदा करता है। समय, संसाधन और लोगों सहित। एक सफल परियोजना का प्रबंधन करने के लिए इन तत्वों को प्रभावी ढंग से शामिल करने और प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है।
परियोजना प्रबंधन की प्रकृति की जटिलता के कारण, परियोजना प्रबंधन नुकसान किसी भी क्षेत्र या परियोजना के विकास की प्रक्रिया में आ सकता है। इसलिए, हमने उन सामान्य नुकसान को निर्धारित किया है जो होते हैं और ऐसे तरीके से आप उन्हें टालने के बारे में जा सकते हैं।
आम परियोजना प्रबंधन संकटों से सावधान रहने के लिए क्या हैं?
यहां सबसे आम नुकसान, और उन्हें संबोधित करने में सक्षम होने के लिए आवेदन करने के लिए आसान समाधान हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनके प्रोजेक्ट पर स्थायी नकारात्मक प्रभाव न हो:
स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों के बिना, एक सफल परियोजना प्रबंधन टीम का नेतृत्व व्यावहारिक रूप से असंभव होने जा रहा है।
इसके अलावा, परिभाषित लक्ष्यों के बिना, या अधिक विशेष रूप से, परियोजना के दायरे के परिभाषित विवरण, परियोजनाएं विफलता के लिए नेतृत्व करने के लिए बाध्य हैं।
लक्ष्य में बदलाव बहुत वास्तविक है। यह एक परियोजना की जीवन चक्र पर एक परियोजना की आवश्यकताओं को बढ़ाने के लिए संदर्भित करता है। यह या तो सुविधाओं की संख्या की वृद्धि या ग्राहक की जरूरतों में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है।
यह एक परियोजना प्रबंधक के रूप में परिभाषित करने के लिए आपका काम है और दायरा प्रबंधित करें । और ऐसा नहीं करने से आपकी परियोजना में एक बड़ा नुकसान है और विफलता का कारण बन सकता है।
इस गड्ढे के परिणामस्वरूप हो सकता है प्रोजेक्ट देरी , वृद्धि की आवश्यकता बजट , या परियोजना की समग्र विफलता।
एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप स्पष्ट रूप से लक्ष्यों को परिभाषित करें। निर्धारित लक्ष्यों के बिना, डिलिवरेबल्स का उत्पादन करना मुश्किल होगा।
आपके हितधारकों और ग्राहकों के साथ पर्याप्त संचार यह सुनिश्चित करेगा कि लक्ष्य पर सहमत हैं और स्पष्ट रूप से परिभाषित। और इन लक्ष्यों को निर्णय लेने और हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है।
यह परियोजना के दायरे तक भी फैली हुई है। सुनिश्चित करें कि आप एक प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले अपने क्लाइंट से विस्तार से बात करते हैं और जो भी है और दायरे में नहीं है।
यदि आपके पास दायरे में वृद्धि हुई है, और क्या अनुमति है, इस बारे में चर्चा करने के लिए आपको यह भी लाभ होगा। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि ग्राहकों को पता है कि अगर यह डेडलाइन होती है और बजट को संशोधित करने की आवश्यकता होगी।
इसके अलावा, यह एक परियोजना प्रबंधक के रूप में यह सुनिश्चित करने के लिए आपका काम है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। एक विस्तृत योजना बनाकर ऐसा करें कि हर किसी के बारे में पता है। इस प्रकार, लक्ष्यों या दायरे में कोई विसंगतियां नहीं हो सकती हैं।
स्पष्ट रूप से परिभाषित परियोजना के दायरे के बाद, परियोजना प्रबंधन में एक और आम नुकसान एक खराब है बनाई गई परियोजना योजना ।
एक परियोजना योजना परियोजना की एक रूपरेखा है। यह परियोजना के लक्ष्यों को परिभाषित करता है, उद्देश्यों , और कार्य। लेकिन यह भी शामिल होना चाहिए कि इन लक्ष्यों को कैसे मिलेगा, संसाधन और बजट की जरूरत है , और एक समय सीमा भी।
परियोजना योजना को परियोजना के प्रत्येक विवरण को लेआउट करना चाहिए, और उन लोगों की जिम्मेदारियों को भी परिभाषित करना चाहिए।
इससे पहले कि आप कोई प्रोजेक्ट शुरू करें, इसे एक विस्तृत बनाने के लिए एक बिंदु बनाएं परियोजना योजना।
योजना को अग्रिम में और विस्तृत प्रश्नों के बारे में जानकारी दी जानी चाहिए, क्यों, क्यों, क्या, और कब।
इसके अलावा, अपने टीम के सदस्यों और परियोजना प्रायोजकों से परामर्श लें योजना तैयार करना , यह एक स्पष्ट और यथार्थवादी चित्रण होने की अनुमति देता है कि क्या करने की आवश्यकता है, और यह कैसे किया जाएगा।
एक बार तैयार हो जाने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के सदस्यों के साथ योजना पर चर्चा की गई है, लेकिन ग्राहकों और हितधारकों को यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं। इससे ऊपर चर्चा के अनुसार स्कोप रेंगने से बचने में भी मदद मिलेगी।
परियोजना प्रबंधन एकल उद्यम नहीं है। किसी भी परियोजना के सफल होने के लिए टीम सहयोग की आवश्यकता होती है, और प्रभावी संचार इसके केंद्र में है।
खराब संचार एक प्रमुख कारक है जो परियोजना की सफलता को जोखिम में डालकर एक परियोजना की सफलता को बहुत प्रभावित कर सकता है।
प्रभावी संचार की कमी से भ्रम, देरी हो सकती है, और परियोजना में शामिल कार्यों की गुणवत्ता और कार्यों की गुणवत्ता को प्रभावित कर सकती है।
यह आपकी टीम के लिए संचार का सही माध्यम चुनने के लिए एक परियोजना प्रबंधक के रूप में आप पर निर्भर है।
एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको परियोजना के विकास में हर कदम पर दिशा प्रदान करनी चाहिए।
न केवल प्रभावी संचार सफल समापन में मदद करता है, बल्कि यह टीम के मनोबल को भी बढ़ाता है। तथ्य यह है कि टीम के सदस्यों को पता है कि उनके पास एक कहना है, लेकिन यह भी कि उनके पास मदद मांगने के लिए मार्ग हैं और मार्गदर्शन उनकी प्रेरणा और भागीदारी में काफी सुधार होगा।
एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आप अपनी टीम के साथ-साथ ग्राहकों और हितधारकों के साथ संचार के लिए आवृत्ति और स्वर सेट करते हैं।
प्रतिक्रिया और चेक-इन के लिए एक अनुसूची का प्रयास करें और तैयार करें। यह परियोजना को लगातार होने के लिए लाभान्वित करेगा कि कहां परियोजना शीर्षक है और क्या कोई समस्या उत्पन्न हो रही है।
इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि संचार का माध्यम आपकी टीम और आपकी परियोजना के लिए समझ में आता है।
बैठकें लेकिन टीम के सदस्यों के साथ आपके साथ या एक-दूसरे के साथ संवाद करने के लिए अन्य रास्ते भी हैं, जिससे वे प्रगति के बारे में खुले रह सकें और इसकी आवश्यकता होने पर मदद लें।
उपयोग परियोजना प्रबंधन उपकरण आपकी टीम के सदस्यों को रीयल-टाइम, पोस्ट क्वेरी और अवलोकनों में अपनी प्रगति को अपडेट करने की अनुमति देगा, इससे आपको मीटिंग की राशि और आवृत्ति को कम करने की अनुमति मिल जाएगी।
इसके अलावा, उस समय डालें और विश्लेषण करें कि परियोजना के संबंध में कौन सा माध्यम सबसे अच्छा काम करेगा। उस समय आप जिस परियोजना को संभाल रहे हैं उसके आधार पर आपको अपने संचार विधियों को स्विच करना पड़ सकता है।
उदाहरण के लिए, हालांकि ईमेल लिखना आसान है और प्राप्त करते हैं, वे सबसे अच्छे फिट नहीं हो सकते हैं। रीयल-टाइम में उत्पन्न होने वाले मुद्दों पर चर्चा करने के लिए ईमेल का उपयोग संचार में अंतराल लाएगा और अन्य ईमेल के झुकाव में प्रश्न खो सकते हैं।
जैसा कि बताया गया है, परियोजना प्रबंधन टीमवर्क लेता है । और यह आप और आपकी टीम है जो परियोजना की सफलता या विफलता के लिए ज़िम्मेदार है।
आपके और आपकी टीम के बीच परियोजना में पारदर्शिता और संचार दोनों जवाबदेही की अनुमति देता है।
प्रगति के बाद, और परियोजना की स्थिति की प्रतिक्रिया और रिपोर्टिंग की आवश्यकता एक आवश्यकता टीम के सदस्यों को जिम्मेदारियों के माध्यम से पालन करने के लिए अधिक प्रोत्साहन देती है।
एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपकी टीम परियोजना में अपनी भूमिका और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से समझती है।
सुनिश्चित करें कि आपकी परियोजना टीम के साथ नियमित बैठकें हैं। परियोजना की स्थिति की समीक्षा करने और उत्पन्न होने वाले किसी भी मुद्दे को संबोधित करने के लिए प्रभावी संचार का उपयोग करें।
लगातार प्रतिक्रिया और रिपोर्टिंग भविष्य की परियोजनाओं में मदद करेगा, और उत्तरदायित्व की भावना भी देगा जो सुनिश्चित करेगा कि परियोजना आसानी से और ट्रैक पर चलती है।
उत्तरदायित्व के बाद, टीम के सदस्यों को उनके साथ पालन करने में सक्षम होने के लिए अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है।
टीमों को अधिक संगठित करने और होने की अनुमति देने के लिए स्व-प्रबंधित , एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से स्पष्ट किया गया है और बहुत शुरुआत से परिभाषित किया गया है।
यह बिंदु एक उचित योजना होने के लिए वापस चला जाता है। एक अपर्याप्त परियोजना योजना टीम के सदस्यों को पूरी तरह से समझने की अनुमति नहीं देगी कि परियोजना कहां जा रही है या उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। यह भ्रम अक्सर देरी, समापन विफलताओं, या अपर्याप्त काम का कारण बनता है।
एक परियोजना शुरू करते समय और एक परियोजना योजना बनाना सुनिश्चित करें कि परियोजना में सीधे शामिल सभी टीम के सदस्य और सदस्यों को शामिल किया गया है।
इस परियोजना के प्रत्येक सदस्य जिनके पास खेलने के लिए कुछ हिस्सा है, उन्हें बताया जाना चाहिए कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। उनकी भूमिका और जिम्मेदारियों को शुरुआत से स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जाना चाहिए।
इसके अलावा, यदि कुछ तरीके हैं तो एक कार्य पूरा करना है या एक विशिष्ट प्रक्रिया जिसे इसके बाद करने की आवश्यकता है, इसे टीम के सदस्यों को भी रिले किया जाना चाहिए।
टीम के सदस्यों को परियोजना के दौरान परियोजना योजना या परियोजना विवरण तक पहुंचने की अनुमति दें ताकि जब भी आवश्यकता हो, वे इसे वापस संदर्भित कर सकें।
ए परियोजना दायर बयान परियोजना की संपूर्णता की रूपरेखा। इस दस्तावेज़ में डिलिवरेबल्स, फीचर्स और हितधारकों का उल्लेख किया गया है। जैसा कि परियोजना के प्रमुख उद्देश्यों और लक्ष्य हैं जिन्हें परियोजना के लिए एक सफलता समझने की आवश्यकता है।
एक प्रमुख नुकसान जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पीड़ित होता है जब अवास्तविक लक्ष्य या अवास्तविक समय सीमा निर्धारित होती है।
यदि आप इसे इस तरह के लिए सेट अप करते हैं तो एक परियोजना में देरी या विफलता से मिलने के लिए बाध्य किया जाता है। एक चौथाई के अंत में एक परियोजना शुरू करना अनुचित है, कई अन्य रिपोर्टिंग समय सीमाएं और हैं डिलिवरेबल्स अक्सर देय , कि आपकी परियोजना शुरू की जा रही है तो सिर्फ समझ में नहीं आता है।
न केवल अवास्तविक समय सीमा आपके प्रोजेक्ट की सफलता के लिए हानिकारक है, लेकिन वे भी मनोबल को मारते हैं और आपके टीम के सदस्यों का विश्वास । यह बदले में होगा प्रभाव उत्पादकता ।
सुनिश्चित करें कि आप उस समय पर विचार करते हैं जब आप एक परियोजना शुरू कर रहे हैं, लेकिन यह भी कि आप अपनी टीम की क्या उम्मीद कर रहे हैं। समय सीमाएं करके विफलता के लिए उन्हें सेट अप न करें ताकि वे उनके लिए पूरा हो सकें।
परियोजना के नियोजन चरण में सुनिश्चित करें, आप अपनी परियोजना योजना में विस्तृत अपनी टाइमलाइनों की तुलना करते हैं, जिसमें आप जिस समय सीमा का प्रस्ताव दे रहे हैं। यदि वे मेल नहीं खाते हैं तो यह आपके प्रोजेक्ट में शुरुआत से ही होने वाले मुद्दों के लिए सेट अप कर रहा है। इसे तुरंत उपाय करें।
अपने वर्तमान समय सीमा को पूरा करने के लिए या अपनी परियोजना योजना को फिट करने के लिए अपनी समयसीमा को बदलने के लिए अपने संसाधनों, समय सीमा या कटौती के दायरे को समायोजित करें। इसके अलावा, शुरुआत से ही अपने हितधारकों की अपेक्षाओं को सही ढंग से सेट करें।
इसकी जांच - पड़ताल करें:
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जोखिम आपके द्वारा किए गए किसी भी चीज़ का हिस्सा और पार्सल हैं। और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में जोखिम कभी भी प्रचलित होते हैं और एक प्रमुख परियोजना प्रबंधन नुकसान से सावधान रहने के लिए हैं।
हालांकि जोखिम से बेकार या अंधाधुंध होने से आपकी परियोजना के लिए वास्तविक खतरा है। एक आकस्मिक योजना की कमी आपके प्रोजेक्ट को विफलता के लिए नेतृत्व कर सकती है।
सुनिश्चित करें कि आप अपनी परियोजना में अपनी परियोजना में अपनी परियोजना में आकस्मिकताओं को अपनी परियोजना में रखकर काम करते हैं क्योंकि आपको संभावित समाधानों का मूल्यांकन करना होगा।
सबसे संभावित जोखिमों की पहचान करें यदि वे उत्पन्न होते हैं, तो उनसे बचने के लिए वैकल्पिक विकल्प बनाते हैं और वैकल्पिक विकल्प बनाते हैं।
अपने टीम के सदस्यों को तैयार करें और उन्हें किस पर सुराग दें जोखिम गणना आपने बनाया है। यह न केवल उन्हें तैयार होने की अनुमति देता है यदि ऐसी परिस्थितियां होती हैं लेकिन उन्हें संभावित जोखिमों को लाने के अवसर भी देती हैं जिन्हें आपने विचार नहीं किया था।
अक्सर आप पा सकते हैं कि आपको एक परियोजना को अपर्याप्त रूप से वित्त पोषित करने के लिए कहा जाता है। और यह एक प्रमुख कारक है जो आपकी परियोजना को असफल होने का कारण बन सकता है एक आम परियोजना प्रबंधन नुकसान में से एक है।
आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि परियोजना को पूरा करने और परियोजना को सफल बनाने के लिए आपके पास पर्याप्त संसाधन उपलब्ध हैं।
सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से परिभाषित करते हैं कि आपकी परियोजना की क्या आवश्यकता है और बजट अनुमोदन प्राप्त करें परियोजना की शुरुआत से।
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