Proje başarısı için gereksinimler için 6 adımlı bir rehber
Özet
Gereksinimler Toplama, projenizin tam gereksinimlerini baştan sona kesin şartlarını tanımlama sürecidir. Bu işlem proje başlatma aşamasında gerçekleşir, ancak proje gereksinimlerinizi proje zaman çizelgesi boyunca yönetmeye devam edeceksiniz. Bu parçada, gereksinimleri toplama işlemini ana hatlarıyla bulacağız ve gereksinimlere odaklanmanın zamanının başarılı proje sonuçlarına yol açabileceği açıklayacağız.
Gereksinimler Toplama kendi kendini açıklayıcı görünebilir, ancak hak ettiği tüm dikkatleri nadiren alır. Yatmadan önce dişlerinizi egzersiz yapmadan veya fırçalamadan önce germe gibi, genellikle gözden kaçan basit bir iştir.
Ancak bu görünüşte basit şeyleri görmezden gelmenin sonuçları, proje yönetimi, proje riski durumunda yaralanmalara, boşluklara veya söz konusudur.
Bu parçada, gereksinimleri toplama işlemini ana hatlarıyla bulacağız ve gereksinimlere odaklanmanın zamanının başarılı proje sonuçlarına yol açabileceği açıklayacağız.
Proje Yönetiminde Gereksinimler Nedir?
Gereksinimler Toplama, projenizin tam gereksinimlerini baştan sona kesin şartlarını tanımlama sürecidir. Bu işlem sırasında oluşur.proje başlangıcıFaz ama tüm boyunca proje gereksinimlerinizi yönetmeye devam edeceksiniz.Proje Zaman Çizelgesi .
Gereksinimler Toplama, genellikleproje tanıtımıveyaİlk başlama toplantısı .
Bazı sorular şunlardır:
Proje programımız ne kadar sürecek?
Projeye kimler katılacak?
Bu projede hangi risklerle karşılaşabiliriz?
Gereksinimler Toplama karmaşık olmamalıdır, ancak bu herhangi birinin önemli bir bileşenidir.proje planı .
6 aşamalı gereksinimler toplama işlemi
Gereksinimlerinizi toplamak için aşağıdaki altı adımlı işlemi kullanın. İşiniz bittiğinde, öne çıkmanız gereken kaynakları belirten kapsamlı bir gereksinim vermelisiniz.proje aşamaları .
Adım 1: Roller atayın
Gereksinimler toplantısındaki ilk adım, projenizde rol atamaktır. Bu, sizin tanımladığınız zamandır.Proje paydaşları .
Bir paydaş, iç veya dış ortaklar olsun, projeye yatırım yapan herkesdir. Örneğin, bir müşteri harici bir paydaştır, bir bölüm müdürü veya yönetim kurulu üyesi iç paydaştır. Önce bu rolleri tanımlamak, kimin analiz etmesi gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.Proje kapsamıdaha sonra.
Diğer roller arasındaproje Müdürü , Proje Yöneticisi, tasarımcılar, ürün test cihazları ve geliştiricileri. Bu insanlar, proje hedeflerinize vurmak için ihtiyacınız olan gereksinimleri ve kaynakları tanımlamanıza yardımcı olabilir.
Projenize atlamak için cazip hissedebilir ve ihtiyacınız olacak tüm şeyleri listelemeye başlayın, bu bir hata olabilir. Yavaşlayın ve işlemi yapıştırın ve daha iyi bir önleme şansınız olacakproje riski .
Adım 2: Paydaşlarla tanışın
Proje paydaşlarınızı belirledikten sonra, projeden çıkmayı umdukları hakkında bir fikir edinmek için onlarla görüşün. Hangi paydaşların önemli olduğunu anlamak, çünkü sonuçta teslimatlarınızı oluşturduğunuzdurlar.
Sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:
Bu proje için hedefiniz nedir?
Bu projenin başarılı olduğunu düşünüyorsunuz?
Bu proje hakkındaki endişeleriniz neler?
Bu ürünün ya da servisin ne yapacağını ne yapmaz?
Bu proje hakkında ne değişiklikleri tavsiye edersiniz?
Paydaşlar, sonuçta projeyi geliştirdiğiniz insanlardır, bu nedenle gereksinimler listenizi oluşturmanıza yardımcı olabilecek soruları sormanız gerekir.
Adım 3: Toplayın ve Belge
Süreçteki üç adım, iki adımda aynı anda olur. Paydaşlarınızın sorularınızı sorduğunuzda bilgi toplayacaksınız. Amaç, yapabileceğiniz her şeyi belgelemektir, bu nedenle projenize başlamak için gereken tüm cevaplara sahip olun.
KullanınProje Yönetimi AracıBu bilgiyi toplamak ve belgelemek için. Bu şekilde, proje planınızı, proje gereksinimlerinizi ve proje iletişimi tek bir yerde saklayabilirsiniz. Belgedeyeceğinizin bazı örnekleri şunları içerir:
Paydaş, soruları görüşmek için cevaplar
Paydaş soruları
Paydaş istekleri
Paydaş yorumları
Röportajlar sırasında ortaya çıkan sorular ve yorumlar
Aldığınız her cevabı kullanmak zorunda değilsiniz, ancak belgelenen her şeye sahip olmak, tüm paydaşlarınızın perspektiflerinizi görmenize yardımcı olabilir, bu da size gereksinimler yönetimi konusunda yardımcı olacaktır.
Adım 4: Varsayımları ve gereksinimleri listeleyin
Şimdi giriş sürecini tamamladığınız, topladığınız bilgilere dayanarak gereksinimlerinizi yönetin.
Gereksinimler toplama işlemi sırasında başlangıçta cevap verdiğiniz soruları düşünün. Ardından, aşağıdakileri de dahil olmak üzere, gereksinimlerinizi oluşturmaları için kullanın:
Proje Programının Uzunluğu:Projen zaman çizelgenizi bir kullanarak çıkarabilirsiniz.Gantt şemasıve bağlı olan herhangi bir proje gereksinimlerini görselleştirmek için kullanın.Proje'de önemli aşamalar. Bazı gereksinimler, projenin tam süresi için geçerli olacaktır, bazıları ise yalnızca farklı proje aşamaları sırasında başvurabilirler. Örneğin, tüm proje boyunca ekip üyesi maaşları için belirli bir bütçeye ihtiyacınız olacaktır, ancak proje zaman çizelgenizin son aşamasında yalnızca belirli bir malzemeye ihtiyacınız olabilir.
Projeye dahil olan insanlar:Her adımda ne kadar sayıda tasarımcı, geliştiricisi veya yöneticinin yürütmeniz gerektiği dahil, projenizde tam olarak hangi takım üyelerinin bulunacağını belirleyin. İnsanlar proje gereksinimlerinizin bir parçasıdır, çünkü ihtiyacınız olan ekip üyeleriniz yoksa, projeyi zamanında tamamlayamazsınız.
Proje Riskleri:Proje risklerinizi anlamak, proje gereksinimlerinin belirlenmesinin önemli bir parçasıdır. KullanınRisk KayıtHangi risklerin, paydaş geribildirimi, zaman çizelgesi gecikmeleri ve bütçe eksikliği gibi en yüksek öncelikli olduğunu belirlemek. Ardından, bu risklerin nasıl önleneceğini bulmak için ekibinizle bir beyin fırtınası oturumu zamanlayın.
SevmekAkıllı Hedefler, Proje gereksinimleriniz işlem yapılabilir, ölçülebilir ve ölçülebilir olmalıdır. Proje bütçenizi, zaman çizelgenizi, gerekli kaynakları ve ekibinizi listelemeniz durumunda mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde gitmeye çalışın.
Adım 5: Onay alın
Proje gereksinimlerinizi resmileştirdikten sonra, kullanıcı ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olmak için paydaşlardan onay almanız gerekir. Net teşvikiletişimayrıca önleyebilirkapsam sürüngenPaydaşlarınızın, projenin sınırlarını baştan itibaren temin eder. Daha sonra seninle devam edebilirsinuygulama planı, bu da kaynak edinme ve bir ekibi birleştirebilir.
Adım 6: İlerlemeyi İzleyin
Sürecin son kısmıProjenizin ilerlemesini izlemek. Proje yönetimi yazılımını izlemek için kullanabilirsiniz.proje bütçesive proje yürütmesinden geçerken diğer gereksinimler. Proje yönetimi yazılımının yararı, projenizdeki değişiklikleri gerçek zamanlı olarak görebiliyor ve işler awry giderken acil bir eylemde bulunabiliyor.
Gereksinimler Toplama Teknikleri
Toplantının temel süreci, paydaşlara girdiler için soran, bazen paydaşlar bir proje için en iyisini bilmez. Bu durumlarda, proje gereksinimlerinizin ne olması gerektiğini anlamak için gerekli bilgileri toplamaktan sorumlusunuz.
Proje yaşam döngüsü için tam olarak hazırladığınızdan emin olmak için aşağıdaki araştırma tekniklerini kullanabilirsiniz.
Anketler:Anketler, paydaşlara tahtadaki aynı soruyu sormanız gerekirse faydalı olabilir. Anketi paydaşlarla önceden paylaşın ve kimsenin bir şey olmasını sağlamak için proje gereklilikleri hakkındaki soruları cevaplamak için zaman verin. Anketler gereksinimleri toplamanın değerli yolları olsa da, onları doldurmak için çok meşgul olabilecek çok meşgul olabilecek executive paydaşları için çok etkili olmazlar.
Vaka senaryolarını kullanın:Kullanım vaka senaryosu, ekip üyelerinizin projeyi nasıl yürüteceğini düşündüğünüzün yazılı bir açıklamasıdır. Bu senaryolar, projeye kimin dahil olduğunu, yapmalarını ve proje hedefinizi yerine getirmek için adım atacakları adımları içerebilir. Kullanım Kılıfı Paylaşma Senaryosu, paydaşlara net bir resim verir.Proje Yol Haritasıve planlanan teslimatlar. Paydaşlar daha sonra kullanım davası beklentilerini karşılamıyorsa, yanıt verecek bir şey var.
Zihin haritalama:Zihin haritalama, hangi proje gereksinimlerini değerlendirmek için özellikle yararlı olan bir beyin fırtınasının görsel bir şeklidir. Zihin haritanızın merkezinde, anaProje Amaç. Baloncuklarda ana hedeften dallanma, ihtiyacınız olan şeylerin kategorilerini listeler. Harita şubeye devam ettikçe, tüm proje gereksinimlerinizi yakalayana kadar gereksinimlerinizle daha ayrıntılı bir şekilde ekleyebilirsiniz.
Prototipleme:Projeden tam olarak ne istediklerini bilmiyorlarsa paydaşlarınızın görüşmesi başarılı olmayabilir. Bu durumda, paydaşları sunabilen potansiyellerin nasıl görünebileceğini göstermek için prototipler oluşturmayı deneyin. Bu, paydaşlarınızın ne yaptıklarını ve beğenmediklerini tanımlamasına yardımcı olabilir, böylece projeyi piyasaya sürmeniz gereken kesin gereksinimleri tanımlayabilirsiniz.
Bu tekniklerin hiçbiri haklı hissetmiyorsa, bilgi toplamanıza yardımcı olacak diğer çevrimiçi araçları kontrol edin.fikir tahtası, bir odak grubu, kullanıcı hikayeleri veya birKarar matrisi şablonu .
Gereklilik neden önemlidir?
Gereksinimler Toplama, projeniz için faydalıdır - bu şarttır. İşlendiğin son başarısız projenin neden iyi gitmediğini hatırlıyor musun? Kaynaklardan kaçtınız mı yoksa bütçeyi bitirdiniz mi? Projeyi tamamlamanız gereken zamanı küçümsüyor musunuz? Bunlar, Gereksinimler Toplama işlemini takip ettiğinizde önleyebileceğiniz proje riskleridir.
Aşağıdakileri içeren şartların birçok avantajı vardır:
Paydaş memnuniyetini iyileştirir:Etkili bir gereksinim toplama işlemini takip ettiğinizde, daha fazla hedef proje teslimatı sağlayarak paydaş memnuniyetini iyileştirirsiniz. Paydaşlarınız, projenizden ne bekleyeceğinizi bildiklerinde mutlu olacaklar.
Proje başarı oranını arttırır:Gereksinimler Toplama, proje başarı oranınızı da arttırır, çünkü yaklaşan projeniz için daha hazırsınız, daha az olasılıkla proje riskleri ile karşılaşmanız gerekir.
Proje maliyetlerini azaltır:Proje risklerinin karşılaşılması, proje maliyetlerinin artmasına neden olabilir. Bu risklerden kaçınarak, maliyetleri azaltabilir ve bütçe dahilinde kalabilirsiniz. Bir projeye gerektiğinden daha fazla para harcamak istemiyorsunuz, bu yüzden bu, şartların toplanmasından büyük bir faydadır.
Proje Yönetimi Yazılımıyla Gereksinim Gereksinimlerini Düzenleyin
Gereksinimler Toplama, proje planlamasının önemli bir parçasıdır. Proje gereklilikleri listenizi derlemek için paydaşlarla görüşmeniz veya diğer araştırma türlerini yerine getirip, tüm bilgilerinizi tutabilen ve bir sonraki aşamaya sorunsuz bir şekilde hareket ettirecek proje yönetimi yazılımına sahip olmak için mi?
Menfaat sahipleriniz ve ekiplerinizin erişimi paylaştığında, projeden başlamaya ve herhangi bir gerileme şansını azaltmak için projeden iletişim kurabilir ve işbirliği yapabilirsiniz.
