6 stappen om een ​​dagelijkse planningssjabloon (met voorbeeld) te maken

Overzicht

Een dagelijks schema is een uitstekende manier om de bewegende delen van het leven te beheren. Het kan u structuur geven, stress verminderen en de productiviteit verhogen. Wanneer u uw dagelijkse planningssjabloon in een online tool maakt, heeft u de extra flexibiliteit om wijzigingen aan te brengen en updates in realtime te volgen. Plus, door je werk op verschillende manieren te visualiseren, kun je je dag plannen en jezelf opzetten voor succes.

Het kan vaak het gevoel hebben dat je niet genoeg uren hebt op de dag. Maar het kan nuttig zijn om een ​​dag niet als een enkele eenheid te bedenken, maar zoals 24-uur lange blokken van tijd. Door elk blok te scheiden, kunt u specifieke tijd besteden aan werken, socialiseren, eten en creëren.

Wanneer u een duidelijk begrip hebt van hoe u uw tijd gebruikt, zult u niet altijd het gevoel hebben dat u er niets van bent. Vandaag leer je het belang van een dagelijks schema voortijdsbeheer. Met de dagelijkse planning kun je jezelf instellen voor succes, zelfs op dagen dat je niet al dat productief voelt.

Maar eerst: laten we het hebben over je planningsplanner

We houden allemaal van een goede fysieke, esthetisch-aangename schemaplanner. Maar lezer, we zullen eerlijk tegen je zijn - zo mooi als ze moeten kijken, fysieke dagschema's hebben niet wat nodig is om je te helpen je leven te organiseren.

Je hebt waarschijnlijk al het klassieke fysieke planningskwesties ervaren: Disorganisatie, krappe schrijven, niet genoeg ruimte, geen context, en - we huiveren om zelfs te denken dat het je planner verliest.

De waarheid is, de enige manier om verwarring, desorganisatie en ongemak te voorkomen, is om te kiezen voor een online dagelijks schema.

In tegenstelling tot een geschreven dagelijkse schema, heeft een planningsapp de volgende voordelen:

Prioriteit geeft aan taken en evenementen

Biedt ruimte voor context

Schede met teamleden

Altijd online toegankelijk

Hiermee kunt u meerdere kalenders op één plaats maken

Als u op zoek bent naar een online planningshulpmiddel, probeer dan Udn taakmanager . Udn taakmanagerIs een Work Management-platform dat u kan helpen bij het organiseren van uw werk, zodat u weet wat u moet doen en wanneer u het moet doen.

6 stappen om een ​​dagelijks schema te maken

Ongeacht de online planningshulpmiddel dat u kiest, volgt u deze zes stappen om een ​​georganiseerd, mooi dagelijks schema te maken.

1. Noteer aan-Do-items

Voordat je je to-dos kunt organiseren, moet je het eerstMaak een lijstvan alle items die u voor de dag moet doen. U kunt deze items één voor één toevoegen aan uw planning-app, zodat u weet dat u ze hebt opgenomen, of een techniek zoals deDingen gedaan (GTD) -methodeom systematisch alles te maken wat u moet doen.

Inclusief terugkerende taken in uw lijst zoals vergaderingen, lichaamsbeweging en afspraken. Neem ook eenmalige taken zoals deadlines of telefoontjes op. U kunt beslissen hoe specifiek bij uw taaklijst te krijgen. Als u bijvoorbeeld "Ga naar de lunch" wilt opnemen als een terugkerende taak om de dagelijkse structuur toe te voegen, ga dan door.

Tip:Het is goed als je niet weet elke taak die in de komende week komt. U kunt altijd meer to-do-items toevoegen aan uw lijst als ze ontstaan.

2. Prioritize taken

Pets niet als je je overweldigd voelt na het maken van je takenlijst. Je lijst voelt je meer georganiseerd als je prioriteit hebt. Wanneer u prioriteit geeft aan het werk, krijgt u een duidelijker gevoel van wat moet worden gedaan wanneer. Op die manier, als het lijkt alsof je al je taken op een bepaalde dag niet kunt afmaken, kun je je concentreren op degenen die de hoogste prioriteit hebben - met andere woorden, degenen die de hoogste impact hebben.

NaarprioriterenUw werk, begin met het markeren van elke taak als hoge, gemiddelde of lage prioriteit. Enkele vragen waar u het aan kunt stellen wanneer het sorteren via uw taken omvatten:

Welke taken hebben strikte deadlines?

Welke taken moet ik op specifieke dagen voltooien?

Welke taken ben ik benadrukken als ik ze niet snel invul?

Welke taken wil ik het volgende voltooien?

Welke taken kunnen wachten?

Tip:Als u taken hebt die conflicteren met elkaar, overweeg dan welke taak het meest urgent is. Als één project bijvoorbeeld voor een klant is en de andere voor uw baas is, dan zal het klantenproject waarschijnlijk eerst komen. Wanneer deadlines-conflicten, vraag om hulp van uw teamleden en uw manager. Kijk of er een werkzaamheden zijndelegerenof uitstel.

3. Let op deadlines

Als je het nog niet hebt gedaan, ga dan door je online takenlijst en zorg ervoor dat elke taak een deadline heeft. Als u niet zeker weet wat de deadline zou moeten zijn, selecteert u een deadline die voorlopig logisch is - tenslotte, u kunt het altijd later bijwerken.

Net als prioriteiten vertellen deadlines u welke taken het belangrijkst zijn en wanneer u uw werk gedaan moet krijgen. Zonder duidelijke deadlines zou je per ongeluk een leverbaar kunnen missen - ook al had je voldoende tijd om eraan te werken. Eigenlijk,onduidelijke processenzijn de op een na grootste bijdragende factor in gemiste deadlines

Tip:Deadlines zijn niet alleen van toepassing op werkprojecten. U kunt uw eigen deadlines maken voor persoonlijke taken om u verantwoordelijk te houden. Als u bijvoorbeeld van plan bent om een ​​halve marathon uit te voeren, moet u trainingsdeadlines instellen voor hoeveel mijlen per week worden uitgevoerd. Door deze deadlines te maken, kunt u ervoor zorgen dat u tegen de tijd in vorm bent tegen de tijd dat de race arriveert.

4. Identificeer terugkerende evenementen

Zodra u de deadlines in uw online-to-do-lijst hebt opgemerkt, markeert u eventuele gebeurtenissen die op een terugkerende basis gebeuren. Deze evenementen kunnen wekelijkse teambijeenkomsten, een maandelijkse boekclub of telefoongesprekken met clients bevatten.

Gebruik danProjectbeheersoftwareom terugkerende gebeurtenissen in uw dagelijkse schema te programmeren. Op deze manier hoeft u zich elke week of maand niet bij het opnieuw in te dienen.

Tip:Nu is het ook een goed moment om een ​​snelle audit te maken van uw terugkerende evenementen. Is er iets dat je regelmatig doet dat je moet stoppen met doen of delegeren aan iemand anders?

5. Bestel items op tijd, prioriteit of deadline

Het grote moment is gearriveerd - nu is het tijd om de items op uw takenlijst te nemen en ze op dag en tijd te bestellen. U kunt uw artikelen ook bestellen met andere voorkeuren zoals de prioriteit of de deadline.

Terwijl u uw items aan uw smaak bestelt, overweeg dan de hierboven uitgevoerde stappen. Uw artikelen met hoge prioriteit moeten eerst optreden, terwijl items met lage prioriteit later in de dag of week kunnen gebeuren. Verspreid je terugkerende evenementen in je kalenderjabloon dienovereenkomstig. Terwijl uw takenlijst krimpt, zal uw dagelijkse agenda vullen.

Tip:U kunt uw takenlijst naar kalenderweergave schakelen om te zien hoe volledig uw kalender is. Als uw schema te vol lijkt, kunt u een extra stap toevoegen in het planningsproces. Verwijder eventuele taken die niet nodig zijn, dus u hebt ademruimte om te rusten of wijzigingen aan te brengen.

6. Blijf flexibel

Nu u een duidelijke visie hebt over wat uw dagelijkse schema eruit zal zien, kunt u aan het werk gaan. Het is belangrijk om gedurende uw dag en week flexibel te blijven, omdat het schema waarmee u begint, waarschijnlijk niet de exacte gebeurtenissen is die spelen.

Het beste deel van een digitale planner is dat planningstaken gemakkelijker worden en dat toekomstige veranderingen minder belastbaar worden. Het leven is onvoorspelbaar en moeilijk te controleren. Klanten verschuiven de termijnen en uw wekelijkse maandagvergaderingen kunnen overschakelen naar woensdag. Deze veranderingen zijn minder stressvol als u uw dagelijkse kalender kunt aanpassen met de klik op een knop.

Tip:U kunt projectbeheersoftware gebruiken als een stand-alone planningsgereedschap. MeestSoorten projectbeheersoftwareFocus op organisatie, maatwerk en visualisatie. Als u gebruik maakt van deze functies, kunt u een dagelijks schema maken dat functioneel en flexibel is.

Dagelijkse planningssjabloon

U kunt de dagelijkse planningssjabloon hieronder gebruiken bij het organiseren van uw takenlijst. Als u een wekelijkse planningssjabloon maakt, kopieert u deze sjabloon voor elke dag van de week.

Hoewel deze dagelijkse planningssjabloon algemene tijdblokken gebruikt, kunt u uw planning meer gedetailleerder maken als u dat wilt. U kunt bijvoorbeeld taak 1 toewijzen tussen de uren van 7 a.m. en 7.30 uur. Oproefenningmeditatie. Een uursjabloon kan goede gewoonten vormen en u aanspreken voor uw doelen.

3 manieren om uw dagelijkse schema te regelen

Er zijn verschillende manieren om uw dagelijkse schema te regelen. U kunt er misschien focussen op een tijdsbestek wanneer u werkt, of u kunt meer taakgericht zijn. Overweeg de onderstaande opties:

Uur

Een uurplanner is de traditionele opstelling van een dagelijks schema. Volg de bovenstaande stappen om een ​​uurschema te maken en toewijzen tijden voor uw belangrijke taken. Dit schema biedt een duidelijke structuur voor elk deel van uw dag. Bovendien kunt u ook plannen in verplichtingen buiten het werk, zoals de benoeming van een persoonlijke arts na werkuren.

Op prioriteit

Als u de voorkeur geeft aan een ongebonden dagelijkse schema, kunt u uw taken op prioriteit nemen en via de dag vanuit deze lijst werken. Dit lijkt misschien een eenvoudige to-do-lijst, maar je moet nog steeds je prioriteiten voor de dag voor je aanpassen. Uw prioriteiten zullen bijvoorbeeld veranderen op basis van vergaderingen, boodschappen, evenementen en afspraken die op die dag gebeuren.

Hieronder ziet u een dagelijks schema gesorteerd op prioriteit met behulp vanUdn taakmanager 's Werkbeheersoftware :

Door deadline

Het sorteren van uw schema met deadlines kan een gevoel van urgentie tot uw dag brengen. Het zien van welke projecten zullen u vertellen wat u eerst in uw persoonlijke planner moet komen. Net als uw prioriteitenlijst verschuift uw deadlineslijst elke dag. Elke ochtend moet u uw lijst beoordelen en eventuele terugkerende evenementen of eenmalige verplichtingen invoeren.

Waarom is een dagelijks schema belangrijk?

Wanneer u een dagelijkse schema maakt, doet u meer dan uw taken voor de dag overzicht. Een dagelijks schema kan uw mindset verbeteren, u kunt u voorbereiden op aankomende evenementen en de toon instellen voor hoe de rest van uw week zal spelen.

Sommige voordelen van het maken van een dagelijkse schema omvatten:

Vormt goede gewoonten

Creëert structuur

Voorkomtuitstel

Verhoogtproductiviteit

Vermindert stress

Bespaart tijd

Verbetertfocus

Onderzoek wijst uitdie routines ten goede komen aan ons welzijn. "Uitvoeren van routineactiviteiten vermindert stress door de situatie meer controleerbaar en voorspelbaar te maken", zegt Indumathi Bendi, M.D., een arts in de eerstelijns in Piemonte. "Bereidheid is een belangrijke manier om stress te voorkomen."

Master Time Management met een dagelijks schema

Het creëren van een dagelijks schema is een geweldige manier om het tijdmanagement te beheersen en meer controle te krijgen over je leven. Met de juiste dagelijkse schemaplanner, krijgt u structuur in uw dag terwijl u nog steeds de flexibiliteit hebt om wijzigingen aan te brengen zoals ze ontstaan.

U hoeft niet te kiezen hoe u uw dagelijkse schema kunt regelen wanneer u gebruiktProjectbeheersoftware. Als u uw schema wilt zien gesorteerd op de deadline of prioriteit, schakelt u elke optie bovenaan de pagina. U kunt uw planning ook als een maandelijkse kalender bekijken en samenwerken met teamleden op hun agenda's.