Manajemen Tenaga Kerja: Cara Mengoptimalkan Produktivitas Tim

Perlu bantuan meningkatkan timproduktifitasdan kinerja keseluruhan? Meskipun itu bukan tugas yang mudah, manajemen tenaga kerja dapat membantu merampingkan alur kerja dan biaya operasional tim Anda. Itu berarti peningkatan efisiensi, keterlibatan karyawan yang lebih baik, dan moral tim yang lebih tinggi.

Dari apa yang termasuk dalam proses manajemen tenaga kerja dengan manfaat yang datang dari menggunakan perangkat lunak manajemen tenaga kerja, kami akan merinci bagaimana secara efektif menerapkan strategi Anda sendiri.

Apa itu Manajemen Tenaga Kerja?

Manajemen Workforce (WFM) adalah teknik yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim. Sementara yang paling sering digunakan di pusat panggilan, banyak departemen telah mengadopsi metode ini untuk meningkatkan proses mereka saat ini. Ini sangat penting mengingat ituHampir 70% pekerjamerasa mereka akan lebih siap untuk mencapai target jika mereka memiliki proses yang jelas untuk mengelola pekerjaan di tempat.

Manajemen tenaga kerja melibatkan semua kegiatan yang diperlukan untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif. Metode ini terdiri dari berbagai teknik tenaga kerja termasuk manajemen sumber daya manusia, manajemen sumber daya manusia, manajemen kinerja, pengumpulan data, penganggaran dan peramalan, dan banyak lagi. Sementara A.manajer proyekTidak dapat menghubungkan semua tugas ini, sangat membantu untuk memastikan inisiatif utama berjalan dengan lancar dengan bermitra dengan para pemimpin departemen dan mengoleksi umpan balik tim.

Karena ada beberapa tumpang tindih antara manajemen tenaga kerja dan tugas manajemen sumber daya manusia, mari kita perhatikan perbedaan antara keduanya.

Apa yang termasuk dalam sistem manajemen tenaga kerja?

Seperti yang Anda lihat, ada banyak bagian yang membentuk proses manajemen tenaga kerja. Dari mempekerjakan karyawan ke tim pelatihan dan penjadwalan, dibutuhkan banyak bagian yang bergerak untuk menciptakan proses penuh.

Penting juga untuk dicatat bahwa tugas-tugas manajemen tenaga kerja seringkali sangat mirip dengan Manajemen Sumber Daya Manusia (HCM), yang merupakan kerangka perekrutan, pengelolaan, dan mengembangkan nilai karyawan. Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa HCM bertujuan untuk memaksimalkan ROI sementara WFM bertujuan untuk memaksimalkan kinerja dan produktivitas karyawan.

Mari kita lihat masing-masing tugas ini dan bagaimana mereka bekerja untuk membuat solusi manajemen tenaga kerja yang dapat Anda terapkan untuk tim Anda.

Pelacakan waktu

Pelacakan waktu mungkin tampak cukup sederhana, tetapi ada lebih dari yang Anda pikirkan. Tidak hanya waktu pelacakan yang baik untuk menganalisis efisiensi, tetapi juga membantu untuk mengidentifikasi pola.

Menerapkan proses pelacakan waktu memastikan bahwa Anda:

Lacak beban kerja di masa depan

Pekerjakan sejumlah anggota tim yang sesuai

Delegasikan tugas dengan benar

Pelacakan waktu yang efektif juga dapat membantu Anda meningkatkanKeterampilan Manajemen Waktudan menciptakan rutinitas harian yang produktif secara keseluruhan. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen kerja sepertiUDN Task Manager.. Dengan alat yang efektif dan praktik terbaik manajemen waktu yang baik, setiap anggota tim memiliki otonomi dan fleksibilitas untuk mengelola waktu mereka sendiri dan menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.

Perkiraan dan penjadwalan.

Selain pelacakan waktu, juga penting untuk memperkirakan dan menjadwalkan staf yang dibutuhkan untuk menciptakan proses manajemen tenaga kerja yang sukses yang menawarkan keseimbangan kehidupan kerja. Apakah Anda memiliki banyak tingkat kepegawaian dalam organisasi Anda, seperti eksekutif dan manajer menengah, atau mengelola tim pada tingkat yang sama, penjadwalan dapat menjadi kompleks.

Untuk alasan itu, banyak tim beralih ke kecerdasan buatan (AI) untuk membantu mengotomatiskan penjadwalan. Menganalisis data historis juga dapat membantu Anda memperkirakan hasil masa depan.

Tanggung jawab penjadwalan meliputi:

Mengelola Penjadwalan Staf

Menyelesaikan masalah berlebihan atau kekurangan staf

Peramalan untuk pertumbuhan tim

Dengan jumlah anggota tim yang tepat dan rencana pertumbuhan kepegawaian, Anda dapat mengelola tim Anda dengan benarbeban kerjadan mencegah kelelahan.

Kinerja tim

Sementara ulasan kinerja dapat memakan waktu, mereka penting untuk mengukur kinerja tim, produktivitas, dan kebahagiaan secara keseluruhan. Mereka juga bisa berharga untuk mengukur kepuasan pelanggan berdasarkan kinerja anggota tim.

Pelaksana kinerja tim melibatkan:

Melacak pengalaman karyawan

Mengukur Produktivitas Karyawan

Mengukur kepuasan pelanggan

Setiap tim memiliki cara yang berbeda dalam mengelola kinerja tim, meskipun melakukan tinjauan triwulanan adalah salah satu cara populer untuk mencapai hasil ini.

Penggajian dan Manfaat.

Apakah Anda memiliki tim yang berdedikasi untuk penggajian dan manfaat atau tidak, ini adalah bagian penting dari rencana manajemen tenaga kerja yang lebih besar. Ini termasuk pembayaran dan manfaat sehari-hari, tetapi juga dapat mencakup insentif tambahan yang Anda tawarkan kepada karyawan Anda.

Ada banyak tugas yang berasal dari penggajian, termasuk:

Menganalisis biaya tenaga kerja

Pelacakan waktu dibayar (PTO)

Melacak Timesheets

Menawarkan insentif karyawan

Di luar kebutuhan belaka untuk memproses gaji, peningkatan untuk penggajian dan manfaat dapat menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan kinerja dan moral karyawan.

Manajemen pelatihan

Menciptakan program pelatihan untuk karyawan baru dan yang sudah ada sangat penting untuk membangun tenaga kerja yang sukses. Bahan pelatihan tidak hanya dibuat untuk onboarding anggota baru, tetapi Anda juga harus memberikan bahan untuk pertumbuhan dan perkembangan yang berkelanjutan.

Bahan pelatihan dapat mencakup:

Bahan Onboarding

Dukungan manajemen alat

Berita industri

Sumber Daya Pendidikan Eksternal

Saat membangun program pelatihan, penting untuk mengatur dokumen dan materi di ruang bersama di mana semua anggota tim dapat dengan mudah menemukan informasi. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan alat digital atau bahkan folder bersama.

Manfaat manajemen tenaga kerja

Dari peningkatan produktivitas hingga peningkatan moral, menerapkan proses manajemen tenaga kerja yang kuat dapat membantu tim Anda merasa diberdayakan untuk membuat dampak.

Di dunia yang sempurna di mana semua bagian dari proses manajemen tenaga kerja yang sukses berada di tempat, Anda akan melihat dampak positif pada berbagai tugas dan departemen. Berikut adalah beberapa manfaat manajemen tenaga kerja teratas.

1. Peningkatan produktivitas

Produktivitas berada pada tertinggi ketika pekerjaan didelegasikan dan dikomunikasikan dengan benar. Dengan memperkuat beban kerja, waktu pelacakan, membayar dengan adil, dan berkomunikasi kinerja, manajemen tenaga kerja dapat membantuProduktivitas timberkembang.

Dengan peningkatan produktivitas, tim Anda tidak hanya akan melihat peningkatan dalam jumlah pekerjaan yang dibuat tetapi juga dalam kualitas pekerjaan. Ini adalah kemenangan win untuk organisasi dan anggota tim individu.

2. Komunikasi yang Efektif

Satu cara yang sangat mudah untuk berhasil adalah dengan belajar dari kesalahan masa lalu. Kapankomunikasi di tempat kerjaterbuka dan jujur ​​dengan kinerja tim, individu dapat berkembang untuk kebaikan kelompok.

Komunikasi tidak hanya akan membantu meningkatkan kolaborasi tim, tetapi juga dapat membantu bekerja tetap di jalur dan memenuhi standar kualitas.

3. Meningkatkan moral

Moral tim.dapat dipengaruhi oleh sejumlah variabel - baik secara negatif maupun positif. Apakah itu karena beban kerja, bayar dan manfaat, penjadwalan, atau semua faktor ini, moral dapat membuat atau menghancurkan tim yang produktif.

Untungnya, ada langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan moral dengan bantuan rencana manajemen tenaga kerja. Baik rasa ingin tahu dan empati dapat menciptakan dinamika yang menarik antara manajer dan anggota tim. Atribut yang sederhana, namun kuat, dapat membantu meningkatkan lingkungan kerja secara keseluruhan untuk tim Anda dan berkontribusi pada moral tinggi.

4. Maksimalisasi sumber daya

Dengan peningkatan produktivitas dan peningkatan komunikasi dan pelacakan, Anda dapat memaksimalkan pemanfaatan sumber daya. Ini tidak hanya akan meningkatkan jumlah pekerjaan yang dapat Anda buat, tetapi juga akan menurunkan biaya tenaga kerja.

Sumber daya dapat berupa apa saja dari produk nyata ke sesuatu yang tidak berwujud seperti waktu - yang keduanya tidak ternilai dan tidak boleh terbuang sia-sia.

5. Kualitas Pekerjaan

Pada akhirnya, kualitas yang Anda keluarkan menghasilkan apa yang Anda dapatkan kembali. Jadi, jika kualitas Anda tidak normal, Anda tidak akan melihat aliran pendapatan yang signifikan. Itu sebabnya meningkatkan kualitas adalah bagian penting dari manajemen tenaga kerja.

Apakah Anda percaya kualitas pekerjaan Anda adalah yang terbaik atau tidak, selalu ada ruang untuk perbaikan. Pengoptimalan proses dapat berupa apa saja dari perubahan produk ke pengembangan situs web dan seterusnya. Kemungkinannya benar-benar tak terbatas.

Manajemen Tenaga Kerja vs Manajemen Sumber Daya Manusia

Sementara Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) adalah bagian dari manajemen tenaga kerja, kedua teknik ini menawarkan hasil yang berbeda.

Dengan manajemen sumber daya manusia sendiri adalah proses mempekerjakan anggota tim, melatih mereka, dan mengembangkan proses internal. Sementara bagian penting dari manajemen tenaga kerja, keduanya berbeda.

Sangat membantu untuk memikirkan manajemen tenaga kerja sebagai istilah payung untuk semua kebutuhan tenaga kerja. Jadi, sementara mempekerjakan orang yang tepat adalah bagian dari proses itu, manajemen tenaga kerja mencakup peningkatan kinerja karyawan, mengelola daftar gaji, peramalan, dan banyak lagi.

Alat manajemen tenaga kerja

Dengan begitu banyak bagian yang berbeda dari sistem manajemen tenaga kerja, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana memulai dengan rencana Anda sendiri. Untungnya, ada alat manajemen tenaga kerja untuk membantu Anda membuat proses Anda sendiri.

Menggunakan perangkat lunak WFM dapat membantu dengan berbagai tugas yang berbeda, termasuk manajemen waktu, komunikasi tim, manajemen sumber daya, pengalaman pelanggan, dan penjadwalan.

Perencanaan Timeline

Ada berbagai cara untuk melacak waktu, beberapa di antaranya membantu menghubungkan pekerjaan sehari-hari ke tujuan. Ini penting untuk membuat visibilitas lintas-departemen dan menjaga tujuan atas pikiran. Berikut adalah beberapa fitur lain dari perangkat lunak Timeline:

Lihat tugas dan tenggat waktu

Buat dependensi

Mudah memodifikasi rencana

Putar spreadsheet ke jadwal

Tidak hanya perangkat lunak Timeline membantu menghubungkan kerja ke tujuan, tetapi juga bisa menjadi representasi visual yang hebat tentang bagaimana tim Anda mondar-mandir.

Pelacakan Produktivitas

Produktivitas adalah salah satu manfaat utama dari manajemen tenaga kerja, tetapi Anda pertama-tama harus memastikan Anda memiliki alat di tempat untuk membantu berkembang. Berikut adalah beberapa tugas yang dapat dibantu oleh perangkat lunak produktivitas:

Mencegah duplikat berfungsi

Buat informasi mudah ditemukan

Mengotomatiskan proyek berulang

Tetap bekerja di satu tempat

Apakah Anda memerlukan bantuan mengotomatisasi pekerjaan atau dengan cepat memprioritaskan tugas, alat produktivitas dapat membuat pengelolaan upaya ini dengan mudah.

Komunikasi Tim

Banyak tim tidak menyadari betapa pentingnya komunikasi itu - dan komunikasi yang efektif pada saat itu. Faktanya,Hanya 15% karyawanmerasa benar-benar terdengar oleh organisasi mereka. Itu membuatnya lebih penting daripada untuk berkomunikasi bukan hanya tentang pekerjaan, tetapi tentang kinerja dan umpan balik secara umum.

Perangkat lunak komunikasi dapat membantu:

Tim melakukan pekerjaan yang lebih baik

Karyawan merasa didengar

Simpan komunikasi di satu tempat

Berikan umpan balik dalam konteks

Jalankan pertemuan yang lebih baik

Dengan mengimplementasikan alat komunikasi, Anda dapat memastikan proses dan pengalaman karyawan yang lebih baik.

Akankah manajemen tenaga kerja bekerja untuk Anda?

Sistem WFM adalah seperangkat teknik untuk membantu meningkatkan proses internal, menciptakan otomasi jika memungkinkan, dan membuat tempat yang lebih menyenangkan untuk bekerja. Tidak setiap hari Anda menemukan masing-masing dalam suatu organisasi, tetapi dengan sedikit bantuan, Anda dapat memastikan organisasi Anda memeriksa kotak-kotak ini dan banyak lagi.