8簡単なステップでプロジェクト計画を作成する方法

金曜日の午後です。あなたはあなたのチームでチェックインし、あなたのプロジェクトはターゲット上にあり、あなたは来週の準備をしています。あなたの週末は明るく見えます。

突然、あなたの上司はエキサイティングなニュースであなたの机にやって来ます。あなたは次の主要なマルチチームに向かっているでしょう事業キークライアントで、キックオフは来週です。これは素晴らしいニュースですが、今、この幽霊はあなたの週末の上に織り込まれます。あなたはプロジェクトをできるだけ早く開催する必要があるでしょうが、それほど多くの利害関係者が関係しているので、あなたは考える必要がありますプロジェクト管理計画を作成する方法 。

プロジェクト企画特にプロジェクトがより複雑になるにつれて、プロセスは難しいです。フォーブスによると25％のテクノロジプロジェクトが完全に失敗し、これはプロジェクトリーダーのための不思議な統計です。良いニュースはあなたがする必要はありませんプロジェクト管理専門家 - 週末を犠牲にして - 成功したプロジェクトキックオフを短時間で計画します。プロジェクト計画を書く方法の8つの簡単な手順を理解する必要があります。

8簡単なステップでプロジェクト計画を書く方法...

ステップ1：主要な利害関係者へのプロジェクトを説明し、目標を定義し、最初のバイイン入りをする

任意のプロジェクトの最初のステップは、「何」と「なぜ」を定義することです。主要な利害関係者は、プロジェクトが成功したかどうかを判断するための影響と権限を持ち、それらの目的を満たす必要があります。プロジェクトがCEOから来たとしても、あなたはまだ彼らのバイインが必要です。

この最初の会話を使用して整列し、目標を定義し、プロジェクトの値を決定します。プロジェクト計画プロセスのこの部分では、ニーズ、期待、および設立について議論します。スコープベースライン、予算、そしてタイムライン。これにより、プロジェクト作業計画のためのソリッドベースが作成されます。プロジェクト計画テンプレートを使って始めることを検討してください。ヴェネジャーは30を超えて提供されていますプロジェクト計画テンプレートあなたの戦略を視覚化し、あなたのプロジェクトの成功を確実にするために。

質問は利害関係者との見直しを検討するべきです。

ステップ2：目標を一覧表示し、OKRSを整列させ、プロジェクトの概要

エグゼクティブリーダーによると、明確な目標が不足しているプロジェクトの失敗。クリアな目標がないと、プロジェクトの作業計画に設定した要件、タスク、および締め切りがそれらを固定するものは何もありません。しかし今、あなたは鍵のリストを持っていますステークホルダーニーズとそのバイインは、目標とOKRにそれらを割り当て始めます。OKRSは計画と目標設定技術ですIntelとGoogleで有名にされました。あなたのプロジェクトはあなたのチームと会社のOKRと整列するべきです。

プロジェクトの目標を書き留めてみてくださいプロジェクト計画ボードそしてそれらが対処するステークホルダーの要件にそれらを接続してください。そこから、構造、マイルストーン、およびタスクを作成し、それらの目標に到達するのにかかるタスクを作成します。たとえば、プロジェクトまたは製品の発売自体は大きなものになる可能性があります。マイルストーンそれで、あなたがそれについてどのように行くかを知ることが重要です、おそらくAを使っている製品起動計画テンプレートプロセスを簡単にするため。マイルストーンはプロジェクト全体のチェックインポイントを定義することができ、誰もがどのような進捗状況がどのような進歩のように見えるか、そしてそれらが測定されるときに何があるのかを明確にすることができます。

ステップ3：プロジェクトスコープ文書を作成します

プロジェクトが概説されているので、あなたのタスクは目標と整列し、チームからの購入、それが作成する時が来ましたプロジェクトスコープ文書手順2に記載されているプロジェクト要素を詳しく説明します。

それぞれを見てください納品そしてそれぞれを達成するために完成しなければならない一連のタスクを定義します。それぞれのためにタスクそれが必要な時間、必要なリソース、そして実行責任がある時間を決定します。プロジェクトの詳細を完成させて記録して、誰もが真実の単一のソースを持っているようにします。文書を簡単に共有できます。あなたのプロジェクト管理ツールのように高価な誤解の可能性を減らすために。

プロジェクトを準備しながら範囲文書化と計算獲得価値標準的な練習であるべきである、4つのプロジェクトマネージャーで調査された1 ウェリングストーンのプロジェクト管理調査の状態彼らは標準的なスコープ文書を準備する「決して」または「決して」と言ったと言った。あなたが群衆から際立っていることを確認し、誰もが同じページに留まるのを助けます。

ステップ4.詳細なプロジェクトスケジュールを作成します

目標、タスク、およびマイルストーンがすでに概説されているため、プロジェクトをスケジュールに差し込む時が来ました。 aガントチャートあなたを助ける便利なツールですプロジェクトのタイムラインを簡単に視覚化します。それはあなたにプロジェクトの進行状況、作業範囲、および依存関係の完全な見方を提供する対話型タイムラインです。

依存関係は、他のタスクが開始される前に完了する必要があるタスクです。タスクを整うように、使用してくださいサブタスクあなたがより大きなものを小さいものに分割するのを助けるために。これは報告をすることができます（あなたは私達のガイドをチェックアウトすることができますプロジェクト管理レポートを書く方法！）と資源管理より簡単に。それぞれを定義しましょう。

プロのヒント：少し秘密にしたいですか？設定したときは、キータスクにクッションを追加してください。完璧な世界では、一日がかかるかもしれません。だから多分あなたはあなたの計画でそれを2にする。すべてのタスクをクッションにする必要はありません。リスクを量り、それが最も意味があるところでそれを追加します。未来はありがとうございます。

ステップ5：役割、責任、およびリソースを定義する

リソースは、プロジェクトを完了するのに必要な人、機器、またはお金です。あなたがあなたの道具を選択して予算を得たら、あなたの人々を忘れないでください。 Aを書く方法をすでに知っている人でさえプロジェクト作業計画そして何百回労働力は彼らの労働ニーズを過小評価することができます。

a RACIチャートは役に立ちますあなたは特にあなたのプロジェクトのために何をするかを決定します。それはすべてのプロジェクトのタスクのマトリックスです。または決定）。ここでRaciチャートについて知る必要があるすべてを見つけてください 。

タスクの割り当てを開始するときは、必ず帯域幅を考慮に入れてください。各人の責任と期待を明確にします。それを念頭に置いて労働者の95％1つ以上のチームやプロジェクトの取り組みを同時に、プロジェクトが整列していない場合、作業負荷はチームにはストレスがかかりすぎる。ストレスにより、労働者の約50％が別の仕事を探し始め、最近の報告書によると、別の仕事を探し始め、25％ストレスの流行 。

プロジェクトを計画するときは、プロジェクトに影響を与える着信要求をフィルタリングする方法を検討してください。タイムラインまたは予算。 kn kn獲得価値の計算方法計画に対するプロジェクトで完了した作業のレベルを監視することは不可欠です。プロジェクトマネージャ、ツールのようなツールの場合 UDNタスクマネージャーリソースプロジェクトのタスクをチームワークフローの観点から視覚化するのに役立ち、ワークロードのバランスをとるための可視性と柔軟性を与えます。

ステップ6：通信とチェックインプロセスを定義する

によるとマッキンシー、従業員は、情報を検索して収集する職場の約20％を費やします。その追加、非効率的なコミュニケーションとコラボレーションは2つです。職場でのストレスのトップ。ステークホルダーがEメールのページを掘り下げたり、更新を求める必要がある場合、彼らはイライラしたり動機づけのこもったりする。

すべてのプロジェクトピースを収納することによってフラストレーションを軽減する - 資産、会話、タスク、期日、更新、報告 - 単一の場所にある。コラボレーションツール。これはそれを容易にするクライアントを管理します、進捗状況を追跡し、更新を共有し、編集を行います。誰もが1つのツールでどのように通信するかを定義し、誰もが情報にアクセスできるようにします。

ステップ7：計画通りに行かない予定

あなたが専門家であってもすでに書く方法を知っていてもプロジェクト計画、真実はすべてのプロジェクトにねじれてターンを持っていることです - それが彼らを楽しくするものです。あなたは自分にいくつかの呼吸室を与えたスケジュールプロセス、あなたは誰もが自分の役割を知っていることを確認しました、そしてあなたは通信を設定しました。

しかし、起動する前に、チームメンバー、休日、または外部チームのための休暇のような潜在的な問題を座って特定してください。クリアチェーンのコマンドとリストキー連絡先をプロジェクト内で設定します。リスクについて上りを伝えながらチーム全体を一緒に取り組む準備をすることができます。

ステップ8：起動パーティーを投げる！

すべての成功したプロジェクトにはキックオフが必要です。主要な利害関係者との迅速な会議を設定し、明確な議題を持っています。あなたの目標は、目標、役割、プロセス、そしてタイムラインを使って同じページにみんなを手に入れることです。あなたの議題には、上記の手順であなたが焦点を絞ったすべてを含めるべきです。

ボーナスヒント：毎回スクラッチから始める必要はありません！あなたのチームと一緒にジェイブするプロジェクト計画を書く方法を知っている今、あなたはできますプロジェクト計画をテンプレートにコピーしますもう一度使うために。あなたが成長するにつれて、特定の種類のプロジェクト作業計画に複数のテンプレートを作成できます。あなたがすぐに始めましょうこれらの無料サンプルプロジェクト計画テンプレート 。

「終わり」になる

あなたの週末が保存されているように見えます！どういたしまして。あなたは現在プロジェクト計画プロセスに力を与えられています、そして、この後にあなたがあなたの次のプロジェクトを成功させるのを助けるための単純なプロジェクト計画テンプレートがあるでしょう - そしてその後の次のプロジェクトを持っています。実際、これらすべての複雑なプロジェクトはとても簡単になり、あなたが休暇中にあなたが休暇中のように感じ始めるでしょう。右？

プロジェクト計画を書く方法を習得したので、チームがより効率的に働くのを助けるためのトッププロジェクト管理のヒントです。