Snelle tracking in projectmanagement

Udn Webber

auteur

Laten we de scène instellen. 🎥

Je bent een projectmanager voor een bedrijf dat een nieuw product-spannend lanceert!

Je hebt uren besteed aan het genezen van de Perfecte projectreadmap en maanden proberen de ideeën van je team in actie te brengen.

Je hebt slimme doelen ingesteld, gecreëerde noodplannen en in feite in een aantal buffertijd in het geval dat onvoorziene uitdagingen opduiken. En toch valt je project nog steeds waaaaay achter. 🤯

Dus, wat doe je? Flippen? Draai de tafel om? Bel je levenscoach?

Nee!

Je slaapt diep en begint te werken door middel van manieren om strategisch goed te maken voor de tijd die je hebt verloren. 🤓

Kom met ons mee op deze reis terwijl we een van de meest populaire planningshulpmiddelen onderzoeken om in projectmanagement in te halen, wanneer te gebruiken, en hoe het in actie te stellen, met succes!

Netflix / Giphy

Hallo mijn naam is _____ en mijn project is achter het schema

Vallen op een project is buitengewoon gewoon en op een gegeven moment gebeurt het met iedereen! En soms is het helemaal uit je controle.

Gebrek aan materialen, slechte communicatie, burn-out, en ongedefinieerde doelen kunnen optellen en je sneller terugzetten dan je zou denken, maar er zijn hulpmiddelen die je kunt gebruiken als projectmanager Inhaal op je tijdlijn om aan je laatste deadline te voldoen.

Dat is waar schema-compressietechnieken in het spel komen. Dit zijn methoden om u te helpen op het goede spoor te blijven Voltooi het project op de oorspronkelijke datum . 🙌🏼

Bovendien zijn deze technieken extreem veelzijdig en kunnen worden toegepast op allerlei projecten.

Doorgewinterde productingenieurs, ontwikkelaars, ontwerpers en managers vinden deze techniek al redelijk veel voor, maar die in de bouw, medisch en onroerend goed hebben ook succes gevonden bij het toepassen van deze hulpmiddelen in hun industrie! Vooral de techniek van snelle tracking.

Snel tracking in projectmanagement is een van de meest voorkomende schema-compressietools, en hoewel u niet noodzakelijkerwijs een gewoonte wilt maken om het te gebruiken, is snelle tracking de kus van de dood niet voor uw project-tijdlijn.

Wat is een snelle tracking in projectmanagement?

We zijn zo blij dat je het vroeg.

Fast-tracking in projectmanagement is waar taken die oorspronkelijk gepland waren om een ​​na een ander te voorkomen, parallel of gedeeltelijk overlappend met anderen worden uitgevoerd.

AKA, het uitvoeren van meerdere taken per keer voor een enkel project, en zonder de projectcope te beïnvloeden! Dus je zult nog steeds aan je laatste deadline voldoen. 😎

Fast-tracking is slechts een optie als de overlappende taken niet afhankelijk zijn van elkaar en op de kritisch pad -Obals bekend als de reeks belangrijke taken in uw project dat uw definitieve leverdatum bepaalt.

Denken: Mijlpalen of Sprints in Udn taakmanager !

PEACOCKTV / Giphy

Een handige plek om te beginnen is te kijken naar uw roadmap project en de taken die betekenen wanneer uw project is op weg naar de volgende fase te identificeren. Typisch de eerste of de laatste taken in die fasen zijn goede indicatoren! Dit geeft je een idee van welke taken potentiële wegversperringen kunnen veroorzaken als geprobeerd in tandem te geven.

U kunt alleen fast track taken op het kritieke pad want dat zijn de taken die daadwerkelijk naar voren bewegende dingen en zijn niet afhankelijk van andere taken die ze kunnen houden van het krijgen gedaan.

Meer op het kritieke pad hier .

Maar Udn taakmanager , Zijn er andere schema compressietools?

Waarom ja, ja er zijn.

Crashen is een andere veel voorkomende schema compressie tool dat veel product managers kunnen overwegen rond de tijd dat ze de beslissing om fast track.

Project crashen is de handeling van het gooien van extra middelen in een activiteit of een taak, in plaats van het aanpassen van uw oorspronkelijke roadmap of startdata. Net als snel volgen, doet crashen geen invloed op uw uiteindelijke levering datum waarop met succes uitgevoerd en kan alleen op uw kritieke pad worden toegepast op taken.

Maar van de vele schema-compressietechnieken, is een goede vuistregel om eerst snel tracking te gebruiken omdat er geen incrementele kosten zijn en je kunt ook snelle tracking tegelijkertijd gebruiken met je andere go-to-technieken.

Een crashcursus in project crashen

Als u weet dat u de middelen hebt om buiten materialen en middelen aan uw project toe te wijzen, klinkt de crashen mogelijk als een snellere oplossing dan snelle tracking, maar de kosten zijn niet de enige uitdaging om te overwegen.

Door extra bronnen toe te passen op bestaande taken, levert u meer werk aan meer mensen, die een "te veel koks in de keuken" -situatie sneller kunnen veranderen dan u kunt zeggen dat Quidditch.

Warner Bros/ Giphy

Aankomende projecten kunnen ook lijden door extra teamleden die worden getrokken uit andere taken om aan een ander ingangsproject te werken. Daarom vereist je crashplan net zoveel strategie en intentie als een snel trackingplan zou, omdat het niet is dat het ene tool effectiever is dan de andere, maar je moet weten welke het beste zal werken voor je situatie.

Toch zijn er een hoop voordelen om te crashen wanneer ze succesvol worden uitgevoerd, inclusief een ongewijzigde sequentie!

Neem een ​​realistische en objectieve kijken naar welke extra kosten eruit zullen zien voor externe middelen en eraan vasthouden. Dit omvat personeel en materialen.

Houd er rekening mee dat crashen alleen werkt voor activiteiten waar extra ondersteuning daadwerkelijk de taakduur zal verkorten. Dus wanneer u taken afneemt aan externe teamleden, zorg er dan voor dat iedereen die betrokken is precies weet wat ze doen om dubbele werk, fouten en andere productiviteitskoppalls te voorkomen.

Tijdens het crashen kan tegelijkertijd worden gebruikt met snelle tracking, kan het riskant zijn en duur. Dus we raden u aan om voorzichtig te zijn. 🚧

Het nadeel van het gebruik van deze twee technieken is tegelijkertijd een verhoogd budget en verbrandt naarmate er meer mensen werken, multitasken en taken toevoegen van nieuwe projecten.

Plus, in het geval dat snelle tracking mislukt, veranderen veel projectmanagers toch tot crashen! Dus als je project achter het schema bevindt en je bent nieuw om compressietechnieken te plannen, neem dan gewoon één tool tegelijk. 🙂

De perfecte tijd om snel track ⏰

Tijdens het draaien tot project Misschien lijkt het een rode vlag, het is eigenlijk vaker dan je denkt.

Err aan de zijkant van de waarschuwing tijdens het bepalen hoe vaak u deze techniek gebruikt, maar er zijn meer redenen om het te gebruiken, behalve gewoon achtervolgend op een project, dus er is geen reden om zich in verlegenheid te voelen!

U kunt snel tracking gebruiken in projectmanagement wanneer u een project wilt afsluiten om een ​​voorsprong op een nieuwe kans te krijgen, wordt verzocht dit door een klant te doen, of een druk hebben om uw project af te maken van een concurrent, maar wees je bewust van de risico's!

Elk type schema-compressietechniek wordt geleverd met zijn eigen reeks risico's en uitdagingen, snelle tracking inbegrepen. En het vereist een projectmanager die hun spullen serieus kent. 🧐

De risico's en beloningen van snelle tracking

Gelukkig, om je projectreadmap snel te volgen, gebruik je alleen middelen die je al hebt gebudgetteerd, zodat er geen extra kosten zijn om op het goede spoor te blijven.

Toch kan snel tracking in projectmanagement riskant zijn.

Snelle tracking is in principe zorgvuldig gepland multitasking met hogere inzet. Net als een andere multitasking-inspanning, kunnen dingen gemakkelijk een beetje uit de hand raken en tegelijkertijd meerdere deadlines jongleren.

Met meerdere actie-items die tegelijkertijd plaatsvinden, is er een hogere kans om eerder voltooide taken te hebben en ze volledig opnieuw te werken.

Deze toegevoegde complexiteit kan ook de kwaliteit en efficiëntie van het project belemmeren, die de tijdlijn kunnen vertragen die uw snel trackingplan verondersteld is te bespoedigen.

En terwijl u enkele extra kosten vermijdt door geen extra bronnen te gebruiken, pas op voor burn-out!

PEACOCKTV / Giphy

Jij en het team zullen allemaal taken hebben die eerder aan je werkbelasting zijn toegevoegd dan je ze verwachtte, en het besparen van geld klinkt misschien cool op papier, maar je mensen gelukkig houden en in een gezonde balans is echt onbetaalbaar. ✨

Maar laat deze risico's u niet afschrikken van Project Management Fast Tracking Altogether! Er zijn manieren om deze risico's te voorkomen, en je zult alleen met deze tool verbeteren door oefenen en plannen! Zoals we hier altijd zeggen Udn taakmanager , vooruitgang in de richting van perfectie . 😎

Onze suggestie: communiceren, communiceren en vervolgens opnieuw communiceren.

Het lijkt zo eenvoudig, maar het werkt ... en het is een beetje harder dan het klinkt.

Een projectmanager die de tijdlijn kent, zoals de achterkant van hun hand en kan het team snel bijwerken op elke verandering naar de kleinste details - kan elke snelle tracking diffunderen wegen die op de hoogte komt.

Vooral wanneer het team hun werklast oplichten, wil je ervoor zorgen dat iedereen weet wat er gebeurt, wanneer het in werking treden, waarom Het project wordt snel gevolgd en hoe het met hun werk zal beïnvloeden.

Terwijl de snelle tracking uw projectbereik niet heeft beïnvloed, zullen er nog steeds verschillende nieuwe deadlines zijn voor elke taak onderweg, en hoe sneller u uw team op dezelfde pagina kunt krijgen met deze veranderingen, hoe beter!

Het kon ook geen kwaad om de hiervoor genoemde risico's met een snelle tracking te delen, zodat u (of uw projectmanager) niet de enige die uitkijkt voor specifieke obstakels vóór uw leverdatum.

Oké, dat zou misschien veel klinken. Maar het is alleen omdat we ervoor willen zorgen dat je voorbereid bent en klaar om het beste trackingplan van de hele tijd uit te voeren!

Hier is een manier om het te doen.

Hoe snel uw project te volgen

Het is niet zo snel tracking is beter dan alle andere schema-compressietools, maar het gaat erom weten welke tools die geschikt zijn voor jou! En hoe ze in beweging kunnen zetten.

Voordat u in een poging komt om een ​​TIMINE-tijdlijn van een achterblijvende project te bespoedigen, moet u ervoor zorgen dat u klaar bent met een projectmanagementsoftware om u te helpen bij het beheren van alle bewegende delen op één plaats.

Vind leuk Udn taakmanager !

Gedownload Udn taakmanager en open het op elk apparaat, op elk gewenst moment

Udn taakmanager is een krachtige werkmanagementoplossing met honderden gereedschappen Om uw projectmanagementprocessen te stroomlijnen door het consolideren van uw taken , documenten , Communicatie en voortgang in een enkel platform.

Het biedt samenwerking en maatwerk in de kern van elke functie om het hele projectteam in de lus te houden en de transparantie in elke fase in uw project te behouden.

Wat meer is, het integreert met over 1.000 andere gereedschappen Naadloos uitlijnen met uw huidige technische stapel en zorg ervoor dat u geen tijd verspilt als het gaat om het besparen van tijd op uw projecten! Zelfs degenen die een beetje achterblijven. 🙌🏼

Sprints in Udn taakmanager kan u helpen uw projectduur en taken efficiënt in een tijdlijn te plannen en uw werklast te visualiseren met 15+ keer bekeken inbegrepen Gantt , Bord , en Mind maps - een majoor "win" voor projectmanagers aan Cross-functionele teams .

Relaties tekenen tussen taken en mijlpaaltaken in Gantt-weergave in Udn taakmanager

Terwijl Udn taakmanager Kan uw activa als een pro organiseren en organiseren, snel tracking gebeurt niet alleen op zichzelf. Het kost zoveel voorzichtige planning als uw oorspronkelijke projectroutekaart deed, en we hebben de tips om u te laten beginnen in vijf eenvoudige stappen. 🖐🏼

5 stappen naar snel tracking

Hoewel alle behoeften van het project anders zijn, neemt elke poging om het huidige schema opnieuw te bewerken, een redelijk beetje tijd en efficiëntie om het hele team aan boord te krijgen.

Het snelle trackingplan dat u maakt, kan worden beïnvloed door het aantal achterstallige taken, afhankelijke taken, timing en waarom het project in de eerste plaats achterblijft, maar deze vijf stappen helpen u te beslissen of deze tool voor u geschikt is voor u en hoe Laat de bal weer rollen.

1. Identificeer de problemen om uw doelen te identificeren.

Bekijk uw projectvereisten, originele doelen, doelstellingen, prioriteiten en mijlpalen . Identificeer de plaatsen en redenen die uw project naar dit punt brachten en uzelf stellen of snelle tracking het probleem kan oplossen, of mogelijk nog meer problemen veroorzaken.

In Udn taakmanager 's Dashboards , U kunt eenvoudig de algehele "gezondheid" van uw project bepalen met een overzicht op hoog niveau van uw projectvoortgang. Bekijk het aantal mijlpalen in uw project, de huidige werklast, prestaties en Sprints in een kwestie van seconden.

Krijg een overzicht op hoog niveau van uw projectvoortgang in dashboards in Udn taakmanager

2. Onderzoek uw huidige projectschema.

Vraag jezelf:

Controleer voordat u uw huidige schema aanpast, moet u ervoor zorgen dat u elk van deze vragen kunt beantwoorden om extra problemen en snelle trackingrisico's naar voren te voorkomen!

3. Zoek naar je snelle trackmogelijkheden.

Vergeet niet dat u alleen snelle tracktaken op het kritieke pad kunt trainen. Overlapt taken die niet afhankelijk zijn van elkaar, en als u het nog niet hebt gedaan, draait u deze taken in mijlpalen in Udn taakmanager !

Taken die worden omgezet in mijlpalen, worden onderscheid gemaakt van andere taken met een diamantvorm op uw projecttijdlijn. Het openen van mijlpalen zullen u ook meteen een taakrelaties en afhankelijkheden laten zien om in gedachten te houden.

Een andere pro-tip? Bekijk uw project Tijdlijn als een Gantt-kaart of Mind Map voor een meer visuele weergave van wat uw gecomprimeerde schema eruit zal zien.

En hebben we dat gezegd Udn taakmanager biedt beide weergaven en Meer dan 13 anderen ? 👀

4. Kijk naar uw bronnen. Is je fast track plan realistisch?

Kijk naar de willekeurige werklast van je team en maak sprints om de resterende taken uit te breken in werkbare tijdframes.

Dit kan u helpen bij de bovenkant van uw nieuwe deadlines te blijven en te controleren welke groep taken op welk tijdstip wordt uitgevoerd.

Maak, beheren en pas je aan Sprints in Udn taakmanager of bekijk de Sjablooncentrum naar automatiseer het projectbeheerproces Tijdens het uitsnijden van repetitief werk!

5. Bewaak uw voortgang.

Snel tracking vraagt ​​om meer dan een solide plan of zelfs een solide projectmanager - heb je ook een krachtig platform nodig om op de top van het werk te blijven dat je hebt gedaan.

Communiceer vaak en rechtstreeks met uw team op een plaats die toegankelijk is. Een all-in-one werkmanagementsysteem zoals Udn taakmanager Kan helpen bij het stroomlijnen van uw projectprocessen tijdens het elimineren van de noodzaak om verschillende tabbladen en programma's te controleren om snelle berichten te verzenden.

Check-in vaak op de status van uw in-progress taken, en ook met het team! Zorg ervoor dat uw collega's zich goed aanpassen aan de nieuwe wijzigingen en wees klaar om opnieuw te ondersteunen en opnieuw te draaien als dat nodig is. Je hebt dit. 💪🏼

Hbomax / Giphy

Schop dingen in hoge versnelling

Herhaal na ons: Achter vallen is normaal en het gebeurt iedereen op een gegeven moment .

Probeer gewoon geen gewoonte ervan te maken. 😉

SCHEMA Compressietools zoals snelle tracking zijn hier om u te helpen uw projectplannen te draaien om dingen op tijd klaar te maken, zelfs als de routekaart een paar onverwachte bochten in de weg neemt.

Dus neem een ​​paar diepe ademhalingen, deel je snelle trackingplan met het team en draai naar werkmanagementoplossingen zoals Udn taakmanager Om deadlines gemakkelijk aan te passen en te beheren als dat nodig is!