परियोजना सफलता के लिए एकत्रित आवश्यकताओं के लिए एक 6-चरणीय गाइड
सारांश
आवश्यकताएं एकत्रण शुरू होने से अपनी परियोजना की सटीक आवश्यकताओं की पहचान करने की प्रक्रिया है। यह प्रक्रिया परियोजना शुरूआत चरण के दौरान होती है, लेकिन आप परियोजना समयरेखा में अपनी परियोजना आवश्यकताओं को प्रबंधित करना जारी रखेंगे। इस टुकड़े में, हम आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की आवश्यकताओं को रेखांकित करेंगे और समझाएंगे कि आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय कैसे सफल परियोजना परिणामों का कारण बन सकता है।
आवश्यकताएं सभा आत्मनिर्भर प्रतीत हो सकती हैं, लेकिन यह शायद ही कभी पूरा ध्यान प्राप्त करती है। बिस्तर से पहले अपने दांतों को व्यायाम करने या ब्रश करने से पहले खींचने की तरह, यह एक साधारण काम है जो अक्सर अनदेखा हो जाता है।
लेकिन इन प्रतीत होता है कि सरल रूप से सीधी चीजों को अनदेखा करने के परिणाम परियोजना प्रबंधन, परियोजना जोखिम के मामले में चोटों, गुहाओं, या, चोटों का कारण बन सकते हैं।
इस टुकड़े में, हम आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की आवश्यकताओं को रेखांकित करेंगे और समझाएंगे कि आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय कैसे सफल परियोजना परिणामों का कारण बन सकता है।
परियोजना प्रबंधन में सभा की आवश्यकता क्या है?
आवश्यकताएं एकत्रण शुरू होने से अपनी परियोजना की सटीक आवश्यकताओं की पहचान करने की प्रक्रिया है। यह प्रक्रिया होती है परियोजना का प्रारम्भ चरण लेकिन आप पूरी तरह से अपनी परियोजना आवश्यकताओं को प्रबंधित करना जारी रखेंगे परियोजना घटनाक्रम ।
आवश्यकताएं आमतौर पर होती हैं परियोजना संक्षेप या प्रारंभिक किक-ऑफ मीटिंग ।
कुछ प्रश्नों में शामिल हैं:
हमारी परियोजना कार्यक्रम कब तक होगी?
परियोजना में कौन शामिल होगा?
इस परियोजना में हम किस जोखिम का सामना कर सकते हैं?
आवश्यकताएं एकत्रण जटिल नहीं होना चाहिए, लेकिन यह किसी का एक महत्वपूर्ण घटक है परियोजना योजना ।
6-चरण आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की प्रक्रिया
अपनी आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के लिए, निम्न छह-चरण प्रक्रिया का उपयोग करें। एक बार समाप्त हो जाने के बाद, आपके पास उन संसाधनों को रेखांकित करने वाले संसाधनों को रेखांकित करने के लिए एक व्यापक आवश्यकता दस्तावेज होनी चाहिए जो आपको आगे बढ़ने के लिए आवश्यक है परियोजना चरण ।
चरण 1: भूमिकाएं असाइन करें
आवश्यकताओं में पहला कदम इकट्ठा करना आपके प्रोजेक्ट में भूमिकाएं असाइन करना है। यह तब होता है जब आप अपनी पहचान करते हैं परियोजना हितधारकों ।
एक हितधारक परियोजना में निवेश किया गया है, भले ही वे आंतरिक या बाहरी भागीदार हों। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक एक बाहरी हितधारक है, जबकि एक विभाग प्रबंधक या बोर्ड सदस्य एक आंतरिक हितधारक है। इन भूमिकाओं की पहचान करने से पहले आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि कौन आपका विश्लेषण करना चाहिए परियोजना गुंजाइश बाद में।
अन्य भूमिकाओं में शामिल हैं प्रोजेक्ट मैनेजर , परियोजना प्रबन्धक , डिजाइनर, उत्पाद परीक्षक, और डेवलपर्स। ये लोग आपके प्रोजेक्ट लक्ष्यों को हिट करने के लिए आवश्यक आवश्यकताओं और संसाधनों की पहचान करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
जबकि आप अपने प्रोजेक्ट में हेडफर्स्ट कूदने और उन सभी चीजों को सूचीबद्ध करने के लिए प्रलोभन महसूस कर सकते हैं जिन्हें आप जानते हैं जिन्हें आपको चाहिए, यह एक गलती हो सकती है। धीमा और प्रक्रिया के लिए चिपके रहें और आपके पास रोकने का एक बेहतर मौका होगा परियोजना जोखिम ।
चरण 2: हितधारकों के साथ मिलें
एक बार जब आप अपने प्रोजेक्ट हितधारकों की पहचान कर लेंगे, तो उनसे मिलने के लिए उनसे मिलें कि वे परियोजना से बाहर निकलने की उम्मीद कर रहे हैं। यह समझना कि हितधारधारकों क्या मायने रखता है क्योंकि वे आखिरकार हैं जिन्हें आप अपने डिलिवरेबल्स बना रहे हैं।
कुछ प्रश्न जो आप पूछ सकते हैं उनमें शामिल हैं:
इस परियोजना के लिए आपका लक्ष्य क्या है?
आपको क्या लगता है कि यह परियोजना सफल होगी?
इस परियोजना के बारे में आपकी क्या चिंताएं हैं?
आप क्या चाहते हैं कि यह उत्पाद या सेवा करेगी कि यह पहले से ही नहीं है?
आप इस परियोजना के बारे में क्या परिवर्तन करेंगे?
हितधारक लोग हैं जो आप अंततः परियोजना के लिए विकसित कर रहे हैं, इसलिए आपको उन प्रश्नों से पूछना चाहिए जो आपकी आवश्यकताओं की सूची बनाने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
चरण 3: इकट्ठा और दस्तावेज
चरण तीन चरण दो के रूप में एक ही समय में होता है। जब आप अपने हितधारकों के सवाल पूछते हैं तो आप जानकारी एकत्र करेंगे। लक्ष्य यह है कि आप जो कुछ भी कर सकते हैं उसे दस्तावेज करना है, इसलिए आपके पास अपनी परियोजना शुरू करने के लिए आवश्यक सभी उत्तरों हैं।
का उपयोग करो परियोजना प्रबंधन उपकरण इस जानकारी को इकट्ठा करने और दस्तावेज करने के लिए। इस तरह, आप अपनी परियोजना योजना, परियोजना आवश्यकताओं और परियोजना संचार को एक ही स्थान पर रख सकते हैं। आपके द्वारा दस्तावेज़ों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
हितधारक साक्षात्कार के सवालों के जवाब
हितधारक प्रश्न
हितधारक अनुरोध
हितधारक टिप्पणियां
साक्षात्कार के दौरान उत्पन्न होने वाले प्रश्न और टिप्पणियां
आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक उत्तर का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन सबकुछ दस्तावेज करने से आप अपने सभी हितधारकों के दृष्टिकोण को देखने में मदद कर सकते हैं, जो आपको आवश्यकताओं के प्रबंधन में मदद करेंगे।
चरण 4: मान्यताओं और आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करें
अब जब आपने सेवन प्रक्रिया पूरी की है, तो अपनी जानकारी के आधार पर अपनी आवश्यकताएं प्रबंधन योजना बनाएं।
आवश्यकताओं को इकट्ठा करने की प्रक्रिया के दौरान शुरू होने वाले प्रश्नों पर विचार करें। फिर, अपनी आवश्यकताओं के लक्ष्यों को बनाने के लिए उनका उपयोग करें, जिनमें निम्न शामिल हैं:
परियोजना अनुसूची की लंबाई: आप एक का उपयोग करके अपनी परियोजना टाइमलाइन को मानचित्रित कर सकते हैं गैंट चार्ट और किसी भी परियोजना आवश्यकताओं को देखने के लिए इसका उपयोग करें जो निर्भर करता है परियोजना के मील के पत्थर । कुछ आवश्यकताएं परियोजना की पूर्ण अवधि के लिए लागू होंगी, जबकि अन्य केवल विशिष्ट परियोजना चरणों के दौरान आवेदन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपको पूरे प्रोजेक्ट में टीम के सदस्य वेतन के लिए एक विशिष्ट बजट की आवश्यकता होगी, लेकिन आपको केवल अपनी परियोजना टाइमलाइन के अंतिम चरण के दौरान विशिष्ट सामग्री की आवश्यकता हो सकती है।
परियोजना में शामिल लोग: पहचानें कि आपकी परियोजना में कौन से टीम के सदस्य शामिल होंगे, जिसमें प्रत्येक चरण को निष्पादित करने के लिए कितने डिजाइनर, डेवलपर्स या प्रबंधकों की आवश्यकता होगी। लोग आपकी परियोजना आवश्यकताओं का हिस्सा हैं क्योंकि यदि आपके पास टीम के सदस्यों की आवश्यकता नहीं है, तो आप समय पर परियोजना को पूरा करने में सक्षम नहीं होंगे।
परियोजना जोखिम: अपने प्रोजेक्ट जोखिमों को समझना परियोजना आवश्यकताओं की पहचान करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। का उपयोग करो जोखिम रजिस्टर यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से जोखिम सर्वोच्च प्राथमिकता के हैं, जैसे हितधारक प्रतिक्रिया, समयरेखा देरी, और बजट की कमी। फिर, इन जोखिमों को रोकने के तरीके को जानने के लिए अपनी टीम के साथ एक ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्र निर्धारित करें।
पसंद स्मार्ट लक्ष्यों , आपकी परियोजना आवश्यकताओं को क्रियाशील, मापनीय, और मात्रात्मक होना चाहिए। अपने प्रोजेक्ट बजट, समयरेखा, आवश्यक संसाधन, और टीम को सूचीबद्ध करते समय जितना संभव हो उतना विस्तार से जाने का प्रयास करें।
