Una guida a 6 punti per la raccolta dei requisiti per il successo del progetto
Sommario
Requisiti La raccolta è il processo di identificazione dei requisiti esatti del tuo progetto dall'inizio alla fine. Questo processo si verifica durante la fase di iniziazione del progetto, ma continuerai a gestire i requisiti del progetto durante tutta la timeline del progetto. In questo pezzo, delineremo i requisiti di raccolta del processo e spiegheremo come prevenire il tempo di concentrarsi sui requisiti che la raccolta può portare a esibizioni di progetto di successo.
I requisiti La raccolta può sembrare auto-esplicativa, ma raramente riceve la piena attenzione che merita. Come allungare prima di esercitare o lavarsi i denti prima di andare a letto, è un compito semplice che spesso viene trascurato.
Ma le conseguenze di ignorare queste cose apparentemente semplici possono portare a ferite, cavità o, nel caso della gestione del progetto, dei rischi del progetto.
In questo pezzo, delineremo i requisiti di raccolta del processo e spiegheremo come prevenire il tempo di concentrarsi sui requisiti che la raccolta può portare a esibizioni di progetto di successo.
Quali sono i requisiti che si raccolgono nella gestione del progetto?
Requisiti La raccolta è il processo di identificazione dei requisiti esatti del tuo progetto dall'inizio alla fine. Questo processo si verifica durante ilinizio progettofase ma continuerai a gestire i requisiti del tuo progetto in tutto l'interocronologia del progetto .
Le riunioni dei requisiti si verificano in genere durante ilriassunto del progetto o Riunione iniziale di kick-off .
Alcune domande includono:
Quanto tempo sarà il nostro programma del progetto?
Chi sarà coinvolto nel progetto?
Quali rischi possiamo affrontare in questo progetto?
I requisiti La raccolta non dovrebbe essere complessa, ma è un componente importante di qualsiasischema del progetto .
Il processo di raccolta dei requisiti a 6 fasi
Per raccogliere le tue esigenze, utilizzare il seguente processo in sei passaggi. Una volta terminato, dovresti avere un documento completo dei requisiti delineando le risorse che devi andare avanti attraverso ilPhases del progetto .
Passaggio 1: assegna ruoli
Il primo passo nella raccolta dei requisiti è assegnare ruoli nel tuo progetto. Questo è quando identifichi il tuoStakeholder del progetto .
Un stakeholder è chiunque abbia investito nel progetto, sia che siano partner interni o esterni. Ad esempio, un cliente è uno stakeholder esterno, mentre un Director Manager o un membro del consiglio di amministrazione è uno stakeholder interno. Identificazione di questi ruoli prima ti aiuterà a determinare chi dovrebbe analizzare il tuoCampione del progettopiù tardi.
Altri ruoli includono ilresponsabile del progetto , Amministratore del progetto, progettisti, tester di prodotti e sviluppatori. Queste persone possono aiutarti a identificare i requisiti e le risorse necessarie per colpire i tuoi obiettivi del progetto.
Mentre potresti sentirti tentato di saltare a capofitto nel tuo progetto e iniziare a elencare tutte le cose che conosci di cui ti servirai, questo può essere un errore. Rallentare e attenersi al processo e avrai una migliore possibilità di prevenireRischio del progetto .
Passaggio 2: incontrare gli stakeholder
Una volta che hai identificato le parti interessate del progetto, incontrarli per avere un'idea di ciò che sperano di uscire dal progetto. Comprendere ciò che le parti interessate vogliono le questioni perché sono in definitiva quelle per cui stai creando i tuoi risultati.
Alcune domande che puoi chiedere includono:
Qual è il tuo obiettivo per questo progetto?
Cosa pensi che farebbe successo questo progetto?
Quali sono le tue preoccupazioni per questo progetto?
Cosa desideri che questo prodotto o servizio farebbe questo, non lo è già?
Quali modifiche consiglieresti di questo progetto?
Le parti interessate sono le persone che ti stanno in definitiva sviluppando il progetto, quindi dovresti chiedere loro domande che possono aiutarti a creare il tuo elenco di requisiti.
Passaggio 3: raccogliere e documentare
Il passo tre nel processo avviene allo stesso tempo del punto due. Raccogli informazioni come fai domande ai tuoi stakeholder. L'obiettivo è quello di documentare tutto ciò che puoi, quindi hanno tutte le risposte necessarie per avviare il tuo progetto.
Usare unStrumento di gestione del progettoper raccogliere e documentare queste informazioni. In questo modo, è possibile mantenere il piano di progetto, i requisiti del progetto e la comunicazione del progetto tutto in un unico posto. Alcuni esempi di ciò che potresti documentare include:
Lo stakeholder risponde alle domande di intervista
Domande sulle parti interessate
Richieste di stakeholder.
Commenti degli stakeholder.
Domande e commenti che sorgono durante le interviste
Non devi usare ogni risposta che ricevi, ma avere tutto il documentato può aiutarti a vedere tutte le prospettive dei tuoi stakeholder, che ti aiuteranno con la gestione dei requisiti.
Passaggio 4: elencare ipotesi e requisiti
Ora che hai completato il processo di aspirazione, crea il tuo piano di gestione dei requisiti in base alle informazioni che hai raccolto.
Considera le domande inizialmente stabilite per rispondere durante il processo di raccolta dei requisiti. Quindi, usali per creare obiettivi dei tuoi requisiti, tra cui:
Durata del programma del progetto:Puoi mappare la tua timeline del progetto usando adiagramma di Gantte usarlo per visualizzare qualsiasi requisito di progetto che dipende daPietra miliari del progetto. Alcuni requisiti si applicano per tutta la durata del progetto, mentre altri possono essere applicati solo durante le fasi di progetto distinte. Ad esempio, avrai bisogno di un budget specifico per gli stipendi membri del team in tutto il progetto, ma è possibile che tu possa solo richiedere materiale specifico durante l'ultima fase della timeline del progetto.
Le persone coinvolte nel progetto:Identificare esattamente quali membri del team saranno coinvolti nel tuo progetto, inclusi quanti designer, sviluppatori o manager dovrai eseguire ogni passo. Le persone fanno parte dei tuoi requisiti del progetto perché se non hai i membri del team di cui hai bisogno, non sarai in grado di completare il progetto in tempo.
Rischi di progetto:Comprensione dei rischi di progetto è una parte importante di identificare i requisiti del progetto. Usare unRegistro dei rischiPer determinare quali rischi sono della massima priorità, come il feedback degli stakeholder, i ritardi della timeline e la mancanza di budget. Quindi, programmare una sessione di brainstorming con il tuo team per capire come prevenire questi rischi.
PiaceObiettivi intelligenti, i requisiti del progetto dovrebbero essere attuabili, misurabili e quantificabili. Cerca di entrare nel maggior numero possibile di dettagli quando elenca il tuo budget del progetto, la timeline, le risorse richieste e il team.
Passaggio 5: ottenere l'approvazione
Una volta formalizzati i requisiti del progetto, avrai bisogno di approvazione da parte delle parti interessate per assicurarti di soddisfare le esigenze degli utenti. Incoraggiante chiarocomunicazionepuò anche prevenireScope Creep.Assicurando che i tuoi stakeholder conoscano i limiti del progetto fin dall'inizio. Puoi quindi procedere con il tuopiano di attuazione, che può includere l'acquisizione di risorse e assemblare una squadra.
Passaggio 6: monitorare i progressi
L'ultima parte del processo èMonitoraggio dei progressi del tuo progetto. È possibile utilizzare il software di gestione del progetto per tracciare il tuobudget del progettoe altri requisiti mentre ti muovi attraverso l'esecuzione del progetto. Il vantaggio del software di gestione del progetto è che è possibile vedere le modifiche al tuo progetto in tempo reale e prendere un'azione immediata quando le cose vanno storte.
Requisiti di raccolta tecniche
Sebbene il processo di base dei requisiti che raccoglie prevede la ricerca di parti interessate per il loro contributo, a volte le parti interessate non sapranno cosa è meglio per un progetto. In questi casi, sei responsabile della raccolta delle informazioni necessarie per capire quali dovrebbero essere i requisiti del progetto.
Per garantire che tu sia completamente preparato per il ciclo di vita del progetto, è possibile utilizzare le seguenti tecniche di ricerca.
Questionari:I questionari possono essere vantaggiosi se è necessario chiedere alle parti interessate la stessa domanda su tutta la linea. Condividi il questionario con gli stakeholder in anticipo, e dare loro il tempo di rispondere alle domande sui requisiti del progetto, per garantire che nessuno lascia nulla. Mentre i questionari possono essere preziosi modi per raccogliere requisiti, non sono molto efficaci per gli stakeholder esecutivi, che potrebbero essere troppo occupati per riempirli.
Usa gli scenari di custodia:Uno scenario d'uso del caso è una descrizione scritta di come pensi che i membri del tuo team vengano eseguiti il progetto. Questi scenari possono includere chi è coinvolto nel progetto, ciò che ti aspetti che lo facciano, e i gradini adotti per realizzare il tuo obiettivo del progetto. La condivisione di uno scenario del caso d'uso offre agli stakeholder un'immagine chiara delProgetto Roadmap.e risultati pianificati. Le parti interessate hanno quindi qualcosa da rispondere se il caso dell'uso non soddisfa le loro aspettative.
Mappa mentale:La mappatura della mente è una forma visiva di brainstorming che è particolarmente utile per valutare quali requisiti di progetto di cui hai bisogno. Nel centro della tua mappa mentale, posiziona il tuo principaleobiettivo del progetto. Nelle bolle si ramminano dall'obiettivo principale, elencare categorie di cose di cui hai bisogno. Mentre la mappa continua a navigare, puoi includere più dettagliato con le tue esigenze fino a quando non hai acquisito tutti i requisiti del progetto.
Prototipazione:Intervistando i tuoi stakeholder potrebbe non avere successo se non sanno esattamente cosa vogliono dal progetto. In tal caso, prova a creare prototipi per mostrare le parti interessate su ciò che il potenziale consegnabile potrebbe apparire. Questo può aiutare i tuoi stakeholder Definire cosa fanno e non mi piacciono così è possibile identificare i requisiti esatti necessari per avviare il progetto.
Se nessuna di queste tecniche si sente bene, dai un'occhiata ad altri strumenti online per aiutarti a raccogliere informazioni, come unConsiglio di idea, un gruppo di messa a fuoco, storie utente o aModello di matrice decisionale. .
Perché la raccolta dei requisiti è importante?
La raccolta dei requisiti è più che benefica per il tuo progetto: è essenziale. Riesci a ricordare perché l'ultimo progetto non riuscito che hai gestito non è andato bene? Hai esaurito le risorse o hai effettuato il budget? Hai sottovalutato il tempo necessario per completare il progetto? Questi sono rischi di progetto che è possibile prevenire quando si seguono il processo di raccolta dei requisiti.
Ci sono molti vantaggi della raccolta dei requisiti, che includono:
Migliora la soddisfazione degli stakeholder:Quando si seguono un processo di raccolta dei requisiti efficaci, si migliora la soddisfazione degli stakeholder fornendo più risultati di progetto sul progetto. I tuoi stakeholder saranno felici quando sanno cosa aspettarsi con il tuo progetto.
Aumenta il tasso di successo del progetto:Le raccolte dei requisiti aumentano anche il tasso di successo del progetto perché più preparato sei per il tuo prossimo progetto, meno è probabile che tu sia per incontrare i rischi di progetto.
Riduce i costi del progetto:Incontrare i rischi di progetto può portare a un aumento dei costi del progetto. Evitando questi rischi, è possibile ridurre i costi e rimanere nel budget. Hai comprensibile non voglio spendere più soldi per un progetto che necessario, quindi questo è un grande vantaggio delle riunioni dei requisiti.
Raccolta dei requisiti semplificata con il software di gestione del progetto
La raccolta dei requisiti è una parte importante della pianificazione del progetto. Sia che tu stia intervistando le parti interessate o eseguendo altri tipi di ricerche per compilare il tuo elenco dei requisiti del progetto, avendo un software di gestione del progetto che può contenere tutte le tue informazioni e spostarlo senza problemi nella fase successiva andrà a lungo.
Quando i tuoi stakeholder e i membri del tuo team condividono l'accesso, è possibile comunicare e collaborare dal progetto inizio per finire e ridurre qualsiasi possibilità di battute d'arresto.
