Panduan Ultimate untuk pemodelan proses bisnis

Ingin meningkatkan keseluruhan produktivitas organisasi Anda?

Sebelum Anda memulai, luangkan waktu untuk menganalisis kesenjangan antara kondisi kinerja yang ada dan yang diinginkan. Jika tidak ada, tepuk dirimu di belakang. Jika ada, saatnya untuk mencari cara untuk menutupnya dan membuat tim Anda lebih dekat dengan standar kinerja ideal Anda.

Untuk mencapai pertumbuhan bisnis yang konsisten dan stabil, karyawan membutuhkan gambaran yang jelas tentang cara kerja organisasi. Tahukah Anda bahwa menggunakan alat visual dapat menyebabkan peningkatan23% -89%dalam kinerja manusia? Memanfaatkan alat grafis dapat merangsang imajinasi kita dan meningkatkan hasil individu dan tim.

Artikel ini akan mengeksplorasi bagaimana pemodelan proses bisnis dapat membantu mengilustrasikan dan meningkatkan alur kerja internal organisasi Anda dan, pada gilirannya, meningkatkan produktivitas tim.

Apa itu pemodelan proses bisnis?

Pemodelan proses bisnis (BPM) adalah aManajemen Proses BisnisTeknik yang menggambarkan alur kerja internal organisasi untuk membantu mengidentifikasi bidang untuk perbaikan. Ini memanfaatkan berbagai teknik representasi grafis seperti diagram aliran data, diagram alur,Gantt Charts., dll.

Kebanyakan alat pemodelan proses bisnis membantu dalam memetakan dua negara untuk setiap proses:

Anda dapat menggunakan pena dan kertas kuno atau spreadsheet untuk proses pemodelan, tetapi memiliki alat pemodelan proses bisnis khusus dapat membantu.

Mengapa menggunakan pemodelan proses bisnis?

Setiap perusahaan ingin mencapai hasil terbaik dan secara konsisten beroperasi pada efisiensi puncak. Dengan merangkul pemodelan proses, organisasi memiliki kesempatan untuk melihat lebih dalam pada proses internal dan alur kerja mereka.

Memetakan proses dalam tim manfaat format visual karena mereka dapat dengan jelas melihat pentingnya dan struktur setiap alur kerja. Ini memberi mereka posisi yang lebih baik dari mana untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk merampingkan proses. Berikut adalah lima alasan lagi mengapa suatu organisasi harus mempertimbangkan untuk menggunakan pemodelan proses bisnis.

Menyelaraskan strategi dengan tujuan bisnis

Tidak ada strategi yang dapat bekerja dengan baik kecuali jika itu selaras dengan tujuan dan sasaran perusahaan secara keseluruhan. Pemodelan proses memastikan tim bekerja dalam kerangka kerja organisasi yang lebih luas.

Teknik pemodelan proses mengeksplorasi alasan 'mengapa' apapuntugasdilakukan dalam proses tertentu. Mereka mengevaluasi apakah tugas itu diperlukan atau jika itu dapat dilakukan untuk mengoptimalkan proses bisnis yang lebih luas.

Meningkatkan efisiensi proses

Dalam templat pemodelan proses, setiap tugas diwakili langkah demi langkah, memungkinkan tim untuk memahami bagaimana sumber daya dapat dioptimalkan.

Penyelesaian simulasi terperinci ini mengidentifikasi potensi bottleneck yang kemudian dapat dihapus untuk meningkatkan proses bisnis.

Meningkatkan komunikasi tim internal

Karena bakat manusia adalah salah satunyaSumber daya paling pentingUntuk sukses, Anda harus membantu staf berkomunikasi lebih baik untuk kinerja dan produktivitas optimal.

Komunikasi tim internal sangat penting untuk kegiatan seperti:

Tingkatkan daya saing pasar

Inovasi dapat membuat atau melanggar bisnis.Risettelah membuktikan bahwa organisasi yang sangat inovatif memiliki rata-rata pendapatan tahunan 11% lebih tinggi dan pendapatan 22% lebih tinggi sebelum pajak bunga, depresiasi, dan amortisasi (EBITDA) daripada perusahaan yang tidak berinovasi.

Dengan merangkul pemodelan proses, perusahaan akan dapat tetap tangguh dalam lanskap bisnis dinamis dan menanganiUbah Manajemenlebih efektif.

Menumbuhkan praktik terbaik.

Apakah Anda mengelola perusahaan menengah atau besar? Anda mungkin memiliki beberapa tim yang melakukan proses yang sama secara berbeda. Membuat desain proses standar memastikan bahwa seluruh perusahaan mengikuti praktik terbaik yang sama.

Apakah ada teknik pemodelan bisnis yang berbeda?

Ada lebih dari 12 jenis teknik BPM yang berbeda. Sementara beberapa telah dicoba dan diuji selama beberapa dekade, yang lain relatif baru. Di bawah ini, kami melihat lebih dekat pada beberapa teknik pemodelan proses yang paling banyak digunakan dan diterima.

Teknik Flowchart

Flowcharts menggambarkan proses bisnis menggunakan berbagai bentuk dan simbol. Satu diagram alur biasanya memamerkan alur kerja independen dalam tata letak terperinci. Jika tim Anda ingin mewakili proses bisnis yang lengkap, mereka perlu mengkonsolidasikan beberapa diagram alur ke dalam satu desain.

Setiap tim akan memiliki metode sendiri untuk merancang diagram alur, tetapi mereka dapat dibuat menggunakan pena dan kertas, alat pemodelan proses bisnis khusus, atau serbagunaperangkat lunak manajemen alur kerja .

Diagram Aliran Data

Diagram aliran data (DFD) secara grafis merupakan aliran informasi dari satu proses ke proses lain, memerankan saling ketergantungan di antara mereka.

Dikembangkan olehEdward Yourdon., DFD adalah teknik pemodelan proses yang berfokus pada data dengan penerapan terbatas dalam pemodelan proses bisnis yang kompleks yang lebih berfokus pada kegiatan yang dilakukan atau dilakukan.

IPO Model.

Teknik input-proses-output (IPO) adalah grafik dunia nyata yang digunakan untuk mengkategorikan input dan output tertentuproses. Dalam metode ini, ada tiga elemen utama:

Diagram Sipoc adalah kerangka pemodelan proses bisnis di mana para pemangku kepentingan penting mengklasifikasikan elemen-elemen paling penting dari peningkatan proses ke dalam kategori berikut:

Sipoc adalah sinonim yang diterima secara global dan bagian dariKerangka Kerja Six Sigma. .

Gantt Charts.

SEBUAHGantt Chart.adalah prosedur pemodelan proses di mana kegiatan yang kompleks dibagi menjadi sub-kegiatan yang lebih kecil, terkait dengan saling ketergantungan.

Gantt Charts.sangat cocok untuk mewakili kegiatan bisnis dengan tenggat waktu yang lebih ketat karena mereka dengan cepat membiarkan tim tahu tugas yang tertunda dan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Gunakan mereka untuk menghentikan tugas-tugas penting dari tergelincir melalui retakan dan menjaga pemodelan proses Andaproyekdi jalur.

Di diagram

Teknik evaluasi dan tinjau program (NAKAL) Diagram adalah salah satu teknik pemodelan proses yang paling global diterima.

Diagram PERT adalah ilustrasi sederhana yang menggambarkan garis waktu yang akurat untuk menyelesaikan proses bisnis. Tim Pemodelan Proses dapat mengukur estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis dan semua tugasnya.

Diagram Bahasa Pemodelan Unified (UML)

Unified Modeling Language (UML) awalnya dirancang untuk proses pengembangan perangkat lunak, tetapi dengan aspeknya yang kuat dan kasus penggunaan dinamis, sekarang menjadi alat pemodelan proses yang sangat populer dan diterima secara global.

Diagram UML adalah teknik pemodelan proses multi-dimensi yang menggambarkan hubungan dekat antara elemen dan sistem proses bisnis.

Dengan lebih dari 14 diagram UML dalam sirkulasi, menafsirkannya membutuhkan keahlian dan praktik yang signifikan. Diagram ini meliputi:

Memperkenalkan model proses bisnis dan notasi

Model dan notasi proses bisnis (BPMN) adalah kerangka visual yang menggunakan elemen dan simbol standar untuk mewakili proses bisnis.

BPMN adalah salah satu cara terbaik untuk membuat pemodelan proses bisnis lebih mudah bagi semua pemangku kepentingan proyek. Simbol yang telah ditentukan rata-rata berarti bahwa semua anggota tim yang bekerja pada model proses bisnis akan dapat memahami proses proses. Mari kita lihat empat elemen utama BPMN:

Aliran objek

Benda aliran di BPMN mengacu pada fondasi visual primer yang menguraikan sifat dancakupandari proses bisnis: peristiwa, kegiatan, dan gateway.

Kegiatan: Kegiatan mengalir objek yang memulai, mengubah, atau mengakhiri proses bisnis. Pemicu aktivitas yang berbeda dapat:

Acara.: Acara adalah tugas spesifik yang dijalankan oleh individu atau sistem dan diilustrasikan menggunakan persegi panjang dengan tepi melengkung. Tugas-tugas ini dapat mencakup loop, kompensasi, beberapa instance dan sub-proses.

Gateway.: Gateway adalah poin pengambilan keputusan berdasarkan kondisi atau peristiwa yang diwakili dalam bentuk berlian. Objek aliran ini dapat didasarkan pada beberapa peristiwa atau beragam titik data.

Benda artefak.

Objek artefak adalah elemen yang menambah nuansa rinci untuk memproses diagram pemodelan. Pengembang dapat menambahkan salah satu dari tiga jenis artefak seperti objek data, anotasi atau grup.

Objek data: Objek data mewakili data paling penting yang diperlukan untuk melakukan aktivitas tertentu.

Kelompok: Grup menyelaraskan tugas dalam proses bisnis secara rasional tanpa mengubah aliran diagram.

Anotasi: Anotasi menambahkan beragam aspek ke bagian diagram.

Koneksi

Objek yang menghubungkan bergabung dengan data primer dengan informasi relevan lainnya untuk mengelola aliran proses secara keseluruhan. Objek-objek ini dapat mengatur urutan tugas dan dapat berupa asosiasi, arus pesan, atau arus urutan.

Asosiasi: Asosiasi digambarkan menggunakan garis putus-putus dan menghubungkan teks atau artefak ke aktivitas, gateway atau acara.

Urutan aliran: Aliran urutan menghubungkan objek yang mengklasifikasikan kegiatan yang harus dilakukan. Mereka diilustrasikan dengan aliran default atau kondisional dalam garis lurus.

Aliran pesan: Objek aliran pesan bergabung bersama berbagai peristiwa atau tugas yang berbeda di kolam yang berbeda. Mereka termasuk pesan yang melampaui keterbatasan organisasi, tim, atau departemen. Aliran pesan diambil dalam garis putus-putus dimulai dengan lingkaran dan berakhir dengan panah.

Swimlanes.

Swimlanes Group Business Modeling Essentials ke dalam kolam dan jalur.

Jalur: Lanes mewakili tugas-tugas yang termasuk dalam kolam tertentu untuk peran atau kontributor individu. Melakukan ini membantu garis besar tanggung jawab dan akuntabilitas untuk bagian tertentu dari proses tersebut.

Kolam: Sebuah kolam merujuk pada anggota primer dari proses bisnis. Departemen, tim, atau perusahaan yang berbeda dapat diilustrasikan dalam kumpulan terpisah dalam proses yang sama.

Proses Pemetaan vs Proses Pemodelan: Apa bedanya?

Meskipun banyak tim menggunakan pemetaan proses bisnis dan pemodelan proses secara bergantian, mereka tidak sama.

Salah satu kesamaan terbesar adalah bahwa pemodelan proses dan pemetaan proses adalah bagian dari konsep manajemen proses bisnis yang lebih luas. Kedua istilah ini juga mendukung dalam mendefinisikan proses bisnis.

Namun, pemetaan bisnis adalah alat yang menekankan mendokumentasikan proses yang ada, sementara pemodelan proses menggambarkan seperti apa proses bisnis yang ideal atau bagaimana hal itu harus dilakukan. Pemetaan proses bersifat statis dan tidak memiliki ruang lingkup untuk mengelola agen perubahan. Pemodelan proses memungkinkan tim mencerminkan dan beradaptasi dengan perubahan dalam proses atau lingkungannya yang lebih luas.

Jika Anda ingin memamerkan beragamStakeholder.Perspektif dalam inisiatif peningkatan bisnis Anda, alat pemodelan proses dapat membantu tim Anda mengilustrasikan sudut pandang yang berbeda. Tim menggunakan pemodelan proses biasanya memusatkan komunikasi dengan aSumber kebenaran tunggal. Di sisi lain, tim yang memilih proses pemetaan berakhir dengan berbagai variasi satu proses. Melakukan ini mahal dan tidak perlu, dan dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan.

Pemetaan proses akan cocok jika diperlukan evaluasi sekali proses bisnis. Tetapi jika tim Anda menginginkan aset reusable jangka panjang yang memaksimalkan siklus hidup proses, pemodelan proses bisnis akan memberikan ROI yang lebih baik.

Cara Melakukan Pemodelan Proses Bisnis

Jika Anda ingin merampingkan alur kerja internal dan meningkatkan produktivitas tim, BPM harus pada daftar tugas Anda.

Tidak ada teknik pemodelan satu ukuran semua - kuncinya adalah memahami tujuan keseluruhan yang ingin dicapai oleh tim dengan menyelesaikan latihan ini.

Berikut ini adalah rencana tiga langkah sederhana yang dapat membantu tim Anda melakukan pemodelan proses bisnis dengan sukses.

Mendokumentasikan proses as-is

Sebelum memulai pemodelan proses bisnis, pastikan tim Anda mendokumentasikan proses lengkap seperti berdiri. Mereka dapat menggunakan apa pun yang mereka nikmati untuk melakukan ini, seperti notepad sederhana atau yang kuatperangkat lunak pemodelan bisnis .

Identifikasi apa yang dapat ditingkatkan

Setelah tim mencantumkan proses saat ini dengan jelas, saatnya mengidentifikasi kemacetan, masalah, dan inefisiensi yang mengganggu. Mempreseksi anggota tim Anda untuk bertukar pikiran dengan mengajukan pertanyaan penting seperti:

Desain proses yang ideal

Setelah hasil langkah sebelumnya sudah ada, masukkan tindakan. Kembangkan versi proses yang lebih baru dan lebih efisien dengan memasukkan semua temuan.

Dengan menggunakan metode pemodelan proses ini dalam penyelarasan dengan kerangka kerja manajemen proses bisnis (BPM) dapat membuat proses bisnis perusahaan Anda lebih efisien.

Tips atas untuk Merencanakan Proyek Pemodelan Proses Bisnis

Apakah Anda siap memulai proyek pemodelan proses bisnis? Ada banyak langkah kecil tapi penting yang dapat memastikan bahwa tim Anda diatur untuk kesuksesan BPM.

Tetap sederhana tetapi detail

Bahkan spesialis pemodelan proses yang paling berkualitas cenderung membuat kesalahan umum ini: dalam menyederhanakan proses tertentu, mereka akhirnya meninggalkan beberapa langkah paling vital. Sederhana itu baik, tetapi pastikan tim Anda tidak ketinggalan detail yang lebih baik.

Pemodelan bisnis adalah upaya kolaboratif yang melibatkan banyak pemangku kepentingan yang memiliki pendapat, interpretasi, dan tingkat pemahaman yang berbeda. Tim yang menciptakan grafik pemodelan dapat mengasumsikan detail yang lebih kecil ini tidak signifikan dan gagal mendokumentasikannya.

Namun, bagi tim menilai diagram pemodelan, poin-poin ini mungkin penting dalam memahami proses dan membuat rekomendasi yang berharga untuk perbaikan.

Memanfaatkan perangkat lunak BPM yang cocok

Pemodelan proses bisnis jauh lebih dari sekadar diagram. Setiap elemen, bentuk, dan simbol dalam model proses bisnis memiliki makna tertentu. Masing-masing dari mereka menguraikan proses atau tindakan tertentu.

Seorang yang kuatPerangkat lunak BPMsepertiUDN Task Manager.Mendukung standar pemodelan proses bisnis canggih generasi baru BPMN 2.0.UDN Task Manager.Menyediakan semua yang dibutuhkan tim Anda untuk proyek pemodelan proses yang sukses, termasuk asupan standar, mempercepat proses internal dengan otomatisasi, dan mengoptimalkan proses dengan dasbor kustom.

Buat judul yang tepat yang mengklarifikasi niat pengguna

Ketika perusahaan Anda memiliki proyek pemodelan proses yang sedang berlangsung, Anda harus memastikan bahwa itu sederhana dan mudah dipahami untuk semua pemangku kepentingan. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan membuat judul yang tepat yang mengklarifikasi niat pengguna dan mengarah pada tindakan yang diinginkan.

Inilah contoh pemodelan proses yang menunjukkan cara melakukan ini. Untuk tindakan tertentu yang mewakili sebagian dari uang yang digunakan untuk proses tertentu, judulnya dapat menjadi "pemanfaatan anggaran" agar mudah dipahami untuk semua pemangku kepentingan.

Berikan beragam opsi

Mungkin ada beberapa cara untuk merampingkan proses tertentu. Hanya menambahkan judul ke opsi alternatif tidak akan membantu - pastikan tim Anda menguraikan dan menggambarkan rute alternatif untuk optimasi juga.

Ingatlah bahwa tujuan seluruh proses pemodelan proses bisnis adalah untuk meningkatkan proses, bahkan jika itu berarti memilih jalur yang berbeda.

Proses Standarisasi menggunakan template premade

Dimulai denganUDN Task Manager.Premade.Model proses bisnisTemplat dapat menghemat sumber daya perusahaan, usaha dan waktu yang berharga.

Tim Anda dapat menyesuaikan template untuk setiap proyek transformasi digital alih-alih menggunakan pendekatan ad-hoc berdasarkan pengalaman sebelumnya.

Apa alat pemodelan proses yang tersedia untuk proyek pemodelan proses bisnis?

Tim dapat membuat model prosesnya sepenuhnya di atas kertas atau bahkan spreadsheet.

Namun, memanfaatkan alat pemodelan proses bisnis otomatis memungkinkan tim Anda mendigitalkan proses dan mengaturnya untuk sukses.

Menemukan area untuk perbaikan lebih mudah dengan perangkat lunak pemodelan proses bisnis.

Berikut adalah beberapa alat pemodelan proses yang dapat membantu tim Anda Excel pada proyek pemodelan proses.

Tallyfy.

Jika tim Anda berjuang untuk menemukan versi terbaru dari dokumen penting atau menghabiskan waktu berjam-jam mendokumentasikan proses, pilih alat manajemen proses sepertiTallyfy. .

Gunakan Tallyfy untuk melacak kemajuan, mengotomatiskan tugas-tugas monoton, dan menghemat jam kerja manual. Ini menggunakan platform seluler-pertama, memberikan umpan intelijen bisnis real-time (BI), dan memiliki fitur-fitur terkemuka di industri seperti Single Sign-on.

Bizagi.

Boost Process Compliance dan tingkatkan keunggulan kompetitif untuk perusahaan Anda dengan alat otomasi proses cerdas seperti Bizagi.

Bizagi menyatukan otomasi proses robotik, kecerdasan buatan, dan otomatisasi proses digital untuk mengatur, mengotomatiskan, dan mengintegrasikan proses bisnis.

Memfasilitasi otomatisasi pemodelan proses ujung ke ujung dengan mengatur orang, sistem, dan proses untuk membuat alur kerja yang lebih optimal, akurat, dan lincah.

ProcessMaker.

Mendukung tim Anda dalam menciptakan dan menggunakan proses bisnis berkode rendah dengan BPM Pemenang Penghargaan Pemenang Penghargaan ProcessMaker dan perangkat lunak otomasi digital.

ProcessMaker membantu Anda menghilangkan silo departemen, meminimalkan upaya manual, dan meningkatkan visibilitas kemajuan di seluruh perusahaan.

Alat pemodelan proses yang sesuai BPMN 2.0 ini memungkinkan anggota tim untuk dengan cepat membuat poin keputusan, seret dan lepas tugas, dan menambahkan pengguna, formulir, dan lainnya.

SmartDraw.

Perlu alat diagram pintar untuk tim Anda? Dengan mesin pemformatan cerdas SmartDraw, anggota tim Anda akan dapat membuat, mengedit, dan menerbitkan diagram dalam sekejap dengan lebih dari 4500 templat dan 34.000 simbol.

SmartDraw juga memiliki fungsionalitas unik dan unik-unggul yang dapat secara otomatis mengubah ukuran bentuk agar sesuai dengan bentuk diagram yang diberikan. Tim dapat menggunakannya untuk membuat diagram kelas, grafik organisasi dengan ekstensi bawaan, atau menghasilkan manifes dan meningkatkan diagram.

MengapaUDN Task Manager.adalah perangkat lunak pemodelan proses yang Anda butuhkan

Perusahaan tidak bisa hanya "mengatur dan melupakan" proses bisnis mereka dalam lanskap yang terus berubah saat ini. Mereka perlu terus meninjau tugas-tugas yang berfungsi saat memotong yang tidak.

Perangkat lunak pemodelan proses bisnis sepertiUDN Task Manager.Bisa jadi sangat cocok untuk organisasi Anda, berapa pun ukurannya.

Meminimalkan kemacetan proses dan meningkatkan optimasi sumber daya dengan menggunakanUDN Task Manager.untuk meningkatkan produktivitas di seluruh tim. Mengotomatiskan persetujuan internal, streamline prosesalur kerja, dan mengarahkan hasil yang lebih baik denganUDN Task Manager. 'S Perangkat lunak manajemen proses bisnis .

Memberdayakan tim Anda dengan kemampuan integrasi dinamis dan alat pelaporan khusus untuk dengan mudah mencapai tujuan pemodelan proses mereka. Mulai proyek pemodelan proses Anda berikutnya hari ini dengan auji coba dua minggu gratis .