Panduan 6 langkah untuk pertemuan persyaratan untuk kesuksesan proyek

Ringkasan

Persyaratan Gathering adalah proses mengidentifikasi persyaratan pasti proyek Anda dari awal hingga akhir. Proses ini terjadi selama fase inisiasi proyek, tetapi Anda akan terus mengelola persyaratan proyek Anda di seluruh timeline proyek. Dalam bagian ini, kita akan menguraikan proses pengumpulan persyaratan dan menjelaskan bagaimana waktu untuk fokus pada persyaratan pengumpulan dapat menyebabkan hasil proyek yang sukses.

Pertemuan persyaratan mungkin tampak jelas, tetapi jarang menerima perhatian penuh yang layak. Seperti peregangan sebelum berolahraga atau menyikat gigi sebelum tidur, itu adalah tugas sederhana yang sering diabaikan.

Tetapi konsekuensi dari mengabaikan hal-hal yang tampaknya mudah ini dapat menyebabkan cedera, rongga, atau, dalam kasus manajemen proyek, risiko proyek.

Dalam bagian ini, kita akan menguraikan proses pengumpulan persyaratan dan menjelaskan bagaimana waktu untuk fokus pada persyaratan pengumpulan dapat menyebabkan hasil proyek yang sukses.

Apa yang dikumpulkan persyaratan dalam manajemen proyek?

Persyaratan Gathering adalah proses mengidentifikasi persyaratan pasti proyek Anda dari awal hingga akhir. Proses ini terjadi selamainisiasi proyekfase tetapi Anda akan terus mengelola persyaratan proyek Anda di seluruhTimeline Project. .

Pertemuan persyaratan biasanya terjadi selamaSingkat proyekatauPertemuan Kick-Off Awal .

Beberapa pertanyaan meliputi:

Berapa lama jadwal proyek kami?

Siapa yang akan terlibat dalam proyek ini?

Risiko apa yang dapat kita hadapi dalam proyek ini?

Persyaratan pertemuan seharusnya tidak kompleks, tetapi itu adalah komponen penting dari apa punrencana proyek .

Persyaratan 6 langkah proses pengumpulan

Untuk mengumpulkan kebutuhan Anda, gunakan proses enam langkah berikut. Setelah selesai, Anda harus memiliki dokumen persyaratan yang komprehensif yang menguraikan sumber daya yang Anda butuhkan untuk bergerak maju melaluifase proyek .

Langkah 1: Tetapkan peran

Langkah pertama dalam pertemuan persyaratan adalah untuk menetapkan peran dalam proyek Anda. Ini saat Anda mengidentifikasiPemangku kepentingan Proyek .

Seorang pemangku kepentingan adalah siapa pun yang berinvestasi dalam proyek ini, apakah mereka mitra internal atau eksternal. Misalnya, seorang pelanggan adalah pemangku kepentingan eksternal, sementara manajer departemen atau anggota dewan adalah pemangku kepentingan internal. Mengidentifikasi peran ini terlebih dahulu akan membantu Anda menentukan siapa yang harus menganalisis Andaruang lingkup proyekkemudian.

Peran lain termasukmanajer proyek , Administrator proyek, desainer, penguji produk, dan pengembang. Orang-orang ini dapat membantu Anda mengidentifikasi persyaratan dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan proyek Anda.

Meskipun Anda mungkin merasa tergoda untuk melompat headfirst ke proyek Anda dan mulai mendaftarkan semua hal yang Anda tahu Anda perlu, ini bisa menjadi kesalahan. Memperlambat dan tetap berpegang pada proses dan Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk mencegahrisiko proyek .

Langkah 2: Bertemu dengan Stakeholder

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda, bertemu dengan mereka untuk mendapatkan gagasan tentang apa yang mereka harapkan untuk keluar dari proyek. Memahami apa yang menginginkan pemangku kepentingan karena mereka pada akhirnya membuat Anda membuat hasilkan Anda.

Beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan meliputi:

Apa tujuan Anda untuk proyek ini?

Menurut Anda apa yang akan membuat proyek ini berhasil?

Apa kekhawatiran Anda tentang proyek ini?

Apa yang Anda inginkan dari produk atau layanan ini akan melakukannya?

Perubahan apa yang akan Anda rekomendasikan tentang proyek ini?

Para pemangku kepentingan adalah orang-orang yang akhirnya Anda kembangkan untuk proyek, sehingga Anda harus mengajukan pertanyaan kepada mereka bahwa Anda dapat membantu Anda membuat daftar persyaratan Anda.

Langkah 3: Kumpulkan dan dokumen

Langkah tiga dalam proses terjadi pada saat yang sama dengan langkah dua. Anda akan mengumpulkan informasi saat Anda mengajukan pertanyaan pemangku kepentingan Anda. Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan semua yang Anda bisa, jadi miliki semua jawaban yang Anda butuhkan untuk memulai proyek Anda.

GunakanAlat Manajemen Proyek.untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi ini. Dengan begitu, Anda dapat menyimpan rencana proyek, persyaratan proyek, dan komunikasi proyek semuanya di satu tempat. Beberapa contoh dari apa yang Anda dapat mendokumentasikan meliputi:

Jawaban Pemangku Kepentingan untuk Pertanyaan Wawancara

Pertanyaan pemangku kepentingan

Permintaan pemangku kepentingan

Komentar Pemangku Kepentingan

Pertanyaan dan komentar yang muncul selama wawancara

Anda tidak perlu menggunakan setiap jawaban yang Anda terima, tetapi memiliki semua yang didokumentasikan dapat membantu Anda melihat semua perspektif pemangku kepentingan Anda, yang akan membantu Anda dengan manajemen persyaratan.

Langkah 4: Daftar Asumsi dan Persyaratan

Sekarang setelah Anda menyelesaikan proses asupan, buat rencana manajemen persyaratan Anda berdasarkan informasi yang Anda kumpulkan.

Pertimbangkan pertanyaan yang awalnya Anda atur untuk dijawab selama proses pengumpulan persyaratan. Kemudian, gunakan untuk membuat tujuan persyaratan Anda, termasuk:

Panjang Jadwal Proyek:Anda dapat memetakan timeline proyek Anda menggunakan aGantt Chart.dan gunakan untuk memvisualisasikan persyaratan proyek yang bergantung padatonggak proyek. Beberapa persyaratan akan berlaku untuk durasi penuh proyek, sedangkan yang lain hanya dapat berlaku selama fase proyek yang berbeda. Misalnya, Anda memerlukan anggaran spesifik untuk gaji anggota tim di seluruh proyek, tetapi Anda hanya perlu bahan tertentu selama tahap terakhir timeline proyek Anda.

Orang-orang yang terlibat dalam proyek ini:Identifikasi persis anggota tim mana yang akan terlibat dalam proyek Anda, termasuk berapa banyak desainer, pengembang, atau manajer Anda harus mengeksekusi setiap langkah. Orang adalah bagian dari persyaratan proyek Anda karena jika Anda tidak memiliki anggota tim yang Anda butuhkan, Anda tidak akan dapat menyelesaikan proyek tepat waktu.

Risiko Proyek:Memahami Risiko Proyek Anda adalah bagian penting dari mengidentifikasi persyaratan proyek. GunakanDaftar RisikoUntuk menentukan risiko mana yang memiliki prioritas tertinggi, seperti umpan balik pemangku kepentingan, penundaan waktu, dan kurangnya anggaran. Kemudian, jadwalkan sesi brainstorming dengan tim Anda untuk mencari cara untuk mencegah risiko ini.

SukaTujuan Cerdas., persyaratan proyek Anda harus dapat ditindaklanjuti, terukur, dan dapat dikuantifikasi. Cobalah untuk masuk ke detail sebanyak mungkin ketika mendaftar anggaran proyek, timeline, sumber daya yang diperlukan, dan tim.

Langkah 5: Dapatkan Persetujuan

Setelah Anda memformalkan persyaratan proyek Anda, Anda akan membutuhkan persetujuan dari para pemangku kepentingan untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan pengguna. Membesarkan hatikomunikasidapat juga mencegahLingkup creep.Dengan memastikan para pemangku kepentingan Anda mengetahui batas-batas proyek sejak awal. Anda kemudian dapat melanjutkan dengan Andarencana implementasi, yang mungkin termasuk mengakuisisi sumber daya dan merakit tim.

Langkah 6: Monitor Kemajuan

Bagian terakhir dari proses ini adalahMemantau kemajuan proyek Anda. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacakanggaran proyekdan persyaratan lain saat Anda bergerak melalui eksekusi proyek. Manfaat dari perangkat lunak manajemen proyek adalah Anda dapat melihat perubahan pada proyek Anda secara real-time dan mengambil tindakan segera ketika semuanya serba salah.

Persyaratan Teknik Pengumpulan

Sementara proses dasar pertemuan persyaratan melibatkan meminta pemangku kepentingan atas masukan mereka, kadang-kadang pemangku kepentingan tidak akan tahu apa yang terbaik untuk suatu proyek. Dalam kasus-kasus itu, Anda bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk memahami apa yang seharusnya dilakukan persyaratan proyek Anda.

Untuk memastikan Anda sepenuhnya siap untuk siklus hidup proyek, Anda dapat menggunakan teknik penelitian berikut.

Kuisioner:Kuesioner dapat bermanfaat jika Anda perlu mengajukan pertanyaan kepentingan yang sama di seluruh papan. Bagikan kuesioner dengan pemangku kepentingan di muka, dan beri mereka waktu untuk menjawab pertanyaan tentang persyaratan proyek, untuk memastikan tidak ada yang meninggalkan apa pun. Sementara kuesioner dapat menjadi cara berharga untuk mengumpulkan persyaratan, mereka tidak terlalu efektif bagi para pemangku kepentingan eksekutif, yang mungkin terlalu sibuk untuk mengisinya.

Gunakan skenario kasus:Skenario penggunaan kasus adalah deskripsi tertulis tentang bagaimana Anda berpikir anggota tim Anda akan menjalankan proyek. Skenario ini dapat mencakup siapa yang terlibat dalam proyek, apa yang Anda harapkan mereka lakukan, dan langkah-langkah yang akan mereka ambil untuk mencapai tujuan proyek Anda. Berbagi skenario use case memberi pemangku kepentingan sebagai gambaran yang jelas tentangPROYEK ROADMAP.dan hasil yang direncanakan. Stakeholder kemudian memiliki sesuatu untuk ditanggapi jika kasus penggunaan tidak memenuhi harapan mereka.

Pemetaan pikiran:Pemetaan pikiran adalah bentuk visual brainstorming yang sangat membantu untuk menilai persyaratan proyek apa yang Anda butuhkan. Di tengah-tengah peta pikiran Anda, letakkan utama Andatujuan proyek. Dalam gelembung bercabang dari tujuan utama, daftar kategori hal yang Anda butuhkan. Ketika peta terus bercabang, Anda dapat memasukkan lebih detail dengan kebutuhan Anda sampai Anda telah menangkap semua persyaratan proyek Anda.

Prototyping:Wawancara para pemangku kepentingan Anda mungkin tidak berhasil jika mereka tidak tahu persis apa yang mereka inginkan dari proyek. Dalam hal ini, cobalah membuat prototipe untuk menunjukkan pemangku kepentingan seperti apa potensi dapat dilihat. Ini dapat membantu para pemangku kepentingan Anda menentukan apa yang mereka lakukan dan tidak suka sehingga Anda dapat mengidentifikasi persyaratan yang tepat yang perlu Anda luncurkan proyek.

Jika tidak ada teknik ini yang merasa cukup benar, lihat alat online lain untuk juga membantu Anda mengumpulkan informasi, sepertiPapan ide, kelompok fokus, cerita pengguna, atau aTemplate keputusan matriks .

Mengapa persyaratan berkumpul penting?

Pertemuan persyaratan lebih dari manfaat untuk proyek Anda - ini penting. Bisakah Anda mengingat mengapa proyek terakhir yang tidak berhasil yang Anda tangani tidak berjalan dengan baik? Apakah Anda kehabisan sumber daya atau mengatasi anggaran? Apakah Anda meremehkan waktu Anda harus menyelesaikan proyek? Ini adalah risiko proyek yang dapat Anda cegah saat mengikuti proses pengumpulan persyaratan.

Ada banyak manfaat dari pertemuan persyaratan, yang meliputi:

Meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan:Ketika Anda mengikuti proses pengumpulan persyaratan yang efektif, Anda meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan dengan memberikan lebih banyak hasil proyek pada target. Stakeholder Anda akan senang ketika mereka tahu apa yang diharapkan dengan proyek Anda.

Meningkatkan tingkat keberhasilan proyek:Persyaratan Gathering juga meningkatkan tingkat keberhasilan proyek Anda karena semakin disiapkan kepada Anda untuk proyek Anda yang akan datang, semakin kecil kemungkinan Anda akan menghadapi risiko proyek.

Mengurangi biaya proyek:Menemui risiko proyek dapat menyebabkan peningkatan biaya proyek. Dengan menghindari risiko ini, Anda dapat mengurangi biaya dan tetap dalam anggaran. Anda dapat dimengerti tidak ingin menghabiskan lebih banyak uang untuk proyek daripada yang diperlukan, jadi ini adalah manfaat besar dari persyaratan yang berkumpul.

Streamline Persyaratan berkumpul dengan perangkat lunak manajemen proyek

Persyaratan Gathering adalah bagian penting dari perencanaan proyek. Apakah Anda sedang mewawancarai pemangku kepentingan atau melakukan jenis penelitian lain untuk mengkompilasi daftar persyaratan proyek Anda, memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang dapat menampung semua informasi Anda dan memindahkannya dengan mulus ke fase berikutnya akan berjalan jauh.

Ketika para pemangku kepentingan Anda dan anggota tim Anda berbagi akses, Anda dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dari proyek mulai untuk menyelesaikan dan mengurangi kemungkinan kemunduran.