6-ступенчатый руководство по сбору требований для успеха проекта

Резюме

Сбор требований - это процесс определения точных требований вашего проекта от начала до конца. Этот процесс возникает во время этапа инициирования проекта, но вы будете продолжать управлять требованиями вашего проекта на протяжении всего графика проекта. В этом составе мы будем описывать процесс сбора требований и объяснить, как уделять время сосредоточением на сборе требований может привести к успешным результатам проекта.

Сбор требований может показаться самосвязкой, но редко редко получает полное внимание, которое заслуживает. Как растягиваться перед тренировкой или чисткой зубов перед сном, это простая задача, которая часто упускается из виду.

Но последствия игнорирования этих, казалось бы, простых вещей могут привести к травмам, полостям или, в случае управления проектами, проектными рисками.

В этом составе мы будем описывать процесс сбора требований и объяснить, как уделять время сосредоточением на сборе требований может привести к успешным результатам проекта.

Что такое требования, собирающиеся в управлении проектами?

Сбор требований - это процесс определения точных требований вашего проекта от начала до конца. Этот процесс происходит во времяИнициация проектафаза, но вы будете продолжать управлять требованиями вашего проекта на протяжении всегосроки реализации проектаОтказ

Сбор требований обычно происходит во времяБриф проектаилиНачальная встречаОтказ

Некоторые вопросы включают в себя:

Как долго будет наш график проекта?

Кто будет вовлечен в проект?

Какие риски мы можем встретиться в этом проекте?

Сбор требований не должен быть сложным, но это важный компонент любогоплан проэктаОтказ

6-ступенчатый процесс сбора требований

Чтобы собрать ваши требования, используйте следующий шестиступенчатый процесс. После того, как вы закончите, вы должны иметь комплексные требования документа, изложенные ресурсы, которые вам нужно продвинуться черезПроектные фазыОтказ

Шаг 1: Назначьте роли

Первым шагом в сборе требований является назначение ролей в вашем проекте. Это когда вы определяете свойЗаинтересованные стороны проектаОтказ

Заинтересованные стороны - это любой инвестирован в проект, будь то внутренние или внешние партнеры. Например, клиент является внешним заинтересованным сторонам, в то время как менеджер отдела или член совета является внутренним заинтересованным сторонам. Определение этих ролей сначала поможет вам определить, кто должен проанализироватьОбъем проектапозже.

Другие роли включаютруководитель проекта С Администратор проекта, дизайнеры, тестеры продуктов и разработчики. Эти люди могут помочь вам определить требования и ресурсы, которые вам необходимы для того, чтобы поразить цели проекта.

Хотя вы можете испытывать соблазн прыгать HeadFirst в свой проект и начните перечислять все, что вы знаете, вам понадобится, это может быть ошибкой. Замедлить и придерживаться процесса, и у вас будет лучший шанс предотвратитьриск проектаОтказ

Шаг 2: Встречайтесь с заинтересованными сторонами

Как только вы определили заинтересованные стороны проекта, встретитесь с ними, чтобы получить представление о том, что они надеются выйти из проекта. Понимание того, что заинтересованные стороны хотят, потому что они в конечном итоге те, которые вы создаете свои результаты.

Некоторые вопросы, которые вы можете задать, включают в себя:

Какова ваша цель для этого проекта?

Как вы думаете, что сделает этот проект успешным?

Каковы ваши опасения по поводу этого проекта?

Что вы хотите, чтобы этот продукт или услугу сделали, что это еще не так?

Какие изменения вы бы порекомендовали об этом проекте?

Заинтересованные стороны - это люди, которых вы в конечном итоге разрабатываете проект, поэтому вы должны задать им вопросы, которые могут помочь вам создать свой список требований.

Шаг 3: Соберите и документировать

Шаг три в процессе происходит одновременно с шагом два. Вы собираете информацию о ваших вопросах заинтересованных сторон. Цель состоит в том, чтобы документировать все, что вы можете, поэтому есть все ответы, которые вам нужно начать свой проект.

ИспользоватьИнструмент управления проектамиСобирать и документировать эту информацию. Таким образом, вы можете сохранить свой план проекта, требования к проекту и общению проекта все в одном месте. Некоторые примеры того, что вы можете документировать, включают в себя:

Заинтересованные стороны ответы на вопросы собеседования

Вопросы заинтересованных сторон

Заинтересованные заинтересованные стороны

Комментарии заинтересованных сторон

Вопросы и комментарии, которые возникают во время интервью

Вам не нужно использовать каждый ответ, который вы получаете, но все задокументированное может помочь вам увидеть все перспективы ваших заинтересованных сторон, которые помогут вам в управлении требованиями.

Шаг 4: Список предположений и требования

Теперь, когда вы завершили впускной процесс, создайте план управления требованиями на основе собранной вами информации.

Рассмотрим вопросы, которые вы изначально намеревались ответить во время процесса сбора требований. Затем используйте их для создания целей ваших требований, в том числе:

Продолжительность графика проекта:Вы можете сопоставить свой график проекта, используяДиаграмма Гантаи использовать его для визуализации любых требований проекта, которые зависят отосновные этапы проектаОтказ Некоторые требования будут применяться на полную продолжительность проекта, тогда как другие могут применяться только во время различных этапов проекта. Например, вам понадобится конкретный бюджет для заработной платы членов команды на протяжении всего проекта, но вам может понадобиться только конкретный материал на последнем этапе вашей области проекта.

Люди, вовлеченные в проект:Определите именно в том, какие члены команды будут участвовать в вашем проекте, в том числе сколько дизайнеров, разработчиков или менеджеров вам нужно будет выполнить каждый шаг. Люди являются частью ваших требований к проекту, потому что если у вас нет необходимых членов команды, вы не сможете выполнить проект вовремя.

Риски проекта:Понимание ваших рисков проекта является важной частью определения требований проекта. ИспользоватьРегистр рискаЧтобы определить, какие риски имеют наивысший приоритет, такие как обратная связь с заинтересованными сторонами, задержки сроки и отсутствие бюджета. Затем запланируйте сеанс мозгового штурма своей командой, чтобы выяснить, как предотвратить эти риски.

НравитьсяУмные целиВаши требования к проекту должны быть действенными, измеримыми и количественными. Постарайтесь войти в подробную информацию, максимально подробно, при высемении бюджета проекта, временные шкалы, необходимые ресурсы и команды.

Шаг 5: Получить одобрение

После того, как вы оформляете требования к проекту, вам понадобится одобрение от заинтересованных сторон, чтобы гарантировать, что вы удовлетворяете потребностям пользователя. Поощрение ясногокоммуникацияможет также предотвратитьОбласть ползучестиОбеспечение заинтересованных сторон знают пределы проекта с самого начала. Затем вы можете продолжитьПлан реализации, что может включать в себя приобретение ресурсов и сборку команды.

Шаг 6: мониторинг прогресса

Последняя часть процессаМониторинг прогресса вашего проектаОтказ Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами для отслеживания вашегобюджет проектаи другие требования, когда вы продвигаетесь через выполнение проекта. Преимущество программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что вы можете увидеть изменения в вашем проекте в режиме реального времени и предпринять немедленные действия, когда все идет на нее.

Требования к сбору техники

Хотя основной процесс сбора требований включает в себя задачу заинтересованных сторон для их ввода, иногда заинтересованные стороны не будут знать, что лучше всего для проекта. В этих случаях вы несете ответственность за сбор информации, необходимой для понимания того, что должно быть ваши требования к проекту.

Чтобы убедиться, что вы полностью подготовлены к жизненному циклу проекта, вы можете использовать следующие методы исследований.

Анкеты:Анкеты могут быть полезны, если вам нужно попросить заинтересованные стороны одинакового вопроса через доску. Поделитесь анкетом с заинтересованными сторонами заранее, и дайте им время ответить на вопросы о требованиях проекта, чтобы убедиться, что никто не оставляет ничего. Хотя анкеты могут быть ценными способами собирать требования, они не очень эффективны для исполнительных заинтересованных сторон, которые могут быть слишком заняты, чтобы заполнить их.

Используйте сценарии Case:Сценарий использования Case - это письменное описание того, как вы думаете, что члены команды будут выполнять проект. Эти сценарии могут включать в себя, кто участвует в проекте, что вы ожидаете, а шаги, которые они примут, чтобы достичь цели вашего проекта. Совместное использование Сценарий случая использования дает заинтересованным сторонам четкую картинуПроектная дорожная картаи запланированные результаты. Заинтересованные стороны тогда имеют что-то, чтобы ответить, если случай использования не соответствует их ожиданиям.

Сопоставление ума:Mind Mapping - это визуальная форма мозгового штурма, особенно полезной для оценки того, какие требования к проекту вам нужно. В центре вашего разума карты поместите свой главныйЦель проектаОтказ В пузырьках разветвляются от основной цели, список категорий вещей, которые вам нужны. Поскольку карта продолжает отделение, вы можете включить более подробную информацию с вашими требованиями, пока не поймите все ваши требования к проекту.

Прототипирование:Интервью ваших заинтересованных сторон может не быть успешным, если они не знают именно то, что они хотят из проекта. В этом случае попробуйте создать прототипы, чтобы показать заинтересованные стороны, как может выглядеть потенциальный потенциал. Это может помочь Вашим заинтересованным сторонам определить, что они делают, и не нравится, поэтому вы можете определить точные требования, которые вам нужно запустить проект.

Если ни один из этих методов не чувствует себя совершенно правильно, проверьте другие онлайн-инструменты, чтобы также помочь вам собрать информацию, какДоска идеи, фокус-группа, пользовательские истории илиШаблон матрицы решенийОтказ

Почему требуется, чтобы собрать важное?

Сбор требований более чем выгоден для вашего проекта - это необходимо. Можете ли вы вспомнить, почему последний неудачный проект, который вы обращались, не пошли хорошо? Вы закончили ресурсы или проводят бюджет? Вы недооценивали время, когда вам нужно будет завершить проект? Это проектные риски, которые вы можете предотвратить, когда вы следите за процессом сбора требований.

Существует много преимуществ сбора требований, которые включают в себя:

Улучшает удовлетворенность заинтересованных сторон:Когда вы следуете эффективному процессу сбор требований, вы улучшаете удовлетворенность заинтересованных сторон, предоставляя больше по целевым результатам проекта. Ваши заинтересованные стороны будут счастливы, когда знают, что ожидать с вашим проектом.

Увеличивает уровень успеха проекта:Сбор требований также повышает уровень успеваемости вашего проекта, потому что чем более подготовленные вами для вашего предстоящего проекта, тем меньше вероятность того, что вы должны столкнуться с рисками проекта.

Уменьшает затраты на проект:Возникающие риски проекта могут привести к увеличению затрат на проект. Избегая этих рисков вы можете снизить затраты и остаться в пределах бюджета. Вы понятно не хотите тратить больше денег на проект, чем необходимо, поэтому это большая выгода от сбора требований.

Оптимизация требований к сбору программного обеспечения для управления проектами

Сбор требований является важной частью планирования проекта. Будьте ли вы интервью заинтересованными сторонами или выполняете другие типы исследований, чтобы скомпилировать ваш список требований проекта, имея программное обеспечение для управления проектами, которое может провести всю вашу информацию и беспрепятственно перемещать его в следующий этап.

Когда ваши заинтересованные стороны и члены вашей команды делятся доступом доступа, вы можете общаться и сотрудничать от проекта начать закончить и уменьшить любые шансы на неудачу.