Hướng dẫn 6 bước để yêu cầu thu thập cho sự thành công dự án

Tóm lược

Yêu cầu thu thập là quá trình xác định các yêu cầu chính xác của dự án của bạn từ đầu đến cuối. Quá trình này xảy ra trong giai đoạn khởi đầu của dự án, nhưng bạn sẽ tiếp tục quản lý các yêu cầu dự án của bạn trong suốt thời gian dự án. Trong phần này, chúng tôi sẽ phác thảo các yêu cầu quá trình thu thập và giải thích cách dành thời gian để tập trung vào các yêu cầu thu thập có thể dẫn đến kết quả dự án thành công.

Yêu cầu thu thập có vẻ tự giải thích, nhưng nó hiếm khi nhận được sự quan tâm đầy đủ nó xứng đáng. Giống như trải dài trước khi tập thể dục hoặc đánh răng trước khi đi ngủ, đó là một nhiệm vụ đơn giản mà thường bị bỏ qua.

Tuy nhiên, hậu quả của việc bỏ qua những điều này dường như đơn giản có thể dẫn đến chấn thương, sâu răng, hoặc, trong trường hợp của quản lý dự án, dự án rủi ro.

Trong phần này, chúng tôi sẽ phác thảo các yêu cầu quá trình thu thập và giải thích cách dành thời gian để tập trung vào các yêu cầu thu thập có thể dẫn đến kết quả dự án thành công.

yêu cầu thu thập trong quản lý dự án là gì?

Yêu cầu thu thập là quá trình xác định các yêu cầu chính xác của dự án của bạn từ đầu đến cuối. Quá trình này xảy ra trong Dự án ban đầu giai đoạn nhưng bạn sẽ tiếp tục quản lý các yêu cầu dự án của bạn trong suốt toàn bộ timeline dự án .

Yêu cầu thu thập thường xảy ra trong thời gian tóm tắt dự án hoặc kick-off họp ban đầu .

Yêu cầu thu thập không nên phức tạp, nhưng nó là một thành phần quan trọng của bất kỳ kế hoạch dự án .

6 bước quá trình yêu cầu thu thập

Để thu thập yêu cầu của bạn, sử dụng quá trình sáu bước sau đây. Khi bạn đã hoàn tất, bạn nên có một yêu cầu toàn diện tài liệu nêu rõ các nguồn lực mà bạn cần phải di chuyển về phía trước thông qua giai đoạn dự án .

Bước 1: vai trò Gán

Bước đầu tiên trong các yêu cầu thu thập là vai trò assign trong dự án của bạn. Đây là thời điểm bạn nhận ra bạn các bên liên quan dự án .

Một bên liên quan là ai đầu tư vào dự án, cho dù họ đang đối tác nội bộ hay bên ngoài. Ví dụ, một khách hàng là một bên liên quan bên ngoài, trong khi một quản lý bộ phận hoặc thành viên hội đồng là một bên liên quan nội bộ. Xác định những vai trò này đầu tiên sẽ giúp bạn xác định xem ai nên phân tích của bạn phạm vi dự án sau này.

vai trò khác bao gồm quản lý dự án Cái gì quản trị dự án , Nhà thiết kế, thử nghiệm sản phẩm, và các nhà phát triển. Những người này có thể giúp bạn xác định các yêu cầu và tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu dự án của bạn.

Trong khi bạn có thể cảm thấy bị cám dỗ để nhảy headfirst vào dự án của bạn và bắt đầu liệt kê tất cả những điều bạn biết bạn sẽ cần, điều này có thể là một sai lầm. Chậm xuống và dính vào quá trình này và bạn sẽ có một cơ hội tốt hơn ngăn ngừa rủi ro dự án .

Bước 2: Gặp gỡ với các bên liên quan

Một khi bạn đã xác định các bên liên quan dự án của bạn, đáp ứng với họ để có được một ý tưởng về những gì họ đang hy vọng sẽ thoát ra khỏi dự án. Hiểu những gì các bên liên quan muốn vấn đề vì họ cuối cùng những người bạn đang tạo phân phôi của bạn cho.

Bạn muốn gì sản phẩm này hoặc dịch vụ sẽ làm điều đó nó không đã?

Các bên liên quan là những người cuối cùng bạn đang phát triển dự án, vì vậy bạn nên hỏi họ những câu hỏi có thể giúp bạn tạo danh sách các yêu cầu này.

Bước 3: Thu thập và tài liệu

Bước ba trong quá trình xảy ra cùng lúc với bước hai. Bạn sẽ thu thập thông tin khi bạn yêu cầu các câu hỏi của các bên liên quan. Mục tiêu là ghi lại mọi thứ bạn có thể, vì vậy hãy có tất cả các câu trả lời bạn cần để bắt đầu dự án của mình.

Sử dụng một Công cụ quản lý dự án để thu thập và ghi lại thông tin này. Bằng cách đó, bạn có thể giữ kế hoạch dự án, yêu cầu dự án và giao tiếp dự án ở một nơi. Một số ví dụ về những gì bạn có thể tài liệu bao gồm:

Bạn không cần phải sử dụng mọi câu trả lời bạn nhận được, nhưng có mọi thứ được ghi lại có thể giúp bạn thấy tất cả các quan điểm của các bên liên quan, điều này sẽ giúp bạn quản lý yêu cầu.

Bước 4: Liệt kê các giả định và yêu cầu

Bây giờ bạn đã hoàn thành quá trình nạp, hãy tạo kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn dựa trên thông tin bạn đã thu thập được.

Hãy xem xét các câu hỏi mà bạn ban đầu đặt ra để trả lời trong quá trình thu thập yêu cầu. Sau đó, sử dụng chúng để tạo các mục tiêu yêu cầu của bạn, bao gồm:

Chiều dài của lịch trình dự án: Bạn có thể ánh xạ dòng thời gian dự án của bạn bằng cách sử dụng một biểu đồ Gantt và sử dụng nó để hình dung bất kỳ yêu cầu dự án nào phụ thuộc vào mốc dự án . Một số yêu cầu sẽ áp dụng cho toàn bộ thời gian của dự án, trong khi những yêu cầu khác chỉ có thể áp dụng trong các giai đoạn dự án riêng biệt. Ví dụ: bạn sẽ cần một ngân sách cụ thể cho lương thành viên nhóm trong toàn bộ dự án, nhưng bạn chỉ có thể cần tài liệu cụ thể trong giai đoạn cuối của dòng thời gian dự án của bạn.

Những người tham gia vào dự án: Xác định chính xác các thành viên trong nhóm nào sẽ tham gia vào dự án của bạn, bao gồm có bao nhiêu nhà thiết kế, nhà phát triển hoặc người quản lý, bạn sẽ cần thực hiện mỗi bước. Mọi người là một phần trong yêu cầu dự án của bạn bởi vì nếu bạn không có thành viên trong nhóm bạn cần, bạn sẽ không thể hoàn thành dự án đúng hạn.

Rủi ro dự án: Hiểu về rủi ro dự án của bạn là một phần quan trọng trong việc xác định các yêu cầu của dự án. Sử dụng một đăng ký rủi ro Để xác định rủi ro nào có mức độ ưu tiên cao nhất, chẳng hạn như phản hồi của các bên liên quan, sự chậm trễ dòng thời gian và thiếu ngân sách. Sau đó, lên lịch một phiên động não với nhóm của bạn để tìm ra cách ngăn chặn những rủi ro này.

Như Mục tiêu thông minh , yêu cầu dự án của bạn phải có thể hành động, đo lường và định lượng. Cố gắng đi vào càng nhiều chi tiết càng tốt khi liệt kê ngân sách dự án, dòng thời gian, tài nguyên cần thiết và nhóm.

Bước 5: Nhận phê duyệt

Khi bạn chính thức hóa các yêu cầu dự án của mình, bạn sẽ cần sự chấp thuận từ các bên liên quan để đảm bảo bạn đáp ứng nhu cầu người dùng. Khuyến khích rõ ràng. liên lạc cũng có thể ngăn chặn. phạm vi creep. Bằng cách đảm bảo các bên liên quan của bạn biết các giới hạn của dự án ngay từ đầu. Sau đó bạn có thể tiến hành với kế hoạch thực hiện , có thể bao gồm có được tài nguyên và lắp ráp một đội.

Bước 6: Theo dõi tiến độ

Phần cuối của quá trình là Giám sát tiến trình của dự án của bạn . Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi Ngân sách dự án. và các yêu cầu khác khi bạn chuyển qua thực hiện dự án. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án là bạn có thể thấy những thay đổi đối với dự án của mình trong thời gian thực và thực hiện hành động ngay lập tức khi mọi thứ trở nên tồi tệ.

Yêu cầu thu thập kỹ thuật

Trong khi quá trình cơ bản của các yêu cầu thu thập liên quan đến việc yêu cầu các bên liên quan về đầu vào của họ, đôi khi các bên liên quan sẽ không biết những gì tốt nhất cho một dự án. Trong những trường hợp đó, bạn có trách nhiệm thu thập thông tin cần thiết để hiểu các yêu cầu dự án của bạn sẽ là gì.

Để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ cho vòng đời dự án, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật nghiên cứu sau đây.

Bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi có thể có lợi nếu bạn cần hỏi các bên liên quan cùng một câu hỏi trên bảng. Chia sẻ bảng câu hỏi với các bên liên quan trước, và cho họ thời gian để trả lời các câu hỏi về yêu cầu của dự án, để đảm bảo không ai rời khỏi bất cứ điều gì. Mặc dù bảng câu hỏi có thể là những cách có giá trị để thu thập các yêu cầu, họ không hiệu quả lắm đối với các bên liên quan điều hành, những người có thể quá bận rộn để lấp đầy họ.

Kịch bản trường hợp sử dụng: Kịch bản trường hợp sử dụng là một mô tả bằng văn bản về cách bạn nghĩ rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ thực hiện dự án. Những kịch bản này có thể bao gồm những người tham gia vào dự án, những gì bạn mong đợi họ làm và các bước họ sẽ thực hiện để thực hiện mục tiêu dự án của bạn. Chia sẻ kịch bản trường hợp sử dụng cho các bên liên quan một hình ảnh rõ ràng về Lộ trình dự án và có kế hoạch cung cấp. Các bên liên quan sau đó có một cái gì đó để đáp ứng nếu trường hợp sử dụng không đáp ứng mong đợi của họ.

Sơ đồ tư duy: Ánh xạ tâm trí là một hình thức động não trực quan đặc biệt hữu ích để đánh giá những yêu cầu của dự án bạn cần. Ở trung tâm của bản đồ tâm trí của bạn, đặt chính của bạn Mục tiêu dự án . Trong bong bóng phân nhánh từ mục tiêu chính, danh sách các loại của những thứ bạn cần. Vì bản đồ tiếp tục phân nhánh, bạn có thể bao gồm chi tiết hơn với các yêu cầu của mình cho đến khi bạn đã nắm bắt tất cả các yêu cầu dự án của bạn.

Tạo mẫu: Phỏng vấn các bên liên quan của bạn có thể không thành công nếu họ không biết chính xác những gì họ muốn ra khỏi dự án. Trong trường hợp đó, hãy thử tạo các nguyên mẫu để hiển thị các bên liên quan Những gì khả năng cung cấp có thể trông như thế nào. Điều này có thể giúp các bên liên quan của bạn xác định những gì họ làm và không thích để bạn có thể xác định các yêu cầu chính xác mà bạn cần để khởi chạy dự án.

Nếu không có kỹ thuật nào trong số này cảm thấy khá đúng, hãy xem các công cụ trực tuyến khác cũng giúp bạn thu thập thông tin, như một bảng ý tưởng , một nhóm tập trung, câu chuyện người dùng hoặc một Mẫu ma trận quyết định .

Tại sao yêu cầu thu thập quan trọng?

Yêu cầu thu thập nhiều hơn có lợi cho dự án của bạn - đó là điều cần thiết. Bạn có thể nhớ tại sao dự án cuối cùng không thành công mà bạn đã xử lý không tốt? Bạn đã hết tài nguyên hoặc vượt qua ngân sách? Bạn đã đánh giá thấp thời gian bạn cần để hoàn thành dự án? Đây là những rủi ro dự án mà bạn có thể ngăn chặn khi bạn tuân theo quy trình thu thập yêu cầu.

Cải thiện sự hài lòng của các bên liên quan: Khi bạn tuân theo quy trình thu thập các yêu cầu hiệu quả, bạn sẽ cải thiện sự hài lòng của các bên liên quan bằng cách cung cấp nhiều sản phẩm dự án mục tiêu. Các bên liên quan của bạn sẽ được hạnh phúc khi họ biết những gì mong đợi với dự án của bạn.

Tăng tỷ lệ thành công dự án: Yêu cầu thu thập cũng làm tăng tỷ lệ thành công của dự án của bạn vì bạn càng chuẩn bị nhiều hơn cho dự án sắp tới, bạn sẽ ít có khả năng gặp rủi ro dự án.

Giảm chi phí dự án: Gặp rủi ro dự án có thể dẫn đến tăng chi phí dự án. Bằng cách tránh những rủi ro này, bạn có thể giảm chi phí và ở trong ngân sách. Bạn có thể hiểu không muốn chi nhiều tiền hơn vào một dự án hơn là cần thiết, vì vậy đây là một lợi ích lớn về việc thu thập yêu cầu.

Dự kiến thu thập các yêu cầu với phần mềm quản lý dự án

Yêu cầu thu thập là một phần quan trọng của quy hoạch dự án. Cho dù bạn đang phỏng vấn các bên liên quan hoặc thực hiện các loại nghiên cứu khác để biên dịch danh sách các yêu cầu dự án của bạn, có phần mềm quản lý dự án có thể chứa tất cả thông tin của bạn và di chuyển nó vào giai đoạn tiếp theo sẽ đi một chặng đường dài.

Khi các bên liên quan của bạn và các thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ quyền truy cập, bạn có thể giao tiếp và cộng tác từ dự án bắt đầu kết thúc và giảm bất kỳ cơ hội thất bại nào.