Prosjektstyringsprogramvare
Prosjektstyringsprogramvareoversikt
Forene teamet ditt og forberede dem til å fungere som en enhet er integrert i prosjektets suksess. Men uten riktig prosjektstyringsprogramvare, kan du doble innsatsen din i stedet for å optimalisere dem. Tenk på hele tiden du har brukt jonglere regneark og administrere din overfylte innboks. Med de riktige verktøyene kan du være mer strategisk med ressursene dine.
Det er to grupper av verktøy designet for å administrere arbeid mer effektivt: Arbeidsadministrasjon / samarbeidsverktøy og personlige produktivitetsverktøy.
Prosjektstyringsverktøy kan variere fra lag til lag, men de fleste er dataprogrammer som hjelper brukerne til å planlegge, gjennomføre og administrere prosjekter i en sentralisert virtuell plassering.
Du kan bruke prosjektstyringsprogramvare for ett av følgende:
Hvem skal bruke prosjektstyringsverktøy?
Alle som forvalter prosjekter kan dra nytte av prosjektstyringsprogramvare. Selv om du ikke kjører formelle prosjekter eller har tittelen "Prosjektleder", kan prosjektstyringsprogramvaren fortsatt være nyttig.
Mange selskaper som ikke driver formelle prosjekter bruker programvare til å planlegge, organisere, spore, overvåke og utføre sitt arbeid.
Disse verktøyene kommer i mange forskjellige former, akkurat som prosjekter selv. For eksempel kan noen av dine planer være enkle prosesser som bare involverer deg og en annen person, mens andre kan ta flere lagmåneder (eller til og med år) for å fullføre. Her er tre typer verktøy som kan bidra til å administrere oppgaver og samarbeid.
Et verktøy som gjør det mulig for folk å snakke eller videochatt med fjernkollegaer i sanntid, er viktig for enhver bedrift. Du må høre dine kolleger i møter, og det er enda bedre hvis du kan se dem også (fordi, som vi alle vet, er ikke-verbal kommunikasjon like viktig i disse situasjonene).
Det er intens konkurranse i direktemarkedet. Slakk, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter og Facebook Messenger dominerer feltet sammen med et økende antall mobil-første applikasjoner.
5 WS av virtuell kommunikasjon
3 video konferanse horror historier & amp; Tips for å unngå dem
5 beste videokonferanser og amp Møte apps for teamet ditt
Tenk deg et sted å lagre lagets kombinert visdom, tilgjengelig av alle medlemmer via en søkbar database. Du kan oppnå dette med kunnskapsbaserte verktøy som interne blogger eller wikier (noe UDN Task Manager kan gjøre det veldig bra ). Disse verktøyene gjør at du kan dokumentere prosesser og registrere kompetanse eller beste praksis for å dele med laget, så informasjonen er tilgjengelig for alle.
Hvordan lage en wiki kunnskapsbase ved hjelp av UDN Task Manager
UDN Task Manager 'S prosjektledelse funksjoner forbedret med wiki
3 typer data for å unngå å unngå prosjektledelse
Hvorfor du trenger å registrere dine prosjektledelse Leksjoner Lært: Tips & Amp; Maler
For å jobbe sammen, trenger du en måte å dele filer på nytt.
Du kan legge ved filer til e-post, men det er svært motløs Siden det ofte fører til problemer og bortkastet tid. Fildelingsverktøy lar deg enkelt lagre, synkronisere og dele filer med teamet ditt. Mange alternativer er tilgjengelige, inkludert boks, Dropbox, OneDrive og Google Drive - alle som integrere direkte med UDN Task Manager . Hvis du bruker det UDN Task Manager , Du kan enkelt legge ved filer fra disse tjenestene til oppgavene dine.
5 virtuelle dokumentasjonsfeil du gjør
Cloud Project Management Software vs. Online File Storage: Hva er forskjellen?
Forhåndsvisning av filene dine før du laster ned med vår Box Se Integration
Fest dine onedrive-filer direkte til UDN Task Manager Oppgaver med den nye integrasjonen
UDN Task Manager HJELP: Vedlegg av filer
Personlige produktivitetsverktøy
Den gjennomsnittlige arbeideren er distrahert hvert 11. minutt . Det kan være utfordrende å bekjempe forstyrrelser og fokusere utelukkende på jobb, og derfor er mange til hjelp til hjelpsomme produktivitetsverktøy. Produktivitetsprogrammer kan drepe varsler og varsler, tvinge deg til å fokusere på en nettleserfane om gangen, drukne ut kontoret (eller hjemmekontoret) støy rundt deg, og organisere arbeidet ditt. Vi har oppført 10 nyttige verktøy her: 10 Gratis produktivitetsprogrammer for å få ting gjort .
Imidlertid finner mange organisasjoner at disse verktøyene ikke er fleksible nok til å passe alle typer prosjekt. Bruke e-post og gruppemeldinger for prosjektledelse fører til tapt informasjon, dokumentversjonsproblemer og mangel på klarhet på prioritering og oppgavenavhengigheter. Her er hvor prosjektledelse programvare kommer inn.
Fantastiske online produktivitetsressurser for procrastinators
5 grunner til at teamet ditt ikke får ting gjort
3 notoriske produktivitetsmord og hvordan å bekjempe dem
50 Produktivitetstips for å øke hjernekraften
16 enkle motivasjonstips for å bli mer ferdig
Skal vi ha dette møtet?
4 rare måter å lure deg på å være produktiv
5 Inspirerende produktivitetstips fra boken Administrer din dag i dag
E-postadministrasjon: 10 klare triks for å treffe innboksen null
Produktivitetshackene gjør utsettelse til handling
Hvorfor bruke Project Management Software?
Administrere et prosjekt uten riktig programvare er mulig, men det vil øke risikoen for feil og ineffektivitet i prosessen. Prosjektstyringsprogramvare gir mulighet for enkel synlighet og samarbeid.
Mens det er mulig å bruke regneark for prosjektsporing, Det krever mye tid og krefter . Manuell oppdatering av regneark øker risikoen for feil, og for resten av laget for å se oppdateringen må regnearket re-lagres og re-lastes opp til en sentral plassering.
Andre problemer prosjektledere kan ha med regneark er:
Prosjektstyringsprogramvare vil hjelpe deg med å overvinne alle disse problemene.
Her er 15 ytterligere grunner Hvorfor folk velger å bruke prosjektstyringsprogramvare:
Hvordan regneark koster deg tid og penger
Mest Wanted Project Management Software Funksjoner: GetApp Rapport
Hvor vellykkede lag bruker prosjektstyringsprogramvare
Cloud Project Management Software vs. Online File Storage: Hva er forskjellen?
Hvorfor (og hvordan) En liten bedrift velger prosjektstyringsprogramvare
Hva er fordelene med prosjektstyringsprogramvare?
Prosjektstyringsprogramvare er gunstig for alle selskaper som administrerer prosjekter, uavhengig av organisasjonsstørrelse eller industri. Programvaren gir prosjektplanlegging og ressursforvaltningsfunksjoner som alle kan bruke, inkludert bedrifter som ikke driver formelle prosjekter.
Ethvert selskap som trenger en effektiv metode for estimering, planlegging, sporing, levering, og fakturering for sine tjenester kan ha nytte av å vedta prosjektstyringsprogramvare. Den lar deg lage, implementere og administrere effektive og optimaliserte prosesser for teamet ditt og virksomheten din.
Her er tre av de viktigste fordelene med å implementere prosjektstyringsprogramvare:
Prosjektstyringsprogramvare skaper et sentralt arbeidsområde og kunnskapsbase for teamet ditt. Sentralisering gjør det lettere å spore oppgaver og prosjekter, noe som reduserer forvirring og unøyaktighet.
Denne synligheten forbedrer planleggingen og estimering av fremtidige prosjekter . Time Logs lar deg vurdere tidligere prosjekter og forutsi hvor lenge bestemte oppgaver vil ta, og hjelper deg å beregne fakturerbare timer. Du kan også bruke denne informasjonen til å avgjøre om potensielle prosjekter vil være lønnsomme.
Prosjektprogramvare reduserer også arbeidskraft og tid som kreves for å spore og kompilere data manuelt. Med manuelle metoder som regneark, er det alltid risikoen for menneskelig feil, forsinkelser i oppdateringer, og har flere versjoner av samme fil. Med programvare kan du enkelt opprettholde en enkelt kilde til sannheten.
Prosjektstyringsprogramvare kan hjelpe lag med å koordinere oppgaver og automatisere arbeidsflyten. Det varsler med lagmedlemmer når de trenger å starte arbeidet, noe som reduserer forsinkelser og behovet for go-betweens.
Prosjektstyringsprogramvare gir også innsikt i fremgang, veibeskyttelse og suksess. Nummer en Fordel med prosjektprogramvare for små bedrifter er tidsporing. Å se hvor hvert minutt går, hjelper små bedriftseiere til å identifisere og fjerne flaskehalser. Denne funksjonaliteten tillater også tidlig identifisering av forsinkelser og problemer.
Uten en sentral base for koordinering og kunnskapsdeling, kan du og teamet ditt bli offer for feilplasserte dokumenter, feilkommunikasjon og gjetning rundt ansvar og fremgang. Prosjektstyringsprogramvare sikrer at kvaliteten ikke lider og oppgaver tar ikke lenger enn nødvendig.
Strømlinjeformet kommunikasjon er en av de viktigste fordelene med prosjektstyringsprogramvare. Bedrifter er Stole mer enn noen gang på eksterne lag , kontraktsarbeidere og frilansere. Det blir stadig viktigere at selskapene kan effektivt kommunisere med lagmedlemmer på kontoret og utover.
Med skybasert prosjektstyringsprogramvare kan virtuelle lag og interessenter logge inn på ditt sentrale arbeidsområde fra hvor som helst, når som helst. Denne 24/7-tilkoblingen gjør at du enkelt kan kommunisere over land og tidssoner.
Prosjektstyringsprogramvare gir alle viktige partier med umiddelbar tilgang til oppdateringer, fremdriftsrapporter og prosjektvarsler uansett hvor de er. Interessenter vil aldri igjen vente på at noen skal sende dem en foreldet rapport. En sentralisert hub lar alle gi tilbakemelding på oppgaver, eliminere lange, vanskelig å følge e-posttråder.
Hvordan regneark koster deg tid og penger
5 vanligste feil i å administrere flere prosjekter: programvare & amp; Teknologi
6 Fordeler med samarbeidsarbeid
Slik velger du den beste prosjektledelsesprogramvaren
Det finnes mange typer prosjektstyringsprogramvare på markedet, men velger den rette for deg og teamet ditt er kritisk. Her er Noen spørsmål å spørre Når du vurderer prosjektstyringsprogramvarealternativer:
En av de viktigste tingene å tenke på når du velger programvaren din, er din langsiktige strategi. Å få teamet ditt kjent og komfortabelt med prosjektledelse programvare tar tid og ressurser. Du vil sørge for at du velger en som kan vokse og tilpasse seg med teamet ditt, ikke begrense det.
Når skal du investere i Project Management Software?
Det er fornuftig å investere i prosjektstyringsprogramvare når du ser deadlines savnet, prosesser som faller fra hverandre, og feilkommunikasjon som oppstår - men på det tidspunktet kan det allerede være for sent. Tross alt, når du har fått det stadiet, lider du allerede de bivirkningene.
For best resultat bør du investere i programvare før det blir kritisk. Mens det kan være vanskelig å forutsi når du er i ferd med å utvide flere rudimentære verktøy, som regneark , her er tre tegn på at det er på tide å investere.
En viktig faktor i din beslutning om å investere i prosjektprogramvare er veksthastigheten Din virksomhet gjennomgår for tiden. Hvis prosjektene dine og lagene dine vokser i størrelse eller nummer, vil du sannsynligvis trenge prosjektstyringsprogramvare. Kommunikasjon blir vanskeligere som lag vokser og sprer geografisk. Du må kanskje også vedta nye måter å samarbeide, for eksempel asynkron kommunikasjon , som er vanskeligere uten de riktige verktøyene.
Prosjektstyringsprogramvare er også gunstig når du planlegger å skalere virksomheten din. Hvis du tar på større, mer komplekse prosjekter, må du vedta flere robuste prosjektstyringsverktøy. Å vokse virksomheten din krever automatisering av repeterende administrative oppgaver. Uten midler for effektivt å fungere når du vokser, vil du unødvendig kaste bort penger og krefter.
Prosesser blir også mer komplisert når du vokser, så å ha et verktøy for å håndtere alle brikkene og interessentene er viktig. Du ønsker ikke å savne kritiske prosjektoppgaver eller overse eventuelle problemer - dette kan være forskjellen mellom et prosjekts suksess og fiasko.
Agility er også viktig da firmaet utvikler seg. Det er naturlig å måtte endre prosesser og metoder, og prosjektstyringsprogramvare kan støtte deg i hele med minimal omarbeid og ingen tap av historiske data.
I små bedrifter kan ansatte jobbe individuelt eller i små samlokale grupper. Dette endres som bedrifter blir større og mer mangfoldige, og kompleksiteten og behovet for samarbeidsøkning.
Selv når organisasjonen din ikke vokser, kan endringer i funksjonelle strukturer eller fysiske steder signalere behovet for prosjektstyringsprogramvare. Kommunikasjon og integrasjon blir mer utfordrende hvis du begynner å bruke entreprenører eller eksterne arbeidstakere.
En økning i eksterne partnerskap med interessenter som leverandører, leverandører og kunder kan også legge til kompleksitet i prosjektene dine. For eksempel, hvis du foretar et prosjekt som krever en underleverandør for å fullføre 35% av arbeidet, kan ledelsen og tilsynet raskt bli vanskelig uten riktig programvare og prosesser på plass.
Uten prosjektstyringsprogramvare bruker ansatte mer tid på å gjøre manuelle oppgaver som å skrive inn data i regneark. Ikke bare tar dette mer tid på forhånd, men det øker også sannsynligheten for omarbeidet på grunn av feil og feilplassert data.
Prosjektstyringsprogramvare reduserer behovet for manuelle og repeterende oppgaver, og frigjør teamet ditt for mer analyse og stor bildeplanlegging. Denne funksjonaliteten bidrar også til at de ikke er overbelastet, og at folk er engasjert og glade.
Tross alt har folk en tendens til å være mer oppfylt i jobbene sine Når de gjør noe av verdi , i stedet for å fullføre små, repeterende oppgaver igjen og igjen. Ingen er lykkelig når deres regneark krasjer, og de mister rapporten de brukte de siste tre timene poring over.
Hvis gruppemedlemmene dine sliter mer og mer med økte arbeidsbelastninger og enkle verktøy som smulerer under vekten av store og komplekse filer, er det på tide å investere i prosjektstyringsprogramvare.
6 spørsmål å spørre når man vurderer den beste programvaren for prosjektledelse
Bruk det eller mist det! The Best Project Management Software Adoption Tips
Hvorfor ditt kreative team ikke bruker prosjektstyringsprogramvaren din
Hvor mye koster arbeidsstyringsprogramvaren?
Prisen på prosjektstyringsprogramvare eller arbeidsstyringsprogramvare som det noen ganger kalles, varierer. Faktorer inkluderer:
De fleste prosjektledelse programvare leverandører tilbyr flere forskjellige emballasjealternativer, skilt av forretningsstørrelse eller tilleggsfunksjoner. Sjekk ut de øverste programvareleverandørene Og vurder deres priser for å se hvilken pakke som oppfyller dine behov.
Det er mange gratis prosjektstyringsprogramvarealternativer på markedet, men disse kommer ofte med Skjulte kostnader . Mange gratis alternativer tilbyr ikke opplæring og støtte, noe som betyr at du må bruke mer på å implementere og vedlikeholde systemet enn du ville med en betalt løsning.
Det er også kostnadene ved ikke å ha prosjektstyringsprogramvare. Når vi snakket om i den siste delen, uten prosjektstyringsprogramvare, øker du både tid til å fullføre oppgaver og muligheten for feil, som koster deg penger.
Prosjektstyringsprogramvare gjør kommunikasjon og samarbeid uanstrengt. Og når du vurderer det dårlige samarbeidet og kommunikasjonen Kan koste din bedrift opp til $ 62,4 millioner per år, selv den dyreste prosjektledelse programvare begynner å se veldig rimelig ut.
Den skjulte kostnaden for gratis prosjektstyringsprogramvare
Kostnadene ved å ha feil arbeidsstyringsteknologi
Å gjøre ingenting for å forbedre arbeidsledelsen koster deg penger
Nøkkelfunksjoner når du velger en prosjektstyringsprogramvare
Teamet ditt kan trenge et verktøy med noen spesifikke funksjoner som de vedtar prosjektledelse arbeidsflyt. Her er noen ting å se etter:
50 Key Project Management Software Funksjoner
Større synlighet med nye og forbedrede dashboards
Skape, finn & amp; Bruk de riktige filene raskere med UDN Task Manager
Så lenge, siloer! 5 Verktøy Markedsførere bør sentralisere via arbeidsstyring
Mest Wanted Project Management Software Funksjoner: GetApp Rapport
GetApp & Amp; Financesonline rangering UDN Task Manager som den beste prosjektledelsesprogramvaren
Konklusjon
Prosjektstyringsprogramvare kan gi betydelige fordeler og kostnadsbesparelser for virksomheten din. Hvis du er klar til å oppleve alle fordelene med prosjektstyringsprogramvare som er enkel, men kraftig, sørg for å velge et verktøy som er verdt investeringen din.
