Hur man skapar en handlingsplan som driver resultat

Sammanfattning

En handlingsplan beskriver exakt hur du planerar att uppnå dina mål. Det är det perfekta sättet att tillvägagångssätt systematiskt och hålla ditt lag på målet. I den här artikeln kommer vi att täcka hur man skapar en handlingsplan i sex steg och hur man genomför det framgångsrikt. Dessutom, lära dig mer om skillnaderna mellan handlingsplaner, projektplaner och att göra-listor.

En handlingsplan är en populär projekthanteringsteknik som hjälper dig att skissera exakt hur du ska uppnå dina mål. Oavsett om du är mitt i ett strategiskt planeringsprojekt eller letar efter en tillförlitlig metod för att ställa in personliga utvecklingsmål - en handlingsplan är rätt verktyg för dig.

Vi ska visa dig hur du kan skapa den här tydliga färdplanen steg för steg och vilka andra verktyg du ska använda för att få ut det mesta av din handlingsplan. Låt oss dyka in.

Vem behöver en handlingsplan?

En handlingsplan är användbar för alla som planerar ett steg för steg. När du skapar en handlingsplan, beskriver du exakt vilka åtgärder du tar för att uppnå dina projektmål. Dessa planer kan hjälpa dig att organisera din till-dos och se till att du har all nödvändig information och resurser för att utföra dina mål.

Handlingsplaner används ofta istrategisk planering. Strategiska planer är tre till femåriga mål som hela organisationen arbetar mot. När du har skapat en strategisk plan kan du använda en handlingsplan för att skissera exakt hur du kommer att utföra mot dinStrategiska mål. Genom att göra det ger du ditt team en ram för att hålla reda på alla de enskilda uppgifter som de behöver slutföra för att nå det övergripande strategiska målet.

Men du kan skapa handlingsplaner för mer än bara strategisk planering. Använd det här verktyget för att nå dina mål på ett systematiskt sätt. Försök att konfigurera:

Affärshandlingsplan

Marknadsplan

Plan för korrigerande åtgärder

Försäljningshandlingsplan

Projekthandlingsplan

Personlig utvecklingsplan

Oavsett vilken typ av handlingsplan du skapar, se till att du skapar den i uppgiftshanteringsprogram. På det sättet kan du enkelt delaÅtgärdsposteroch tidslinjer med ditt team och spår slutförd till-dos. Istället för manuella statusuppdateringar och oklara leveranser har ditt team en central sanningskälla för allt de behöver göra för att slå sina mål.

Låt oss nu komma in i hur du kan skapa en handlingsplan som ökar ditt lags effektivitet och ansvarsskyldighet.

Steg 1: Ange ett smart mål

När det gäller att ställa in mål är klarhet den enskilt viktigaste kvaliteten. MedSmart målMetod, du kan försäkra dig om att ditt mål är klart definierat. Ange specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och tidsbundna mål för att dra nytta av denna taktik.

Till exempel kan ditt mål vara att leverera ditt nuvarande projekt (mätbart) på fyra månader (tidsbundna) utan överskridande (specifika). Förutsatt att detta mål är både uppnåeligt och realistiskt baserat på dina tillgängliga resurser är det ett bra smart mål att sätta för dig själv.

Steg 2: Identifiera uppgifter

Nu när ditt mål är klart definierat och skrivet ner, vill du identifiera de steg du måste ta för att nå den. Identifiera alla uppgifter som du och ditt lag måste slutföra för att nåmilstolparOch så småningom, huvudmålet.

Här är några exempel på uppgifter för olika typer av handlingsplaner:

Mål:Expand Team från sju till nio lagmedlemmar i juni.

Exempeluppgifter:

Möt med mänskliga resurser för att diskutera rekryteringskampanjen.

Skapa ett mallprojekt för att spåra kandidater.

Planera tre intervjuer per vecka.

Mål:Välj och ombord på nyttArbetshanteringsprogramvaratill hela företaget i slutet av Q2.

Uppgifter:

Ansöka om budgeten.

Skapa en utrullningsplan för q2.

Planera träning för lagmedlemmar.

Mål:Värd 5k välgörenhet kör i maj för att höja $ 15.000 för den lokala matbanken.

Uppgifter:

Hitta volontärer och bestämma ansvarsområden

Förbered marknadsföringsmaterial och PR-planer

Säkra sponsorer

Steg 3: Tilldela resurser

När du har skisserat alla dina uppgifter kan dufördela resurserLiksom lagmedlemmar, projektbudget eller nödvändig utrustning. Oavsett om det är tilldela lagmedlemmar till vissa uppgifter, tillämpa för en budget eller samla hjälpsamma verktyg - nu är det dags att förbereda alla dessa saker.

Ibland kan du inte allokera alla dina resurser innan du lägger din handlingsplan. Kanske måste du ansöka om finansiering först eller behöver verkställande godkännande innan du kan fortsätta med en uppgift. I så fall gör resursen ett åtgärdsobjekt i din plan så att du kan ta hand om det senare.

Steg 4: Prioritera uppgifter

När ditt lag är klart på deras prioriteringar, vet de vad som arbetar för att göra först och vilket arbete de kan omplacera om det behövs. Ingen handlingsplan är i sten, så det bästa sättet att bemyndiga ditt lag är att låta dem veta vilka uppgifter som har hög prioritet och vilka som är lite mer flexibla.

För att göra det här, sortera alla dina åtgärdsposter med prioritet och sekvens:

Prioritet:Viktiga och mindre viktiga uppgifter.

Sekvens:Order där uppgifter måste slutföras så att andra kan börja.

När du organiserar ochPrioritering av dina handlingsobjekt, du märker att vissa åtgärdsposter är beroende av andra. Med andra ord kan en uppgift inte börja tills den tidigare uppgiften är klar. Markera dessa beroenden och faktor sekvensen till din prioritering. När allt kommer omkring vill du undvika att skapa flaskhalsar eftersom ett åtgärdsobjekt som du anser vara mindre viktigt under planeringen, försenar nu ett högprioriterat föremål.

Steg 5: Ange tidsfrister och milstolpar

När ditt lag vet vad de arbetar mot, har de sammanhanget att effektivt prioritera arbete och motivationen för att få bra jobb gjort. Lagmedlemmar tenderar att vara mer motiverade när de direkt förstår hur deras arbete bidrar till större mål.

För att engagera dina lagkamrater från att gå, tilldela deadlines till alla handlingsobjekt och definieramilstolpar. Milstolpar markerar specifika punkter längs din tidslinje som identifierar när aktiviteter har slutförts eller när en ny fas börjar

Skapa en tidslinje ellerGanttdiagramFör att få en bättre översikt över dina prioriterade uppgifter, milstolpar och deadlines. Din tidslinje tjänar också som ett visuellt sätt att spåra start- och slutdatumet för varje uppgift i din handlingsplan. Du kan använda den som en baslinje för att se till att ditt team stannar på rätt spår.

Milstolpar och realistiska förfallodatum kommer att hålla ditt team motiverade och mål- vilket är avgörande för att slutföra projektet i tid.

Steg 6: Övervaka och revidera din handlingsplan

Din förmåga att hålla koll på och anpassa sig till förändringar är det som gör dig till en bra projektledare. Det är viktigt att du övervaka ditt team framsteg och revidera planen vid behov.

Lyckligtvis är din handlingsplan inte satt i sten. Det bästa sättet att spåra potentiellt förändrade prioriteringar eller tidsfrister är att använda ett dynamiskt verktyg som en arbetsledning programvara. På så sätt kan du uppdatera uppgifter och beroenden i realtid, hålla laget på samma sida, och din handlingsplan i rörelse.

Handlingsplan mot plan B vs projektplan vs att-göra-lista

Så hur exakt gör en handlingsplan skiljer sig från alla dessa andra planer och listor? För att klara upp detta en gång för alla, vi kommer att förklara vad dessa planer är och när man använder vilken plan för att maximera lagets insatser.

Handlingsplan mot plan B

Du kan ha hört villkoren handlingsplan och plan B används utbytbart. Men i själva verket är en handlingsplan och plan B två helt olika typer av planer. Så här berätta för dem:

Din handlingsplanSkisserar åtgärder i mycket detaljer så att du och ditt team vet exakt vilka steg att ta för att nå ditt mål.

En plan bÄr en sekundär handlingsplan, en alternativ strategi, att ditt lag kan ansöka om din ursprungliga plan misslyckas. Oavsett om det beror på ett internt problem eller en extern faktor som har en plan B är ett bra sätt att vara förberedd för det värsta scenariot.

Handlingsplan vs Project Plan

A projekt planär lite mer komplicerad än en handlingsplan. Projektplaner är ritningar av de viktigaste elementen som ditt team behöver uppnå för att framgångsrikt uppnå dina projektmål. En projektplan innehåller sju element:

Mål ochProjektmål

Framgångsmått

Intressenterochroller

Omfattningochbudget

Milstolparochleverans

Tidslinjeochschema

Kommunikationsplan

När du har skapat en projektplan, använd en handlingsplan för att skissera och dokumentera hur ditt lag kommer att utföra dina uppgifter och slå dina mål. Detta kommer att se till att alla på ditt lag vet vad deras ansvar är och vad de ska bli färdiga när.

Handlingsplan vs. till-do-lista

A att göra listaanvänds vanligtvis för att skriva ner enskilda uppgifter som inte nödvändigtvis leder till ett gemensamt mål. Att göra listor kan förändras dagligen och är mycket mindre organiserade än handlingsplaner. En handlingsplan följer specifika steg och inkluderar uppgifter som alla leder till slutförandet av ett gemensamt mål.

Hur man genomför din handlingsplan framgångsrikt

Du vet hur man skapar en handlingsplan, men för att genomföra det framgångsrikt måste du använda rätt verktyg använd dem korrekt. Här är våra bästa fem tips för att säkerställa att din handlingsplan är effektiv:

Använd uppgiftshanteringsprogramvara

Strömma din handlingsplan genom att hålla alla dina uppgifter och tidslinjer i en central källa till sanning. Uppgiftshanteringsprogramvara, som UDN Task Manager , är perfekt för din handlingsplan eftersom det låter dig hålla reda på pågående uppgifter, förklara uppgiftsägande, tilldela beroenden och ansluta till ditt team i realtid ellerasynkront .

Använd eller skapa mallar

Skapa eller använd en mall som listar alla åtgärdsposter med anteckningar, status, prioritet och ägande. När du skapar en mall som passar din projekttyp kan du återanvända tid och tid igen.

Ställ in realtidsvarningar och tilldela beroenden

Se till att alla åtgärdsposter är tidsbundna och att du tilldelar beroenden. På det sättet kan ditt lag reagera när ett objekt är klart för dem och enkelt spåra vilka andra föremål som är beroende av deras.

Kontrollera åtgärdsprodukter som du fyller i dem

När åtgärdsposter är färdiga, kolla av dem! Se till att det är synligt för alla och händer i realtid, så den person som ansvarar för nästa åtgärdsobjekt kan starta sitt arbete så snart som möjligt.

Diskutera sent eller pågående uppgifter

Om du stöter på problem eller förseningar, prata med ditt team för att avslöja potentiella flaskhalsar och hitta lösningar som håller handlingsplanen på rätt spår. Du kan lägga till anteckningar direkt i din handlingsplan eller ställa in samtal för att diskutera mer komplexa problem.

Klar, uppsättning, handlingsplan

Liksom Benjamin Franklin sa en gång: "Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas." Så planera att lyckas med en strukturerad handlingsplan och hjälpsamma verktyg somUDN Task ManagerS uppgiftshanteringsprogramvara.

Anslut och anpassa dig till ditt team i en central källa till sanning medan du bor tillräckligt flexibel för att revidera din handlingsplan när det behövs.