منصوبے کی کامیابی کے لئے اجتماع کی ضروریات کے لئے ایک 6 مرحلہ گائیڈ
خلاصہ
ضروریات جمع کرنے کے لئے آپ کے منصوبے کی عین مطابق ضروریات کی شناخت کا عمل ہے. یہ عمل اس منصوبے کے آغاز کے مرحلے کے دوران ہوتا ہے، لیکن آپ منصوبے ٹائم لائن بھر میں آپ کے منصوبے کی ضروریات کو منظم کریں گے. اس ٹکڑے میں، ہم ضروریات کو اجتماعی عمل کو ختم کردیں گے اور وضاحت کرتے ہیں کہ اجتماعی ضروریات پر توجہ مرکوز کرنے کا وقت کس طرح کامیاب منصوبوں کے نتائج کا باعث بن سکتا ہے.
ضروریات کو جمع کرنے میں خود کی وضاحت ہوسکتی ہے، لیکن یہ کم از کم مکمل توجہ حاصل کرتا ہے جو مستحق ہے. بستر سے پہلے اپنے دانتوں کا مشق یا برش کرنے سے پہلے پھیلانے سے پہلے، یہ ایک سادہ کام ہے جو اکثر نظر انداز ہوجاتا ہے.
لیکن ان بظاہر براہ راست چیزوں کو نظر انداز کرنے کے نتائج پراجیکٹ مینجمنٹ، منصوبے کے خطرات کے معاملے میں زخمی، گوبھیوں، یا، زخمی ہونے کی وجہ سے ہوسکتی ہے.
اس ٹکڑے میں، ہم ضروریات کو اجتماعی عمل کو ختم کردیں گے اور وضاحت کرتے ہیں کہ اجتماعی ضروریات پر توجہ مرکوز کرنے کا وقت کس طرح کامیاب منصوبوں کے نتائج کا باعث بن سکتا ہے.
پراجیکٹ مینجمنٹ میں اجتماعی ضروریات کیا ہے؟
ضروریات جمع کرنے کے لئے آپ کے منصوبے کی عین مطابق ضروریات کی شناخت کا عمل ہے. یہ عمل اس کے دوران ہوتا ہےپراجیکٹ کی شروعاتمرحلے لیکن آپ پورے پورے پورے منصوبے کی ضروریات کو منظم کریں گےپروجیکٹ ٹائم لائن .
تقاضے کی ضروریات عام طور پر ہوتی ہےپراجیکٹ مختصر یا ابتدائی کک آف اجلاس .
کچھ سوالات میں شامل ہیں:
ہماری پروجیکٹ شیڈول کتنی دیر تک ہوگی؟
اس منصوبے میں کون ملوث ہوگا؟
ہم اس منصوبے میں کیا خطرات کا سامنا کر سکتے ہیں؟
ضروریات کو اجتماعی پیچیدہ نہیں ہونا چاہئے، لیکن یہ کسی کا ایک اہم حصہ ہےپراجیکٹ منصوبہ .
6 مرحلے کی ضروریات کو عملدرآمد
اپنی ضروریات کو جمع کرنے کے لئے، مندرجہ ذیل چھ مرحلے کے عمل کا استعمال کریں. ایک بار جب آپ ختم ہو گئے ہیں، تو آپ کو اس کے ذریعہ آگے بڑھنے کی ضرورت ہے وسائل کی ایک جامع ضروریات کے دستاویز ہونا چاہئےپروجیکٹ مراحل .
مرحلہ 1: کرداروں کو تفویض کریں
اجتماعی ضروریات میں پہلا قدم آپ کے منصوبے میں کردار تفویض کرنا ہے. یہ آپ کی شناخت کرتے وقت یہ ہےپروجیکٹ اسٹیک ہولڈرز .
ایک اسٹیک ہولڈر کسی بھی منصوبے میں سرمایہ کاری کرتا ہے، چاہے وہ اندرونی یا بیرونی شراکت دار ہیں. مثال کے طور پر، ایک گاہک ایک بیرونی حصول دار ہے، جبکہ ایک ڈیپارٹمنٹ مینیجر یا بورڈ کے رکن ایک اندرونی حصول دار ہے. ان کرداروں کی شناخت سب سے پہلے آپ کو اس بات کا تعین کرنے میں مدد ملے گی کہ آپ کو کونسا تجزیہ کرنا چاہئےپروجیکٹ دائرہ کاربعد میں.
دیگر کرداروں میں شامل ہیںپروجیکٹ مینیجر ، پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر، ڈیزائنرز، پروڈکٹ ٹیسٹرز، اور ڈویلپرز. یہ لوگ آپ کے منصوبے کے مقاصد کو مارنے کے لئے آپ کی ضروریات اور وسائل کی شناخت میں مدد کرسکتے ہیں.
جب آپ اپنے منصوبے میں سر کودنے کے لئے آزمائشی محسوس کرتے ہیں اور آپ کی ضرورت ہو گی کہ آپ کی تمام چیزوں کی فہرست شروع کرنا شروع ہوجائے تو یہ ایک غلطی ہوسکتی ہے. سست اور عمل میں رہنا اور آپ کو روکنے کا ایک بہتر موقع ملے گاپراجیکٹ خطرہ .
مرحلہ 2: اسٹیک ہولڈرز سے ملیں
ایک بار جب آپ نے اپنے منصوبے کے حصول داروں کی نشاندہی کی ہے، ان سے ملنے کے لۓ وہ اس منصوبے سے باہر نکلنے کی امید کر رہے ہیں. اس بات کو سمجھنے کے لۓ کہ اسٹیک ہولڈرز معاملات چاہتے ہیں کیونکہ وہ بالآخر آپ کے لئے آپ کی ترسیل کے لئے تیار ہیں.
کچھ سوالات آپ سے پوچھ سکتے ہیں:
اس منصوبے کے لئے آپ کا کیا مقصد ہے؟
آپ کیا سوچتے ہیں کہ یہ منصوبہ کامیاب ہو گی؟
اس منصوبے کے بارے میں آپ کے خدشات کیا ہیں؟
آپ کیا چاہتے ہیں اس کی مصنوعات یا سروس یہ کریں گے کہ یہ پہلے ہی نہیں ہے؟
اس منصوبے کے بارے میں آپ کونسی تبدیلیوں کی سفارش کرے گی؟
اسٹیک ہولڈرز لوگ ہیں جو آپ آخر میں اس منصوبے کو تیار کر رہے ہیں، لہذا آپ کو ان سوالات سے پوچھنا چاہئے جو آپ کی ضروریات کی فہرست بنانے میں مدد کرسکتے ہیں.
مرحلہ 3: جمع اور دستاویز
مرحلہ میں تین مرحلے میں ایک ہی وقت میں ایک ہی وقت میں ہوتا ہے. آپ معلومات جمع کرتے ہیں کیونکہ آپ اپنے اسٹیک ہولڈرز سے پوچھتے ہیں. مقصد آپ ہر چیز کو دستاویز کرنے کے لئے ہے، لہذا آپ کے تمام منصوبوں کو آپ کے منصوبے کو شروع کرنے کی ضرورت ہے.
استعمال کریںپراجیکٹ مینجمنٹ کا آلہاس معلومات کو جمع اور دستاویز کرنے کے لئے. اس طرح، آپ اپنی پراجیکٹ کی منصوبہ بندی، منصوبے کی ضروریات، اور منصوبے مواصلات کو ایک جگہ میں رکھنے کے لۓ رکھ سکتے ہیں. کچھ مثالیں جو آپ کو دستاویز میں شامل کرسکتے ہیں میں شامل ہیں:
Stakeholder انٹرویو کے سوالات کے جوابات
اسٹیک ہولڈر سوالات
اسٹیک ہولڈر کی درخواستیں
اسٹیک ہولڈر تبصرے
سوالات اور تبصرے جو انٹرویو کے دوران پیدا ہوتے ہیں
آپ کو ہر جواب آپ کو حاصل کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن سب کچھ دستاویزی آپ کو آپ کے تمام حصول داروں کے نقطہ نظروں کو دیکھنے میں مدد مل سکتی ہے، جو آپ کو ضروریات کے انتظام کے ساتھ مدد کرے گی.
مرحلہ 4: تصورات اور ضروریات کی فہرست
اب آپ نے انٹیک عمل مکمل کیا ہے، آپ کو جمع کردہ معلومات پر مبنی اپنی ضروریات کے انتظام کی منصوبہ بندی بنائیں.
ان سوالات پر غور کریں جنہیں آپ ابتدائی طور پر ضروریات کو جمع کرنے کے عمل کے دوران جواب دینے کے لئے تیار ہیں. پھر، ان کی ضروریات کے مقاصد کو تخلیق کرنے کے لئے ان کا استعمال کریں، بشمول:
پراجیکٹ شیڈول کی لمبائی:آپ اپنے منصوبے کا ٹائم لائن منتخب کر سکتے ہیںGantt چارٹاور اس پر منحصر ہے کہ کسی بھی منصوبے کی ضروریات کو دیکھنے کے لئے اسے استعمال کریںپراجیکٹ سنگ میل. کچھ ضروریات منصوبے کی مکمل مدت کے لئے درخواست دے گی، جبکہ دوسروں کو صرف مختلف منصوبوں کے مراحل کے دوران لاگو ہوتا ہے. مثال کے طور پر، آپ کو پورے منصوبے میں ٹیم کے ممبر تنخواہ کے لئے مخصوص بجٹ کی ضرورت ہوگی، لیکن آپ کو صرف آپ کے منصوبے ٹائم لائن کے آخری مرحلے کے دوران مخصوص مواد کی ضرورت ہوسکتی ہے.
منصوبے میں ملوث افراد:اس بات کی شناخت کریں کہ آپ کے منصوبے میں کون سی ٹیم کے ارکان شامل ہوں گے، بشمول کتنے ڈیزائنرز، ڈویلپرز، یا مینیجرز کو ہر مرحلے پر عملدرآمد کرنے کی ضرورت ہوگی. لوگ آپ کے منصوبے کی ضروریات کا حصہ ہیں کیونکہ اگر آپ کے پاس ٹیم کے ممبران نہیں ہیں تو آپ کو وقت پر اس منصوبے کو مکمل کرنے کے قابل نہیں ہو گا.
پراجیکٹ خطرات:آپ کے منصوبے کے خطرات کو سمجھنے کے منصوبے کی ضروریات کی شناخت کا ایک اہم حصہ ہے. استعمال کریںخطرہ رجسٹراس بات کا تعین کرنے کے لئے کہ کون سا خطرات سب سے زیادہ ترجیحات ہیں، جیسے اسٹیک ہولڈر کی رائے، ٹائم لائن تاخیر، اور بجٹ کی کمی. اس کے بعد، آپ کی ٹیم کے ساتھ دماغی اسٹارٹ سیشن شیڈول کریں کہ یہ خطرات کو کیسے روکنے کے لئے.
کی طرحسمارٹ مقاصد، آپ کے منصوبے کی ضروریات کو قابل عمل، پیمائش، اور مقدار میں ہونا چاہئے. جب آپ کے منصوبے کے بجٹ، ٹائم لائن، ضروری وسائل، اور ٹیم کو لسٹنگ کرتے وقت ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر جانے کی کوشش کریں.
مرحلہ 5: منظوری حاصل کریں
ایک بار جب آپ اپنی پراجیکٹ کی ضروریات کو باقاعدہ طور پر منظم کرتے ہیں، تو آپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کو صارف کی ضروریات کو پورا کرنے کے لۓ اس بات کا یقین کرنے کے لئے آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہوگی. واضح طور پر حوصلہ افزائیمواصلاتبھی روک سکتا ہےدائرہ کاراپنے اسٹیک ہولڈرز کو یقینی بنانے سے شروع سے منصوبے کی حدود کو معلوم ہے. آپ پھر آپ کے ساتھ آگے بڑھ سکتے ہیںعمل درآمد، جس میں وسائل حاصل کرنے اور ایک ٹیم کو جمع کرنے میں شامل ہوسکتا ہے.
مرحلہ 6: نگرانی کی نگرانی
عمل کا آخری حصہ ہےآپ کے منصوبے کی ترقی کی نگرانی. آپ کو آپ کو ٹریک کرنے کے لئے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کر سکتے ہیںپروجیکٹ بجٹاور دیگر ضروریات کے طور پر آپ منصوبے کے عملدرآمد کے ذریعے منتقل کرتے ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا فائدہ یہ ہے کہ آپ اپنے منصوبے میں تبدیلیوں کو اصل وقت میں دیکھ سکتے ہیں اور جب چیزیں چلتی ہو تو فوری کارروائی کریں.
ضروریات جمع کرنے کی تکنیک
حالانکہ اجتماعات کی بنیادی عمل ان کے ان پٹ کے لئے اسٹیک ہولڈرز سے پوچھتے ہیں، کبھی کبھی اسٹیک ہولڈرز کو معلوم نہیں ہوگا کہ ایک منصوبے کے لئے کیا بہتر ہے. ان صورتوں میں، آپ کو سمجھنے کے لئے ضروری معلومات جمع کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں کہ آپ کی پراجیکٹ کی ضروریات کیا ہونا چاہئے.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ منصوبے کی زندگی سائیکل کے لئے مکمل طور پر تیار ہیں، آپ مندرجہ ذیل تحقیق کی تکنیک استعمال کرسکتے ہیں.
سوالنامہ:اگر آپ کو بورڈ بھر میں اسی سوال سے متعلق سوال پوچھنا ضروری ہے تو سوالنامہ فائدہ مند ہوسکتا ہے. پیشگی طور پر حصول داروں کے ساتھ سوالنامہ کا اشتراک کریں، اور ان پراجیکٹ کی ضروریات کے بارے میں سوالات کا جواب دینے کا وقت دیں، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کوئی بھی کسی چیز کو چھوڑ نہیں کرتا. جبکہ سوالنامہ ضروریات کو جمع کرنے کے قابل قدر طریقے ہوسکتے ہیں، وہ ایگزیکٹو اسٹیک ہولڈرز کے لئے بہت مؤثر نہیں ہیں، جو انہیں بھرنے کے لئے بہت مصروف ہوسکتے ہیں.
کیس کے منظر نامے کا استعمال کریں:ایک استعمال کیس کا منظر ایک تحریری وضاحت ہے کہ آپ کس طرح سوچتے ہیں کہ آپ کے ٹیم کے ارکان اس منصوبے پر عملدرآمد کریں گے. ان نظریات میں شامل ہوسکتا ہے جو اس منصوبے میں ملوث ہے، آپ کو کیا کرنا ہے، اور آپ کے منصوبے کے مقصد کو پورا کرنے کے اقدامات. استعمال کیس کے منظر کا اشتراک اسٹیک ہولڈرز کو ایک واضح تصویر فراہم کرتا ہےپروجیکٹ روڈ میپاور منصوبہ بندی کی ترسیل. اسٹیک ہولڈرز اس کے بعد جواب دینے کے لۓ کچھ جواب دینے کے لۓ اگر استعمال کیس ان کی توقعات کو پورا نہیں کرتا.
ذہن پڑھنا:دماغ کی نقشہ سازی دماغی برتن کا ایک بصری شکل ہے جو خاص طور پر مددگار ثابت کرنے کے لئے آپ کی ضرورت ہے. آپ کے دماغ کے نقشے کے مرکز میں، اپنا اہم مقام رکھیںپراجیکٹ کا مقصد. بلبلوں میں بنیادی مقصد سے برانچنگ، آپ کی ضرورت چیزوں کی فہرست کی فہرست. جیسا کہ نقشہ برانچ جاری ہے، آپ اپنی ضروریات کے ساتھ مزید تفصیلی شامل کرسکتے ہیں جب تک کہ آپ نے اپنی تمام منصوبوں کی ضروریات کو قبضہ کر لیا ہے.
پروٹوٹائپ:آپ کے حصول داروں کو انٹرویو کامیاب نہیں ہوسکتا ہے اگر وہ اس منصوبے سے باہر نہیں رہیں تو وہ بالکل وہی نہیں جانتے. اس صورت میں، اسٹیک ہولڈرز کو ظاہر کرنے کے لئے پروٹوٹائپ بنانے کی کوشش کریں جو ممکنہ طور پر قابل رسائی کی طرح نظر آتی ہے. یہ آپ کے حصول داروں کی وضاحت کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ وہ کیا کرتے ہیں اور پسند نہیں کرتے ہیں تاکہ آپ اس منصوبے کو شروع کرنے کی عین مطابق ضروریات کی شناخت کرسکتے ہیں.
اگر ان میں سے کوئی بھی تکنیک بالکل درست محسوس نہیں کرتے، تو آپ کو معلومات جمع کرنے میں بھی مدد کرنے کے لئے دیگر آن لائن ٹولز کی جانچ پڑتال کریںخیال بورڈ، ایک توجہ مرکوز گروپ، صارف کی کہانیاں، یا ایکفیصلہ میٹرکس سانچہ .
ضرورت کیوں ضروری ہے؟
ضروریات آپ کے منصوبے کے لئے فائدہ مند سے زیادہ فائدہ مند ہے- یہ ضروری ہے. کیا آپ کو یاد ہے کہ آپ کو سنبھالنے والی آخری ناکام منصوبے کیوں اچھی طرح سے نہیں ہوئی؟ کیا آپ وسائل سے باہر چلتے ہیں یا بجٹ پر جائیں گے؟ کیا آپ نے اس وقت کم از کم اس منصوبے کو مکمل کرنے کی ضرورت تھی؟ یہ منصوبے کے خطرات ہیں کہ جب آپ ضروریات کو پورا کرنے کی ضرورت پر عمل کرتے ہیں تو آپ کو روک سکتے ہیں.
اجتماعی ضروریات کے بہت سے فوائد ہیں، جن میں شامل ہیں:
اسٹیک ہولڈر اطمینان کو بہتر بناتا ہے:جب آپ ایک مؤثر ضروریات کو پورا کرنے کے عمل کی پیروی کرتے ہیں تو، آپ کو زیادہ سے زیادہ ہدف پروجیکٹ ڈیلیوریوں کو فراہم کرنے کے ذریعہ ساکھ ہولڈر اطمینان کو بہتر بنانے کے لۓ. جب آپ جانتے ہیں کہ آپ کے منصوبے کے ساتھ کیا امید ہے تو آپ کے حصول دار خوش ہوں گے.
پراجیکٹ کامیابی کی شرح میں اضافہ:ضروریات آپ کے منصوبے کی کامیابی کی شرح میں اضافہ بھی بڑھتی ہے کیونکہ آپ اپنے آئندہ منصوبے کے لئے زیادہ تیار ہیں، آپ کو ممکنہ طور پر منصوبے کے خطرات کا سامنا کرنا پڑتا ہے.
منصوبے کے اخراجات کو کم کر دیتا ہے:منصوبے کے خطرات کا سامنا کرنا پڑا منصوبے کی لاگت میں اضافہ ہوسکتا ہے. ان خطرات سے بچنے سے، آپ بجٹ کے اندر لاگت کم کر سکتے ہیں اور رہ سکتے ہیں. آپ کو سمجھنے کے بجائے ایک منصوبے پر زیادہ پیسہ خرچ نہیں کرنا چاہتے ہیں، لہذا یہ اجتماعی ضروریات کا ایک بڑا فائدہ ہے.
پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ جمع کرنے کی ضروریات کو سنبھالیں
ضروریات جمع کرنے کے منصوبے کی منصوبہ بندی کا ایک اہم حصہ ہے. چاہے آپ اسٹیک ہولڈرز کو انٹرویو کر رہے ہیں یا آپ کے منصوبے کی ضروریات کی فہرست کو مرتب کرنے کے لئے دیگر اقسام کی تحقیق کی کارکردگی کا مظاہرہ کر رہے ہیں، پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے جو آپ کی تمام معلومات کو برقرار رکھ سکتے ہیں اور ہم آہستہ آہستہ اگلے مرحلے میں منتقل کر سکتے ہیں.
جب آپ کے اسٹیک ہولڈرز اور آپ کے ٹیم کے ارکان تک رسائی حاصل ہوتی ہے تو، آپ کو سیٹ بیک کے کسی بھی موقع کو ختم کرنے اور کم کرنے کے لئے منصوبے کے آغاز سے بات چیت اور تعاون کر سکتے ہیں.
