Hoe een actieplan aan te maken dat resultaten opkomt

Overzicht

Een actieplan schetst nauwkeurig hoe u van plan bent om uw doelen te bereiken. Het is de perfecte manier om doelen systematisch te benaderen en je team op doel te houden. In dit artikel zullen we bestrijken hoe we een actieplan in zes stappen kunnen maken en hoe het met succes kan worden geïmplementeerd. Plus, leer meer over de verschillen tussen actieplannen, projectplannen en takenlijsten.

Een actieplan is een populaire projectmanagementtechniek die u helpt om precies te schetsen hoe u uw doelen zult bereiken. Of u nu in het midden van een strategisch planningsproject bent of op zoek bent naar een betrouwbare methode om persoonlijke ontwikkelingsdoelen in te stellen - een actieplan is de juiste tool voor u.

We gaan u laten zien hoe u deze duidelijke routekaart stap voor stap kunt maken en welke andere tools u zou moeten gebruiken om het meeste uit uw actieplan te halen. Laten we in duiken.

Wie heeft een actieplan nodig?

Een actieplan is handig voor iedereen die een stap voor stap proces plant. Wanneer u een actieplan maakt, gedetailleerd u precies welke acties u zult nemen om uw projectdoelen te bereiken. Deze plannen kunnen u helpen uw to-dos te organiseren en ervoor te zorgen dat u alle nodige informatie en middelen hebt om uw doelen te bereiken.

Actieplannen worden vaak gebruiktstrategische planning. Strategische plannen zijn drie tot vijf jaar doelen die uw hele organisatie aan het werk is. Zodra u een strategisch plan hebt gemaakt, kunt u een actieplan gebruiken om te schetsen hoe u tegen uw uitvoering wordt uitgevoerdstrategische doelen. Door dit te doen, biedt u uw team een ​​raamwerk om alle individuele taken die ze nodig hebben bij te houden om het overkoepelende strategische doel te bereiken.

Maar u kunt actieplannen maken voor meer dan alleen strategische planning. Gebruik deze tool om uw doelen op een systematische manier te bereiken. Probeer in te stellen:

Bedrijfsactieplan

Marketingactieplan

Corrigeer actieplan

Verkoopactieplan

Projectactieplan

Persoonlijk ontwikkelingsactieplan

Ongeacht het type actieplan dat u maakt, zorg ervoor dat u het maakt in taakbeheersoftware. Op die manier kunt u eenvoudig delenactie-artikelenen tijdlijnen met uw team en track voltooid aan-DOS. In plaats van handmatige statusupdates en onduidelijke deliverables, heeft uw team één centrale bron van waarheid voor alles wat ze nodig hebben om hun doelen te raken.

Laten we nu in de manier waarop je een actieplan kunt maken die de efficiëntie en verantwoording van je team verhoogt.

Stap 1: Stel een slim doel in

Als het gaat om het stellen van doelen, is duidelijkheid de belangrijkste kwaliteit. Met deSlim doelMethode, u kunt ervoor zorgen dat uw doel duidelijk is gedefinieerd. Stel specifieke, meetbare, haalbare, realistische en tijdgebonden doelstellingen om van deze tactiek te profiteren.

Je doel zou bijvoorbeeld kunnen zijn om je huidige project (meetbaar) in vier maanden (tijdgebonden) te leveren zonder te veel (specifiek). Ervan uitgaande dat dit doel zowel haalbaar als realistisch is op basis van uw beschikbare bronnen, is het een geweldig slim doel om voor uzelf in te stellen.

Stap 2: Identificeer taken

Nu uw doel duidelijk is gedefinieerd en opgeschreven, wilt u de stappen identificeren die u moet nemen om het te bereiken. Identificeer alle taken die u en uw team moeten voltooien om te bereikenmijlpalenen uiteindelijk het hoofddoel.

Hier zijn enkele voorbeelden van taken voor verschillende soorten actieplannen:

Doel:Breid het team uit van zeven tot negen teamleden in juni.

Voorbeeld taken:

Ontmoet de personele middelen om de rekruteringscampagne te bespreken.

Maak een sjabloonproject om kandidaten bij te houden.

Plan drie interviews per week.

Doel:Selecteer en aan boord nieuwWerkbeheersoftwareaan het hele bedrijf aan het einde van Q2.

Taken:

Aanvragen voor het budget.

Maak een uitrolplan voor Q2.

Schedule training voor teamleden.

Doel:Host 5k Charity Run in mei om $ 15.000 te verhogen voor de lokale voedselbank.

Taken:

Vind vrijwilligers en bepaal de verantwoordelijkheden

Bereid marketingmaterialen en PR-plannen voor

Beveiligde sponsors

Stap 3: Middelen toewijzen

Zodra je al je taken hebt geschetst, kun jeWijs middelen toezoals teamleden, projectbudget of benodigde apparatuur. Of het teamleden toewijst aan bepaalde taken, die een budget aanvragen of nuttige hulpmiddelen verzamelen - nu is het moment om al deze dingen voor te bereiden.

Soms kun je al je bronnen niet toewijzen voordat je je actieplan in beweging plaatst. Misschien moet je eerst een aanvraag indienen voor financiering of executive goedkeuring nodig hebben voordat je verder kunt gaan met een taak. Maak in dat geval de resource een actie-item in uw plan, zodat u er later voor kunt zorgen.

Stap 4: Prioritize taken

Wanneer je team duidelijk is over hun prioriteiten, weten ze wat het werk eerst te doen is en welk werk ze indien nodig kunnen opnieuw plannen. Er is geen actieplan in steen geplaatst, dus de beste manier om uw team in staat te stellen om hen te laten weten welke taken een hoge prioriteit hebben en welke een beetje flexibeler zijn.

Om dit duidelijk te maken, sorteer dan al uw actie-items op prioriteit en volgorde:

Prioriteit:Belangrijke en minder belangrijke taken.

Reeks:Bestellen waarin taken moeten worden voltooid, zodat anderen kunnen starten.

Wanneer u het organiseert enPrioriteit geven aan uw actie-items, je zult merken dat sommige actie-items afhankelijk zijn van anderen. Met andere woorden, één taak kan niet beginnen totdat de vorige taak is voltooid. Markeer deze afhankelijkheden en factor de volgorde in uw prioritering. U wilt immers vermijden om knelpunten te maken, omdat een actie-item dat u tijdens de planning minder belangrijk vindt, nu een hoog-prioriteit is.

Stap 5: Stel deadlines en mijlpalen in

Wanneer je team weet waar ze aan werken, hebben ze de context om het werk en de motivatie effectief te prioriteren om geweldig werk te krijgen. Teamleden hebben de neiging om meer gemotiveerd te zijn wanneer ze direct begrijpen hoe hun werk bijdraagt ​​aan grotere doelen.

Om uw teamgenoten in te schakelen vanuit de GO GO, wijst u deadlines toe aan alle actie-items en definiërenmijlpalen. Mijlpalen markeer specifieke punten langs uw project-tijdlijn die identificeren wanneer activiteiten zijn voltooid of wanneer een nieuwe fase start

Maak een tijdlijn ofGantt-diagramOm een ​​beter overzicht te krijgen van gewone taken, mijlpalen en deadlines. Uw tijdlijn dient ook als een visuele manier om de start- en voltooiingsdatum van elke taak in uw actieplan bij te houden. U kunt het gebruiken als een basislijn om ervoor te zorgen dat uw team op het goede spoor blijft.

Mijlpalen en realistische Diate Dia's houden uw team gemotiveerd en op doel - die cruciaal is om uw project op tijd te voltooien.

Stap 6: Monitor en herzie uw actieplan

Uw vermogen om op de top van te blijven en aan te passen aan wijzigingen is wat u een geweldige projectmanager maakt. Het is cruciaal dat u de voortgang van uw team bewaakt en het plan indien nodig herzien.

Gelukkig is je actieplan niet ingesteld in steen. De beste manier om potentieel veranderende prioriteiten of deadlines te volgen is om een ​​dynamisch hulpmiddel zoals een werkmanagementsoftware te gebruiken. Op die manier kunt u in realtime naar-DOS en afhankelijkheden bijwerken, uw team op dezelfde pagina houden en uw actieplan beweegt.

Actieplan versus Plan B vs. Projectplan versus takenlijst

Dus hoe verwijst een actieplan van al deze andere plannen en lijsten? Om dit eens en voor altijd op te ruimen, gaan we uitleggen wat deze plannen zijn en wanneer ze moeten gebruiken, welk plan de inspanningen van uw team kunnen maximaliseren.

Actieplan versus plan B

Mogelijk hebt u het actieplan en Plan B van het voorwaarden toegevoegd, door elkaar gebruikt. Maar in feite zijn een actieplan en plan B twee compleet verschillende soorten plannen. Hier is hoe ze ze uit elkaar kunnen vertellen:

Je actieplanSchetst acties in veel details, zodat u en uw team precies weten welke stappen te nemen om uw doel te bereiken.

Een plan bis een secundair actieplan, een alternatieve strategie, die uw team kan toepassen als uw oorspronkelijke plan mislukt. Of dat komt door een interne kwestie of een externe factor met een plan B is een geweldige manier om voorbereid te zijn op het worstcasescenario.

Actieplan versus projectplan

EENproject Planis een beetje ingewikkelder dan een actieplan. Projectplannen zijn blauwdrukken van de belangrijkste elementen die uw team moet bereiken om uw projectdoelen met succes te bereiken. Een projectplan bevat zeven elementen:

Doelen enprojectdoelen

Successtatistieken

Belanghebbenden en rollen

Domein en begroting

Mijlpalen en verkrijgbaar

Tijdlijn en schema

Communicatie plan

Als u eenmaal een projectplan hebt gemaakt, gebruikt u een actieplan om te schetsen en te documenteren hoe uw team uw taken uitvoert en uw doelen raakt. Dit zorgt ervoor dat iedereen in uw team weet wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat u moet doen wanneer.

Actieplan versus takenlijst

EENte doen lijstwordt meestal gebruikt om afzonderlijke taken op te schrijven die niet noodzakelijkerwijs leiden tot één gemeenschappelijk doel. Takenlijsten kunnen dagelijks veranderen en zijn veel minder georganiseerd dan actieplannen. Een actieplan zal specifieke stappen volgen en taken omvatten die allemaal leiden tot de voltooiing van een gemeenschappelijk doel.

Hoe u uw actieplan met succes implementeert

U weet hoe u een actieplan kunt maken, maar om het met succes te implementeren, moet u de juiste tools gebruiken gebruik ze correct. Hier zijn onze top vijf tips om ervoor te zorgen dat uw actieplan effectief is:

Gebruik taakbeheersoftware

Stroomlijn uw actieplan door al uw taken en tijdlijnen in één centrale bron van waarheid te houden. Taakbeheersoftware, zoals Udn taakmanager , is perfect voor uw actieplan, omdat u in afwachting van taken kunt bijhouden, de taakbezit wilt declareren, afhankelijkheden kunt toewijzen en contact kunt maken met uw team in realtime ofasynchroon .

Gebruik of maak sjablonen

Maak of gebruik een sjabloon die alle actie-items met notities, status, prioriteit en eigendom vermeldt. Wanneer u een sjabloon maakt die past bij uw projecttype, kunt u het tijd en tijd opnieuw hergebruiken.

Real-time waarschuwingen opzetten en afhankelijkheden toewijzen

Zorg ervoor dat alle actie-items tijdgebonden zijn en dat u afhankelijkheden toewijzen. Op die manier kan je team reageren wanneer een item klaar is voor hen en gemakkelijk bij te houden wat andere items afhangen van die van hen.

Controleer actie-items uit terwijl u deze voltooit

Wanneer actie-items zijn voltooid, controleert u deze af! Zorg ervoor dat het zichtbaar is voor iedereen en in realtime gebeurt, dus de persoon die verantwoordelijk is voor het volgende actie-item kan hun werk zo snel mogelijk beginnen.

Bespreek de late of in afwachting van taken

Als u problemen of vertragingen tegenkomt, praat dan met uw team om potentiële knelpunten te ontdekken en oplossingen te vinden die het actieplan op het goede spoor houden. U kunt Notes rechtstreeks in uw actieplan toevoegen of oproepen instellen om meer complexe problemen te bespreken.

Klaar, set, actieplan

Net als Benjamin Franklin zei ooit: "Als u niet plannen, bent u van plan faalt." Dus van plan om te slagen met een gestructureerd actieplan en nuttige hulpmiddelen zoalsUdn taakmanager'S Taakbeheersoftware.

Verbind en lijn met uw team in een centrale bron van waarheid tijdens het flexibel genoeg om uw actieplan indien nodig te herzien.