Программное обеспечение для управления проектами
Обзор программного обеспечения для управления проектами
Объединение вашей команды и подготовка их к работе в качестве единицы, является неотъемлемой частью успеха ваших проектов. Но без надлежащего программного обеспечения для управления проектами вы можете удварить свои усилия вместо того, чтобы их оптимизировать. Подумайте обо всем времени, когда вы провели жонглирование электронных таблиц и управляя вашим переполненным почтовым ящиком. С правильными инструментами вы можете быть более стратегическими с вашими ресурсами.
Существует две группы инструментов, предназначенных для управления работами более эффективно: управление работой / инструменты сотрудничества и инструменты для персональных продуктов.
Инструменты управления проектами могут варьироваться от команды в команде, но большинство являются компьютерными программами, которые помогают планировать пользователям, выполнять и управлять проектами в одном централизованном виртуальном месте.
Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами для любого из следующих действий:
Кто должен использовать инструменты управления проектами?
Любой, кто управляет проектами, может извлечь выгоду из программного обеспечения для управления проектами. Даже если вы не запустите официальные проекты или не имеете название «Диспетчер проектов», программное обеспечение для управления проектами все еще может быть полезным.
Многие компании, которые не управляют формальными проектами, используют программное обеспечение для планирования, организации, отслеживания, монитора и выполнения их работы.
Эти инструменты приходят во многих различных формах, как сами проекты. Например, некоторые из ваших планов могут быть простыми процессами, которые включают в себя только вас и другого человека, в то время как другие могут предпринять несколько командных месяцев (или даже лет). Вот три вида инструментов, которые могут помочь управлять задачами и совместной работой.
Инструмент, который позволяет людям говорить или видео чат с удаленными коллегами в режиме реального времени, необходимо для любого бизнеса. Вам нужно услышать ваши коллеги на встречах, и даже лучше, если вы можете увидеть их тоже (потому что, как мы все знаем, невербальное общение так же важно в этих ситуациях).
На рынке мгновенных сообщений есть интенсивная конкуренция. Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter и Messenger Facebook Доминируют в поле наряду с растущим числом мобильных первых приложений.
5 ВС виртуальной связи
3 видео конференции «Ужасные истории» и AMP; Советы, чтобы избежать их
5 лучших видеоконференций и AMP; Встреча приложений для вашей команды
Представьте себе место для хранения комбинированной мудрости вашей команды, доступную всеми участниками через базу данных для поиска. Вы можете выполнить это со знаниями базовыми инструментами, такими как внутренние блоги или вики (что-то Диспетчер задач UDNможет сделать очень хорошо). Эти инструменты позволяют вам документировать процессы и записать опыт или лучшие практики, чтобы поделиться с командой, поэтому информация доступна для всех.
Как создать базу знаний Wiki, используяДиспетчер задач UDN
Диспетчер задач UDNОсобенности управления проектами, усиленные Wiki
3 вида данных, чтобы помочь избежать отказа управления проектами
Зачем вам необходимо записать уроки управления проектами: Советы и AMP; Шаблоны
Чтобы работать совместно, вам понадобится способ легко поделиться файлами.
Вы можете прикрепить файлы к электронным письмам, но этоочень обескураженТак как это часто приводит к проблемам и впустую время. Инструменты для совместного использования файлов позволяют легко сохранить, синхронизировать и делиться файлами с вашей командой. Многие варианты доступны, включая коробку, Dropbox, OneDrive и Google Drive - все из которыхинтегрироваться напрямую сДиспетчер задач UDN Отказ Если вы используетеДиспетчер задач UDN, вы можете легко прикрепить файлы из этих услуг к вашим задачам.
5 Ошибки виртуальной документации Вы делаете
Облако Программное обеспечение для управления проектами vs. Онлайн хранилище файлов: в чем разница?
Предварительный просмотр ваших файлов перед загрузкой с нашей интеграцией просмотра коробки
Прикрепите файлы OneDrive напрямую кДиспетчер задач UDNЗадачи с новой интеграцией
Диспетчер задач UDNСправка: прикрепление файлов
Инструменты для личной производительности
Средний работникотвлекаться каждые 11 минутОтказ Может быть сложно бороться с прерываниями и сосредоточиться исключительно на работе, поэтому многие обращаются к полезным инструментам производительности. Приложения производительности могут убивать предупреждения и уведомления, заставляйте вас сосредоточиться на одной вкладке браузера одновременно, утопить шум (или домашний офис) шум вокруг вас и организовать свою работу. Мы перечислили 10 полезных инструментов здесь: 10 бесплатных приложений производительности для получения вещейОтказ
Тем не менее, многие организации считают, что эти инструменты недостаточно гибки, чтобы удовлетворить каждый тип проекта. Соличе, используя электронную почту и групповые сообщения для управления проектами, приводит к упущенной информации, вопросам версий документов и отсутствию ясности о приоритетах и целевых зависимостях. Вот где приходит программное обеспечение для управления проектом.
Удивительные онлайн-производительность ресурсов для пропрастинаторов
5 причин, почему ваша команда не получает вещи
3 пресловутых убийц производительности и как бороться с ними
50 Советы по производительности для повышения вашей мозговой боки
16 простых мотивационных советов, чтобы получить больше
Должны ли мы иметь эту встречу?
4 странных способа обмануть себя продуктивным
5 Вдохновляющие советы по производительности от книги управляют своим повседневным днем
Управление электронным письмом: 10 уютных трюков, чтобы ударить входящие нулю
Производительность хаки превращает промедление в действие
Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
Возможно управление проектом без надлежащего программного обеспечения, но он увеличит риск ошибок и неэффективности в процессе. Программное обеспечение для управления проектами позволяет легко увидеть видимость и сотрудничество.
Хотя можно использовать электронные таблицы для отслеживания проекта,Это требует много времени и усилийОтказ Вручную Обновление электронных таблиц повышает риск ошибок и, для остальной части команды, чтобы увидеть обновление, электронная таблица должна быть повторно сохранена и повторно загружена в центральное расположение.
Другие вопросы Управляющие проектами могут иметь с электронными таблицами:
Программное обеспечение для управления проектами поможет вам преодолеть все эти проблемы.
Вот15 дополнительных причинПочему люди предпочитают использовать программное обеспечение для управления проектами:
Как электронные таблицы стоят вам время и деньги
Самые разыскиваемые функции программного обеспечения для управления проектами: отчет GetApp
Как успешные команды используют программное обеспечение для управления проектами
Облако Программное обеспечение для управления проектами vs. Онлайн хранилище файлов: в чем разница?
Почему (и как) небольшой бизнес выбирает программное обеспечение для управления проектами
Каковы преимущества программного обеспечения для управления проектами?
Программное обеспечение для управления проектамивыгоден для всех компанийЭто управлять проектами, независимо от организационного размера или отрасли. Программное обеспечение предоставляет возможности планирования проекта и управления ресурсами, которые могут использовать, в том числе бизнес, в том числе предприятия, которые не управляют формальными проектами.
Любая компания, которая нуждается в эффективном методе оценки, планирования, отслеживания, доставки и выставления счетов за их услуги, может воспользоваться принятием программного обеспечения для управления проектами. Это позволяет создавать, реализовывать и управлять эффективными и оптимизированными процессами для вашей команды и бизнеса.
Вот три ключевых преимущества внедрения программного обеспечения для управления проектами:
Программное обеспечение для управления проектами создает центральное рабочее пространство и база знаний для вашей команды. Централизация облегчает отслеживание задач и проектов, сокращая путаницу и неточность.
Эта видимостьУлучшает планирование и оценку будущих проектовОтказ Журналы Time позволяют просматривать прошлые проекты и предсказать, как долго выполнят конкретные задачи, помогая вам рассчитать планклы. Вы также можете использовать эту информацию, чтобы определить, будут ли потенциальные проекты будут прибыльными.
Программное обеспечение для проекта также снижает труд и время, необходимое для отслеживания и составления данных вручную. С помощью ручных методов, таких как электронные таблицы, всегда есть риск человеческой ошибки, задержки в обновлениях и имея несколько версий одного и того же файла. С помощью программного обеспечения вы можете легко поддерживать единственный источник правды.
Программное обеспечение для управления проектами может помочь командам координировать задачи и автоматизировать рабочий процесс. Это уведомляет членов команды, когда им нужно начать работу, что сокращает задержки и необходимость в Go-Betweens.
Программное обеспечение для управления проектом также обеспечивает проведение прогресса, контрольные блоки и успех. Номер одинПреимущество программного обеспечения для проекта для малого бизнесаэто отслеживание времени. Видеть, где каждая минута помогает владельцам малого бизнеса определить и удалять узкие места. Эта функциональность также позволяет на раннюю идентификацию задержек и проблем.
Без централизованной базы для координации и обмена знаниями, вы и ваша команда могут упасть жертвами неуместных документов, несоответствия и догадки по обязательствам и прогрессу. Программное обеспечение для управления проектами гарантирует, что качество не страдает, и задачи не требуют большего, чем необходимо.
Оптимизированная связь является одним из наиболее значительных преимуществ программного обеспечения для управления проектами. Предприятияполагаться больше, чем когда-либо в отдаленных командах, контрактные работники и фрилансеры. Становится все более важным, что компании могутэффективно общатьсяс членами команды в офисе и за его пределами.
Благодаря облачным программным обеспечением управления проектом, виртуальные команды и заинтересованные стороны могут войти в ваше центральное рабочее пространство из любого места в любое время. Это 24/7 соединение позволяет легко общаться между странами и часовыми поясами.
Программное обеспечение для управления проектами предоставляет все ключевые стороны с мгновенным доступом к обновлениям, отчетах о ходе прогресса и уведомлениям проекта независимо от того, где они есть. Заинтересованные стороны никогда больше не придется ждать, пока кто-то по электронной почте им не станет распущенным докладом. Один централизованный центр позволяет всем оставить отзыв о задачах, устранения длинных, труднодействовать потока электронной почты.
Как электронные таблицы стоят вам время и деньги
5 самых распространенных ошибок в управлении несколькими проектами: программное обеспечение и AMP; Технология
6 Преимущества управления совместной работы
Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами
Есть много типов программного обеспечения для управления проектами на рынке, но выбирая нужный для вас, и ваша команда имеет решающее значение. Вотнесколько вопросов, чтобы спроситьПри оценке параметров программного обеспечения управления проектами:
Одно из самых важных вещей, которые нужно подумать при выборе вашего программного обеспечения, - это ваша долгосрочная стратегия. Получение вашей команды знакомы и комфортно с программным обеспечением управления проектами требуется время и ресурсы. Вы захотите убедиться, что вы выбираете тот, который может расти и адаптировать с вашей командой, не ограничивать его.
Когда вы должны инвестировать в программное обеспечение для управления проектами?
Имеет смысл инвестировать в программное обеспечение для управления проектами, когда вы видите пропущенные сроки, процессы разваливаются, а не в случае несоответствия - но в этот момент он уже может быть слишком поздно. Ведь к тому времени, когда вы получили этот этап, вы уже страдаете от побочных эффектов.
Для достижения наилучших результатов вы должны инвестировать в программное обеспечение до того, как он станет критическим. Хотя может быть трудно предсказать, когда вы собираетесь выросли больше элементарных инструментов,как электронные таблицыВот три признаки того, что пришло время инвестировать.
Значительный фактор вашего решения инвестировать в Программное обеспечение для проектаскорость ростаВаш бизнес в настоящее время проходит. Если ваши проекты и команды растут по размеру или номеру, вам, вероятно, понадобится программное обеспечение для управления проектами. Связь становится все труднее, когда команды растут и разогнаны географически. Вам также может потребоваться принять новые способы сотрудничества, напримерасинхронное общение, что сложнее без правильных инструментов.
Программное обеспечение для управления проектами также полезно при планировании масштабирования вашего бизнеса. Если вы принимаете больше, более сложные проекты, вам нужно будет принять более надежные инструменты управления проектами. Выращивание вашего бизнеса требует автоматизации повторяющихся административных задач. Без средств эффективно работать, когда вы выращиваете, вы не будете расти деньги и усилия.
Процессы также становятся более сложными, так как вы расти, поэтому наличие инструмента для управления всеми предметами, и заинтересованные стороны жизненно важно. Вы не хотите пропустить критические задачи проекта или пропустить любые проблемы - это может быть разница между успехом и неудачей проекта.
Ловкость также важно, чтобы ваша компания развивалась. Естественно необходимо изменить процессы и методологии, а программное обеспечение для управления проектами может поддерживать вас по всему минимальному переработке и без потери исторических данных.
В небольших компаниях сотрудники могут работать индивидуально или в небольших совместных группах. Это изменения в качестве предприятий становятся все более разнообразными, а также сложности и потребность в росте сотрудничества.
Даже когда ваша организация не растет, изменения в функциональных структурах или физических местах могут сигнализировать о необходимости программного обеспечения для управления проектами. Коммуникация и интеграция становятся более сложными, если вы начнете использовать подрядчиков или отдаленных работников.
Увеличение внешних партнерств с заинтересованными сторонами, такими как продавцы, поставщики и клиенты, могут также добавить сложность ваших проектов. Например, если вы предпринимаете проект, который требует одного субподрядчика для завершения 35% работ, управление и надзора, может быстро стать трудным без правильного программного обеспечения и процессов.
Без программного обеспечения для управления проектами сотрудники проводят больше времени, выполняя ручные задачи, такие как ввод данных на электронные таблицы. Это не только займет больше времени вперед, но также увеличивает вероятность переделки из-за ошибок и неуместных данных.
Программное обеспечение для управления проектами снижает необходимость вручную и повторяющихся задач, освобождая вашу команду для большего количества анализа и планирования большого изображения. Эта функциональность также помогает убедиться, что они не перегружены, и люди занимаются и счастливы.
В конце концов, люди, как правило, больше выполняются на своей работекогда они делают что-то ценноевместо заполнения небольших, повторяющихся задач снова и снова. Никто не доволен, когда их электроснабжение сбивает, и они теряют отчет, который они провели последние три часа, проведенные.
Если члены вашей команды все больше бороются с увеличением рабочих нагрузок и простых инструментов, разрушающихся под весом крупных и сложных файлов, пришло время инвестировать в программное обеспечение для управления проектами.
6 вопросов, чтобы спросить при оценке лучшего программного обеспечения для управления проектами
Используйте его или потерять! Лучшие советы по усыновлению программного обеспечения для управления проектами
Почему ваша творческая команда не использует программное обеспечение для управления проектами
Сколько стоит программное обеспечение для управления работой?
Цена программного обеспечения для управления проектами или программное обеспечение для управления работой, как это иногда называют, варьируется. Факторы включают в себя:
Большинство поставщиков программного обеспечения для управления проектами предлагают несколько различных вариантов упаковки, разделенные размером бизнеса или функциями надстройки. ПроверитьЛучшие провайдеры программного обеспеченияи просмотрите свои цены, чтобы увидеть, какой пакет соответствует вашим потребностям.
Есть много вариантов программного обеспечения для управления проектами на рынке, но они часто приходятскрытые расходыОтказ Многие бесплатные варианты не предлагают подготовку и поддержку, что означает, что вам нужно будет потратить больше на реализацию и поддержание системы, чем на оплаченное решение.
Существуют также расходы не имеющие программного обеспечения для управления проектами. Когда мы говорили о в последнем разделе, без программного обеспечения для управления проектами вы увеличиваете оба времени, затраченные за выполнение задач, так и вероятность ошибок, которые стоит вам деньги.
Программное обеспечение для управления проектами осуществляет связь и сотрудничество без усилий. И когда вы считаете, что плохое сотрудничество и связьможет стоить вашей компании до 62,4 млн. Долл. СШАВ год, даже самое дорогое программное обеспечение для управления проектом начинает выглядеть очень доступным.
Скрытая стоимость бесплатного программного обеспечения для управления проектами
Затраты на неправильную технологию управления работой
Не делать ничего для улучшения управления работой, это стоит дорожить вам деньги
Основные функции При выборе программного обеспечения для управления проектами
Ваша команда может понадобиться инструмент с некоторыми конкретными функциями, поскольку они принимают рабочие процессы управления проектами. Вот несколько вещей, чтобы искать:
50 Основные функции программного обеспечения для управления проектами
Большая видимость с новыми и улучшенными приборными панелями
Создать, найти & amp; Использовать правильные файлы быстрее сДиспетчер задач UDN
Так долго, бункеры! 5 инструментов маркетологи должны централизовать через управление работой
Самые разыскиваемые функции программного обеспечения для управления проектами: отчет GetApp
GetApp & AMP; Financeonline Rank.Диспетчер задач UDNКак лучшее программное обеспечение для управления проектами
Заключение
Программное обеспечение для управления проектами может обеспечить значительные преимущества и экономию стоимости для вашего бизнеса. Если вы готовы испытать все преимущества программного обеспечения для управления проектами, которые простые, но мощные, обязательно выберите инструмент, который стоит ваших инвестиций.
