एक कार्य योजना कैसे बनाएं जो परिणामों को चलाती है

सारांश

एक कार्य योजना बताती है कि आप अपने लक्ष्यों को पूरा करने की योजना बना रहे हैं। व्यवस्थित रूप से लक्ष्यों को देखने और अपनी टीम को लक्ष्य पर रखने का यह एक सही तरीका है। इस लेख में, हम कवर करेंगे कि छह चरणों में एक कार्य योजना कैसे बनाएं और इसे सफलतापूर्वक कार्यान्वित कैसे करें। इसके अलावा, कार्य योजना, परियोजना योजनाओं और टू-डू सूचियों के बीच मतभेदों के बारे में और जानें।

एक कार्य योजना एक लोकप्रिय परियोजना प्रबंधन तकनीक है जो आपको रूपरेखा में मदद करती है कि आप अपने लक्ष्यों को कैसे पूरा करेंगे। चाहे आप रणनीतिक योजना परियोजना के बीच में हों या व्यक्तिगत विकास लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए एक विश्वसनीय विधि की तलाश में हैं-एक कार्य योजना आपके लिए सही उपकरण है।

हम आपको यह दिखाने जा रहे हैं कि आप इस स्पष्ट रोडमैप चरण को चरणबद्ध तरीके से कैसे बना सकते हैं और अपनी एक्शन प्लान से अधिक लाभ उठाने के लिए आपको किस अन्य टूल का उपयोग करना चाहिए। चलो में गोता लगाएँ।

एक कार्य योजना की आवश्यकता कौन है?

एक कार्य योजना किसी भी चरण-दर-चरण प्रक्रिया की योजना बनाने के लिए उपयोगी है। जब आप एक कार्य योजना बनाते हैं, तो आप विस्तार से विस्तार से अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को पूरा करने के लिए क्या कदम उठाएंगे। ये योजनाएं आपको अपने टू-डॉस को व्यवस्थित करने में मदद कर सकती हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आपके पास आवश्यक जानकारी और संसाधन हैं।

कार्य योजनाओं का अक्सर उपयोग किया जाता है रणनीतिक योजना । सामरिक योजनाएं तीन से पांच साल के लक्ष्य हैं जो आपका पूरा संगठन काम कर रहा है। एक बार जब आप एक रणनीतिक योजना बना लेते हैं, तो आप रूपरेखा के लिए एक कार्य योजना का उपयोग कर सकते हैं कि आप अपने विरुद्ध कैसे निष्पादित करेंगे सामरिक लक्ष्यों । ऐसा करके, आप अपने टीम को एक ढांचे के साथ एक ढांचा के साथ प्रदान कर रहे हैं ताकि वे उन सभी कार्यकों का ट्रैक रख सकें जिन्हें उन्हें अत्यधिक रणनीतिक लक्ष्य तक पहुंचने के लिए पूरा करने की आवश्यकता होती है।

लेकिन आप सिर्फ रणनीतिक योजना से अधिक के लिए कार्य योजना बना सकते हैं। एक व्यवस्थित तरीके से अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए इस उपकरण का उपयोग करें। सेट अप करने का प्रयास करें:

व्यापार कार्य योजना

विपणन कार्य योजना

सुधारात्मक कार्रवाई की योजना

बिक्री कार्य योजना

परियोजना कार्य योजना

व्यक्तिगत विकास कार्य योजना

आपके द्वारा बनाई गई कार्य योजना के प्रकार के बावजूद, सुनिश्चित करें कि आप इसे कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर में बनाते हैं। इस तरह, आप आसानी से साझा कर सकते हैं एक्शन आइटम्स और आपकी टीम के साथ टाइमलाइन और ट्रैक को पूरा करने के लिए। मैन्युअल स्थिति अपडेट और अस्पष्ट डिलिवरेबल्स के बजाय, आपकी टीम के पास उनके लक्ष्यों को हिट करने के लिए आवश्यक हर चीज के लिए सत्य का एक केंद्रीय स्रोत है।

अब चलो कि आप एक कार्य योजना कैसे बना सकते हैं जो आपकी टीम की दक्षता और उत्तरदायित्व को बढ़ाता है।

चरण 1: एक स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करें

जब लक्ष्यों को निर्धारित करने की बात आती है, स्पष्टता एकमात्र सबसे महत्वपूर्ण गुणवत्ता है। उसके साथ स्मार्ट लक्ष्य विधि, आप आश्वस्त कर सकते हैं कि आपका लक्ष्य स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है। इस रणनीति से लाभ के लिए विशिष्ट, मापनीय, प्राप्त करने योग्य, यथार्थवादी, और समयबद्ध लक्ष्यों को सेट करें।

उदाहरण के लिए, आपका लक्ष्य बिना किसी ओवरपेरेटिंग (विशिष्ट) के चार महीने (समयबद्ध) में अपनी वर्तमान परियोजना (मापनीय) वितरित करना हो सकता है। यह मानते हुए कि यह लक्ष्य आपके उपलब्ध संसाधनों के आधार पर प्राप्त करने योग्य और यथार्थवादी दोनों है, यह आपके लिए सेट करना एक शानदार स्मार्ट लक्ष्य है।

चरण 2: कार्यों की पहचान करें

अब जब आपका लक्ष्य स्पष्ट रूप से परिभाषित और लिखा गया है, तो आप इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक चरणों की पहचान करना चाहेंगे। उन सभी कार्यों की पहचान करें जिन्हें आप और आपकी टीम को पहुंचने के लिए पूरा करने की आवश्यकता है मील का पत्थर और, अंततः, मुख्य उद्देश्य।

यहां विभिन्न प्रकार की कार्य योजनाओं के लिए कार्यों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

लक्ष्य: जून तक सात से नौ टीम के सदस्यों की टीम का विस्तार करें।

उदाहरण कार्य:

भर्ती अभियान पर चर्चा करने के लिए मानव संसाधनों से मिलें।

उम्मीदवारों को ट्रैक करने के लिए एक टेम्पलेट प्रोजेक्ट बनाएं।

प्रति सप्ताह तीन साक्षात्कार अनुसूची।

लक्ष्य: नया चुनें और ऑनबोर्ड कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर Q2 के अंत तक पूरी कंपनी के लिए।

कार्य:

बजट के लिए आवेदन करें।

Q2 के लिए एक रोल-आउट योजना बनाएं।

टीम के सदस्यों के लिए प्रशिक्षण अनुसूची।

लक्ष्य: स्थानीय खाद्य बैंक के लिए $ 15,000 जुटाने के लिए मेजबान 5K चैरिटी रन।

कार्य:

स्वयंसेवक खोजें और जिम्मेदारियां निर्धारित करें

विपणन सामग्री और पीआर योजना तैयार करें

सुरक्षित प्रायोजक

चरण 3: संसाधन आवंटित करें

एक बार जब आप अपने सभी कार्यों को रेखांकित कर लेंगे, तो आप कर सकते हैं संसाधनों का आवंटन टीम के सदस्यों, परियोजना बजट, या आवश्यक उपकरण की तरह। चाहे यह कुछ कार्यों के लिए टीम के सदस्यों को सौंपा गया हो, बजट के लिए आवेदन कर रहा हो, या सहायक उपकरण इकट्ठा करना - अब इन सभी चीजों को तैयार करने का समय है।

कभी-कभी, आप अपनी एक्शन प्लान को गति में रखने से पहले अपने सभी संसाधनों को आवंटित नहीं कर सकते हैं। शायद आपको किसी कार्य के साथ आगे बढ़ने से पहले पहले वित्त पोषण के लिए आवेदन करना होगा या कार्यकारी अनुमोदन की आवश्यकता है। उस स्थिति में, संसाधन को अपनी योजना में एक एक्शन आइटम बनाएं ताकि आप बाद में इसका ख्याल रख सकें।

चरण 4: कार्यों को प्राथमिकता दें

जब आपकी टीम अपनी प्राथमिकताओं पर स्पष्ट होती है, तो वे जानते हैं कि पहले क्या करना है और यदि आवश्यक हो तो वे क्या काम कर सकते हैं। पत्थर में कोई कार्य योजना निर्धारित नहीं की गई है, इसलिए आपकी टीम को सशक्त बनाने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि उन्हें यह बताने के लिए कि कौन से कार्यों को उच्च प्राथमिकता है और कौन से लोग थोड़ा अधिक लचीला हैं।

यह स्पष्ट करने के लिए, प्राथमिकता और अनुक्रम द्वारा अपने सभी एक्शन आइटम को सॉर्ट करें:

वरीयता: महत्वपूर्ण और कम महत्वपूर्ण कार्य।

अनुक्रम: आदेश जिसमें कार्यों को पूरा करना होगा ताकि अन्य शुरू हो सकें।

जब आप आयोजन कर रहे हों और अपने एक्शन आइटम को प्राथमिकता देना , आप देखेंगे कि कुछ एक्शन आइटम दूसरों पर निर्भर हैं। दूसरे शब्दों में, पिछले कार्य पूरा होने तक एक कार्य शुरू नहीं हो सकता है। इन निर्भरताओं को हाइलाइट करें और अनुक्रम को अपने प्राथमिकता में फैक्टर करें। आखिरकार, आप बाधाओं को बनाने से बचना चाहते हैं क्योंकि योजना के दौरान आपको कम महत्वपूर्ण समझा जाने वाला एक एक्शन आइटम अब एक उच्च प्राथमिकता वाली वस्तु में देरी कर रहा है।

चरण 5: समय सीमा और मील का पत्थर सेट करें

जब आपकी टीम जानता है कि वे क्या काम कर रहे हैं, तो उनके पास काम को प्रभावी ढंग से प्राथमिकता देने और महान काम करने के लिए प्रेरणा का संदर्भ है। टीम के सदस्य अधिक प्रेरित होते हैं जब वे सीधे समझते हैं कि उनका काम बड़े लक्ष्यों में कैसे योगदान दे रहा है।

अपने साथियों को प्राप्त करने के लिए, सभी एक्शन आइटमों को समय सीमा निर्धारित करें और परिभाषित करें मील का पत्थर । मील का पत्थर आपके प्रोजेक्ट टाइमलाइन के साथ विशिष्ट बिंदुओं को चिह्नित करते हैं जो पहचानते हैं कि गतिविधियों को पूरा कर लिया गया है या जब कोई नया चरण शुरू होता है

एक समयरेखा बनाएँ या गैंट चार्ट अपने प्राथमिकता वाले कार्यों, मील का पत्थर, और समय सीमा का बेहतर अवलोकन प्राप्त करने के लिए। आपकी टाइमलाइन भी आपकी कार्य योजना में हर कार्य की शुरुआत और समापन तिथि को ट्रैक करने के लिए एक दृश्य तरीका के रूप में कार्य करती है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए बेसलाइन के रूप में इसका उपयोग कर सकते हैं कि आपकी टीम ट्रैक पर रहती है।

मील का पत्थर और यथार्थवादी देय तिथियां आपकी टीम को प्रेरित और लक्ष्य पर रखेगी- जो आपके प्रोजेक्ट को समय पर पूरा करने के लिए महत्वपूर्ण है।

चरण 6: अपनी कार्य योजना की निगरानी और संशोधन करें

आपके ऊपर रहने और परिवर्तनों के अनुकूल होने की आपकी क्षमता आपको एक महान प्रोजेक्ट मैनेजर बनाती है। यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी टीम की प्रगति की निगरानी करते हैं और आवश्यक होने पर योजना को संशोधित करते हैं।

सौभाग्य से, आपकी कार्य योजना पत्थर में सेट नहीं है। संभावित रूप से बदलती प्राथमिकताओं या समय सीमा को ट्रैक करने का सबसे अच्छा तरीका एक कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसे गतिशील उपकरण का उपयोग करना है। इस तरह, आप वास्तविक समय में डीओएस और निर्भरताओं को अपडेट कर सकते हैं, अपनी टीम को उसी पृष्ठ पर रखें, और आपकी कार्य योजना चल रही है।

कार्य योजना बनाम योजना बी बनाम परियोजना योजना बनाम टू-डू सूची

तो इन सभी अन्य योजनाओं और सूचियों से एक कार्य योजना वास्तव में कैसे भिन्न होती है? इसे एक बार और सभी के लिए साफ़ करने के लिए, हम यह बताने जा रहे हैं कि ये योजनाएं क्या हैं और आपकी टीम के प्रयासों को अधिकतम करने के लिए कौन सी योजना का उपयोग कब करें।

कार्य योजना बनाम योजना बी

आपने शर्तें एक्शन प्लान और प्लान b को एक दूसरे स्थान पर सुना होगा। लेकिन वास्तव में, एक कार्य योजना और योजना बी दो पूरी तरह से विभिन्न प्रकार की योजनाएं हैं। यहां बताया गया है कि उन्हें अलग कैसे करें:

आपकी कार्य योजना चीजों को बहुत विस्तार से रेखांकित करता है ताकि आप और आपकी टीम को पता है कि आपके लक्ष्य तक पहुंचने के लिए क्या कदम उठाने के लिए कदम उठाते हैं।

एक योजना बी एक माध्यमिक कार्य योजना है, एक वैकल्पिक रणनीति, यदि आपकी मूल योजना विफल हो जाती है तो आपकी टीम आवेदन कर सकती है। चाहे वह आंतरिक मुद्दे या बाहरी कारक होने के कारण एक प्लान बी सबसे खराब स्थिति परिदृश्य के लिए तैयार होने का एक शानदार तरीका है।

कार्य योजना बनाम परियोजना योजना

ए परियोजना योजना एक कार्य योजना की तुलना में थोड़ा अधिक जटिल है। परियोजना योजनाएं महत्वपूर्ण तत्वों के ब्लूप्रिंट हैं जो आपकी टीम को आपके प्रोजेक्ट लक्ष्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता है। एक परियोजना योजना में सात तत्व शामिल हैं:

लक्ष्यों और परियोजना के उद्देश्यों

सफलता मेट्रिक्स

हितधारकों तथा भूमिकाओं

दायरा तथा बजट

मील का पत्थर तथा वितरणयोग्य

समय तथा अनुसूची

संचार योजना

एक बार जब आप एक परियोजना योजना बना लेते हैं, तो इसे रेखांकित करने के लिए एक कार्य योजना का उपयोग करें और दस्तावेज करें कि आपकी टीम आपके कार्यों को कैसे निष्पादित करेगी और आपके लक्ष्यों को हिट करेगी। यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी टीम पर हर कोई जानता है कि उनकी जिम्मेदारियां क्या हैं और कब तक क्या किया जाए।

कार्य योजना बनाम टू-डू सूची

ए करने के लिए सूची आमतौर पर एकल कार्यों को लिखने के लिए उपयोग किया जाता है जो जरूरी नहीं कि एक आम लक्ष्य का कारण बनते हैं। टू-डू सूचियां प्रतिदिन बदल सकती हैं और कार्य योजनाओं की तुलना में बहुत कम व्यवस्थित हैं। एक कार्य योजना विशिष्ट चरणों का पालन करेगी और उन कार्यों को शामिल करेगी जो सभी एक आम लक्ष्य के पूरा होने का कारण बनती हैं।

सफलतापूर्वक अपनी कार्य योजना को कैसे कार्यान्वित करें

आप जानते हैं कि एक कार्य योजना कैसे बनाएं, लेकिन इसे सफलतापूर्वक कार्यान्वित करने के लिए, आपको सही उपकरणों का उपयोग करने की आवश्यकता है उन्हें सही ढंग से उपयोग करें। यह सुनिश्चित करने के लिए यहां हमारी शीर्ष पांच युक्तियां दी गई हैं कि आपकी कार्य योजना प्रभावी है:

कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें

अपने सभी कार्यों और समय-सारिणी को सत्य के एक केंद्रीय स्रोत में रखकर अपनी कार्य योजना को व्यवस्थित करें। कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर, जैसे यूडीएन कार्य प्रबंधक , आपकी कार्य योजना के लिए बिल्कुल सही है क्योंकि यह आपको लंबित कार्यों का ट्रैक रखने, कार्य स्वामित्व घोषित करने, निर्भरता असाइन करने और वास्तविक समय में अपनी टीम से जुड़ने की अनुमति देता है। अतुल्यकालिक रूप से ।

टेम्पलेट्स का उपयोग करें या बनाएं

एक टेम्पलेट बनाएं या उपयोग करें जो नोट्स, स्थिति, प्राथमिकता और स्वामित्व के साथ सभी कार्य वस्तुओं को सूचीबद्ध करता है। जब आप एक टेम्पलेट बनाते हैं जो आपके प्रोजेक्ट प्रकार को फिट करता है, तो आप इसे समय और समय फिर से पुन: उपयोग कर सकते हैं।

रीयल-टाइम अलर्ट सेट करें और निर्भरता असाइन करें

सुनिश्चित करें कि सभी एक्शन आइटम समयबद्ध हैं और आप निर्भरताओं को असाइन करते हैं। इस तरह, आपकी टीम प्रतिक्रिया दे सकती है जब कोई आइटम उनके लिए तैयार होता है और आसानी से ट्रैक करता है कि अन्य आइटम किस पर निर्भर हैं।

जब आप उन्हें पूरा करते हैं तो कार्रवाई आइटम की जाँच करें

जब कार्रवाई आइटम पूरा हो जाते हैं, तो उन्हें जांचें! सुनिश्चित करें कि यह हर किसी के लिए दृश्यमान है और वास्तविक समय में होता है, इसलिए अगले एक्शन आइटम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति जितनी जल्दी हो सके अपना काम शुरू कर सकता है।

देर से या लंबित कार्यों पर चर्चा करें