プロジェクトの成功のための要求集まりのための6ステップガイド

概要

要件収集は、あなたのプロジェクトの正確な要件を開始から終了まで識別するプロセスです。このプロセスはプロジェクト開始フェーズ中に発生しますが、プロジェクトのタイムライン全体でプロジェクトの要件を管理し続けます。この作品では、要件収集プロセスを概説し、要件の収集に焦点を当てるのに時間がかかる方法を説明します。

要件集の集まりは一目瞭然に見えるかもしれませんが、それが値する完全な注意を受けていません。ベッドの前にあなたの歯を運動させるかあなたの歯を磨く前にストレッチのように、それは見落とされることが多いという単純な仕事です。

しかし、これらの一見直接的なことを無視するという結果は、怪我、キャビティ、またはプロジェクト管理の場合には、プロジェクトリスクをもたらす可能性があります。

この作品では、要件収集プロセスを概説し、要件の収集に焦点を当てるのに時間がかかる方法を説明します。

プロジェクト管理における要件収集は何ですか？

要件収集は、あなたのプロジェクトの正確な要件を開始から終了まで識別するプロセスです。このプロセスは中に行われますプロジェクトの開始Phaseではなく、全体のプロジェクトの要件を管理し続けるでしょうプロジェクトタイムライン 。

要件収集は通常、その間に起こりますプロジェクト概要説明書 また 初期キックオフ会 。

いくつかの質問は次のとおりです。

私たちのプロジェクトスケジュールはどのくらいの期間になりますか？

誰がプロジェクトに関わるでしょうか？

このプロジェクトではどのようなリスクがありますか？

要件収集は複雑ではありませんが、それはどれかの重要な要素です。プロジェクト計画 。

6ステップ要件収集プロセス

要件を集めるには、次の6段階のプロセスを使用してください。終了したら、あなたが前進する必要があるリソースの概要を概説する包括的な要件文書を持つべきです。プロジェクトフェーズ 。

ステップ1：ロールを割り当てます

要件収集の最初のステップは、プロジェクト内の役割を割り当てることです。これはあなたがあなたを識別するときですプロジェクトのステークホルダー 。

ステークホルダーは、彼らが内部または外部のパートナーかどうかにかかわらず、プロジェクトに投資された人です。たとえば、顧客は外部のステークホルダーですが、部門マネージャまたはボードメンバーは内部ステークホルダーです。これらの役割を特定する最初にあなたが誰があなたを分析すべきかを決定するのに役立ちますプロジェクト範囲 後で

他の役割にはプロジェクトマネージャ 又 プロジェクト管理者、デザイナー、製品テスター、および開発者。これらの人々は、プロジェクトの目標を回会するために必要な要件とリソースを特定するのに役立ちます。

あなたがあなたのプロジェクトに頭を飛び越えてあなたが知っているすべてのことをリストすることを始めようと思っているかもしれませんが、これは間違いになる可能性があります。遅くしてプロセスに固執すると、あなたは防止の可能性が高いでしょうプロジェクトリスク 。

ステップ2：利害関係者と会う

あなたがあなたのプロジェクトの利害関係者を識別したら、彼らがプロジェクトから抜け出すことを望んでいることの考えを得るために彼らと会う。最終的にあなたがあなたの成果物を作成しているものであるので、どのような利害関係者が問題を望んでいるかを理解してください。

あなたが尋ねることができるいくつかの質問は次のとおりです：

このプロジェクトの目標は何ですか？

このプロジェクトを成功させると思いますか？

このプロジェクトについてのあなたの懸念は何ですか？

この製品やサービスがまだそうではないことをどう思いますか？

このプロジェクトについてどのような変更をお勧めしますか。

ステークホルダーはあなたが最終的にプロジェクトを開発している人々ですので、あなたがあなたの要件のリストを作成するのに役立つ質問をするべきです。

ステップ3：集まって文書化します

ステップ3はステップ2と同時に行われます。あなたがあなたの利害関係者の質問をするときに情報を集めるでしょう。目標はあなたができることすべてを文書化することです、それであなたがプロジェクトを始めるために必要なすべての答えを持ってください。

使う プロジェクト管理ツールこの情報を収集して文書化する。そうすれば、プロジェクト計画、プロジェクトの要件、およびプロジェクトコミュニケーションを一箇所に保管することができます。あなたが文書かもしれないもののいくつかの例は次のとおりです。

ステークホルダーインタビューの質問への回答

ステークホルダーの質問

ステークホルダーリクエスト

ステークホルダーのコメント

インタビュー中に発生する質問とコメント

あなたが受け取るすべての答えを使用する必要はありませんが、文書化されているすべてを持つことはあなたがあなたのすべてのステークホルダーの展望を見るのを助けることができます。

ステップ4：仮定と要件をリストします

吸気プロセスを完了したので、収集した情報に基づいて、要件管理計画を作成しました。

要件収集プロセス中に最初に回答した質問を検討してください。その後、それらを使用して要求の目標を作成します。

プロジェクトスケジュールの長さ：Aを使用してプロジェクトのタイムラインをマップすることができますガントチャートそしてそれを使用して、それに依存するプロジェクト要件を視覚化するプロジェクトマイルストーン。いくつかの要件はプロジェクトの全期間に適用されますが、他の人は異なるプロジェクトフェーズ中にのみ適用される可能性があります。たとえば、プロジェクト全体を通してチームメンバーの給与のための特定の予算が必要ですが、プロジェクトのタイムラインの最後の段階で特定の資料を必要とします。

プロジェクトに関わる人々：すべてのデザイナー、開発者、または管理者がすべてのステップを実行する必要があるのか​​を含む、どのチームメンバーがプロジェクトに関わるかを正確に識別します。あなたがあなたが必要とするチームメンバーがないならば、人々はあなたのプロジェクト要件の一部です、あなたは時間通りにプロジェクトを完了することができないでしょう。

プロジェクトリスク：プロジェクトのリスクを理解することは、プロジェクトの要件を特定するための重要な部分です。使うリスク登録利害関係者のフィードバック、タイムラインの遅延、および予算の欠如など、どのリスクが最も高いかを判断するため。次に、チームとブレインストーミングセッションをスケジュールしてこれらのリスクを防ぐ方法を把握してください。

お気に入りスマートゴール、あなたのプロジェクト要件は実用的、測定可能、そして定量化可能であるべきです。プロジェクト予算、タイムライン、必要なリソース、チームを表示するときは、できるだけ細かく詳細に入ってください。

ステップ5：承認を得る

プロジェクトの要件を正式化すると、ユーザーのニーズを満たすようにステークホルダーからの承認が必要です。励ましてコミュニケーションまた防ぐことができますスコープクリープ利害関係者が最初からプロジェクトの限界を知っていることを確認することによって。その後、あなたに進むことができます実行計画これには、リソースを取得し、チームを組み立てることが含まれます。

ステップ6：進捗状況を監視します

プロセスの最後の部分あなたのプロジェクトの進行状況を監視する。 Project Management Softwareを使用してあなたの追跡できますプロジェクト予算プロジェクトの実行を経ても他の要件。プロジェクト管理ソフトウェアの利点は、リアルタイムでプロジェクトへの変更を見ることができ、物事がうんざりするときに即時の行動を起こすことができるということです。

要件収集技術

要件収集の基本的なプロセスは彼らの入力のための利害関係者に尋ねることを含みますが、ステークホルダーはプロジェクトに最適なものを知りません。そのような場合は、プロジェクトの要件を理解するために必要な情報を収集する責任があります。

あなたがプロジェクトライフサイクルのために完全に準備されていることを確認するために、次の研究技術を使用することができます。

アンケート：あなたが利害関係者に会堂を越えて同じ質問をする必要があるなら、アンケートは有益であり得る。アンケートを事前にステークホルダーと共有し、プロジェクトの要件に関する質問に答える時間を与えて、誰もが残らないようにします。アンケートは要件を集めるための貴重な方法である可能性がありますが、彼らはエグゼクティブの利害関係者にとってはあまり効果的ではありません。

ユースケースシナリオ：ユースケースシナリオは、チームメンバーがプロジェクトを実行する方法の説明書の説明です。これらのシナリオには、プロジェクトに関与しているのか、あなたがすることを期待しているもの、そしてプロジェクトの目標を達成するために彼らが取るステップを含めることができます。ユースケースのシナリオを共有することは、利害関係者にの明確な図を提供しますプロジェクトロードマップそして計画された成果物。その後、ステークホルダーはユースケースが彼らの期待を満たしていない場合に対応するものを持っています。

マインドマッピング：マインドマッピングはブレインストーミングの視覚的な形式であり、それはあなたが必要とするプロジェクト要件を評価するのに特に役立つ。あなたの心マップの中心に、あなたのメインを置くプロジェクトの目的。泡の中で主な目的から分岐して、必要なもののカテゴリをリストします。マップが分岐し続けるにつれて、プロジェクトのすべての要件を取り込むまで、必要に応じてより詳細に詳細を含めることができます。

プロトタイピング：あなたの利害関係者にインタビューが、彼らがプロジェクトの外に欲しいものを正確に知らないならば成功しないかもしれません。その場合は、潜在的な成果物がどのように見えるかをステークホルダーに表示するためのプロトタイプを作成してください。これはあなたの利害関係者が彼らが何をするのかを定義するのを助けることができ、あなたがプロジェクトを起動するために必要な正確な要件を特定することができます。

これらのテクニックのどれもかなり正しいと感じる場合は、他のオンラインツールをチェックして、情報を収集するのに役立ちます。アイデアボード、フォーカスグループ、ユーザーストーリー、または決定マトリックステンプレート 。

要件の集まりが重要なのはなぜですか？

要件収集はあなたのプロジェクトにとって有益以上のものです - それは不可欠です。あなたが扱う最後に失敗したプロジェクトがうまくいかなかったのは覚えていますか？あなたはリソースを使い果たしましたか、または予算上に行きましたか？あなたはプロジェクトを完成させる必要がある時間を過小評価しましたか？これらは、要件収集プロセスに従うときに防止できるプロジェクトリスクです。

要件収集の多くの利点があります。

ステークホルダーの満足度を向上させる：効果的な要件収集プロセスに従うと、ターゲットのプロジェクトの成果物を提供することで利害関係者の満足度を向上させます。あなたのステークホルダーはあなたのプロジェクトに何を期待すべきか知っているときに幸せになるでしょう。

プロジェクトの成功率を高める：要件収集もあなたのプロジェクトの成功率を上げますあなたがあなたの今後のプロジェクトのために準備されているので、あなたがプロジェクトリスクに遭遇する可能性が低い可能性が低いためです。

プロジェクトコストを削減します。プロジェクトリスクの発生は、プロジェクトコストの増加につながる可能性があります。これらのリスクを避けることで、コストを削減し、予算内に留まることができます。あなたはわかりやすくプロジェクトにもっとお金を費やしたくないので、これは要件の集まりの大きな利点です。

プロジェクト管理ソフトウェアによる要件を合理化します

要件収集はプロジェクト計画の重要な部分です。あなたがすべてのあなたの情報を保持することができるプロジェクト管理ソフトウェアを持っているプロジェクト管理ソフトウェアを持つために、ステークホルダーにインタビューしたり、他のタイプの研究を行うのかを、プロジェクト管理ソフトウェアを編集したり、次の段階に移動することができるプロジェクト管理ソフトウェアを持ちます。

あなたの利害関係者とあなたのチームメンバーがアクセスを共有するとき、あなたはプロジェクトの開始から終了して、後退の可能性を減らすことができます。