Jak tworzyć i zarządzać kalendarzem projektu, aby ustawić zespół do sukcesu

Rób swoje dni robocze czasami zostawiaj, że czujesz się jak jesteś na Wild West, gdzie panuje Chaos? Oto kilka znaków: Praca jest jedła i nieskoordynowana. Kawałki projektów nie łączą się, a terminy są często brakowało. Niewiele nie mało widoczności w obciążeniom twojego zespołu, co prowadzi do powielania pracy z powodu nieporozumień. Dobrą wiadomością jest to, że wiele z tych problemów można rozwiązać dzięki zastosowaniu kalendarza projektu.

Po pierwsze, odpocznij, że nie jesteś sam w walkach. Dane z2019 puls ankiety zawoduPokaż organizacje marnują prawie 12 procent inwestycji w projekcie spędzać w zeszłym roku z powodu słabej wydajności. Zarząd Projekt może pomóc włożyć Cię z powrotem na solidną ziemię, zamieniając chaos na zamówienie.

Jeszcze lepiej, możesz oswoić swój dzień pracy dzikiego, zawierającym kalendarz projektu - krytyczna częśćProces zarządzania projektamito obniży zmarnowany czas i zasoby. Niezależnie od tego, czy przynosisz wszystkie swoje elementy do składu treści, mapę drogową zdarzenia lub uruchomienie produktu, poczujesz się jak szeryf w mieście, kiedy wiesz, co już się stało, a co się pojawia w swoim projekcie.

Jaki jest kalendarz projektu?

A Kalendarz projektu.Bierze wszystkie utwory i stawia je w centralnej, wizualnej lokalizacji, do której można uzyskać dostęp do całego zespołu. Daje ci widok z lotu ptaka o ogólnym harmonogramie projektu, dzięki czemu można zobaczyć, gdy należne są różne elementy. I pomaga indywidualnych współpracowników planować i organizować pracę wokół ich najbardziej kluczowych projektów. Dzięki solidnym kalendarzu planowania projektu na miejscu zostaniesz poinformowany i wiesz dokładnie, co robisz dzisiaj, w przyszłym tygodniu i poza nią. A ponieważ twój zespół ma również dostęp do tego, każdy może łatwo zobaczyć, co należy ukończyć teraz i co jest za rogiem.

Rodzaje kalendarzy projektu

Jaka jest pierwsza rzecz, która przychodzi na myśl, gdy myślisz o kalendarzu projektu? Czy myślisz o arkuszu kalkulacyjnym Excel, sformatowany, aby wyglądać jak kalendarz? Czy twój umysł przejdzie do systemu zarządzania kalendarzem jak Kalendarz Google? A może uważasz poza pudełko i wyobraźcie sobie kalendarz w narzędziu zarządzania projektami.

Istnieją różne sposoby budowania kalendarza projektu oraz część swojej pracy jako kierownik projektu (nawet jeśli nie jest to twój oficjalny tytuł) jest znalezienie systemu, który działa dla twojego zespołu. Oto szybki podgląd zawodowców i minusów trzech głównych sposobów tworzenia kalendarza projektu:

Plusy i minusy tworzenia kalendarza projektu w Excelu

Prawdopodobnie najbardziej tradycyjny sposób stworzenia kalendarza projektu jest zbudowanie go w programie Excel. W tym kalendarzu projektu stylu kalendarza stylu kalkulacji, modyfikujesz wiersze Excel i kolumny, aby wyglądać jak tradycyjny kalendarz miesięczny.

Plusy:

Twój zespół prawdopodobnie ma już dostęp do tego narzędzia i wie, jak go używać.

Excel ma szablony kalendarza projektu, więc nie musisz zaczynać od podstaw.

Możesz rozszerzyć i zapadać się w zależności od liczby informacji, ile informacji jesteś dodawany do kalendarza projektu.

Cons:

Ponieważ Excel nie został specjalnie zbudowany do kalendarzy projektowych, może być trudno przechwycić i śledzić pracę z tym narzędziem.

Trudno jest dołączyć szczegóły, pliki i inne uzupełniające działanie, który Twój zespół może wymagać dostępu.

Po utworzeniu kalendarza projektu w programie Excel może być trudny do reformatu lub zmodyfikowania wyświetlacza wizualnego.

Plusy i minusy budowania kalendarza projektu w kalendarzu Google

Innym sposobem na zbudowanie kalendarza projektu jest to do zrobienia w systemie zarządzania kalendarzem zespołu, jak Kalendarz Google. W tego typu kalendarzu projektu używasz wydarzeń kalendarza do reprezentowania nadchodzących prac.

Plusy:

Twój zespół prawdopodobnie ma już dostęp do tego narzędzia i wie, jak go używać.

Ponieważ większość systemów zarządzania kalendarzami ma zdolność do wyświetlania różnych kalendarzy jednocześnie, można wyświetlić swój osobisty kalendarz i kalendarz zdarzeń pracy w firmie jednocześnie.

Wydarzenia kalendarza zazwyczaj mają tytuł i opis, dzięki czemu można użyć tytułu zdarzenia, aby reprezentować tytuł zadania i dodać dodatkowy kontekst w opisie zdarzenia.

Cons:

Systemy zarządzania kalendarzem, takie jak Kalendarz Google, aby wyświetlić zdarzenia, a nie zadania i rezultaty.

Posiadanie wielu zadań "wydarzenia" w jeden dzień może szybko stać się przytłaczającym.

Próbując jednocześnie przeglądać nadchodzące zadania w tym samym narzędziu, którego używasz na spotkaniach, może czuć się zaśmiecany i zdezorganizowany.

Plusy i minusy korzystania z narzędzia do zarządzania projektami dla kalendarza projektu

Narzędzia do zarządzania projektami są zbudowane ze solidnymi funkcjami, które pomogą Ci i twoim zespołem koordynować i wykonać swoje najbardziej ambitne projekty. Dzięki narzędzie do zarządzania projektem zespół ma wiele sposobów wizualizacji projektu, jakkalendarze , Płyty Kanban., orazterminy .

Plusy:

Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają powiększony sposób, aby wyświetlić wszystkie zadania w projekcie, ale także pozwala kliknąć na każde zadanie, aby uzyskać więcej informacji, kontekst i odpowiednich załączników.

Możesz łatwozintegrowaćKalendarz projektu z ulubionymi narzędziami biznesowymi, więc twój zespół ma wszystkie pliki i kontekst, które muszą wykonać swoją pracę w jednym miejscu.

W narzędziu do zarządzania projektami można przełączać, aby wyświetlić te same informacje o projekcie w wielu widokach, takich jak kalendarze projektowe, tablice Kanban, do wykonywania list i terminów. W ten sposób interesariusze mogą wizualizować pracę w sposób, który najlepiej dla nich działa.

Cons:

Twój zespół może nie znać narzędzia do zarządzania projektami.

Crossfunkcjonalni interesariusze będą musieli uzyskać dostęp do tego narzędzia, aby wyświetlić kalendarz projektu.

Jak utworzyć kalendarz projektu?

Zacznijmy! Zalecamy używanieNarzędzie do zarządzania projektamizbudować kalendarze planowania projektu. Dzięki narzędzie do zarządzania projektami uzyskasz wiele cennych umiejętności, umożliwiając:

Utwórz i przenoś zadania łatwo

Dostosuj daty

Przypisz właścicieli zadań

Udostępniaj materiały

Zwiększyć i usprawnić komunikację

Wyświetl wszystkoPraca zespołuw jednym miejscu

Przełącz między wieloma widokami, jakKalendarz, wykres Gantta lub Kanban

Hit Deadlines.

WykorzystaćIntegracje

Dobra, wróćmy do tworzenia rzeczywistego kalendarza. Oto konkretne działania, które chcesz wziąć:

Mapuj kroki.Zdecyduj, co musi się wydarzyć od początku, aby zakończyć projekt. Zidentyfikować wszelkie zależności. Nie martw się jeszcze o czas.

Ustaw daty rozpoczęcia i terminy.Teraz weź holistyczny widok na swoje kroki i dodaj realistyczne daty do każdego.

Zidentyfikować interesariuszy.Przypisz każdy krok do odpowiedniego członka zespołu, dokonując odpowiedzialności jasnej.

Dostosuj w razie potrzeby.Twój kalendarz projektu jest żywym dokumentem. Pamiętaj, aby go często sprawdzić i przenieś pracę, gdy twój plan projektu ewoluuje.

Udostępnij swój kalendarz projektu Zainteresowanym stronami, gdy zostanie utworzony, aby wszyscy są wyrównani i rozumieją, czego od nich oczekuje się w dniach, tygodniach lub miesiącach. Zachęć swojego zespołu do korzystania z kalendarza projektu każdego dnia, aby przekazać ich postępy i udostępniać dokumenty.

10 wskazówek dotyczących zarządzania kalendarzem projektu

Podobnie jak w przypadku wszystkich narzędzi biznesowych, istnieją najlepsze praktyki korzystania z kalendarza projektu. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skuteczniej zarządzać kalendarzem projektu:

Nie przepełniaj go.Bądź bardzo jasny i upewnij się, aby dodać szczegóły (właściciele, daty, szczegóły projektu, materiały referencyjne itp.).

Stosowanie Kodowanie kolorów. do łatwego zużycia wizualnego.

W razie potrzeby zduplikowane zadania.Powtórzy się wiele zadań i typów zadań; Skorzystaj z tego i zduplikowanych zadań lub wymagań, a nie zaczynając od zarysowania za każdym razem.

Upewnić się Obciążenie zespołu jest zrównoważony.Spróbuj zidentyfikować, kto może zostać przepracowany i kto może być niedoceniany i dostosuj kalendarz projektu w razie potrzeby.

Regularnie śledzić i monitorować.Możesz szybko zidentyfikować, jakie produkty nie wychodzą na ich zamierzone daty, patrząc na kalendarz projektu.

Dostosuj jak idziesz.Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają przeciągnięcie i spadek, aby łatwo zmienić daty.

Tworzyć Terminy projektu. pokazuje czas trwania każdego indywidualnego zadania lub pracy w projekcie.

Ustaw kamienie milowe projektu.Pozwoli to mierzyć postępy i dzielenie sukcesów.

Udostępnij swój Kalendarz Zainteresowanym stronami . Zamiast polegać na wielu pytań dotyczących statusu projektu, możesz skosztować wszystkich interesariuszy do widoku kalendarza projektu.

Tworzyć Szablony kalendarza projektu. że możesz ponownie wykorzystać przyszłą pracę.

3 przykłady kalendarza projektu

Kalendarze projektowe są nieskończenie zmienne, aby pasować do każdego projektu. Ta elastyczność jest dużą częścią ich odwołania. Ale są również wielokrotnego użytku; Jeśli masz typ projektu, który ma tendencję do powtórzenia, możesz zbudować szablon kalendarza projektu, którego można użyć ponownie, oszczędzając czas w dół drogi.

Oto kilka przykładów kalendarzy projektowych:

1. Kalendarz redakcyjny.

Kalendarz redakcyjny działa, aby utrzymać produkcję treści na torze, zarządzając wszystkimi treściami w jednym miejscu i wprowadzenie ważnych dat i terminów w formacie wizualnym. Zadania i daty należy łatwo dostępne. Przypisz zadania do interesariuszy (pisarze, redaktorów, projektantów, a nawet wydawców) i przydzielają ukierunkowane daty publikacji do każdego artykułu, aby wiedzieć, co wychodzi dalej i kiedy.Opanuj cały plan treści za pomocą tego szablonu.

2. Marketingowy plan projektu

Niezależnie od tego, czy projekt marketingowy jest w pobliżu nadchodzącego wydarzenia lub uruchomienia kampanii, kalendarz projektu ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Skuteczne zarządzanie projektami, za pośrednictwem kalendarza projektu, pozwala specjalistom marketingowi do scentralizowania komunikacji, współpracy i tworzyć powtarzalne procesy. Mapuj swój plan marketingowy, w tym daty, właściciele i rodzaje inicjatyw (PR, media społecznościowe itp.). Zmiana jest stała w świecie marketingowym, co oznacza, że ​​szybkie wypychanie terminów i regulacji terminów, aby zaktualizować plan marketingowy.Użyj szablonu, aby stworzyć jasność i odpowiedzialność w całym zespole marketingowym.

3. Produkty Mapa drogowa

Utwórz i zaktualizuj plan produktów w jednym centralnym miejscu: kalendarz projektu. Tutaj możesz komunikować się na obszarach czasu i strategii podczas śledzenia wielu linii produktów w jednym miejscu. Będziesz też mógł udostępnić swój plan mapy, aby uzyskać opinię i wpisanie.Zawsze miej jasny widok na priorytety biznesowe i produktowe z tym szablonem kalendarza projektu.

Ułatwić życie twojej pracy

To mądra osoba, która korzysta z narzędzi do swojej najlepszej korzyści. Kalendarz projektu jest tylko jeden prosty sposób, w jaki możesz sprawić, że codzienne działanie działa płynniej i skuteczniej. Sprawdź, jak przełomowy autodesk mauprawiane 30% rocznieprzez trzy lata dzięki zarządzaniu treściami redakcyjnymi i używaniemkalendarze projektoweMenedżer zadań UDN. .