Rask sporing i prosjektledelse

Haillie Parker.

Forfatter

La oss sette scenen. 🎥.

Du er en prosjektleder for et selskap som lanserer et nytt produkt-spennende!

Du har brukt timer kurere Perfekt Project Roadmap.[1. 3]og måneder prøver å sette lagets ideer til handling.

Du setter smarte mål, skapte beredskapsplaner, og fakturert i noen buffertid dersom eventuelle uforutsette utfordringer dukket opp. Og likevel faller prosjektet ditt fremdeles waaaaay. bak. 🤯.

Så hva gjør du? Frike ut? Vri bordet? Ring din livstrener?

Nei!

Du tar et dypt pust og begynner å jobbe gjennom måter å strategisk gjøre opp for tiden du har mistet. 🤓.

Kom sammen med oss ​​på denne reisen som vi utforsker et av de mest populære planleggingsverktøyene for å fange opp i prosjektledelsen, når du skal bruke den, og hvordan du skal sette den i aksjon, vellykket!

Netflix/ Gify.[1. 3]

Hei jeg heter _____ og prosjektet mitt er bak planen

Å falle bak på et prosjekt er ekstremt vanlig og på et tidspunkt skjer det med alle! Og noen ganger er det helt ut av kontrollen din.

Mangel på materialer, dårlig kommunikasjon, utbrenthet og udefinerte mål kan legge opp og sette deg tilbake raskere enn du kanskje tror, ​​men det finnes verktøy som du kan bruke som prosjektleder til ta opp på tidslinjen din å møte din siste frist.

Det er der planleggingskomprimeringsteknikker kommer inn i spill. Dette er metoder for å hjelpe deg med å holde deg på sporet til Fullfør prosjektet med den opprinnelige datoen[1. 3]. 🙌🏼.

I tillegg er disse teknikkene ekstremt allsidige og kan brukes på alle slags prosjekter.

Krydde produktingeniører, utviklere, designere og ledere kan allerede finne denne teknikken ganske vanlig, men de i konstruksjon, medisinsk og eiendom har også funnet suksess i å anvende disse verktøyene i deres næringer! Spesielt, teknikken for rask sporing.

Rask sporing i prosjektledelsen er et av de vanligste plankomprimeringsverktøyene, og mens du ikke nødvendigvis vil ha en vane med å bruke den, er rask sporing på ingen måte kyssens kyss for prosjektets tidslinje.

Hva er rask sporing i prosjektledelse?

Vi er så glad du spurte.

Raskt sporing i prosjektledelsen er hvor oppgaver som opprinnelig var planlagt å skje etter hverandre, utføres parallelt eller delvis overlappende med andre.

AKA, utfører flere oppgaver om gangen for et enkelt prosjekt, og uten å påvirke prosjektets omfang! Så du vil fortsatt møte din siste frist. 😎.

Rasksporing er bare et alternativ hvis de overlappende oppgavene ikke er avhengige av hverandre og faller på kritisk bane[1. 3]-Så kjent som serien av store oppgaver i prosjektet ditt som bestemmer din endelige leveringsdato.

Synes at: Milepæler[1. 3]eller Sprints.[1. 3] i UDN Task Manager [1. 3] !

Peacocktv / Gify.[1. 3]

Et nyttig sted å starte er å se på prosjektet Roadmap og identifisere oppgavene som betyr når prosjektet ditt går i neste fase. Vanligvis er de første eller de siste oppgavene i disse fasene gode indikatorer! Dette vil gi deg en ide om hvilke oppgaver som kan forårsake potensielle veikryss hvis det er forsøkt på tandem.

Du kan bare raske oppgaver på den kritiske banen fordi de er oppgavene som faktisk beveger seg fremover og ikke er avhengige av andre oppgaver som kan holde dem fra å bli ferdig.

Mer på den kritiske banen her[1. 3] .

Men UDN Task Manager , Er det andre tidsplankompresjonsverktøy?[1. 3]

Hvorfor ja, ja det er.

Krasj er et annet felles tidsplankompresjonsverktøy som mange produktledere kan vurdere rundt den tiden de bestemmer seg for å raskt spore.

Prosjektkrasjing er loven om å kaste ytterligere ressurser til en aktivitet eller en oppgave, i stedet for å justere de opprinnelige veikartene eller startdatoene. Som rask sporing, påvirker ikke krasjen din endelige leveringsdato når den utføres vellykket og kan bare brukes på oppgaver på din kritiske sti.

Men av de mange tidsplankomprimeringsteknikkene der ute, er en god tommelfingerregel å prøve å bruke rask sporing først fordi det ikke er noen inkremental kostnad, og du kan også bruke rask sporing samtidig med de andre go-to-teknikkene dine.

Et krasj kurs i prosjektet krasj

Hvis du vet at du har midler til å tildele utenfor materialer og ressurser til prosjektet, kan det høres ut som en raskere løsning enn rask sporing, men kostnaden er ikke den eneste utfordringen å vurdere.

Ved å bruke flere ressurser til eksisterende oppgaver, er du djrende mer arbeid til flere mennesker, som kan bli en "for mange kokker i kjøkkenet" -situasjonen raskere enn du kan si quidditch.

Warner Bros / Gify.[1. 3]

Kommende prosjekter kan også lide av flere lagmedlemmer blir trukket fra andre oppgaver for å jobbe med et annet i-fremdriftsprosjekt. Derfor krever din krasjplan like mye strategi og intensjon som en rask sporingsplan ville, fordi det ikke er det et verktøyet mer effektivt enn det andre, men du må vite hvilken som vil fungere best for din situasjon.

Likevel er det massevis av fordeler å krasje når det utføres vellykket - inkludert en uendret sekvens!

Ta et realistisk og objektivt titt på hvilke ekstra kostnader som vil se ut for eksterne ressurser, og hold deg til det. Dette inkluderer personell og materialer.

Husk at krasj bare fungerer for aktiviteter der ekstra støtte faktisk vil forkorte oppgavens varighet. Så når du delegerer oppgaver til utenfor lagmedlemmer, må du sørge for at alle involverte vet nøyaktig hva de gjør for å unngå duplikatarbeid, feil og andre produktivitetsfall.

Mens krasj kan brukes samtidig med rask sporing, kan det være risikabelt og kostbar. Så vi foreslår at du fortsetter med forsiktighet. 🚧.

Ulempen med å bruke disse to teknikkene samtidig er økt budsjett og brenner ut som flere mennesker jobber, multitasking og legger til oppgaver fra nye-til-dem-prosjekter.

I tillegg, i tilfelle at rask sporing mislykkes, blir mange prosjektledere å krasje uansett! Så hvis du er prosjektet står bak planen, og du er ny for å planlegge komprimeringsteknikker, bare ta det et verktøy om gangen. 🙂.

Den perfekte tiden til Fast Track ⏰[1. 3]

Mens du snu til prosjektet, kan det virke som et rødt flagg, det er faktisk mer vanlig enn du tror.

Err på siden av forsiktighet når du bestemmer deg for hvor ofte du bruker denne teknikken, men det er flere grunner til å bruke den i tillegg til å falle bak på et prosjekt, så det er ingen grunn til å føle seg flau!

Du kan bruke rask sporing i prosjektledelse når du vil pakke opp et prosjekt for å få en start på en ny mulighet, blir bedt om å gjøre det av en klient, eller ha press for å fullføre prosjektet fra en konkurrent - men vær oppmerksom på Risikoen!

Hver type tidsplankompresjonsteknikk leveres med sitt eget sett med risiko og utfordringer, inkludert rask sporing. Og det krever en prosjektleder som seriøst kjenner sine ting. 🧐.

Risikoen og belønningene for rask sporing

Heldigvis, for å spore prosjektet ditt Roadmap, bruker du bare ressurser du allerede har budsjettet for, så det er lite for ingen ekstra kostnader for å holde seg på sporet.

Likevel kan rask sporing i prosjektledelse være risikabelt.

Rask sporing er i utgangspunktet nøye planlagt multitasking med høyere innsatser. Som enhver annen multitasking innsats, kan ting lett få litt ut av kontroll mens du jonglerer flere tidsfrister samtidig.

Med flere handlingsartikler som forekommer samtidig, er det en høyere sjanse for å måtte revidere tidligere gjennomførte oppgaver og potensielt gjenvunnet dem helt.

Denne ekstra kompleksiteten kan også hindre kvaliteten og effektiviteten til prosjektet, som alle kan redusere tidslinjen som din raske sporingsplan skal fremskynde.

Og mens du kan unngå noen ekstra kostnader ved ikke å bruke flere ressurser, pass opp for utbrenthet!

Peacocktv / Gify.[1. 3]

Du og laget vil alle ha oppgaver lagt til arbeidsbelastningen din raskere enn du forventet dem, og å spare penger kan høres kult ut på papir, men å holde folk lykkelig og i en sunn arbeidsbalanse er virkelig uvurderlig. ✨.

Men ikke la disse risikoene avskrekke deg fra prosjektledelsen raskt sporing helt! Det er måter å unngå disse risikoene, og du vil bare forbedre med dette verktøyet gjennom praksis og planlegging! Som vi alltid sier her på UDN Task Manager , fremgang mot perfeksjon . 😎.

Vårt forslag: Kommuniser, kommuniserer, deretter kommuniser igjen.

Det virker så enkelt, men det fungerer ... og det er litt tøffere enn det høres ut.

En prosjektleder som kjenner tidslinjen som baksiden av hånden og kan raskt oppdatere teamet på noen endring til de minste detaljene - kan diffundere enhver rask sporing ve som kommer deg.

Spesielt når laget bulking opp sin arbeidsbelastning, vil du sørge for at alle vet hva som skjer, når det går i kraft, Hvorfor Prosjektet blir raskt sporet, og hvordan det påvirker sitt arbeid.

Mens rask sporing ikke bør påvirke prosjektets omfang, vil det fortsatt være flere nye tidsfrister for hver oppgave underveis, og jo raskere kan du få teamet ditt på samme side med disse endringene, jo bedre!

Det kunne heller ikke skade for å dele de nevnte risikoene som er involvert med rask sporing, slik at du (eller prosjektlederen din ikke er de eneste som ser ut til bestemte hindringer før leveringsdatoen din.

Ok, det kan ha hørt ut som mye. Men det er bare fordi vi vil sørge for at du er forberedt og klar til å utføre den beste raske sporingsplanen for all tid!

Her er en måte å gjøre det på.

Hvordan raskt spore prosjektet ditt[1. 3]

Det er ikke at rask sporing er bedre enn alle andre plankompresjonsverktøy, men det handler om å vite hvilke verktøy som passer for deg! Og hvordan å sette dem i bevegelse.

Før du hopper inn i et forsøk på å fremskynde en langvarig prosjekt tidslinje, må du sørge for at du er forberedt med en prosjektstyringsprogramvare for å hjelpe deg med å administrere alle de bevegelige delene på et enkelt sted.

Som UDN Task Manager [1. 3] !

nedlasting UDN Task Manager og få tilgang til den på en hvilken som helst enhet, når som helst

UDN Task Manager er en kraftig arbeidsstyringsløsning med hundrevis av verktøy[1. 3]For å effektivisere prosjektledelsesprosessene ved å konsolidere din oppgaver[1. 3] , dokumenter[1. 3], kommunikasjon, og framgang[1. 3]i en enkelt plattform.

Det gir samarbeid og tilpasning i kjernen i alle funksjonene for å holde hele prosjektgruppen i løkken og opprettholde åpenhet i hvert trinn i prosjektet.

Dessuten integrerer den med over 1000 andre verktøy[1. 3]å sømløst justere med din nåværende tekniske stabel og sørg for at du ikke kaster bort tid når det gjelder å spare tid på prosjektene dine! Selv de som faller litt bak. 🙌🏼.

Sprints.[1. 3] i UDN Task Manager kan hjelpe deg med å planlegge prosjektets varighet og oppgaver effektivt i enhver tidslinje og visualisere arbeidsbelastningen med 15 + visninger[1. 3]gjelder også Gantt.[1. 3] , Borde[1. 3], og Tankekart[1. 3]-En stor "vinn" for prosjektledere på Tverrfunksjonelle lag[1. 3] .

Tegne relasjoner mellom oppgaver og milepæl oppgaver i Gantt View in UDN Task Manager

Samtidig som UDN Task Manager Kan huske og organisere dine eiendeler som en pro, rask sporing skjer ikke bare på egen hånd. Det tar så mye forsiktig planlegging som ditt originale prosjektvesen gjorde, og vi har tatt tipsene for å komme i gang i fem enkle trinn. 🖐🏼.

5 trinn til rask sporing[1. 3]

Selv om alle prosjektbehovene er forskjellige, tar ethvert forsøk på omarbeid den nåværende tidsplanen en god tid og effektivitet for å få hele laget ombord.

Den raske sporingsplanen du lager, kan påvirkes av antall forsinkede oppgaver, avhengige oppgaver, timing, og hvorfor prosjektet står bak i første omgang, men disse fem trinnene vil hjelpe deg med å bestemme om dette verktøyet er riktig for deg og hvordan Få ballen til å rulle igjen.

1. Identifiser problemene for å identifisere målene dine.[1. 3]

Ta en titt på prosjektkravene dine, originale mål, mål, prioriteringer og Milepæler[1. 3]. Identifiser stedene og grunnene som brakte prosjektet til dette punktet og spør deg selv om rask sporing kunne løse problemet, eller potensielt forårsake enda mer problemer.

I UDN Task Manager 'S. Dashboards.[1. 3], Du kan enkelt bestemme den generelle "Helse" i prosjektet ditt med en høy-nivå oversikt over prosjektet ditt. Se antall milepæler i prosjektet ditt, ditt lags nåværende arbeidsbelastning, ytelse og Sprints.[1. 3]om noen sekunder.

Få en oversikt over høyt nivå på prosjektet ditt i dashboards i UDN Task Manager

2. Undersøk din nåværende prosjektplan.[1. 3]

Spør deg selv:

Før du justerer din nåværende tidsplan, må du sørge for at du kan svare på hvert av disse spørsmålene for å unngå flere problemer og raske sporingsrisikoer fremover!

3. Se etter dine raske spormuligheter.[1. 3]

Husk at du bare kan raske oppgaver på den kritiske banen. Overlappingsoppgaver som ikke er avhengige av hverandre, og hvis du ikke allerede har disse oppgavene i milepæler i UDN Task Manager !

Oppgaver som blir omgjort til milepæler, er satt fra andre oppgaver med en diamantform på prosjektets tidslinje. Åpningsmiljøer vil også umiddelbart vise deg noen oppgaveforhold og avhengigheter til å huske på.

En annen pro tips? Se prosjektet Timeline som et Gantt Chart eller Mind Map for en mer visuell representasjon av hva din komprimerte tidsplan vil se ut.

Og nevnte vi det UDN Task Manager tilbyr begge disse synspunktene og over 13 andre[1. 3]? 👀.

4. Se på ressursene dine. Er din raske sporplan realistisk?[1. 3]

Se på lagets ville være rask sporing av arbeidsbelastning og skape sprints.[1. 3]å bryte opp de resterende oppgavene i brukbare tidsrammer.

Dette kan hjelpe deg med å holde deg på toppen av dine nye tidsfrister og enkelt overvåke hvilken gruppe oppgaver som skal utføres når som helst.

Opprett, administrer og tilpass din Sprints.[1. 3] i UDN Task Manager eller sjekk ut Template Center.[1. 3]til Automatiser prosjektstyringsprosessen[1. 3]Mens du skjærer ut repeterende arbeid!

5. Overvåke fremdriften din.[1. 3]

Rask sporing krever mer enn en solid plan eller til og med en solid prosjektleder - du trenger også en kraftig plattform for å holde seg på toppen av arbeidet du har gjort.

Kommuniser ofte og direkte med teamet ditt på et sted som er tilgjengelig. Et alt-i-ett-arbeidsstyringssystem som UDN Task Manager Kan bidra til å effektivisere prosjektprosessene dine mens du eliminerer behovet for å sjekke ulike faner og programmer for å sende hurtige meldinger.

Innsjekking ofte på statusen til dine påføringsoppgaver, og også med laget! Pass på at jevnaldrene dine tilpasser seg godt til de nye endringene og vær klare til å støtte og dreie igjen etter behov. Du har dette. 💪🏼.

Hbomax / Gify.[1. 3]

Kick ting i høyt utstyr

Gjenta etter oss: Fallende bak er normal og det skjer med alle på et tidspunkt .

Bare prøv å ikke gjøre en vane med det. 😉.

Planlegg kompresjonsverktøy som rask sporing er her for å hjelpe deg med å dreie prosjektet dine planer for å få ting gjort i tide, selv om veikanten tar noen uventede svinger underveis.

Så ta noen dype puster, del din raske sporingsplan med teamet, og slå til arbeidsstyringsløsninger som UDN Task Manager [1. 3]å enkelt justere og administrere tidsfrister etter behov!