Quản lý lực lượng lao động: Cách tối ưu hóa năng suất của đội
Cần giúp đỡ để cải thiện độinăng suấtvà hiệu suất tổng thể? Mặc dù đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, quản lý lực lượng lao động có thể giúp hợp lý hóa quy trình công việc và chi phí hoạt động của nhóm bạn. Điều đó có nghĩa là nâng cao hiệu quả, sự tham gia của nhân viên tốt hơn và tinh thần nhóm cao hơn.
Từ những gì được bao gồm trong một quy trình quản lý lực lượng lao động đến những lợi ích đến từ việc sử dụng phần mềm quản lý lực lượng lao động, chúng tôi sẽ cung cấp chi tiết cách thực hiện hiệu quả một chiến lược của riêng bạn.
Quản lý lực lượng lao động là gì?
Quản lý lực lượng lao động (WFM) là một kỹ thuật được sử dụng để tăng năng suất và hiệu quả của các đội. Trong khi được sử dụng thường xuyên nhất trong các trung tâm cuộc gọi, nhiều bộ phận đã áp dụng phương pháp này để cải thiện các quy trình hiện tại của họ. Điều này đặc biệt quan trọng khi xem xét rằngGần 70% công nhânCảm thấy chúng sẽ được trang bị tốt hơn để đạt được các mục tiêu nếu họ có các quy trình rõ ràng để quản lý công việc tại chỗ.
Quản lý lực lượng lao động liên quan đến tất cả các hoạt động cần thiết để duy trì một lực lượng lao động sản xuất. Phương pháp này được tạo thành từ nhiều kỹ thuật lực lượng lao động bao gồm quản lý nguồn nhân lực, quản lý vốn nhân lực, quản lý hiệu suất, thu thập dữ liệu, ngân sách và dự báo, v.v. Trong khi mộtquản lý dự ánKhông nhất thiết phải quản lý tất cả các nhiệm vụ này, thật hữu ích để đảm bảo các sáng kiến quan trọng đang diễn ra suôn sẻ bằng cách hợp tác với các nhà lãnh đạo bách hóa và thu thập phản hồi của nhóm.
Vì có một số sự chồng chéo giữa quản lý lực lượng lao động và các nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực, hãy xem xét kỹ hơn về sự khác biệt giữa hai.
Những gì bao gồm trong một hệ thống quản lý lực lượng lao động?
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều phần tạo nên một quy trình quản lý lực lượng lao động. Từ việc thuê nhân viên đến các đội đào tạo và lên lịch, cần có nhiều bộ phận chuyển động để tạo ra một quá trình đầy đủ.
Điều quan trọng cần lưu ý là các nhiệm vụ quản lý lực lượng lao động thường gần giống với việc quản lý vốn nhân lực (HCM), một khuôn khổ tuyển dụng, quản lý và phát triển giá trị của nhân viên. Sự khác biệt chính giữa hai là HCM nhằm mục đích tối đa hóa ROI trong khi WFM nhằm mục đích tối đa hóa hiệu suất và năng suất của nhân viên.
Chúng ta hãy xem xét từng nhiệm vụ này và cách chúng hoạt động để tạo ra một giải pháp quản lý lực lượng lao động mà bạn có thể thực hiện cho nhóm của mình.
Theo dõi thời gian
Theo dõi thời gian có vẻ đủ đơn giản, nhưng có nhiều hơn những gì bạn có thể nghĩ. Không chỉ theo dõi thời gian theo dõi tốt để phân tích hiệu quả, mà nó còn hữu ích để xác định các mẫu.
Thực hiện một quy trình theo dõi thời gian đảm bảo rằng bạn:
Theo dõi khối lượng công việc trong tương lai
Thuê một số lượng thích hợp của các thành viên trong nhóm
Ủy thác nhiệm vụ chính xác
Theo dõi thời gian hiệu quả cũng có thể giúp bạn cải thiệnKỹ năng quản lý thời gianvà tạo ra một thói quen hàng ngày sản xuất tổng thể. Cách tốt nhất để làm điều này là bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc nhưQuản lý tác vụ UDN. Với các công cụ hiệu quả và thực tiễn tốt nhất về quản lý thời gian tốt nhất, mỗi thành viên trong nhóm có quyền tự chủ và linh hoạt để quản lý thời gian của riêng họ và hoàn thành công việc tốt nhất của họ.
Dự báo và lên kế hoạch
Ngoài việc theo dõi thời gian, nó cũng quan trọng đối với dự báo và lịch trình đúng đắn cần tạo ra một quy trình quản lý lực lượng lao động thành công cung cấp sự cân bằng giữa cuộc sống công việc. Cho dù bạn có nhiều cấp độ nhân sự trong tổ chức của mình, chẳng hạn như giám đốc điều hành và quản lý cấp hai hoặc quản lý một nhóm ở cùng cấp độ, lập lịch có thể phức tạp.
Vì lý do đó, nhiều đội chuyển sang trí tuệ nhân tạo (AI) để giúp tự động hóa lịch trình. Phân tích dữ liệu lịch sử cũng có thể giúp bạn dự báo kết quả trong tương lai.
Lập kế hoạch trách nhiệm bao gồm:
Quản lý lịch trình nhân viên
Giải quyết các vấn đề quá mức hoặc thiếu hiểu biết
Dự báo cho sự phát triển của đội
Với đúng số lượng thành viên trong nhóm và một kế hoạch cho sự phát triển của nhân sự, bạn có thể quản lý đúng nhóm của bạnkhối lượng công việcvà ngăn chặn kiệt sức.
Nhóm thực hiện
Trong khi đánh giá hiệu suất có thể tốn thời gian, nhưng họ rất quan trọng để đo lường hiệu suất, năng suất và hạnh phúc tổng thể của đội. Chúng cũng có thể có giá trị để đo lường sự hài lòng của khách hàng dựa trên hiệu suất của thành viên trong nhóm.
Quản lý hiệu suất nhóm liên quan đến:
Theo dõi kinh nghiệm nhân viên
Đo năng suất nhân viên
Đo lường sự hài lòng của khách hàng
Mỗi đội có một cách khác nhau để quản lý hiệu suất của đội, mặc dù tiến hành các đánh giá hàng quý là một cách phổ biến để đạt được những kết quả này.
Biên chế và lợi ích
Cho dù bạn có một đội ngũ dành riêng cho tiền lương và lợi ích hay không, đó là một phần quan trọng khác của một kế hoạch quản lý lực lượng lao động lớn hơn. Điều này bao gồm lương và lợi ích hàng ngày, nhưng nó cũng có thể bao gồm bất kỳ ưu đãi bổ sung nào bạn cung cấp cho nhân viên của mình.
Có rất nhiều nhiệm vụ xuất phát từ bảng lương, bao gồm:
Phân tích chi phí lao động
Thời gian nghỉ được trả (PTO) theo dõi
Theo dõi bảng chấm công
Cung cấp ưu đãi nhân viên
Ngoài nhu cầu chỉ cần xử lý các khoản lương, cải thiện tiền lương và lợi ích có thể là một cách tuyệt vời để nâng cao hiệu suất và tinh thần của nhân viên.
Quản lý đào tạo
Tạo một chương trình đào tạo cho nhân viên mới và hiện tại là rất quan trọng để xây dựng một lực lượng lao động thành công. Không chỉ nên tạo tài liệu đào tạo để trên tàu mới, mà bạn cũng nên cung cấp tài liệu để tiếp tục tăng trưởng và phát triển.
Tài liệu đào tạo có thể bao gồm:
Vật liệu trên tàu
Hỗ trợ quản lý công cụ
Công nghiệp Tin tức
Tài nguyên giáo dục bên ngoài
Khi xây dựng một chương trình đào tạo, điều quan trọng là tổ chức các tài liệu và tài liệu trong một không gian chung nơi tất cả các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tìm thấy thông tin. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một công cụ kỹ thuật số hoặc thậm chí một thư mục dùng chung.
Lợi ích quản lý lực lượng lao động
Từ việc tăng năng suất để cải thiện tinh thần, thực hiện một quy trình quản lý lực lượng lao động mạnh mẽ có thể giúp nhóm của bạn cảm thấy được trao quyền để tạo ra một tác động.
Trong một thế giới hoàn hảo, nơi tất cả các phần của một quy trình quản lý lực lượng lao động thành công đều được đưa ra, bạn sẽ thấy một tác động tích cực đến một loạt các nhiệm vụ và bộ phận. Dưới đây là một số lợi ích quản lý lực lượng lao động hàng đầu.
1. Tăng năng suất
Năng suất ở mức cao nhất khi công việc được ủy quyền và truyền đạt chính xác. Bằng cách dự báo khối lượng công việc, thời gian theo dõi, trả tiền công bằng và truyền đạt hiệu suất, quản lý lực lượng lao động có thể giúp đỡnăng suất nhómHưng thịnh.
Với năng suất gia tăng, nhóm của bạn sẽ không chỉ thấy sự cải thiện về số lượng công việc được tạo mà còn trong chất lượng công việc. Đây là một chiến thắng trong chiến thắng cho cả tổ chức và các thành viên trong nhóm cá nhân.
2. Truyền thông hiệu quả
Một cách hoàn hảo để thành công là bằng cách học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ. Khi nàoGiao tiếp tại nơi làm việcĐược mở và trung thực với hiệu suất của đội, các cá nhân có thể phát triển mạnh cho những điều tốt đẹp của nhóm.
Không chỉ sẽ giúp truyền thông hiệu quả giúp cải thiện sự hợp tác của nhóm, mà còn có thể giúp làm việc theo dõi và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
3. Cải thiện tinh thần
Đội tinh thầncó thể bị ảnh hưởng bởi một số biến - cả hai tiêu cực và tích cực. Cho dù đó là do khối lượng công việc, lương và lợi ích, lập lịch, hoặc tất cả các yếu tố này, tinh thần có thể thực hiện hoặc phá vỡ một đội ngũ sản xuất.
Rất may, có những bước bạn có thể thực hiện để cải thiện tinh thần với sự trợ giúp của kế hoạch quản lý lực lượng lao động. Cả sự tò mò và sự đồng cảm đều có thể tạo ra một sự năng động hấp dẫn giữa các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm. Những thuộc tính đơn giản, nhưng mạnh mẽ này có thể giúp cải thiện môi trường làm việc chung cho nhóm của bạn và đóng góp vào tinh thần cao.
4. Tối đa hóa tài nguyên
Với năng suất tăng và cải thiện giao tiếp và theo dõi, bạn sẽ có thể tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên. Điều này không chỉ làm tăng lượng công việc bạn có thể tạo, mà nó cũng sẽ giảm chi phí lao động.
Tài nguyên có thể là bất cứ thứ gì từ một sản phẩm hữu hình đến một cái gì đó vô hình như thời gian, cả hai là vô giá và không nên lãng phí.
5. Công việc chất lượng
Cuối cùng, chất lượng bạn đưa ra kết quả trong những gì bạn nhận lại. Vì vậy, nếu chất lượng của bạn không hoạt động ngang hàng, bạn sẽ không thấy một dòng doanh thu đáng kể. Đó là lý do tại sao Cải thiện chất lượng là một phần quan trọng của quản lý lực lượng lao động.
Cho dù bạn có tin rằng chất lượng công việc của bạn là tốt nhất có thể hay không, luôn có chỗ để cải thiện. Tối ưu hóa quy trình có thể là bất cứ thứ gì từ thay đổi sản phẩm đến phát triển trang web và hơn thế nữa. Các khả năng thực sự vô hạn.
Quản lý lực lượng lao động so với quản lý nguồn nhân lực
Trong khi quản lý nguồn nhân lực (HRM) là một phần của quản lý lực lượng lao động, hai kỹ thuật cung cấp kết quả khác nhau.
Về bản thân, quản lý nguồn nhân lực là quá trình tuyển dụng các thành viên trong nhóm, đào tạo chúng và phát triển các quy trình nội bộ. Trong khi một phần quan trọng của quản lý lực lượng lao động, hai là khác nhau.
Thật hữu ích khi nghĩ về quản lý lực lượng lao động là thuật ngữ ô cho tất cả các nhu cầu về lực lượng lao động. Vì vậy, trong khi thuê đúng người là một phần của quá trình đó, quản lý lực lượng lao động bao gồm cải thiện hiệu suất của nhân viên, quản lý biên chế, dự báo công việc và nhiều hơn nữa.
Công cụ quản lý lực lượng lao động
Với rất nhiều phần khác nhau của hệ thống quản lý lực lượng lao động, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để bắt đầu với một kế hoạch của riêng bạn. May mắn thay, có những công cụ quản lý lực lượng lao động để giúp bạn tạo ra quy trình của riêng bạn.
Sử dụng phần mềm WFM có thể giúp với nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm quản lý thời gian, giao tiếp nhóm, quản lý tài nguyên, trải nghiệm khách hàng và lập lịch.
Lập kế hoạch dòng thời gian
Có nhiều cách khác nhau để theo dõi thời gian theo dõi, một số trong đó giúp kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu. Điều này rất quan trọng để tạo ra tầm nhìn chéo và giữ mục tiêu trên tâm trí. Dưới đây là một số tính năng khác của phần mềm Dimeline:
Xem các nhiệm vụ và thời hạn
Tạo sự phụ thuộc
Dễ dàng sửa đổi kế hoạch.
Biến bảng tính thành các mốc thời gian
Không chỉ phần mềm Timeline có thể giúp kết nối với các mục tiêu, nhưng nó cũng có thể là một biểu diễn trực quan tuyệt vời về cách nhóm của bạn đang tạo nhịp.
Theo dõi năng suất
Năng suất là một trong những lợi ích chính của quản lý lực lượng lao động, nhưng trước tiên bạn phải đảm bảo bạn có các công cụ để giúp nó phát triển mạnh. Dưới đây là một số nhiệm vụ mà phần mềm năng suất có thể hỗ trợ:
Ngăn chặn công việc trùng lặp
Làm cho thông tin dễ tìm
Tự động hóa các dự án định kỳ
Tiếp tục làm việc ở một nơi
Cho dù bạn cần giúp đỡ tự động hóa công việc hoặc nhanh chóng ưu tiên các nhiệm vụ, công cụ năng suất có thể làm cho việc quản lý những nỗ lực này một cách dễ dàng.
Truyền thông nhóm
Nhiều đội không biết về việc giao tiếp quan trọng và giao tiếp hiệu quả như thế nào. Trên thực tế,chỉ có 15% nhân viêncảm thấy hoàn toàn được nghe bởi tổ chức của họ. Điều đó làm cho nó quan trọng hơn bao giờ hết để giao tiếp không chỉ về công việc, mà là về hiệu suất và phản hồi nói chung.
Phần mềm giao tiếp có thể giúp:
Đội làm việc tốt hơn
Nhân viên cảm thấy đã nghe
Giữ giao tiếp ở một nơi
Đưa ra phản hồi trong bối cảnh
Chạy các cuộc họp tốt hơn
Bằng cách triển khai các công cụ truyền thông, bạn có thể đảm bảo các quy trình và kinh nghiệm nhân viên tốt hơn.
Workforce quản lý công việc cho bạn?
Một hệ thống WFM là một tập hợp các kỹ thuật để giúp cải thiện các quy trình nội bộ, tạo tự động hóa khi có thể và tạo ra một nơi thú vị hơn để làm việc. Không phải mỗi ngày bạn tìm thấy mỗi trong số này trong một tổ chức, nhưng với một chút trợ giúp, bạn có thể đảm bảo tổ chức của bạn kiểm tra các hộp này và nhiều hơn nữa.
