Cara membuat rencana aksi yang mendorong hasil

Ringkasan

Rencana tindakan menguraikan dengan tepat bagaimana Anda berencana untuk mencapai tujuan Anda. Ini adalah cara sempurna untuk mendekati tujuan secara sistematis dan menjaga tim Anda tepat sasaran. Pada artikel ini, kami akan mencakup cara membuat rencana aksi dalam enam langkah dan bagaimana menerapkannya dengan sukses. Plus, pelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara rencana aksi, rencana proyek, dan daftar tugas.

Rencana tindakan adalah teknik manajemen proyek yang populer yang membantu Anda menguraikan dengan tepat bagaimana Anda akan mencapai tujuan Anda. Apakah Anda berada di tengah-tengah proyek perencanaan strategis atau sedang mencari metode yang dapat diandalkan untuk menetapkan tujuan pengembangan pribadi - rencana aksi adalah alat yang tepat untuk Anda.

Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat membuat peta jalan yang jelas ini langkah demi langkah dan alat lain yang harus Anda manfaatkan untuk mendapatkan hasil maksimal dari rencana tindakan Anda. Mari selami.

Siapa yang butuh rencana aksi?

Rencana tindakan berguna bagi siapa saja yang merencanakan proses langkah demi langkah. Ketika Anda membuat rencana tindakan, Anda merinci tindakan apa yang akan Anda ambil untuk mencapai tujuan proyek Anda. Rencana-rencana ini dapat membantu Anda mengatur to-dos dan memastikan Anda memiliki semua informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda.

Rencana aksi sering digunakan diperencanaan strategis. Rencana strategis adalah tiga hingga lima tahun gol bahwa seluruh organisasi Anda bekerja. Setelah Anda membuat rencana strategis, Anda dapat menggunakan rencana tindakan untuk menguraikan dengan tepat bagaimana Anda akan mengeksekusi terhadap Andatujuan strategis. Dengan melakukan itu, Anda menyediakan tim Anda dengan kerangka kerja untuk melacak semua tugas individu yang perlu mereka selesaikan untuk mencapai tujuan strategis menyeluruh.

Tetapi Anda dapat membuat rencana aksi lebih dari sekadar perencanaan strategis. Gunakan alat ini untuk mencapai tujuan Anda secara sistematis. Coba pengaturan:

Rencana Aksi Bisnis

Rencana Tindakan Pemasaran

Rencana tindakan korektif

Rencana Aksi Penjualan

Rencana aksi proyek

Rencana Aksi Pengembangan Pribadi

Terlepas dari jenis rencana tindakan yang Anda buat, pastikan Anda membuatnya dalam perangkat lunak manajemen tugas. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah berbagibarang Aksidan jadwal dengan tim Anda dan lacak selesai ke-dos. Alih-alih pembaruan status manual dan hasil yang tidak jelas, tim Anda memiliki satu sumber utama kebenaran untuk semua yang perlu mereka lakukan untuk mencapai tujuan mereka.

Sekarang mari kita masuk ke bagaimana Anda dapat membuat rencana tindakan yang meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas tim Anda.

Langkah 1: Tetapkan tujuan cerdas

Ketika datang untuk menetapkan tujuan, kejelasan adalah kualitas paling penting. DenganSmart Goal.Metode, Anda dapat memastikan bahwa tujuan Anda didefinisikan dengan jelas. Tetapkan tujuan spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu untuk mendapat manfaat dari taktik ini.

Misalnya, tujuan Anda adalah untuk memberikan proyek Anda saat ini (terukur) dalam empat bulan (terikat waktu) tanpa overspinging (spesifik). Dengan asumsi tujuan ini dapat dicapai dan realistis berdasarkan sumber daya yang tersedia, ini adalah tujuan cerdas yang hebat untuk diatur sendiri.

Langkah 2: Identifikasi tugas

Sekarang tujuan Anda didefinisikan dengan jelas dan ditulis, Anda ingin mengidentifikasi langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk mencapainya. Identifikasi semua tugas yang Anda dan tim Anda harus lengkap untuk mencapaiTonggak sejarahDan, pada akhirnya, tujuan utama.

Berikut adalah beberapa contoh tugas untuk berbagai jenis rencana aksi:

Sasaran:Perluas tim dari tujuh hingga sembilan anggota tim pada bulan Juni.

Contoh tugas:

Bertemu dengan sumber daya manusia untuk membahas kampanye rekrutmen.

Buat proyek templat untuk melacak kandidat.

Jadwalkan tiga wawancara per minggu.

Sasaran:Pilih dan Onboard BARUPerangkat Lunak Manajemen Kerjake seluruh perusahaan pada akhir Q2.

Tugas:

Berlaku untuk anggaran.

Buat rencana roll-out untuk Q2.

Jadwalkan pelatihan untuk anggota tim.

Sasaran:Tuan rumah 5K Charity Run di Mei untuk mengumpulkan $ 15.000 untuk bank makanan lokal.

Tugas:

Temukan sukarelawan dan tentukan tanggung jawab

Siapkan Bahan Pemasaran dan Paket PR

Sponsor aman

Langkah 3: Alokasikan sumber daya

Setelah Anda menguraikan semua tugas Anda, Anda bisaalokasi sumber dayaSeperti anggota tim, anggaran proyek, atau peralatan yang diperlukan. Baik itu menugaskan anggota tim ke tugas-tugas tertentu, menerapkan anggaran, atau mengumpulkan alat yang bermanfaat - sekarang saatnya untuk mempersiapkan semua hal ini.

Kadang-kadang, Anda tidak dapat mengalokasikan semua sumber daya Anda sebelum membuat rencana aksi Anda bergerak. Mungkin Anda harus mengajukan permohonan untuk pendanaan terlebih dahulu atau membutuhkan persetujuan eksekutif sebelum Anda dapat melanjutkan dengan tugas. Dalam hal ini, buat sumber daya item tindakan dalam rencana Anda sehingga Anda dapat merawatnya nanti.

Langkah 4: Prioritaskan Tugas

Ketika tim Anda jelas pada prioritas mereka, mereka tahu apa pekerjaan yang harus dilakukan pertama dan pekerjaan apa yang dapat mereka jadwalkan jika perlu. Tidak ada rencana tindakan yang diatur dalam batu, jadi cara terbaik untuk memberdayakan tim Anda adalah memberi tahu mereka tugas apa yang memiliki prioritas tinggi dan mana yang sedikit lebih fleksibel.

Untuk membuat ini jelas, urutkan semua item tindakan Anda dengan prioritas dan urutan:

Prioritas:Tugas-tugas penting dan kurang penting.

Urutan:Memesan di mana tugas harus diselesaikan sehingga orang lain dapat memulai.

Saat Anda mengatur danmemprioritaskan item tindakan Anda, Anda akan melihat bahwa beberapa item tindakan tergantung pada orang lain. Dengan kata lain, satu tugas tidak dapat dimulai sampai tugas sebelumnya selesai. Sorot dependensi dan faktor urutan ke dalam prioritas Anda. Lagi pula, Anda ingin menghindari membuat hambatan karena item tindakan yang Anda anggap kurang penting selama perencanaan sekarang menunda item prioritas tinggi.

Langkah 5: Tetapkan tenggat waktu dan tonggak

Ketika tim Anda tahu apa yang mereka kerjakan, mereka memiliki konteks untuk secara efektif memprioritaskan pekerjaan dan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan besar. Anggota tim cenderung lebih termotivasi ketika mereka secara langsung memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan yang lebih besar.

Untuk melibatkan rekan tim Anda dari Go, tetapkan tenggat waktu untuk semua item tindakan dan mendefinisikanTonggak sejarah. Tonggak Milestones menandai titik-titik tertentu di sepanjang timeline proyek Anda yang mengidentifikasi ketika kegiatan telah selesai atau ketika fase baru dimulai

Buat garis waktu atauGantt Chart.Untuk mendapatkan ikhtisar yang lebih baik tentang tugas, tonggak, dan tenggat waktu Anda yang diprioritaskan. Timeline Anda juga berfungsi sebagai cara visual untuk melacak tanggal awal dan penyelesaian setiap tugas dalam rencana aksi Anda. Anda dapat menggunakannya sebagai baseline untuk memastikan tim Anda tetap di jalur.

Tonggak sejarah dan tanggal jatuh realistis akan membuat tim Anda termotivasi dan tepat sasaran - yang sangat penting untuk menyelesaikan proyek Anda tepat waktu.

Langkah 6: Monitor dan revisi Rencana Aksi Anda

Kemampuan Anda untuk tetap di atas dan beradaptasi dengan perubahan adalah apa yang membuat Anda menjadi manajer proyek yang hebat. Sangat penting bagi Anda untuk memonitor kemajuan tim Anda dan merevisi rencana bila perlu.

Untungnya, rencana aksi Anda tidak diatur dalam batu. Cara terbaik untuk melacak prioritas atau tenggat waktu yang berpotensi berubah adalah dengan menggunakan alat dinamis seperti perangkat lunak manajemen kerja. Dengan begitu, Anda dapat memperbarui ke-dos dan dependensi secara real time, menjaga tim Anda di halaman yang sama, dan rencana tindakan Anda bergerak.

Rencana Aksi vs Plan B vs Project Plan vs. daftar tugas

Jadi bagaimana tepatnya rencana tindakan berbeda dari semua rencana dan daftar lainnya? Untuk membersihkan ini sekali dan untuk semua, kita akan menjelaskan apa rencana ini dan kapan harus menggunakan rencana untuk memaksimalkan upaya tim Anda.

Rencana Aksi vs Plan B

Anda mungkin telah mendengar istilah rencana aksi dan rencana B digunakan secara bergantian. Tetapi pada kenyataannya, rencana aksi dan rencana B adalah dua jenis rencana yang sama sekali berbeda. Inilah cara memberitahu mereka terpisah:

Rencana Aksi AndaMenguraikan tindakan dalam banyak detail sehingga Anda dan tim Anda tahu persis langkah apa yang harus diambil untuk mencapai tujuan Anda.

Sebuah rencana B.adalah rencana tindakan sekunder, strategi alternatif, bahwa tim Anda dapat mendaftar jika rencana awal Anda gagal. Apakah itu karena masalah internal atau faktor eksternal - memiliki rencana B adalah cara yang bagus untuk dipersiapkan untuk skenario kasus terburuk.

Rencana Aksi vs Rencana Proyek

SEBUAHrencana proyeksedikit lebih rumit daripada rencana tindakan. Rencana proyek adalah cetak biru elemen-elemen kunci yang harus dilakukan tim Anda untuk berhasil mencapai tujuan proyek Anda. Rencana proyek mencakup tujuh elemen:

Tujuan dantujuan proyek

Metrik sukses

Stakeholder.danperan.

Cakupandananggaran

Tonggak sejarahdanKiriman

LinimasadanJadwal

Rencana komunikasi

Setelah Anda membuat rencana proyek, gunakan rencana tindakan untuk menguraikan dan mendokumentasikan bagaimana tim Anda akan menjalankan tugas Anda dan mengenai tujuan Anda. Ini akan memastikan bahwa semua orang di tim Anda tahu apa tanggung jawab mereka dan apa yang harus dilakukan kapan saja.

Daftar aksi vs. daftar tugas

SEBUAHdaftar tugasbiasanya digunakan untuk menuliskan tugas tunggal yang tidak selalu mengarah pada satu tujuan bersama. Daftar yang harus dilakukan dapat berubah setiap hari dan jauh lebih sedikit terorganisir daripada rencana aksi. Rencana tindakan akan mengikuti langkah-langkah tertentu dan memasukkan tugas-tugas yang semuanya mengarah pada penyelesaian tujuan bersama.

Cara menerapkan rencana tindakan Anda dengan sukses

Anda tahu cara membuat rencana tindakan, tetapi untuk mengimplementasikannya dengan sukses, Anda perlu menggunakan alat yang tepat Gunakan dengan benar. Berikut adalah lima tips utama kami untuk memastikan rencana tindakan Anda efektif:

Gunakan perangkat lunak manajemen tugas

Rampingkan rencana tindakan Anda dengan menjaga semua tugas dan jadwal Anda dalam satu sumber kebenaran pusat. Perangkat lunak manajemen tugas, seperti UDN Task Manager. , sangat cocok untuk rencana tindakan Anda karena memungkinkan Anda untuk melacak tugas yang tertunda, mendeklarasikan kepemilikan tugas, menetapkan dependensi, dan terhubung dengan tim Anda secara real time atausecara asinkron. .

Gunakan atau Buat Template

Buat atau gunakan templat yang mencantumkan semua item tindakan dengan catatan, status, prioritas, dan kepemilikan. Ketika Anda membuat templat yang sesuai dengan jenis proyek Anda, Anda dapat menggunakannya kembali berulang kali.

Siapkan peringatan waktu-nyata dan tetapkan dependensi

Pastikan semua item tindakan terikat waktu dan Anda menetapkan dependensi. Dengan begitu, tim Anda dapat bereaksi ketika suatu barang siap untuk mereka dan dengan mudah melacak barang-barang lain yang bergantung pada mereka.

Periksa item tindakan saat Anda menyelesaikannya

Ketika item tindakan selesai, periksa mereka! Pastikan itu terlihat oleh semua orang dan terjadi secara real time sehingga orang yang bertanggung jawab untuk item tindakan berikutnya dapat memulai pekerjaan mereka sesegera mungkin.

Diskusikan tugas terlambat atau tertunda

Jika Anda mengalami masalah atau penundaan, bicarakan dengan tim Anda untuk mengungkap hambatan potensial dan menemukan solusi yang menjaga rencana aksi di jalurnya. Anda dapat menambahkan catatan langsung ke dalam rencana tindakan Anda atau mengatur panggilan untuk membahas masalah yang lebih kompleks.

Siap, Set, Rencana Aksi

Seperti Benjamin Franklin pernah berkata: "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal." Jadi rencanakan untuk berhasil dengan rencana aksi terstruktur dan alat yang bermanfaat sepertiUDN Task Manager.Perangkat lunak manajemen tugas.

Terhubung dan selaraskan dengan tim Anda dalam sumber kebenaran sentral sambil tetap fleksibel untuk merevisi rencana tindakan Anda bila perlu.