Ένας οδηγός 6 βημάτων για τη συλλογή για την επιτυχία του έργου

Περίληψη

Απαιτήσεις Η συλλογή είναι η διαδικασία προσδιορισμού των ακριβών απαιτήσεων του έργου σας από την αρχή μέχρι το τέλος. Αυτή η διαδικασία εμφανίζεται κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης έργου, αλλά θα συνεχίσετε να διαχειρίζεστε τις απαιτήσεις του έργου σας σε όλο το χρονοδιάγραμμα του έργου. Σε αυτό το κομμάτι, θα περιγράψουμε τη διαδικασία συγκέντρωσης των απαιτήσεων και θα εξηγήσουμε πώς η ανάληψη του χρόνου να επικεντρωθεί στις απαιτήσεις που συγκεντρώνει μπορεί να οδηγήσει σε επιτυχημένα αποτελέσματα του έργου.

Οι απαιτήσεις που συγκεντρώνουν μπορεί να φαίνονται αυτονόητοι, αλλά σπάνια λαμβάνει την πλήρη προσοχή που αξίζει. Όπως το τέντωμα πριν την άσκηση ή το βούρτσισμα των δοντιών σας πριν από το κρεβάτι, είναι ένα απλό έργο που συχνά παραβλέπεται.

Αλλά οι συνέπειες της αγνοίας αυτών των φαινομενικά απλών πραγμάτων μπορεί να οδηγήσουν σε τραυματισμούς, κοιλότητες ή, στην περίπτωση της διαχείρισης έργων, των κινδύνων του έργου.

Σε αυτό το κομμάτι, θα περιγράψουμε τη διαδικασία συγκέντρωσης των απαιτήσεων και θα εξηγήσουμε πώς η ανάληψη του χρόνου να επικεντρωθεί στις απαιτήσεις που συγκεντρώνει μπορεί να οδηγήσει σε επιτυχημένα αποτελέσματα του έργου.

Ποιες είναι οι απαιτήσεις που συγκεντρώνονται στη διαχείριση έργων;

Απαιτήσεις Η συλλογή είναι η διαδικασία προσδιορισμού των ακριβών απαιτήσεων του έργου σας από την αρχή μέχρι το τέλος. Αυτή η διαδικασία εμφανίζεται κατά τη διάρκεια τηςτην έναρξη του έργουαλλά θα συνεχίσετε να διαχειρίζεστε τις απαιτήσεις του έργου σας καθ 'όλη τη διάρκεια του συνόλουΧρονοδιάγραμμα έργου .

Οι απαιτήσεις που συγκεντρώνουν συνήθως συμβαίνουν κατά τη διάρκεια τουσύντομο έργο ή αρχική συνάντηση .

Ορισμένες ερωτήσεις περιλαμβάνουν:

Πόσο καιρό θα είναι το πρόγραμμα του έργου μας;

Ποιος θα συμμετάσχει στο έργο;

Ποιοι κίνδυνοι μπορούμε να αντιμετωπίσουμε σε αυτό το έργο;

Οι απαιτήσεις που συγκεντρώνουν δεν πρέπει να είναι περίπλοκες, αλλά είναι ένα σημαντικό στοιχείο οποιουδήποτεσχέδιο έργου .

Η διαδικασία συγκέντρωσης των 6 βημάτων

Για να συγκεντρώσετε τις απαιτήσεις σας, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία έξι βημάτων. Μόλις τελειώσετε, θα πρέπει να έχετε ένα ολοκληρωμένο έγγραφο απαιτήσεων που περιγράφει τους πόρους που πρέπει να προχωρήσετε μέσω τουΦάσεις έργων .

Βήμα 1: Αντιστοιχίστε τους ρόλους

Το πρώτο βήμα στη συλλογή απαιτήσεων είναι να εκχωρήσετε ρόλους στο έργο σας. Αυτό είναι όταν αναγνωρίζετε το δικό σαςΕργοστάσιο έργων .

Ένας ενδιαφερόμενος είναι ο καθένας που επενδύεται στο έργο, είτε είναι εσωτερικοί είτε εξωτερικοί συνεργάτες. Για παράδειγμα, ένας πελάτης είναι ένας εξωτερικός ενδιαφερόμενος, ενώ ένας διαχειριστής τμήματος ή μέλος του σκάφους είναι ένας εσωτερικός ενδιαφερόμενος. Ο προσδιορισμός αυτών των ρόλων θα σας βοηθήσει να καθορίσετε ποιος πρέπει να αναλύσει το δικό σαςπεδίο εφαρμογής έργουαργότερα.

Άλλοι ρόλοι περιλαμβάνουν τοΔιευθυντής έργου , Διαχειριστής έργου, σχεδιαστές, δοκιμαστές προϊόντων και προγραμματιστές. Αυτοί οι άνθρωποι μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις απαιτήσεις και τους πόρους που χρειάζεστε για να χτυπήσετε τους στόχους του έργου σας.

Ενώ μπορεί να αισθανθείτε τον πειρασμό να πηδήσετε το headfirst στο έργο σας και να αρχίσετε να αναφέρετε όλα τα πράγματα που γνωρίζετε ότι θα χρειαστείτε, αυτό μπορεί να είναι ένα λάθος. Επιβραδύνει και να κολλήσει στη διαδικασία και θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να αποτρέψετεκίνδυνος έργου .

Βήμα 2: Συναντήστε με τα ενδιαφερόμενα μέρη

Μόλις εντοπίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου σας, συναντήστε τους για να πάρετε μια ιδέα για το τι ελπίζουν να βγουν από το έργο. Κατανόηση των οποίων οι ενδιαφερόμενοι θέλουν τα θέματα επειδή είναι τελικά αυτοί που δημιουργείς τα παραδοτέα σας για.

Ορισμένες ερωτήσεις που μπορείτε να ζητήσετε περιλαμβάνουν:

Ποιος είναι ο στόχος σας για αυτό το έργο;

Τι νομίζετε ότι θα έκανε αυτό το έργο επιτυχημένο;

Ποιες είναι οι ανησυχίες σας σχετικά με αυτό το έργο;

Τι επιθυμείτε αυτό το προϊόν ή την υπηρεσία θα έκανε ότι δεν είναι ήδη;

Ποιες αλλαγές θα συνιστούσατε για αυτό το έργο;

Οι ενδιαφερόμενοι είναι οι άνθρωποι που τελικά αναπτύσσετε το έργο, οπότε θα πρέπει να τους ζητήσετε ερωτήσεις που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε τη λίστα των απαιτήσεων σας.

Βήμα 3: Συγκεντρώστε και έγγραφο

Βήμα τρεις στη διαδικασία συμβαίνει κατά τον ίδιο χρόνο όπως το βήμα δύο. Θα συγκεντρώσει πληροφορίες και να σας ζητήσω ενδιαφερόμενους τις ερωτήσεις σας. Ο στόχος είναι σε όλα έγγραφο μπορείτε, έτσι ώστε να έχει όλες τις απαντήσεις που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε το έργο σας.

Χρησιμοποίησε έναεργαλείο διαχείρισης του έργουνα συλλέγουν και να τεκμηριώσει αυτές τις πληροφορίες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κρατήσετε το σχέδιό σας έργο, τις απαιτήσεις του έργου, και την επικοινωνία του έργου, όλα σε ένα μέρος. Μερικά παραδείγματα για το τι μπορεί να τεκμηριώσει περιλαμβάνουν:

Ενδιαφερομένων μερών απαντήσεις σε ερωτήσεις συνέντευξης

ερωτήσεις των ενδιαφερομένων μερών

οι αιτήσεις των ενδιαφερομένων μερών

τα σχόλια των ενδιαφερομένων μερών

Ερωτήσεις και σχόλια που προκύπτουν κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε κάθε απάντηση που λαμβάνετε, αλλά έχοντας πάντα τεκμηριωμένη μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε όλες τις απόψεις των ενδιαφερομένων σας, το οποίο θα σας βοηθήσει με τη διαχείριση απαιτήσεων.

Βήμα 4: παραδοχών Κατάλογος και απαιτήσεις

Τώρα που έχετε ολοκληρώσει τη διαδικασία πρόσληψης, τη δημιουργία σχεδίου διαχείρισης απαιτήσεις σας με βάση τις πληροφορίες που έχετε συγκεντρώσει.

Εξετάστε τις ερωτήσεις που αρχικά ορίζεται σε απάντηση κατά τις απαιτήσεις της διαδικασίας συλλογής. Στη συνέχεια, τα χρησιμοποιούν για να δημιουργήσουν τις απαιτήσεις σας στόχους, μεταξύ των οποίων:

Μήκος του χρονοδιαγράμματος του έργου:Μπορείτε να χαρτογραφήσει χρονοδιάγραμμα του έργου σας, χρησιμοποιώντας έναGantt διάγραμμακαι να το χρησιμοποιήσετε για να απεικονίσει οποιεσδήποτε απαιτήσεις του έργου που εξαρτώνται από τηνορόσημα του έργου. Μερικοί απαιτήσεις θα ισχύουν για όλη τη διάρκεια του έργου, ενώ άλλοι μπορεί να εφαρμοστεί μόνο κατά τη διάρκεια διακριτές φάσεις του έργου. Για παράδειγμα, θα χρειαστείτε ένα ειδικό προϋπολογισμό για μισθούς μέλος της ομάδας σε όλο το έργο, αλλά μπορεί να χρειαστεί μόνο συγκεκριμένο υλικό κατά το τελευταίο στάδιο του χρονοδιαγράμματος του έργου σας.

Οι άνθρωποι που συμμετέχουν στο έργο:Προσδιορίστε ακριβώς ποια μέλη της ομάδας θα συμμετέχουν στο έργο σας, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου πολλοί σχεδιαστές, προγραμματιστές, ή οι διαχειριστές θα πρέπει να εκτελέσει κάθε βήμα. Οι άνθρωποι είναι μέρος των αναγκών του έργου σας, διότι αν δεν έχετε τα μέλη της ομάδας που χρειάζεστε, δεν θα είστε σε θέση να ολοκληρώσει το έργο στην ώρα τους.

Έργο κινδύνους:Η κατανόηση των κινδύνων του έργου σας είναι ένα σημαντικό μέρος του προσδιορισμού απαιτήσεις του έργου. Χρησιμοποίησε έναμητρώο κινδύνωννα καθορίσει ποια κίνδυνοι είναι ύψιστης προτεραιότητας, όπως η ανατροφοδότηση των ενδιαφερομένων μερών, χρονοδιάγραμμα καθυστερήσεις και η έλλειψη του προϋπολογισμού. Στη συνέχεια, να προγραμματίσετε μια συνεδρία brainstorming με την ομάδα σας να καταλάβω πώς να αποτρέψει τους κινδύνους αυτούς.

Σανστόχους SMART, Τις απαιτήσεις του έργου σας θα πρέπει να είναι προσφυγής, μετρήσιμα και ποσοτικά. Προσπαθήστε να πάμε σε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες κατά την απαρίθμηση από τον προϋπολογισμό του έργου σας, το χρονοδιάγραμμα, τους απαιτούμενους πόρους, και την ομάδα.

Βήμα 5: Πάρτε την έγκριση

Μόλις επισημοποιήσει τις απαιτήσεις του έργου σας, θα πρέπει να εγκριθεί από τα ενδιαφερόμενα μέρη για να σας εξασφαλίσει τις ανάγκες των χρηστών συνάντηση είναι. Ενθάρρυνση σαφήεπικοινωνίαΜπορεί επίσης να αποτρέψειπεδίο ερπυσμούμε την εξασφάλιση των ενδιαφερομένων σας γνωρίζουμε τα όρια του έργου από την αρχή. Στη συνέχεια μπορείτε να προχωρήσετε με τοσχέδιο εφαρμογής, Που μπορεί να περιλαμβάνουν την απόκτηση πόρων και τη συναρμολόγηση μια ομάδα.

Βήμα 6: Παρακολούθηση της προόδου

Το τελευταίο μέρος της διαδικασίας είναιτην παρακολούθηση της προόδου του έργου σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαχείρισης του έργου για την παρακολούθηση σαςτου προϋπολογισμού του έργουκαι άλλες απαιτήσεις καθώς κινείστε μέσα από την εκτέλεση του έργου. Το όφελος του λογισμικού διαχείρισης του έργου είναι ότι μπορείτε να δείτε τις αλλαγές στο έργο σας σε πραγματικό χρόνο και να αναλάβει άμεση δράση όταν τα πράγματα πάνε στραβά.

Απαιτήσεις συλλογή τεχνικές

Ενώ η βασική διαδικασία των απαιτήσεων συλλογής περιλαμβάνει ζητώντας από τους ενδιαφερόμενους για τη συμβολή τους, μερικές φορές τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν θα ξέρουν τι είναι καλύτερο για ένα έργο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είστε υπεύθυνοι για τη συλλογή των αναγκαίων πληροφοριών για να καταλάβει τι θα πρέπει να είναι απαιτήσεις του έργου σας.

Για να εξασφαλίσετε ότι είστε πλήρως προετοιμασμένοι για τον κύκλο ζωής του έργου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τεχνικές έρευνας.

Ερωτηματολόγια:Τα ερωτηματολόγια μπορούν να είναι επωφελείς εάν πρέπει να ζητήσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη την ίδια ερώτηση σε ολόκληρο το συμβούλιο. Μοιραστείτε το ερωτηματολόγιο με τα ενδιαφερόμενα μέρη εκ των προτέρων και δώστε τους χρόνο να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με τις απαιτήσεις του έργου, για να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν αφήνει τίποτα έξω. Ενώ τα ερωτηματολόγια μπορούν να αποτελέσουν πολύτιμους τρόπους συλλογής απαιτήσεων, δεν είναι πολύ αποτελεσματικές για τους εκτελεστικούς φορείς, οι οποίοι μπορεί να είναι πολύ απασχολημένοι για να τα γεμίσουν.

Χρησιμοποιήστε τα σενάρια περίπτωσης:Ένα σενάριο περίπτωσης χρήσης είναι μια γραπτή περιγραφή του πώς νομίζετε ότι τα μέλη της ομάδας σας θα εκτελέσουν το έργο. Αυτά τα σενάρια μπορεί να περιλαμβάνουν ποιος συμμετέχει στο έργο, αυτό που περιμένετε να κάνουν και τα βήματα που θα πάρουν για να ολοκληρώσουν το στόχο του έργου σας. Η κοινή χρήση ενός σεναρίου μιας χρήσης δίνει στους ενδιαφερόμενους μια σαφή εικόνα τουΕργαλείο οδούκαι προγραμματισμένα παραδοτέα. Οι ενδιαφερόμενοι θα έχουν κάτι να απαντήσουν σε περίπτωση που η υπόθεση χρήσης δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες τους.

Χαρτογράφηση μυαλού:Η χαρτογράφηση του μυαλού είναι μια οπτική μορφή του Brainstorming που είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την αξιολόγηση των απαιτήσεων του έργου που χρειάζεστε. Στο κέντρο του χάρτη του μυαλού σας, τοποθετήστε το κύριο σαςστόχος του έργου. Σε φυσαλίδες διακλάδωση από τον κύριο στόχο, καταλόγους κατηγοριών των πραγμάτων που χρειάζεστε. Όπως συνεχίζει ο χάρτης, μπορείτε να συμπεριλάβετε πιο λεπτομερείς με τις απαιτήσεις σας μέχρι να έχετε καταγράψει όλες τις απαιτήσεις του έργου σας.

Πρωτότυπο:Η συνέντευξη των ενδιαφερομένων σας μπορεί να μην είναι επιτυχής εάν δεν γνωρίζουν ακριβώς τι θέλουν από το έργο. Σε αυτή την περίπτωση, δοκιμάστε να δημιουργήσετε πρωτότυπα για να δείτε τα ενδιαφερόμενα μέρη τι θα μπορούσε να μοιάζει το δυνητικό παραδοτέο. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους ενδιαφερόμενους να ορίσουν τι κάνουν και δεν τους αρέσει, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε τις ακριβείς απαιτήσεις που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε το έργο.

Εάν καμία από αυτές τις τεχνικές δεν αισθάνεται αρκετά δεξιά, ελέγξτε άλλα ηλεκτρονικά εργαλεία για να σας βοηθήσει να συγκεντρώσετε πληροφορίες, όπως ένασυμβούλιο ιδεών, μια ομάδα εστίασης, ιστορίες χρήστη ή αΠρότυπο μήτρας απόφασης .

Γιατί η απαίτηση που συγκεντρώνει σημαντική;

Οι απαιτήσεις που συλλέγουν είναι περισσότερο από ωφέλιμη για το έργο σας - είναι απαραίτητο. Μπορείτε να θυμάστε γιατί το τελευταίο ανεπιτυχές έργο που χειρίζεστε δεν πήγαινε καλά; Εξαντλήσατε τους πόρους ή προχωρήσατε στον προϋπολογισμό; Υποτιμήσατε τον χρόνο που θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε το έργο; Αυτοί είναι οι κίνδυνοι του έργου που μπορείτε να αποτρέψετε όταν ακολουθείτε τη διαδικασία συλλογής απαιτήσεων.

Υπάρχουν πολλά οφέλη από τις απαιτήσεις που συγκεντρώνονται, οι οποίες περιλαμβάνουν:

Βελτιώνει την ικανοποίηση των ενδιαφερομένων:Όταν ακολουθείτε μια αποτελεσματική διαδικασία συλλογής απαιτήσεων, βελτιώνετε την ικανοποίηση των ενδιαφερομένων με την παροχή περισσότερων παραδοτέων έργων στο στόχο. Οι ενδιαφερόμενοι σας θα είναι ευχαριστημένοι όταν ξέρουν τι να περιμένουν με το έργο σας.

Αυξάνει το ποσοστό επιτυχίας του έργου:Οι απαιτήσεις που συγκεντρώνουν επίσης αυξάνουν το ποσοστό επιτυχίας του έργου σας επειδή το πιο προετοιμασμένο είστε για το επερχόμενο έργο σας, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να αντιμετωπίσετε τους κινδύνους του έργου.

Μειώνει το κόστος του έργου:Η αντιμετώπιση των κινδύνων του έργου μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένο κόστος του έργου. Αποφεύγοντας αυτούς τους κινδύνους, μπορείτε να μειώσετε το κόστος και να παραμείνετε στον προϋπολογισμό. Δεν θέλετε να ξοδεύετε περισσότερα χρήματα σε ένα έργο από το απαραίτητο, οπότε αυτό είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα της συγκέντρωσης των απαιτήσεων.

Βελτιώστε τις απαιτήσεις που συγκεντρώνουν με το λογισμικό διαχείρισης έργου

Οι απαιτήσεις που συλλέγουν είναι ένα σημαντικό μέρος του σχεδιασμού του έργου. Είτε συνέντευξη των ενδιαφερομένων είτε εκτελείτε άλλους τύπους έρευνας για να συντάξετε τον κατάλογο των απαιτήσεων του έργου, έχοντας το λογισμικό διαχείρισης έργου που μπορεί να κρατήσει όλες τις πληροφορίες σας και να το μετακινήσετε απρόσκοπτα στην επόμενη φάση θα προχωρήσει πολύ.

Όταν τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη της ομάδας σας μοιράζονται πρόσβαση, μπορείτε να επικοινωνήσετε και να συνεργαστείτε από το έργο να αρχίσετε να ολοκληρώσετε και να μειώσετε οποιαδήποτε πιθανότητα αποτυχιών.