Comment créer un plan d'action qui conduit les résultats
Sommaire
Un plan d'action décrit précisément comment vous prévoyez d'accomplir vos objectifs. C'est le moyen idéal d'aborder systématiquement les objectifs et de garder votre équipe sur la cible. Dans cet article, nous couvrirons comment créer un plan d'action en six étapes et comment la mettre en œuvre avec succès. De plus, en savoir plus sur les différences entre les plans d'action, les plans de projet et les listes de tâches.
Un plan d'action est une technique de gestion de projet populaire qui vous aide à décrire exactement comment vous allez accomplir vos objectifs. Que vous soyez au milieu d'un projet de planification stratégique ou recherchez une méthode fiable pour définir des objectifs de développement personnel - un plan d'action est le bon outil pour vous.
Nous allons vous montrer comment créer cette feuille de route transparente étape par étape et quels autres outils vous devez utiliser pour tirer le meilleur parti de votre plan d'action. Plongons dans.
Qui a besoin d'un plan d'action?
Un plan d'action est utile pour toute personne planifiant un processus étape par étape. Lorsque vous créez un plan d'action, vous détachez exactement les actions que vous allez prendre pour atteindre vos objectifs de projet. Ces plans peuvent vous aider à organiser votre TO-DOS et à vous assurer que toutes les informations et ressources nécessaires pour accomplir vos objectifs.
Les plans d'action sont souvent utilisés dans planification stratégique . Les plans stratégiques sont des objectifs de trois à cinq ans que toute votre organisation travaille. Une fois que vous avez créé un plan stratégique, vous pouvez utiliser un plan d'action pour décrire exactement comment vous allez exécuter contre votre objectifs stratégiques . Ce faisant, vous fournissez à votre équipe un cadre pour suivre toutes les tâches individuelles dont ils ont besoin pour atteindre l'objectif stratégique global.
Mais vous pouvez créer des plans d'action pour plus que la planification stratégique. Utilisez cet outil pour atteindre vos objectifs de manière systématique. Essayez de configurer:
Plan d'action commercial
Plan d'action marketing
Plan de mesures correctives
Plan d'action de vente
Plan d'action du projet
Plan d'action de développement personnel
Quel que soit le type de plan d'action que vous créez, assurez-vous de la créer dans des logiciels de gestion des tâches. De cette façon, vous pouvez facilement partager éléments d'action et les délais avec votre équipe et votre piste complétées à DOS. Au lieu de mises à jour du statut manuel et de livrables peu clairs, votre équipe a une source de vérité centrale pour tout ce dont ils ont besoin de faire pour atteindre leurs objectifs.
Maintenant, voyons comment créer un plan d'action qui augmente l'efficacité et la responsabilisation de votre équipe.
Étape 1: Définir un objectif intelligent
En ce qui concerne la définition des objectifs, la clarté est la meilleure qualité la plus importante. Avec le Objectif intelligent Méthode, vous pouvez assurer que votre objectif est clairement défini. Définissez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et liés au temps bénéficier de cette tactique.
Par exemple, votre objectif pourrait être de délivrer votre projet actuel (mesurable) en quatre mois (lié à l'heure) sans trop de dépendance (spécifique). En supposant que cet objectif soit à la fois réalisable et réaliste basé sur vos ressources disponibles, c'est un grand objectif intelligent de se préparer pour vous-même.
Étape 2: Identifier les tâches
Maintenant que votre objectif est clairement défini et écrit, vous voudrez identifier les étapes que vous devez prendre pour l'atteindre. Identifiez toutes les tâches que vous et votre équipe avez besoin pour atteindre jalons et, éventuellement, l'objectif principal.
Voici quelques exemples de tâches pour différents types de plans d'action:
But: Développez l'équipe de sept à neuf membres de l'équipe avant juin.
Exemple de tâches:
Rencontrer des ressources humaines pour discuter de la campagne de recrutement.
Créez un projet de modèle pour suivre les candidats.
Planifiez trois entretiens par semaine.
But: Sélectionner et embarqué neuf Logiciel de gestion de travail[dix]à toute la société à la fin du Q2.
Tâches:
Demander le budget.
Créez un plan de déploiement pour Q2.
Planification de la formation pour les membres de l'équipe.
But: House 5K Charity Run en mai pour recueillir 15 000 $ pour la banque alimentaire locale.
Tâches:
Trouvez des volontaires et déterminez les responsabilités
Préparer des documents marketing et des plans de relations publiques
Sécurité des sponsors
Étape 3: allouer des ressources
Une fois que vous avez décrit toutes vos tâches, vous pouvez allouer des ressources comme les membres de l'équipe, le budget de projet ou le matériel nécessaire. Qu'il s'agisse d'attribuer des membres de l'équipe à certaines tâches, de demander un budget ou de rassembler des outils utiles - est maintenant le temps de préparer toutes ces choses.
Parfois, vous ne pouvez pas affecter toutes vos ressources avant de mettre votre plan d'action en mouvement. Peut-être que vous devez demander un financement d'abord ou avoir besoin d'approbation exécutive avant de pouvoir passer à une tâche. Dans ce cas, rendez-vous à la ressource un élément d'action dans votre plan afin que vous puissiez en prendre soin plus tard.
Étape 4: Prioriser les tâches
Lorsque votre équipe est claire sur leurs priorités, ils savent quel travail faire d'abord et quel travail ils peuvent reprogrammer si nécessaire. Aucun plan d'action n'est défini dans la pierre, de sorte que le meilleur moyen d'autonomiser votre équipe est de leur faire savoir quelles tâches ont une priorité élevée et lesquelles sont un peu plus flexibles.
Pour que cela soit clair, triez tous vos éléments d'action par la priorité et la séquence:
Priorité: Tâches importantes et moins importantes.
Séquence: L'ordre dans lequel les tâches doivent être terminées afin que d'autres puissent commencer.
Quand vous organisez et Donner la priorité à vos actions d'action , vous remarquerez que certains éléments d'action dépendent des autres. En d'autres termes, une tâche ne peut pas commencer tant que la tâche précédente n'est pas terminée. Mettez en surbrillance ces dépendances et facteur de la séquence dans votre hiérarchisation. Après tout, vous souhaitez éviter de créer des goulots d'étranglement, car un élément d'action que vous avez jugé moins important pendant la planification est maintenant de retarder un élément hautement prioritaire.
Étape 5: Définir des délais et des jalons
Lorsque votre équipe sait ce qu'ils travaillent, ils ont le contexte de prioriser efficacement le travail et la motivation pour faire un bon travail. Les membres de l'équipe ont tendance à être plus motivés lorsqu'ils comprennent directement comment leur travail contribue à des objectifs plus importants.
Pour engager vos coéquipiers à partir de l'issue Go, attribuez des délais à tous les articles d'action et définissez jalons . Les jalons marquent des points spécifiques sur votre chronologie de votre projet qui identifient lorsque des activités ont été complétées ou lorsqu'une nouvelle phase commence.
Créer une chronologie ou diagramme de Gantt Pour obtenir un meilleur aperçu de vos tâches hiérarchisées, des jalons et des délais. Votre calendrier sert également de manière visuelle de suivre la date de début et d'achèvement de chaque tâche de votre plan d'action. Vous pouvez l'utiliser comme une ligne de base pour vous assurer que votre équipe reste sur la bonne voie.
Les jalons et les dates d'échéance réalistes garderont votre équipe motivée et sur la cible, ce qui est crucial pour compléter votre projet à temps.
Étape 6: Surveillez et réviser votre plan d'action
Votre capacité à rester au-dessus et à vous adapter aux changements est ce qui fait de vous un grand chef de projet. Il est crucial que vous surveilliez les progrès de votre équipe et de réviser le plan si nécessaire.
Heureusement, votre plan d'action n'est pas situé dans la pierre. La meilleure façon de suivre des priorités ou des délais changeants potentiellement consiste à utiliser un outil dynamique comme un logiciel de gestion de travail. De cette façon, vous pouvez mettre à jour les DOS et les dépendances en temps réel, gardez votre équipe sur la même page et votre plan d'action en mouvement.
Plan d'action vs. Plan B vs. Plan de projet vs. Liste de tâches à faire
Alors, comment exactement un plan d'action diffère de tous ces autres plans et listes? Pour effacer cela une fois pour toutes, nous allons expliquer ce que ces plans sont et quand utiliser quel plan pour maximiser les efforts de votre équipe.
Plan d'action vs. plan b
Vous avez peut-être entendu le plan d'action des termes et le plan B utilisé de manière interchangeable. Mais en fait, un plan d'action et un plan B sont deux types de plans complètement différents. Voici comment les distinguer:
Votre plan d'action Décrit les actions dans beaucoup de détails pour que vous et votre équipe connaissez exactement les étapes à prendre pour atteindre votre objectif.
Un plan b est un plan d'action secondaire, une stratégie alternative, que votre équipe puisse postuler si votre plan d'origine échoue. Que ce soit en raison d'un problème interne ou d'un facteur externe - ayant un plan B constitue un excellent moyen d'être préparé pour le pire des cas.
Plan d'action vs. Plan de projet
Buts et objectifs du projet
Metrics de réussite
Les parties prenantes et les rôles
Portée et budget
Jalons et livrables
Chronologie et programme
Plan de communication
Une fois que vous avez créé un plan de projet, utilisez un plan d'action pour décrire et documenter la manière dont votre équipe exécutera vos tâches et frappera vos objectifs. Cela garantira que tout le monde sur votre équipe sache quelles sont leurs responsabilités et de quoi être faites lorsque.
Plan d'action contre liste à faire
UNE liste de choses à faire est généralement utilisé pour écrire des tâches simples qui ne conduisent pas nécessairement à un objectif commun. Les listes à faire peuvent changer quotidiennement et sont beaucoup moins organisées que les plans d'action. Un plan d'action suivra des étapes spécifiques et inclure des tâches qui conduisent tous à l'achèvement d'un objectif commun.
Comment mettre en œuvre votre plan d'action avec succès
Vous savez comment créer un plan d'action, mais afin de la mettre en œuvre avec succès, vous devez utiliser les bons outils. utilisez-les correctement. Voici nos cinq premiers conseils pour que votre plan d'action soit efficace:
Utiliser un logiciel de gestion des tâches
Rationalisez votre plan d'action en conservant toutes vos tâches et toutes vos tâches dans une source de vérité centrale. Logiciel de gestion de tâches, comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] , est parfaite pour votre plan d'action car il vous permet de garder une trace des tâches en attente, de déclarer la propriété des tâches, d'assigner des dépendances et de vous connecter à votre équipe en temps réel ou asynchroneusement .
Utiliser ou créer des modèles
Créez ou utilisez un modèle qui répertorie tous les éléments d'action avec des notes, un statut, une priorité et une propriété. Lorsque vous créez un modèle qui correspond à votre type de projet, vous pouvez la réutiliser du temps et de l'heure à nouveau.
Configurez des alertes en temps réel et attribuez des dépendances
Assurez-vous que tous les éléments d'action sont liés au temps et que vous affectez des dépendances. De cette façon, votre équipe peut réagir lorsqu'un article est prêt pour eux et suivre facilement ce que les autres articles dépendent de leur part.
Vérifiez les éléments d'action éteint comme vous les complétez
Lorsque des éléments d'action sont terminés, vérifiez-les! Assurez-vous qu'il est visible pour tout le monde et se passe en temps réel afin que la personne responsable de l'action suivante puisse commencer leur travail dès que possible.
Discuter des tâches tardives ou en attente
Si vous rencontrez des problèmes ou des retards, parlez à votre équipe pour découvrir des goulots d'étranglement potentiels et trouver des solutions qui maintiennent le plan d'action sur la bonne voie. Vous pouvez ajouter des notes directement dans votre plan d'action ou mettre en place des appels pour discuter de problèmes plus complexes.
PRÊT, SET, Plan d'action
Comme Benjamin Franklin, une fois dit: "Si vous échouez de planifier, vous envisagez d'échouer." Alors envisagez de réussir avec un plan d'action structuré et des outils utiles comme Gestionnaire de tâches UDN[dix]Le logiciel de gestion des tâches.
Connectez-vous et alignez votre équipe dans une source de vérité centrale tout en restant suffisamment flexible pour réviser votre plan d'action si nécessaire.
