Theo dõi nhanh trong quản lý dự án
Haullie Parker.
nhà văn
Hãy đặt cảnh. 🎥.
Bạn là người quản lý dự án cho một công ty đang triển khai một sản phẩm mới thú vị!
Bạn đã dành hàng giờ để quản lýLộ trình dự án hoàn hảovà các tháng cố gắng đưa ý tưởng của đội của bạn vào hành động.
Bạn đặt các mục tiêu thông minh, tạo các gói dự phòng và được tính toán trong một số thời gian đệm trong trường hợp bất kỳ thách thức nào không lường trước nào xuất hiện. Tuy nhiên, dự án của bạn vẫn đang giảmwaaaaay.phía sau. 🤯.
Vậy bạn làm gì? Hoảng hốt? Lật bàn? Gọi cho huấn luyện viên cuộc sống của bạn?
Không!
Bạn hít một hơi thật sâu và bắt đầu làm việc thông qua các cách để tạo nên chiến lược trong thời gian bạn bị mất. 🤓.
Đi cùng với chúng tôi trên hành trình này khi chúng tôi khám phá một trong những công cụ lập kế hoạch phổ biến nhất để bắt kịp quản lý dự án, khi nào nên sử dụng nó và cách đưa nó vào hành động, thành công!
Netflix /Giphhy.
Xin chào tên tôi là _____ và dự án của tôi đứng sau lịch trình
Rơi sau một dự án là cực kỳ phổ biến và tại một số điểm, nó sẽ xảy ra với tất cả mọi người! Và đôi khi, nó hoàn toàn nằm ngoài sự kiểm soát của bạn.
Thiếu nguyên liệu, giao tiếp kém, kiệt sức và các mục tiêu không xác định có thể cộng lại và đặt bạn trở lại nhanh hơn bạn nghĩ, nhưng có những công cụ bạn có thể sử dụng làm trình quản lý dự án đểBắt kịp thời gian của bạnđể đáp ứng thời hạn cuối cùng của bạn.
Đó là nơi các kỹ thuật nén lịch trình xuất hiện. Đây là những phương pháp để giúp bạn theo dõi đểHoàn thành dự án vào ngày ban đầu. 🙌🏼.
Ngoài ra, các kỹ thuật này cực kỳ linh hoạt và có thể được áp dụng cho tất cả các loại dự án.
Các kỹ sư sản phẩm, nhà phát triển, nhà thiết kế và nhà quản lý có thể đã tìm thấy kỹ thuật này khá phổ biến, nhưng những người trong xây dựng, y tế và bất động sản cũng đã tìm thấy thành công trong việc áp dụng các công cụ này trong các ngành công nghiệp của họ! Đặc biệt, kỹ thuật theo dõi nhanh.
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là một trong những công cụ nén lịch trình phổ biến nhất, và trong khi bạn không nhất thiết muốn tạo thói quen sử dụng nó, theo dõi nhanh là không có nghĩa là nụ hôn của cái chết cho dòng thời gian dự án của bạn.
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là gì?
Chúng tôi rất vui vì bạn đã hỏi.
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là nơi các nhiệm vụ dự định ban đầu xảy ra lần lượt được thực hiện song song hoặc chồng chéo một phần với những người khác.
AKA, thực hiện nhiều nhiệm vụ tại một thời điểm cho một dự án duy nhất và không ảnh hưởng đến phạm vi dự án! Vì vậy, bạn vẫn sẽ gặp thời điểm cuối cùng của bạn. 😎.
Theo dõi nhanh chỉ là một tùy chọn nếu các tác vụ chồng chéo không phụ thuộc vào nhau và rơi vàocon đường quan trọng-Cũng được gọi là loạt các nhiệm vụ lớn trong dự án của bạn xác định ngày giao hàng cuối cùng của bạn.
Nghĩ:Cột mốchoặcNước rúttrong Quản lý tác vụ UDN Những
Peacocktv /Giphhy.
Một nơi hữu ích để bắt đầu là nhìn vào lộ trình dự án của bạn và xác định các nhiệm vụ biểu thị khi dự án của bạn đang hướng đến giai đoạn tiếp theo. Thông thường các nhiệm vụ đầu tiên hoặc cuối cùng trong các giai đoạn đó là các chỉ số tốt! Điều này sẽ cho bạn một ý tưởng về những nhiệm vụ nào có thể gây ra các rào cản tiềm năng nếu cố gắng song song.
Bạn chỉ có thể thực hiện các tác vụ theo dõi nhanh trên đường dẫn tới hạn vì đó là những nhiệm vụ thực sự đang di chuyển mọi thứ về phía trước và không phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác có thể khiến họ hoàn thành.
Nhiều hơn trên con đường quan trọngđây .
Nhưng màQuản lý tác vụ UDN, Có công cụ nén lịch trình khác không?
Tại sao có, có có.
Sụp đổ là một công cụ nén lịch trình phổ biến khác mà nhiều nhà quản lý sản phẩm có thể xem xét vào khoảng thời gian họ quyết định có theo dõi nhanh hay không.
DỰ ÁN SỰ KIỆN là hành động ném các tài nguyên bổ sung vào một hoạt động hoặc một nhiệm vụ, thay vì điều chỉnh lộ trình ban đầu hoặc ngày bắt đầu của bạn. Giống như theo dõi nhanh, sự cố không ảnh hưởng đến ngày giao hàng cuối cùng của bạn khi được thực hiện thành công và chỉ có thể được áp dụng cho các tác vụ trên đường dẫn quan trọng của bạn.
Nhưng trong số nhiều kỹ thuật nén lịch trình ngoài kia, một quy tắc tốt là thử sử dụng theo dõi nhanh đầu tiên vì không có chi phí gia tăng và bạn cũng có thể sử dụng theo dõi nhanh cùng một cách nhanh chóng với các kỹ thuật khác của bạn.
Một khóa học sụp đổ trong dự án sụp đổ
Nếu bạn biết rằng bạn có phương tiện để phân bổ các tài liệu và tài nguyên bên ngoài cho dự án của bạn, sự cố có thể nghe như một bản sửa lỗi nhanh hơn so với theo dõi nhanh, nhưng chi phí không phải là thách thức duy nhất để xem xét.
Bằng cách áp dụng các nguồn lực bổ sung cho các nhiệm vụ hiện có, bạn đang thực hiện nhiều công việc hơn cho nhiều người hơn, có thể biến thành một "quá nhiều đầu bếp trong tình huống", tình huống "nhanh hơn bạn có thể nói Quidditch.
Warner Bros /Giphhy.
Các dự án sắp tới cũng có thể bị các thành viên trong nhóm bổ sung bị kéo từ các nhiệm vụ khác để làm việc trên một dự án trong tiến trình khác nhau. Do đó, kế hoạch sụp đổ của bạn chỉ cần nhiều chiến lược và ý định như một kế hoạch theo dõi nhanh, bởi vì không phải là một công cụ có hiệu quả hơn so với người khác, nhưng bạn cần biết cái nào sẽ hoạt động tốt nhất cho tình huống của bạn.
Tuy nhiên, có rất nhiều lợi ích để gặp sự cố khi được thực hiện thành công - bao gồm một chuỗi không thay đổi!
Hãy xem xét thực tế và khách quan về những chi phí bổ sung sẽ trông như thế nào đối với các tài nguyên bên ngoài và dính vào nó. Điều này bao gồm nhân sự và tài liệu.
Hãy nhớ rằng sự cố chỉ hoạt động cho các hoạt động nơi hỗ trợ bổ sung thực sự sẽ rút ngắn thời lượng nhiệm vụ. Vì vậy, khi bạn ủy thác nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm bên ngoài, hãy đảm bảo mọi người tham gia biết chính xác những gì họ đang làm để tránh các công việc trùng lặp, sai lầm và những cạm bẫy năng suất khác.
Trong khi bị hỏng có thể được sử dụng đồng thời với theo dõi nhanh, nó có thể là rủi ro và tốn kém. Vì vậy, chúng tôi đề nghị bạn tiến hành thận trọng. 🚧.
Nhược điểm của việc sử dụng hai kỹ thuật này đồng thời tăng ngân sách và đốt cháy vì nhiều người đang làm việc, đa nhiệm và thêm các nhiệm vụ từ các dự án mới đến của họ.
Ngoài ra, trong trường hợp theo dõi nhanh thất bại, nhiều nhà quản lý dự án sẽ chuyển sang bị hỏng! Vì vậy, nếu dự án của bạn đứng sau lịch trình và bạn mới biết để lên lịch các kỹ thuật nén, chỉ cần mang nó một công cụ tại một thời điểm. 🙂.
Thời gian hoàn hảo để theo dõi nhanh ⏰
Trong khi chuyển sang dự án theo dõi nhanh có vẻ giống như một lá cờ đỏ, nó thực sự phổ biến hơn bạn nghĩ.
Lỗi về phía thận trọng khi quyết định tần suất bạn sử dụng kỹ thuật này, nhưng có nhiều lý do để sử dụng nó bên cạnh việc đơn giản là rơi phía sau trong một dự án, vì vậy không có lý do để cảm thấy xấu hổ!
Bạn có thể sử dụng theo dõi nhanh trong quản lý dự án khi bạn muốn kết thúc một dự án để bắt đầu một cơ hội mới, được yêu cầu làm như vậy bởi một khách hàng hoặc có áp lực để hoàn thành dự án của bạn từ một đối thủ cạnh tranh nhưng nhận thức được những rủi ro!
Mỗi loại kỹ thuật nén lịch trình đi kèm với tập hợp rủi ro và thách thức của riêng mình, bao gồm theo dõi nhanh. Và nó đòi hỏi một người quản lý dự án nghiêm túc biết công cụ của họ. 🧐.
Những rủi ro và phần thưởng của theo dõi nhanh
May mắn thay, để theo dõi nhanh lộ trình dự án của bạn, bạn chỉ sử dụng tài nguyên bạn đã được lập ngân sách để có rất ít chi phí bổ sung để theo dõi.
Tuy nhiên, theo dõi nhanh trong quản lý dự án có thể là rủi ro.
Theo dõi nhanh về cơ bản là đa nhiệm được lên kế hoạch cẩn thận với cổ phần cao hơn. Giống như bất kỳ nỗ lực đa nhiệm khác, mọi thứ có thể dễ dàng có được một chút kiểm soát trong khi tung hứng một vài thời hạn.
Với nhiều mục hành động xảy ra cùng một lúc, có cơ hội cao hơn để xem xét lại các nhiệm vụ đã hoàn thành trước đó và có khả năng làm lại hoàn toàn chúng.
Sự phức tạp bổ sung này cũng có thể cản trở chất lượng và hiệu quả của dự án, tất cả đều có thể làm chậm dòng thời gian mà kế hoạch theo dõi nhanh của bạn được cho là để nhanh chóng.
Và trong khi bạn có thể tránh một số chi phí bổ sung bằng cách không sử dụng các tài nguyên bổ sung, hãy cẩn thận về kiệt sức!
Peacocktv /Giphhy.
Bạn và tất cả các đội sẽ có các nhiệm vụ được thêm vào khối lượng công việc của bạn sớm hơn bạn mong đợi, và tiết kiệm tiền nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy nhưng giữ cho người dân của bạn hạnh phúc và trong một sự cân bằng cuộc sống công việc lành mạnh thực sự là vô giá. ✨.
Nhưng đừng để những rủi ro này ngăn cản bạn khỏi quản lý dự án theo dõi nhanh hoàn toàn! Có nhiều cách để tránh những rủi ro này, và bạn sẽ chỉ cải thiện với công cụ này thông qua thực hành và lập kế hoạch! Giống như chúng ta luôn nói ở đây tại Quản lý tác vụ UDNCái gìtiến tới sự hoàn hảo. 😎.
Đề nghị của chúng tôi: Giao tiếp, giao tiếp, sau đó giao tiếp một lần nữa.
Dường như rất đơn giản, nhưng nó hoạt động ... và nó khó khăn hơn một chút so với âm thanh.
Một người quản lý dự án, người biết dòng thời gian như mặt sau của họ và có thể nhanh chóng cập nhật đội vào bất kỳ thay đổi nào đối với các chi tiết nhỏ nhất, có thể khuếch tán bất kỳ sự bất ổn theo dõi nhanh nào theo cách của bạn.
Đặc biệt là khi đội đang bulking lên khối lượng công việc của họ, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì đang xảy ra, khi nó có hiệu lực,tại saoDự án đang được theo dõi nhanh và làm thế nào nó sẽ ảnh hưởng đến công việc của họ.
Mặc dù theo dõi nhanh không ảnh hưởng đến phạm vi dự án của bạn, vẫn sẽ có một số thời hạn mới cho mọi nhiệm vụ trên đường đi và càng sớm bạn có thể nhận được đội của mình trên cùng một trang với những thay đổi này, càng tốt!
Nó cũng không thể làm tổn thương để chia sẻ những rủi ro đã nói ở trên liên quan đến theo dõi nhanh để bạn (hoặc người quản lý dự án của bạn) không phải là những người duy nhất tìm kiếm các chướng ngại vật cụ thể trước ngày giao hàng của bạn.
Được rồi, điều đó có thể nghe như rất nhiều. Nhưng chỉ bởi vì chúng tôi muốn chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị và sẵn sàng để thực hiện kế hoạch theo dõi nhanh tốt nhất mọi thời đại!
Đây là một cách để làm điều đó.
Làm thế nào để nhanh chóng theo dõi dự án của bạn
Không phải là theo dõi nhanh hơn là tốt hơn tất cả các công cụ nén lịch trình khác, nhưng đó là về việc biết các công cụ nào phù hợp với bạn! Và làm thế nào để đặt chúng trong chuyển động.
Trước khi bạn nhảy vào bất kỳ nỗ lực nào để đẩy nhanh dòng thời gian dự án lag, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị với phần mềm quản lý dự án để giúp bạn quản lý tất cả các bộ phận chuyển động ở một nơi duy nhất.
Như Quản lý tác vụ UDN Những
Tải xuốngQuản lý tác vụ UDNvà truy cập nó trên bất kỳ thiết bị nào, bất cứ lúc nào
Quản lý tác vụ UDNlà một giải pháp quản lý công việc mạnh mẽ vớihàng trăm công cụđể hợp lý hóa các quy trình quản lý dự án của bạn bằng cách củng cốnhiệm vụCái gìcác tài liệu, giao tiếp vàphát triểntrong một nền tảng duy nhất.
Nó cung cấp sự hợp tác và tùy biến tại cốt lõi của mọi tính năng để giữ toàn bộ nhóm dự án trong vòng lặp và duy trì tính minh bạch ở mọi giai đoạn trong dự án của bạn.
Hơn nữa, nó tích hợp với quá mức1.000 công cụ khácĐể liên kết liền mạch với ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn và đảm bảo rằng bạn không lãng phí thời gian khi tiết kiệm thời gian cho các dự án của bạn! Ngay cả những người đang rơi một chút sau. 🙌🏼.
Nước rúttrongQuản lý tác vụ UDNcó thể giúp bạn lập kế hoạch thời gian và nhiệm vụ dự án của mình một cách hiệu quả trong bất kỳ dòng thời gian nào và hình dung khối lượng công việc của bạn vớiHơn 15 lượt xembao gồmGantt.Cái gìTấm ván, vàSơ đồ tư duy-Một "thắng" cho các nhà quản lý dự án trêncác đội chéo chức năng .
Vẽ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và nhiệm vụ cột mốc trong Gantt View inQuản lý tác vụ UDN
Trong khiQuản lý tác vụ UDNCó thể tham gia và sắp xếp tài sản của bạn như một chuyên gia, theo dõi nhanh không chỉ xảy ra. Phải mất nhiều kế hoạch cẩn thận như lộ trình dự án ban đầu của bạn, và chúng tôi đã có những lời khuyên để giúp bạn bắt đầu trong năm bước đơn giản. 🖐🏼.
5 bước để theo dõi nhanh
Mặc dù tất cả các nhu cầu của dự án là khác nhau, bất kỳ nỗ lực làm lại lịch trình hiện tại đều có một chút thời gian và hiệu quả để có được toàn bộ đội trên tàu.
Kế hoạch theo dõi nhanh mà bạn tạo ra có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng nhiệm vụ quá hạn, nhiệm vụ phụ thuộc, thời gian và lý do tại sao dự án đứng về vị trí đầu tiên, nhưng năm bước này sẽ giúp bạn quyết định nếu công cụ này phù hợp với bạn và cách Lấy bóng lăn lại.
1. Xác định các vấn đề để xác định mục tiêu của bạn.
Hãy xem các yêu cầu dự án của bạn, mục tiêu gốc, mục tiêu, ưu tiên vàcột mốc. Xác định các địa điểm và lý do đã đưa dự án của bạn đến thời điểm này và tự hỏi mình nếu theo dõi nhanh có thể giải quyết vấn đề hoặc có khả năng gây rắc rối hơn nữa.
Ở trongQuản lý tác vụ UDN 'S Bảng điều khiển., Bạn có thể dễ dàng xác định tổng thể "sức khỏe" của dự án của bạn với tổng quan cấp cao về tiến trình dự án của bạn. Xem số lượng mốc trong dự án của bạn, khối lượng công việc, hiệu suất hiện tại của nhóm bạn vàNước rúttrong vài giây
Nhận tổng quan cấp cao về tiến trình dự án của bạn trong bảng điều khiển trongQuản lý tác vụ UDN
2. Kiểm tra lịch trình dự án hiện tại của bạn.
Tự hỏi bản thân minh:
Trước khi điều chỉnh lịch trình hiện tại của bạn, hãy đảm bảo bạn có thể trả lời từng câu hỏi này để tránh các vấn đề bổ sung và rủi ro theo dõi nhanh sẽ diễn ra!
3. Tìm kiếm cơ hội theo dõi nhanh của bạn.
Hãy nhớ rằng, bạn chỉ có thể nhanh chóng theo dõi các nhiệm vụ trên đường dẫn quan trọng. Các tác vụ chồng chéo không phụ thuộc vào nhau và nếu bạn chưa có, hãy biến những nhiệm vụ này thành các mốc quan trọng trongQuản lý tác vụ UDNNhững
Các nhiệm vụ được chuyển thành các cột mốc được đặt ra từ các nhiệm vụ khác với hình dạng kim cương trên dòng thời gian dự án của bạn. Các cột mốc khai mạc cũng sẽ ngay lập tức cho bạn thấy bất kỳ mối quan hệ và phụ thuộc nhiệm vụ nào để ghi nhớ.
Một mẹo chuyên nghiệp khác? Xem dòng thời gian dự án của bạn dưới dạng biểu đồ Gantt hoặc bản đồ tư duy để biểu diễn trực quan hơn về lịch trình nén của bạn sẽ trông như thế nào.
Và chúng ta đã đề cập rằngQuản lý tác vụ UDNcung cấp cả hai quan điểm này vàHơn 13 người khácTrong 👀.
4. Nhìn vào tài nguyên của bạn. Là kế hoạch theo dõi nhanh của bạn thực tế?
Nhìn vào khối lượng công việc theo dõi nhanh của nhóm của bạn vàTạo Sprints.để phá vỡ các nhiệm vụ còn lại thành các khung thời gian khả thi.
Điều này có thể giúp bạn ở trên đầu thời hạn mới của mình và dễ dàng theo dõi nhóm nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện vào lúc nào.
Tạo, quản lý và tùy chỉnhNước rúttrongQuản lý tác vụ UDNhoặc kiểm traMẫu Trung tâm.đếnTự động hóa quy trình quản lý dự ánTrong khi cắt ra công việc lặp đi lặp lại!
5. Theo dõi tiến trình của bạn.
Theo dõi nhanh các cuộc gọi cho nhiều hơn một gói vững chắc hoặc thậm chí là một trình quản lý dự án vững chắc, bạn cũng cần một nền tảng mạnh mẽ để duy trì hàng đầu trong công việc bạn đã thực hiện.
Giao tiếp thường xuyên và trực tiếp với nhóm của bạn ở một nơi có thể truy cập được. Một hệ thống quản lý công việc tất cả trong một nhưQuản lý tác vụ UDNcó thể giúp hợp lý hóa các quy trình dự án của bạn trong khi loại bỏ nhu cầu kiểm tra các tab và chương trình khác nhau để gửi tin nhắn nhanh.
Kiểm tra thường xuyên về trạng thái của các nhiệm vụ trong tiến bộ của bạn, và cũng với nhóm! Hãy chắc chắn rằng các đồng nghiệp của bạn đang thích nghi tốt với các thay đổi mới và sẵn sàng hỗ trợ và xoay vòng một lần nữa khi cần thiết. Bạn hiểu rồi đấy. 💪🏼.
Hbomax /Giphhy.
Đá mọi thứ vào thiết bị cao
Lặp lại sau chúng tôi:Rơi phía sau là bình thường và nó xảy ra với tất cả mọi người tại một số điểm .
Chỉ cần cố gắng không làm một thói quen của nó. 😉.
Lịch trình nén các công cụ như theo dõi nhanh ở đây để giúp bạn xoay sở dự án của bạn có kế hoạch hoàn thành mọi việc đúng giờ, ngay cả khi lộ trình mất một vài lượt bất ngờ trên đường đi.
Vì vậy, hãy hít thở sâu, chia sẻ kế hoạch theo dõi nhanh của bạn với đội, và chuyển sang các giải pháp quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN Để dễ dàng điều chỉnh và quản lý thời hạn khi cần thiết!
