Workforce Management: Hoe teamproductiviteit te optimaliseren

Hulp nodig bij het verbeteren van het teamproductiviteiten algemene prestaties? Hoewel het geen gemakkelijke taak is, kan Workforce Management helpen bij het stroomlijnen van de workflow- en operationele kosten van uw team. Dat betekent verbeterde efficiëntie, betere werknemersbetrokkenheid en het moreel van een hoger team.

Van wat is opgenomen in een personeelsbeheersingsproces voor de voordelen die afkomstig zijn van het gebruik van Workforce Management-software, zullen we dit detecteren hoe u een eigen strategie van u wilt implementeren.

Wat is personeelsbestand?

Workforce Management (WFM) is een techniek die wordt gebruikt om de productiviteit en efficiëntie van teams te vergroten. Hoewel het vaakst wordt gebruikt in callcenters, hebben veel afdelingen deze methode aangenomen om hun huidige processen te verbeteren. Dit is vooral belangrijk gezien datbijna 70% van de werknemersHet gevoel dat ze beter zijn ingericht om doelen te raken als ze duidelijke processen hadden om het werk op zijn plaats te beheren.

Workforce-management omvat alle activiteiten die nodig zijn om een ​​productieve personeelsbestand te behouden. Deze methode bestaat uit een verscheidenheid aan personeelstechnieken, waaronder human resource management, menselijk kapitaalbeheer, prestatiebeheer, gegevensverzameling, budgettering en prognoses en meer. Terwijl eenprojectleiderKan niet noodzakelijk al deze taken beheren, het is handig om ervoor te zorgen dat belangrijke initiatieven soepel worden uitgevoerd door samen te werken met afdelingsleiders en het verzamelen van teamfeedback.

Omdat er een overlapping is tussen werknemersbeheer en human resource management-taken, laten we de verschillen tussen de twee nader bekijken.

Wat zit er in een Workforce Management-systeem?

Zoals je kunt zien, zijn er tal van onderdelen die een werkproces van het personeelsbestand vormen. Van het inhuren van werknemers tot opleiding van teams en planning, het kost veel bewegende delen om een ​​volledig proces te creëren.

Het is ook belangrijk op te merken dat taken van personeelsbeheer vaak lijken op die van menselijk kapitaalbeheer (HCM), wat een kader is van rekruteren, beheren en ontwikkelen van de waarde van werknemers. Het belangrijkste verschil tussen de twee is dat HCM gericht is op het maximaliseren van ROI, terwijl WFM tot doel heeft de prestaties en productiviteit van werknemers te maximaliseren.

Laten we eens kijken naar elk van deze taken en hoe ze werken om een ​​oplossing voor werkforce management te maken die u kunt implementeren voor uw team.

Time Tracking

Time Tracking lijkt misschien eenvoudig genoeg, maar er is meer aan dan je denkt. Niet alleen is tracking-tijd goed voor het analyseren van efficiëntie, maar het is ook nuttig om patronen te identificeren.

Het implementeren van een tijdrackingproces zorgt ervoor dat u:

Track Future Workload

Huur een passend aantal teamleden in

Delegeer taken correct

Effectieve tijdtracking kan u ook helpen uw te verbeterenTijdmanagementvaardighedenen maak een algehele productieve dagelijkse routine. De beste manier om dit te doen is door werkbeheersoftware te gebruiken zoalsUdn taakmanager. Met effectieve tools en goede best practices voor het beheer, heeft elk teamlid de autonomie en flexibiliteit om hun eigen tijd te beheren en hun beste werk te krijgen.

Voorspellingen en planning

In aanvulling op het tracking van de tijd, is het ook belangrijk om een ​​goed voorspellings- en planning van het personeel moet een succesvol werkforce-managementproces creëren dat een balans in de werkbaarheid biedt. Of u nu meerdere personeelsleden hebt binnen uw organisatie, zoals executives en middelgrote managers of het beheren van een team op hetzelfde niveau, planning kan complex zijn.

Om die reden worden veel teams naar kunstmatige intelligentie (AI) om de planning te automatiseren. Het analyseren van historische gegevens kan u ook helpen om toekomstige uitkomsten te voorspellen.

Schedulingverantwoordelijkheden omvatten:

Beheer van personeelsplanning

Het oplossen van overschrijding of onderaffingsproblemen

Voorspellingen voor teamgroei

Met het juiste aantal teamleden en een plan voor personeelsgroei, kunt u uw team goed beherenwerkdruken voorkomen burn-out.

Teamprestaties

Terwijl de prestaties beoordelingen tijdrovend zijn, zijn ze belangrijk voor het meten van teamprestaties, productiviteit en algehele geluk. Ze kunnen ook waardevol zijn voor het meten van klanttevredenheid op basis van teamlidprestaties.

Het beheren van teamprestaties omvat:

Werknemerservaring volgen

Productiviteit van werknemers meten

Klanttevredenheid meten

Elk team heeft een andere manier om teamprestaties te beheren, maar het uitvoeren van kwartaalbeoordelingen is een populaire manier om deze resultaten te bereiken.

Payroll en voordelen

Of u nu een toegewijde team hebt voor loonlijst en voordelen of niet, het is een ander belangrijk onderdeel van een groter personeelsbestandplan. Dit omvat dagelijks loon en voordelen, maar het kan ook aanvullende prikkels bevatten die u uw werknemers aanbiedt.

Er zijn veel taken die voortkomen uit de loonlijst, waaronder:

Arbeidskosten analyseren

Betaald tijd Off (PTO) Tracking

Timesheets volgen

Werknemersincentives aanbieden

Buiten de behoefte om de loontjes te verwerken, kan de verbetering van de loon en voordelen een geweldige manier zijn om de prestaties en het moreel van de werknemer te verbeteren.

Trainingsmanagement

Het creëren van een trainingsprogramma voor nieuwe en bestaande werknemers is van cruciaal belang voor het bouwen van een succesvol personeelsbestand. Niet alleen moeten trainingsmaterialen worden gemaakt voor aan boord van nieuwe leden, maar u moet ook materialen bieden voor aanhoudende groei en ontwikkeling.

Trainingsmaterialen kunnen omvatten:

Onboard materialen

Tool Management Support

Nieuws uit de sector

Externe educatieve bronnen

Bij het bouwen van een trainingsprogramma is het belangrijk om documenten en materialen in een gedeelde ruimte te organiseren waar alle teamleden gemakkelijk informatie kunnen vinden. Dit kan worden gedaan met een digitale tool of zelfs een gedeelde map.

Werkforce Management Voordelen

Van verhoogde productiviteit tot verbeterde moraal, het implementeren van een robuust werkforce-managementproces kan uw team helpen zich bevoegd te voelen om een ​​impact te maken.

In een perfecte wereld waar alle delen van een succesvol personeelsbeheersingsproces zijn, zie je een positieve impact op een breed scala aan taken en afdelingen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen voor het beheer van het personeelsbestand.

1. Verhoogde productiviteit

Productiviteit is op het hoogste wanneer het werk correct wordt gedelegeerd en gecommuniceerd. Door de werklast, tracking-tijd te voorspellen, die eerlijk en communicerende prestaties betaalt, kan het personeelsbestand helpenTeam Productiviteitfloreren.

Met een verhoogde productiviteit, ziet uw team niet alleen een verbetering van de hoeveelheid werk die wordt gecreëerd, maar ook in de kwaliteit van het werk. Dit is een win-win voor zowel organisaties als individuele teamleden.

2. Effectieve communicatie

Een foolbestendige manier om te slagen is door te leren van fouten in het verleden. WanneerCommunicatie op de werkplekis open en eerlijk met teamprestaties, individuen kunnen gedijen voor het welzijn van de groep.

Niet alleen zal effectieve communicatie helpen om de teamsamenwerking te verbeteren, maar het kan ook helpen om te werken op het goede spoor en voldoen aan de kwaliteitsnormen.

3. Verbeterd moraal

Team Moralekan worden beïnvloed door een aantal variabelen - zowel negatief als positief. Of dat het gevolg is van werklast, loon en voordelen, planning of al deze factoren, het moreel kan een productief team maken of breken.

Gelukkig zijn er stappen die u kunt nemen om het moreel te verbeteren met behulp van een arbeidsbeheerplan. Zowel nieuwsgierigheid als empathie kunnen een boeiende dynamiek creëren tussen managers en teamleden. Deze eenvoudige, maar krachtig, attributen kunnen helpen de algehele werkomgeving voor uw team te verbeteren en bij te dragen aan een hoog moreel.

4. MODIVE-maximalisatie

Met verhoogde productiviteit en verbeterde communicatie en tracking, kunt u het gebruik van hulpbronnen maximaliseren. Niet alleen verhoogt dit de hoeveelheid werk die u in staat bent om te creëren, maar het zal ook de arbeidskosten verlagen.

Middelen kunnen van alles zijn, van een tastbaar product tot iets ontastbaars zoals tijd - beide zijn van onschatbare waarde en mogen niet worden verspild.

5. Kwaliteitswerk

Uiteindelijk resulteert de kwaliteit die u uitmaakt in wat u terugkeert. Dus als uw kwaliteit niet goed is, ziet u geen significante inkomstenstroom. Daarom is het verbeteren van de kwaliteit zo'n belangrijk onderdeel van personeelsbestand.

Of u nu gelooft dat de kwaliteit van uw werk de beste is die het kan zijn of niet, er is altijd ruimte voor verbetering. Procesoptimalisaties kunnen van alles zijn van productwijzigingen in de ontwikkeling van de website en daarbuiten. De mogelijkheden zijn echt onbeperkt.

Workforce Management versus Human Resource Management

Terwijl Human Resource Management (HRM) deel uitmaakt van Workforce Management, bieden de twee technieken verschillende resultaten.

Op zichzelf is Human Resource Management het proces van het gebruik van teamleden, trainen ze en het ontwikkelen van interne processen. Hoewel een belangrijk onderdeel van het personeel van het personeelsbestand, zijn de twee anders.

Het is handig om aan personeelsbestand te denken als de paraplutermijn voor alle werknemersbehoeften. Dus tijdens het inhuren van de juiste mensen maakt deel uit van dat proces, het management van Workforce omvat het verbeteren van de prestaties van werknemers, het beheren van payroll, voorspellingswerk en meer.

Workforce Management Tools

Met zoveel verschillende delen van een personeelsbeheersysteem, vraagt ​​u zich misschien af ​​hoe u begint met een eigen plan. Gelukkig zijn er professorce management tools om u te helpen uw eigen proces te creëren.

Het gebruik van WFM-software kan helpen met een verscheidenheid aan verschillende taken, inclusief tijdmanagement, teamcommunicatie, resourcemanagement, klantervaring en planning.

Tijdlijnplanning

Er zijn verschillende manieren om het tracking-tijd te volgen, waarvan sommige helpen dagelijks werk aan doelen te verbinden. Dit is belangrijk voor het creëren van kruisafdelingsziendheid en het houden van doelstellingen van de geest. Hier zijn enkele andere kenmerken van tijdlijnsoftware:

Zie taken en deadlines

Maak afhankelijkheden

Wijzig eenvoudig plannen

Draai de spreadsheets in tijdlijnen

Niet alleen kan tijdlijnsoftware helpen om werk aan doelen te verbinden, maar het kan ook een grote visuele weergave zijn van hoe uw team stimuleert.

Productiviteit volgen

Productiviteit is een van de belangrijkste voordelen van personeelsbestand, maar u moet er eerst voor zorgen dat u gereedschappen op hun plaats hebt om het te helpen gedijen. Hier zijn enkele taken die productiviteitssoftware kan helpen met:

Voorkom dubbele werk

Informatie gemakkelijk te vinden

Automatiseer terugkerende projecten

Houd werk op één plek

Of u nu hulp nodig hebt bij het automatiseren van werk of snel prioriteert taken, productiviteitstools kan het beheren van deze inspanningen een briesje maken.

Team Communicatie

Veel teams zijn niet bewust van hoe belangrijk communicatie is - en effectieve communicatie daarom. Eigenlijk,slechts 15% van de werknemersVoel je volledig gehoord door hun organisatie. Dat maakt het belangrijker dan ooit om niet alleen over werk te communiceren, maar over prestaties en feedback in het algemeen.

Communicatiesoftware kan helpen:

Teams doen beter werken

Medewerkers voelen zich gehoord

Houd communicatie op één plaats

Geef feedback in context

Betere vergaderingen uitvoeren

Door communicatiehulpmiddelen te implementeren, kunt u zorgen voor betere processen en werkervaring.

Werkt Workforce Management voor jou?

Een WFM-systeem is een reeks technieken om de interne processen te verbeteren, waar mogelijk automatisering te creëren en een meer aangename plek te creëren. Het is niet elke dag dat je elk van deze in een organisatie vindt, maar met een beetje hulp kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie deze dozen en meer controleert.