Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojego zespołu

Jeśli twój zespół miał problemy z uzyskaniem projektu z ziemi lub uzyskanie aktualizacji statusu lub uzyskanie pracy lub wykonanie pracy przez termin lub wszystkie powyższe, weź serce. Nie jesteś sam. Zarządzanie projektami jest ciężka praca. Naprawdę trudny. Ale to także krytyczna praca, która może zrobić lub przerwać zdolność twojego zespołu do trafienia celów.

Wprowadź oprogramowanie do zarządzania projektami. Jasne, każde narzędzie prawdopodobnie ci pomoże, ale poświęcenie czasu na znalezienie odpowiedniego narzędzia dla twojego zespołu pozwoli Ci konsekwentnie uderzyć w cele i osiągnąć większy sukces.

Jeśli patrzyszOprogramowanie do zarządzania projektamiPo raz pierwszy wybór jednego narzędzia może czuć się ładnie przytłaczające. W rzeczywistości nadal możesz się zastanawiać, dlaczego nawet potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, nie mówiąc już o zrozumieniu tego, czego potrzebujesz. Plus, masz setki opcji i funkcji do rozważenia, co sprawia, że ​​trudno wiedzieć, gdzie się rozpocząć. Dlatego jesteśmy Menedżer zadań UDN. napisał ten przewodnik. Z nim nauczysz się:

Narysuj więcej pełnego obrazu wyzwań, które stoi twoją drużynę - dzięki czemu możesz lepiej opisać swoje potrzeby

Zrozumieć, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc - więc nie trać czasu na wypróbowanie narzędzi, które są złym meczem

Zdefiniuj kryteria, o których powinieneś pomyśleć ocenę narzędzi - więc wiesz, jakie funkcje są najbardziej krytyczne dla Twojego zespołu

Dlaczego potrzebuję narzędzia do zarządzania projektami?

Jak upewniasz się, że twój zespół wie, co działa? Kto jest odpowiedzialny za to? A kiedy należą? Planowanie i organizowanie wszystkich tych podstawowych elementów i szczegółów jest koniecznością do pracy opartej na projekcie i krytyczne dla sukcesu twojego zespołu. Jednak nadal jest jednym z największych zespołów wyzwań i działalności dla firm.

Więc jak możesz powiedzieć, czy chceszkorzystać z zarządzania projektamioprogramowanie? Oto cztery powody, dla których twój zespół może potrzebować narzędzia:

Każdy w twoim zespole wykorzystuje inny system do zarządzania swoją pracą, więc projekty twojego zespołu, zadania, pliki i komunikacja są rozproszone na narzędziach.

Członkowie zespołu nie wiedzą, na co pracować, jakie są ich priorytety, lub jak się dowiedzieć, więc marnują dużo czasu (i prawdopodobnie też) proszę pytanie i poszukiwanie odpowiedzi.

Twój proces przekazywania priorytetów i żądaniaaktualizacje statusuPrzeważnie obejmuje holding spotkań, wysyłanie wiadomości e-mail lub ręcznie zmieniające skomplikowane arkusze kalkulacyjne.

Członkowie zespołu rutynowo brakuje terminów. Ponieważ wszystkie powyższe.

Podstawy zarządzania projektami: organizowanie pracy i ustanowienie odpowiedzialności

W przypadku każdego projektu jest sukces, każdy członek zespołu musi go wspierać. Ale jak mogą, jeśli nie wiedzą, czego się od nich oczekuje, jakie terminy i kamienie milowe muszą się spotkać, lub gdzie znaleźć potrzebne informacje?

Musisz zorganizować swoją pracę w jednym miejscu

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest pojemnik na całe prace twojego zespołu, które umożliwia organizowanie wszystkiego w jednym miejscu. Pomyśl o tym jak system Cubby, w którym wszystkie istotne informacje, które Twoim zespołem musi odnieść sukces - projekty i zadania, które muszą zostać wykonane, cesjone, terminy, priorytety, pliki - wszystkie mają swoje miejsce.

W ten sposób członkowie zespołu wiedzą dokładnie gdzie, aby znaleźć to, czego potrzebują, a każdy jest jasny o obowiązkach, które muszą spełnić. W miarę rozważenia narzędzi oceniają następujące czynności:

Struktura projektu i zadania. W jaki sposób każdy narzędzie rozpada projekty do swoich składników? Nie chodzi o to, jak tywizualizuj pracę; Chodzi o hierarchię informacji. Na przykład, możesz złamać duże zadania na mniejsze zadania (to jest, podtask)?

Informacje o zadaniu. Jakie informacje zawiera każde zadanie? Czy struktura zadań jest zgodna z projektem do projektu?

Musisz ustanowić jasną własność i odpowiedzialność za pracę

Rozwiązanie do zarządzania projektami, które wybierzesz, powinien pomóc Ci, a twoim zespołem łatwo wyznaczyć cesjonariusze, pokazać, jak działa praca, a kiedy się dzieje. Zalecamy szukanie tych możliwości:

Przypisanie zadania.. Czy możesz łatwo przypisać właściciela do każdego zadania? Czy jest jasne, kto jest odpowiedzialny za wykonanie pracy? Jest to konieczność, jeśli chcesz wspierać większą odpowiedzialność w całym zespole i upewnij się, że wszyscy spełnia terminy.

Zadanie zależności. Wyświetlanie zależności między zadaniami pozwala członkom zespołu, aby zobaczyć, co inni muszą ukończyć pierwsze (i gdzie go znaleźć), zanim zaczniesz zacząć.

Daty rozpoczęcia i daty. Oczywiście musisz ustawić wyraźne daty, ale nie wszystkie zadania są tworzone równe - niektóre zająć więcej czasu niż inne. Możesz również wskazać daty startowe. Daje to twojemu zespołowi większą jasność, gdy dzieje się praca i jak długo będzie. Daty rozpoczęcia pomagają również wszystkim łatwiej łatwiej priorytetyzować pracę.

Z dobrym systemem do organizacji podstawowych informacji - jaka praca musi się zrobić, kto to robi, kiedy się dzieje, a kiedy to należne, wszyscy będą mieli większy sukces prowadzący prace nad dziedzinami śledzenia i spotkania. A potem możesz również zacząć poprawić pracę swojego zespołu w innych obszarach.

Współpraca: Centralizacja Komunikacja zespołowa i informacje

Drużyny dzisiaj są pod ogromną presją, aby zrobić więcej z mniejszymi, poruszają się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej i poprawić jakość swojej pracy.Skuteczna współpraca.jest konieczne, ale pracuję razem wciąż jest tak trudny. Czemu?

Jednym z powodów jest to, że zbyt często zespoły nie dzielą miejsca workspace-jedno miejsce, w którym mogą planować, zarządzać i komunikować się z ich celami, projektami, zadaniami, plikami i nie tylko. Zamiast tego ich praca jest rozłożona na licznych narzędzi, co utrudnia skuteczną współpracę na wiele sposobów.

Musisz scentralizować komunikację zespołową

Korzystanie z poczty e-mail lub innych aplikacji do dzielenia się pracami prowadzi do niekończących się nici, które dają jedynie kontekstowi odbiorcom - jeśli mogą nawet znaleźć to, czego potrzebują. Członkowie zespołu marnują czas szukając powiązanych komunikatów, informacji zwrotnych i innych informacji, które muszą zrozumieć ich pracę, często tylko odkryć, że jest ukryty w skrzynce odbiorczej kogoś innego.

Niezależnie od tego, czy dając opinię, udostępnianie aktualizacji statusu lub zadawanie pytań, narzędzie do zarządzania projektami powinno przynieść całą komunikację razem w jednym miejscu i związać je bezpośrednio do projektów i zadań, z którymi są związane. Niektóre możliwości szukają:

Czy możesz komunikować się w kontekście - gdzie jest praca?Upewnij się, że możesz skomentować zadania, @Mymention innych członków zespołu i integrują się z innymi aplikacjami komunikacyjnymi, których lubisz używać. Funkcje te pomogą usprawnić pracę i przechowywać komunikacji zespołowej w jednym miejscu, więc każdy ma kontekst, którego potrzebują, kiedy go potrzebują.

Czy możesz współpracować asynchronicznie?Ponieważ wiele firm oferuje bardziej elastyczne ustalenia o pracę, ważne jest, aby członkowie zespołu i zainteresowane strony mogą być na bieżąco z pracą bez względu na to, gdzie są. Użyj narzędzia opartego na chmurze i poszukaj funkcji, które umożliwiają śledzenie i otrzymywanie powiadomień o projektach i zadaniach, które są dla Ciebie ważne.

Czy możesz pracować w podróży?Upewnij się również, że wybierzesz narzędzie ma aplikację mobilną, dzięki czemu możesz nadążyć za pracą z telefonu lub tabletu.

Potrzebujesz jednego obszaru roboczego dla swojego zespołu

Gdy plany, zadania, pliki i komunikacja nie są scentralizowane, spadają do silosów. Zespoły nie mają jednego źródła prawdy, więc nie mogą wyszukiwać treści, łączyć pracę w zespołach i projektach, lubWspółpracuj asynchronicznie.. Członkowie zespołu zostają odosobnione i kończą marnowanie czasu powielania się nawzajem.

Oprogramowanie do zarządzania projektami przynosi wszystkie projekty i zadania Twojego zespołu w jednym miejscu, dzięki czemu można płynnie planować, zarządzać ikomunikować się o swojej pracy. Jak oceniasz opcje, oto kilka pytań, które można zadać i poszukać możliwości:

Czy możesz przesłać pliki cyfrowe do powiązanych projektów i zadań?Twój zespół powinien być łatwy dla twojego zespołu zarządzania aktywami cyfrowymi, więc nikt nie marnuje czasu, szukając ani powielanie plików. Jest to fundamentalny klucz do lepszej współpracy, więc upewnij się, że rozważane rozwiązania pozwalają na przesyłanie plików z komputera, oprócz oferowania nieograniczonej przestrzeni magazynowej.

Czy możesz zintegrować z już używanym narzędziami?Twój zespół powinien być również w staniepłynnie połączyć się z innymi narzędziamiUżywają każdego dnia, takich jak Google Drive, Dropbox, Box i OneDrive. Integracje te są niezbędne do łatwego zarządzania udostępnionymi plikami i pomagając pracownikom pracować bardziej wydajnie.

Czy możesz łatwo udostępnić, połączyć się i wyszukać pracę?Aby zwiększyć przejrzystość, twój zespół powinien być w stanie wyświetlić publicznie dostępne projekty i zadania, aby łatwo znaleźć to, czego potrzebują. Eliminuje to silosy informacyjne i dane, umożliwia zespołom łatwiej dopasować do celów i pomaga członkom zespołu uniknąć powielenia się nawzajem.

Dostosowywanie i elastyczność: Dokonanie narzędzia do zaspokojenia potrzeb twojego zespołu

Wiele firm zajmuje profesjonalnych menedżerów projektów, a nawetZarządzanie projektami przedsiębiorstwzespoły do ​​nadzorowania pracy. I często używają wyszukanego oprogramowania zaprojektowanego specjalnie dla ich indywidualnych potrzeb, a nie potrzebami zespołu.

W mniejszych (i małych) organizacjach, czasami każdy musi zarządzać projektami - bez korzyści ze specjalistycznego szkolenia. W rzeczywistości wielu członków zespołu dzisiaj są "przypadkowych menedżerów projektu", którzy mierzące z dużą ilością wspólnych wyzwań:

Zespoły pracują na różnych typach projektów, które czują wymagają różnych narzędzi do zarządzania.

Plany projektu.reszta. Ale rewizja ich powoduje zamieszanie, dużo pożarów i wykoleje się pracą.

Zespoły wielokrotnie rozwiązywają się na przykład te same typy projektów (uruchomienie produktu lub nowych pracowników na miejscu), ale na przykład nie znormalizowali swoich procesów, aby szybciej spełnić z ziemi, więc marnują dużo czasu, powtarzając te same zadania Rote.

Członkowie zespołu często mają różne style pracy i chcą narzędzi, które spełniają swoje indywidualne preferencje.

Potrzebujesz narzędzia, które możesz dostosować do potrzeb twojego zespołu

Dobre narzędzie do zarządzania projektami pomaga koncentrować się na zespolePraca o wysokiej wartości, która rośnie biznes. Należy zapewnić elastyczność zarządzania projektami wszystkich swoich zespołów, dostosowywać się do szybkich i łatwo i łatwo oszczędzać czas na rutynowej pracy. Oto kilka podstawowych możliwości, których należy szukać:

Jak i twój zespół chcecie wizualizować twoją pracę, jest ważnym czynnikiem do rozważenia. Niektóre narzędzia oferują różne opcje, a niektóre nie. Na przykład zespół koncentrował się na projektach opartych na terminach może chcieć wizualizować pracę na aosi czasulubkalendarzAby zobaczyć i zrozumieć zaangażowane kroki, jakie zadania są zależne od innych, a kiedy dzieje się praca.

Ale dla projektu śledzenia bieżącej pracy twój zespół może poczućRada Kanban., Lista lub inny widok to lepsza opcja.

Oczywiście, mając więcej niż jedną opcję wizualizacji pracy, oznacza, że ​​Twój zespół może wybrać najlepsze pasuje do każdego projektu i własnych indywidualnych preferencji.

Za pomocą niestandardowych pól można śledzić wszelkiego rodzaju informacje w sposób, który najlepiej pasuje do Twojego zespołu i poszczególnych projektów. Na przykład, możesz użyć pola, aby wskazać priorytet każdego zadania w projekcie (wysoki, średni, niski) lub wyznaczyć pracę sceniczną, jest w (w toku, na celu zatwierdzenia itp.). Pola niestandardowe nadają swoim zespołowym opcjami, aby lepiej zarządzać i raportować w pracy.

Wiele narzędzi oferujeBiblioteka szablonów projektuAby pomóc Ci zacząć, ale upewnij się, że możesz dostosować je do konkretnych potrzeb i także zapisać własną. W ten sposób możesz standaryzować i udoskonalić procesy dla projektów i zadań, które rutynowo zajmują się zespołem.

Adopcja: Zapewnienie całego zespołu korzysta z narzędzia do zarządzania projektami

W idealnym świecie twój zespół szybko i łatwo przyjąć narzędzie do zarządzania projektami. Niestety wdrażanie nowego oprogramowania jest często złożone i trudne, więc powinieneś poświęcić trochę czasu na zrozumienie, co przyjęcie narzędzia będzie zaangażować - dla Ciebie i Twojego zespołu.

Bezpłatna wersja próbna

Czy możesz wypróbować produkt z zespołem przez kilka tygodni lub więcej, więc każdy może nurkować i testować funkcjonalność? Upewnij się, że możesz kopnąć opony, a nawet zarządzać ważnym projektem od początku, aby zakończyć w ramach doświadczenia próbnego. Po zakończeniu twoich prób, będziesz chciał ocenić, jeśli masz know-jak korzystać z produktu pomyślnie na długoterminową.

Narzędzia i wsparcie edukacyjne

Oceń, jak łatwe narzędzie będzie się dowiedzieć, dzięki czemu możesz określić, jak szybko każdy może dostać się na miejscu. Czy firma oferuje samouczki,demos, Kursy i przewodniki, że koledzy z drużyny mogą korzystać na żądanie? Czy możesz uzyskać wsparcie od zespołu sukcesu klienta? Pamiętaj, aby użyć niektórych z tych zasobów podczas procesu, aby upewnić się, że pomoże Ci nauczyć się produktu.

Łatwość wdrożenia

Jak długo zajmuje ustawienie narzędzia? Jak długo warto ustawić projekty? Czy możeszImportuj pracę z arkuszy kalkulacyjnychlub doktorzy lub użyj szablonu, aby rozpocząć od razu? Chociaż te funkcje nie są gwarancją, że twój zespół przyjmie, mogą ułatwić Ci szybkie wykorzystanie i testowanie narzędzi.

Przyjazne dla użytkownika doświadczenie

Czy interfejs jest prosty i intuicyjny? Czy wszyscy twoi członkowie zespołu (nie tylko menedżerowie projektu ze specjalistycznym treningiem) używają go? Czy projekt przewiduje, co użytkownicy mogą potrzebować i ułatwić im podjęcie działań? Upewnij się, że należy zauważyć, że działania, które najczęściej są często i jak łatwo znaleźć, rozumieć i używać.

Szablony

Czy oprogramowanie zawiera szablony do wspólnych przepływów pracy i procesów, dzięki czemu Twój zespół może szybko skonfigurować nowe projekty i wykonać rutynowe zadania? Czy możesz dostosować ich do specyficznych potrzeb swojego zespołu? Pamiętaj, aby użyć szablonu lub dwóch, aby określić, czy pomogą, że twój zespół będzie bardziej produktywny i spędzać więcej czasu na pracę o wysokiej wartości.

Skalowanie i ceny: Znajdowanie narzędzia, które rośnie z twoim zespołem

Dobra, czas dla najmniejszego faworyzowanego tematu: pieniądze. Podobnie jak większość zespołów, prawdopodobnie masz budżet, więc będziesz chciał zrozumieć koszty. Powinieneś również upewnić się, że narzędzie, które wybierzesz, może skalować ze swoim zespołem, ponieważ rośnie. Nie chcesz wybrać jednego rozwiązania tylko do odkrycia kilka lat później potrzebujesz czegoś innego, ponieważ twój zespół podwoił się w rozmiarze lub cena stała się zbyt droga.

Elastyczne ceny

Mały zespół po prostu rozpoczyna się dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ma wiele różnych potrzeb niż większy zespół doświadczonych użytkowników. Wielu dostawców oferująplanyNa podstawie tych samych lub podobnych czynników, takich jak rozmiar twojego zespołu lub dostępnych funkcji, dzięki czemu możesz wybrać plan, który daje Ci największe wykorzystanie pieniędzy. Upewnij się również, że możesz łatwo uaktualnić, gdy nadejdzie czas.

Przewidywalne plany cenowe

Czy rozumiesz, jak cena wybranego planu jest określona - czy jest to siedzisko (osoba)? Stawka ryczałtowa? Miesięczna opłata? Coś innego? Pomoże to zrozumieć, które narzędzia mogą stać się kosztem zakazującym, gdy drużyna rośnie.

Raportowanie: Udostępnianie postępów i wyników z członkami zespołu i zainteresowanymi stronami

Duża część zarządzania projektami jestRaportowanie na temat postępów. Musisz wiedzieć, jak postępują projekty, dzięki czemu możesz dostosować swoje plany i zasoby w razie potrzeby. Przywództwo będzie chciał wiedzieć, czy twój projekt zostanie dostarczony na czas, ponieważ prawdopodobnie liczą na nią, aby uderzyć określone cele. A po zakończeniu projektu, ty i inni będą oczywiście chcą również poznać wyniki.

Aby łatwo generować przydatne raporty, których możesz użyć i udostępniać z przywództwem i kolegami z drużyny, narzędzie wybrane musi śledzić informacje o projekcie, na których zależy Ci. Jak wspomnieliśmy, będziesz chciał śledzić każdą pracę, kiedy to należne, i kto jest za to odpowiedzialny. Stamtąd można również chcieć śledzić informacje takie jak priorytet, etap i kanał, dzięki czemu można tworzyć konkretne raporty na temat tych kryteriów.

Oto kilka możliwości poszukiwania narzędzia do zarządzania projektami:

Aktualizacje statusu: Czy twój projekt jest na torze, zagrożony lub zablokowany? Udostępnianie regularnych aktualizacji statusu zapewnia kolegom z drużyny wiedzą, gdzie projekt stoi na wysokim poziomie. Upewnij się, że narzędzie, które wybierzesz, ma dedykowane miejsce w każdym projekcie, aby udostępnić aktualizacje statusu, więc są łatwe do znalezienia i odniesienia.

Śledzenie postępów w czasie rzeczywistym: Ponieważ praca jest zakończona, narzędzie do zarządzania projektami powinno automatycznie śledzić ten postęp dla Ciebie. W ten sposób wiesz, ile pracy zostało zakończone, jeśli jakiekolwiek zadanie blokuje się innego i co pozostało w danym momencie.

Raporty udostępnione: Uzyskaj znaczące spostrzeżenia projektu, tworząc i udostępnianie raportów z przywództwami i kolegami z drużyny opartych na śledzonych danych. Oprócz standardowych raportów upewnij się, że wybierzesz narzędzie pozwala na budowę niestandardowych raportów z danych, na których zależy Ci.

Bezpieczeństwo: Ochrona pracy twojego zespołu

Ponieważ zarządzanie projektami zespołu w tym narzędzia, musisz poczuć się pewnieTwoja praca jest bezpieczna. Niezależnie od wymagań Twojej firmy, istnieje kilka funkcji administratora, danych i zabezpieczeń, których chcesz szukać narzędzia do zarządzania projektami.

Kontrola administratora.

Upewnij się, że wybrany narzędzie ma sterowanie administrator, dzięki czemu możesz dodać, zarządzać i usunąć pracowników i gości, gdy trzeba. Możesz także ustawić wymagania dotyczące hasła, takich jak wytyczne dotyczące wytrzymałości, uwierzytelnianie 2-factor, SSO lub SAML, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Wreszcie, upewnij się, że możliwości zarządzania danymi narzędziami, takie jak eksportowanie i usuwanie danych w razie potrzeby, odpowiada Twoim potrzebom.

Uprawnienia do prywatności.

Niektóre projekty zawierają pracę bardziej wrażliwą. Upewnij się, że narzędzie do zarządzania projektem umożliwia ustawienie uprawnień do prywatności, takich jak publiczne lub prywatne, dla projektów i konkretnych działań, więc tylko odpowiednie osoby mogą je zobaczyć.

Różny poziom dostępu

Zarządzanie projektami wNarzędzie do współpracyZwiększa widoczność do wykonanej pracy, ale także otwiera twoje plany do przypadkowych zmian, jeśli dostęp nie jest starannie zarządzany.

Wybierz narzędzie, które pozwala na udzielenie różnych poziomów dostępu, jak edycja lub komentarz, do członków w oparciu o ich rolę i zaangażowanie w projekt. Na przykład wielu członków musi tylko zobaczyć informacje o projekcie i komentarz na zadaniach, ale nie musisz ich edytować.

Ogólne bezpieczeństwo produktu

Aby zapewnić, że projekt i dane użytkownika są bezpieczne i bezpieczne, istnieją pewne potrzeby ogólnych zabezpieczeń. Upewnij się, że transmisja danych jest zaszyfrowana, regularne testy bezpieczeństwa i skanowania sieciowe są wykonywane, narzędzie jest zgodne ze wspólnymi ramami prywatności i ma jakieś certyfikaty bezpieczeństwa wymagane przez zespół IT.

Jakiego narzędzia użyje twój zespół?

Tak, proces wyboru odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektem dla twojego zespołu jest dużym przedsięwzięciem. I nie jest to decyzja o szybkim lub lekko. Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł ci lepiej zrozumieć wyzwania swojego zespołu i zarysować Twoje potrzeby. Teraz możesz zawęzić listę narzędzi, aby spróbować z twoim zespołemMenedżer zadań UDN. .