إدارة القوى العاملة: كيفية تحسين إنتاجية الفريق

بحاجة الى مساعدة في تحسين الفريقإنتاجيةوالأداء العام؟ في حين أنها ليست مهمة سهلة، يمكن أن تساعد إدارة القوى العاملة في تبسيط سير عمل فريقك والتكاليف التشغيلية. وهذا يعني الكفاءة المعززة، ومشاركة الموظفين أفضل، ومعنويات الفريق العالي.

من ما هو مدرج في عملية إدارة القوى العاملة إلى الفوائد التي تأتي من استخدام برنامج إدارة القوى العاملة، سنقوم بالتفصيل كيفية تنفيذ استراتيجية خاصة بك بشكل فعال.

ما هي إدارة القوى العاملة؟

إدارة القوى العاملة (WFM) هي تقنية تستخدم لزيادة إنتاجية وكفاءة الفرق. أثناء استخدامه بشكل متكرر في مراكز الاتصال، اعتمدت العديد من الإدارات هذه الطريقة من أجل تحسين عملياتها الحالية. هذا مهم بشكل خاص بالنظر إلى ذلكما يقرب من 70٪ من العمالأشعر أنهم سيكونون مجهزين بشكل أفضل لضرب الأهداف إذا كان لديهم عمليات واضحة لإدارة العمل في مكانها.

تنطوي إدارة القوى العاملة على جميع الأنشطة اللازمة للحفاظ على قوة عاملة منتجة. تتكون هذه الطريقة من مجموعة متنوعة من تقنيات القوى العاملة بما في ذلك إدارة الموارد البشرية وإدارة رأس المال البشري وإدارة الأداء وجمع البيانات والميزنة والتنبؤ، وأكثر من ذلك. بينما أ مدير المشروع لا يمكن للإدارة بالضرورة إدارة جميع هذه المهام، فمن المفيد أن تضمن المبادرات الرئيسية بسلاسة من خلال الشراكة مع قادة القسم وجمع ردود فعل الفريق.

نظرا لوجود بعض التداخل بين إدارة القوى العاملة ومهام إدارة الموارد البشرية، دعنا نلقي نظرة فاحصة على الاختلافات بين الاثنين.

ما هو مدرج في نظام إدارة القوى العاملة؟

كما ترون، هناك العديد من الأجزاء التي تشكل عملية إدارة القوى العاملة. من توظيف الموظفين إلى تدريب الفرق والجدولة، يستغرق الأمر العديد من الأجزاء المتحركة لإنشاء عملية كاملة.

من المهم أيضا ملاحظة أن مهام إدارة القوى العاملة تشبه كثيرا من إدارة رأس المال البشري (HCM)، وهو إطار عمل تجنيد وإدارة وتطوير قيمة الموظفين. الفرق الرئيسي بين الاثنين هو أن HCM يهدف إلى زيادة العائد على الاستثمار بينما يهدف WFM إلى زيادة أداء الموظفين والإنتاجية.

دعنا نلقي نظرة على كل مهمة من هذه المهام وكيف يعملون على إنشاء حل إدارة القوى العاملة يمكنك تنفيذه لفريقك.

تتبع الوقت

قد تبدو تتبع الوقت بسيطة بما فيه الكفاية، ولكن هناك المزيد لذلك قد تفكر. ليس فقط تتبع الوقت جيد لتحليل الكفاءة، ولكن من المفيد أيضا تحديد الأنماط.

ينفذ عملية تتبع الوقت يضمن لك:

تتبع عبء العمل في المستقبل

استئجار عدد مناسب من أعضاء الفريق

مندوب المهام بشكل صحيح

تتبع الوقت الفعال يمكن أن يساعدك أيضا على تحسينمهارات إدارة الوقتوإنشاء روتين يومي إنتاجي عادي. أفضل طريقة للقيام بذلك هي باستخدام برنامج إدارة العمل UDN مدير المهام وبعد بأدوات فعالة وأفضل الممارسات في إدارة الوقت، يتمتع كل عضو في الفريق بالحكم الذاتي والمرونة لإدارة أوقاتهم الخاصة والحصول على أفضل أعمالهم.

التنبؤ والجدولة

بالإضافة إلى تتبع الوقت، من المهم أيضا التوقعات بشكل صحيح ويحتاج الموظفون بشكل صحيح إلى إنشاء عملية لإدارة القوى العاملة الناجحة توفر توازن عمل الحياة. سواء كان لديك العديد من مستويات التوظيف داخل مؤسستك، مثل المديرين التنفيذيين والمديرين الأوسطين، أو إدارة فريق في نفس المستوى، يمكن أن تكون الجدولة معقدة.

لهذا السبب، تتحول العديد من الفرق إلى الذكاء الاصطناعي (AI) للمساعدة في أتمتة الجدولة. يمكن أيضا أن يساعدك تحليل البيانات التاريخية في توقع نتائج المستقبل.

تشمل مسؤوليات الجدولة:

إدارة جدولة الموظفين

حل المشكلات الإفراطية أو غير الفهمية

التنبؤ لنمو الفريق

مع العدد الصحيح لأعضاء الفريق وخطة لنمو التوظيف، يمكنك إدارة فريقك بشكل صحيحعبء العملومنع الإرهاق.

أداء الفريق

في حين أن مراجعات الأداء يمكن أن تكون تستغرق وقتا طويلا، فهي مهمة لقياس أداء الفريق والإنتاجية والسعادة الشاملة. يمكن أن يكونوا أيضا قيمة لقياس رضا العملاء بناء على أداء عضو في الفريق.

إدارة أداء الفريق ينطوي على:

تتبع تجربة الموظف

قياس إنتاجية الموظف

قياس رضا العملاء

كل فريق لديه طريقة مختلفة لإدارة أداء الفريق، على الرغم من إجراء مراجعات فصلية هي وسيلة شعبية واحدة لتحقيق هذه النتائج.

كشوف المرتبات والفوائد

سواء كان لديك فريق مخصص للرواتب والفوائد أم لا، فهذا جزء مهم آخر من خطة إدارة القوى العاملة الأكبر. ويشمل ذلك الأجور والفوائد اليومية، ولكن يمكنه أيضا إدراج أي حوافز إضافية تقدمها لموظفيك.

هناك الكثير من المهام التي تنبع من كشوف المرتبات، بما في ذلك:

تحليل تكاليف العمالة

وقت الدفع (PTO) تتبع

تتبع الجداول الزمنية

تقديم حوافز الموظفين

إلى جانب مجرد حاجة إلى معالجة الراتب، يمكن أن تكون تحسين الرواتب والمزايا وسيلة رائعة لتعزيز أداء الموظفين ومعنويات الموظفين.

إدارة التدريب

إن إنشاء برنامج تدريبي للموظفين الجدد والحاليين أمر بالغ الأهمية لبناء القوى العاملة الناجحة. لا ينبغي أن يتم إنشاء مواد تدريبية فقط لأعضاء جدد، ولكن يجب عليك أيضا توفير مواد للنمو والتنمية المستمرة.

يمكن أن تشمل المواد التدريبية:

مواد على متن الطائرة

دعم إدارة الأدوات

اخبار الصناعة

الموارد التعليمية الخارجية

عند بناء برنامج تدريبي، من المهم تنظيم المستندات والمواد في مساحة مشتركة حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق العثور بسهولة على المعلومات. يمكن القيام بذلك باستخدام أداة رقمية أو حتى مجلد مشترك.

فوائد إدارة القوى العاملة

من زيادة الإنتاجية إلى تحسين الروح المعنوية، يمكن أن تساعد تنفيذ عملية إدارة القوى العاملة القوية على الشعور بأن فريقك يشعر بالتدخين لإجراء تأثير.

في عالم مثالي حيث توجد جميع أجزاء عملية إدارة القوى العاملة الناجحة، سترى تأثيرا إيجابيا على مجموعة واسعة من المهام والإدارات. فيما يلي بعض فوائد إدارة القوى العاملة العليا.

1. زيادة الإنتاجية

الإنتاجية هي في أعلى مستوياتها عندما يتم تفويض العمل وتوصيلها بشكل صحيح. من خلال التنبؤ عبء العمل، تتبع الوقت، ودفع أداء إلى حد ما، وتوصيل الأداء، يمكن أن تساعد إدارة القوى العاملةإنتاجية الفريقتزدهر.

مع زيادة الإنتاجية، لن يرى فريقك فقط تحسنا في مقدار العمل الذي يتم إنشاؤه ولكن أيضا في جودة العمل. هذا هو الفوز في كل من المنظمتين وأعضاء الفريق الفردي.

2. التواصل الفعال

طريقة واحدة مضمونة لتحقيق النجاح هي التعلم من الأخطاء الماضية. متيالتواصل في مكان العملمفتوح وصادق مع أداء الفريق، يمكن للأفراد تزدهر من أجل خير المجموعة.

لن يساعد التواصل الفعال فقط في تحسين تعاون الفريق، ولكن يمكنه أيضا أن يساعد في العمل في البقاء على المسار الصحيح وتلبية معايير الجودة.

3. تحسين المعنويات

معنويات الفريقيمكن أن تتأثر بعدد من المتغيرات - سواء سلبا وبشكل إيجابي. سواء كان ذلك بسبب عبء العمل أو الدفع والفوائد أو الجدولة أو كل هذه العوامل أو كل هذه العوامل، يمكن للروح المعنوية إجراء أو كسر فريق إنتاجي.

لحسن الحظ، هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتحسين المعنويات بمساعدة خطة إدارة القوى العاملة. يمكن للفضول والتعاطفين إنشاء ديناميكية جذابة بين المديرين وأعضاء الفريق. هذه السمات بسيطة ولكنها قوية، يمكن أن تساعد في تحسين بيئة العمل الشاملة لفريقك والمساهمة في المعنويات العالية.

4. ارتفاع الموارد

مع زيادة الإنتاجية وتحسين الاتصالات والتتبع، ستكون قادرا على زيادة استخدام الموارد. لن يؤدي هذا فقط إلى زيادة مقدار العمل الذي يمكنك إنشائه، لكنه سيخفض أيضا تكاليف العمالة.

يمكن أن تكون الموارد أي شيء من منتج ملموس لشيء غير ملموس مثل الوقت - كلاهما لا يقدر بثمن ولا ينبغي أن يضيع.

5. جودة العمل

في النهاية، الجودة التي وضعت النتائج في ما تعود إليه. لذلك إذا كانت الجودة الخاصة بك لا تصل إلى قدم المساواة، فلن ترى دفق إيرادات كبير. هذا هو السبب في أن تحسين الجودة هو جزء مهم من إدارة القوى العاملة.

سواء كنت تعتقد أن جودة عملك هي أفضل ما يمكن أن تكون أم لا، فهناك دائما مجال للتحسين. يمكن أن تكون عمليات التحسينات العملية أي شيء من تغييرات المنتج إلى تطوير الموقع وما بعده. الاحتمالات لا حدود لها حقا.

إدارة القوى العاملة مقابل إدارة الموارد البشرية

في حين أن إدارة الموارد البشرية (HRM) هي جزء من إدارة القوى العاملة، فإن التقنيتين تقدم نتائج مختلفة.

من تلقاء نفسها، فإن إدارة الموارد البشرية هي عملية توظيف أعضاء الفريق وتدريبهم وتطوير عمليات داخلية. في حين أن جزءا مهما من إدارة القوى العاملة، فإن الاثنين مختلفان.

من المفيد التفكير في إدارة القوى العاملة كصطلح مظلة لجميع احتياجات القوى العاملة. لذلك أثناء توظيف الأشخاص المناسبين هو جزء من هذه العملية، تتضمن إدارة القوى العاملة تحسين أداء الموظفين وإدارة المرتبات وتنبؤها وأكثر من ذلك.

أدوات إدارة القوى العاملة

مع العديد من الأجزاء المختلفة لنظام إدارة القوى العاملة، قد تتساءل كيفية البدء في خطة خاصة بك. لحسن الحظ، هناك أدوات إدارة القوى العاملة لمساعدتك في إنشاء العملية الخاصة بك.

استخدام برنامج WFM يمكن أن يساعد في مجموعة متنوعة من المهام المختلفة، بما في ذلك إدارة الوقت، واتصال الفريق، وإدارة الموارد، وتجربة العملاء، والجدولة.

التخطيط الجدول الزمني

هناك طرق مختلفة للذهاب حول وقت التتبع، وبعضها يساعد في توصيل العمل اليومي إلى الأهداف. هذا مهم لإنشاء رؤية عبر الإدارات والحفاظ على أهداف العقل. فيما يلي بعض الميزات الأخرى لبرنامج Timeline:

انظر المهام والمواعيد النهائية

إنشاء تبعيات

تعديل الخطط بسهولة

تحويل البيانات إلى الجداول الزمنية

لا يمكن إلا أن تساعد برامج الجدول الزمني في توصيل العمل على الأهداف، ولكن يمكن أن يكون أيضا تمثيل مرئي كبير لكيفية تنظيم فريقك.

تتبع الإنتاجية

الإنتاجية هي واحدة من الفوائد الرئيسية لإدارة القوى العاملة، ولكن عليك أولا التأكد من أن لديك أدوات قائمة للمساعدة في الازدهار. فيما يلي بعض المهام التي يمكن أن تساعدها برنامج الإنتاجية في:

منع العمل المكرر

تقديم معلومات سهلة للعثور عليها

أتمتة المشاريع المتكررة

استمر في العمل في مكان واحد

سواء كنت بحاجة إلى مساعدة لأتمتة العمل أو تحديد أولويات المهام بسرعة، يمكن لأدوات الإنتاجية أن تجعل هذه الجهود نسيم.

تواصل فريق

العديد من الفرق غير مدركة لمدى أهمية التواصل والتواصل الفعال في ذلك. حقيقة،15٪ فقط من الموظفينتشعر أن نسمع تماما من قبل مؤسستهم. هذا يجعل الأمر أكثر أهمية من أي وقت مضى للتواصل ليس فقط عن العمل، ولكن عن الأداء والتعليقات بشكل عام.

برامج الاتصالات يمكن أن تساعد:

فرق عمل أفضل

الموظفين يشعرون بالسمع

الحفاظ على الاتصالات في مكان واحد

إرسال ملاحظات في السياق

تشغيل اجتماعات أفضل

عن طريق تنفيذ أدوات الاتصالات، يمكنك ضمان عمليات أفضل وتجربة الموظفين.

هل ستعمل إدارة القوى العاملة بالنسبة لك؟

نظام WFM هو مجموعة من التقنيات للمساعدة في تحسين العمليات الداخلية، وإنشاء أتمتة عند الإمكان، وإنشاء مكان أكثر متعة للعمل. إنه ليس كل يوم تجد كل من هذه في مؤسسة، ولكن مع القليل من المساعدة، يمكنك التأكد من أن مؤسستك تتحقق من هذه المربعات وأكثر من ذلك.