Plano de gerenciamento de escopo: o que é e como criar um

Resumo

Um plano de gerenciamento de escopo descreve os processos envolvidos na execução do seu projeto e serve como uma diretriz para manter o projeto dentro dos limites específicos. Neste artigo, explicaremos o que é um plano de gerenciamento de escopo e como ele pode ajudá-lo na fase de planejamento. Com o gerenciamento de escopo eficaz, você pode definir você e sua equipe para o sucesso.

Gerenciando o escopo de um projeto é como dirigir um carro. Se você não mantém os olhos na sua frente, o carro supera a estrada. Da mesma forma, se você não controlar seu escopo do projeto, o projeto fica fora da pista. Um plano de gerenciamento de escopo descreve os processos envolvidos na execução do seu projeto e serve como uma diretriz para manter o projeto dentro dos limites específicos.

Como gerente de projeto, é sua responsabilidade orientar sua equipe através do ciclo de vida do projeto. Neste artigo, explicaremos o que é um plano de gerenciamento de escopo e como ele pode ajudá-lo na fase de planejamento. Depois de entender o processo de gerenciamento do escopo, seu plano definirá você e sua equipe para o sucesso.

Qual é o propósito de um plano de gerenciamento de escopo?

O objetivo de um plano de gerenciamento de escopo é criar estrutura de projeto documentando os recursos necessários para atingir os objetivos do projeto. Seu plano de gerenciamento de escopo também reduzirá a chance de escopo do escopo.

Um processo de gerenciamento de escopo ajuda você a evitar problemas comuns, incluindo:

Constantemente mudando os requisitos

Gastando demais

Perda de tempo

Não cumprimento de prazos

O que é escopo de projeto?

SeuEscopo do projetoDefine os limites para o seu projeto e define os objetivos do projeto, prazos e entregas. Quando você esclarece o escopo do seu projeto, você está estruturando seu projeto em torno do que sua equipe fará e não fará e fornece metas eObjetivospara eles trabalharem para.

Toda a equipe deve estar envolvida na definição do escopo do projeto. Isso significa comunicar comos principais interessadose escrevendo uma declaração de escopo de projeto que descreve os requisitos do projeto. Por exemplo, se você estiver definindo um escopo para uma nova campanha publicitária, você vai querer garantir a equipe de design, a equipe de conteúdo e a equipe de marketing digital, todos concordam com os detalhes na declaração de escopo.

O que é escopo rastejando?

Oportunistaocorre quando seu projeto excede sua declaração inicial de escopo. Por exemplo, o escopo pode ocorrer se uma parte interessada adicionar um adicionalProjeto entreguedepois que o projeto começou.

As mudanças inesperadas do projeto podem levar a um aumento dos riscos do projeto, como cronogramas perdidos, maiores orçamentos,excesso de trabalhoou um produto final de baixa qualidade. Existem várias razões pelas quais o escopo pode ocorrer. Algumas razões incluem:

Escopo do projeto claro

Objetivos do projeto irrealista

Muitas partes interessadas

Gerenciamento de escopo deficiente

Má comunicação com as partes interessadas

Para evitar o escopo rastejante, você precisa planejar contra ele, que é onde um forte plano de gerenciamento de escopo entra em jogo.

6 etapas para criar um plano de gerenciamento de escopo de projeto

O Project Management Institute's (PMI) Project Project Body of Knowledge (PMBOK® Guide) oferece um processo padrão de gerenciamento de escopo de projeto de seis etapas. Esses seis passos ajudam você a criar um plano de gerenciamento de escopo sólido a manter seu projeto na faixa.

1. Crie seu plano de escopo

O primeiro passo no processo de planejamento envolve a criação do documento do seu plano de escopo. Este documento deve incluir sua declaração de escopo, uma quebra dos requisitos do projeto e quaisquer entregas esperadas para o projeto.

Seu documento de plano de escopo também pode incluir umAlterar processo de controle, que é um processo para solicitações de mudança que podem impedir o escopo do escopo. Este é um documento que você pode consultar em fases posteriores do planejamento do projeto. Você pode precisar deste documento para projetos complexos, projetos onde você acha que as partes interessadas vão querer muitas entregas, ou quando há muito fluxo no que suas entregas podem ser.

Dicas para criar um plano de escopo:

Incorporar julgamento especializado:Para criar seu documento de planejamento do escopo, você precisa considerar todas as partes do processo organizacional. Check-in com as partes interessadas transversais e executivas para garantir que você tenha todas as informações necessárias.

Segure as reuniões de pontapé de escota:Antes de bloquear seu documento de escopo, certifique-se de ter compras de todas as partes interessadas. Compartilhe seu documento de plano de escopoassíncronamenteou hospede uma reunião de pontapé para que outros gerentes e membros da equipe envolvidos no projeto possam contribuir para a declaração inicial do escopo.

2. Colete os requisitos do projeto

Nesta etapa do processo, você identificará as necessidades dos stakeholders para que possa atender aos objetivos do projeto. Seu objetivo deve ser reunir uma lista detalhada de requisitos das partes interessadas para que você possa impedir a alteração do escopo na linha.

Dicas para coletar requisitos do projeto:

Crie uma carta de projeto:Crie umCarta do projetoou um passo de elevador, então as partes interessadas podem entender claramente o projeto e garantir que suas expectativas correspondam aos objetivos do projeto.

Segure grupos de foco ou workshops:Segure grupos de foco ou workshops para dar às partes interessadas uma melhor compreensão do seu projeto. Comunicar os objetivos do seu projeto às partes interessadas é essencial se você quiser que eles comprem no escopo do seu projeto.

Desenvolver protótipos:Desenvolva um protótipo do seu projeto entregue antes de apresentar seu projeto para as partes interessadas. Desta forma, as partes interessadas podem visualizar o produto final e expressar suas preocupações ou listar requisitos adicionais no início.

3. Defina o escopo

Depois de coletar os requisitos das partes interessadas, gire essa informação em um escopo bem definido e uma descrição detalhada do produto. Este documento esclarece as expectativas e entregas para o projeto para que todos os membros da equipe saibam o que devem realizar.

Dicas para definir o escopo:

Tente análise de produtos:Antes de definir seu escopo e escrever uma descrição detalhada do produto, você precisa fazer uma análise detalhada do produto. Analise o produto que você planeja criar dos olhos do cliente ou cliente para determinar se ele atenderá às suas expectativas.

Gerar alternativas:Você também vai querer gerar alternativas caso o seu projeto encontre riscos. Por exemplo, como você vai atender às necessidades das partes interessadas se você estiver planejando um novo lançamento de produtos e sua data de lançamento é atrasada?

Facilitar oficinas:Host Brainstorming Workshops para esclarecer o escopo do projeto e encorajarcolaboraçãoentre os membros da equipe.

4. Crie uma estrutura de avaria de trabalho

UMATrabalhoDemolirEstrutura(WBS) é uma maneira de dividir seu projeto em níveis de tarefas. Quando você cria um WBS, sua equipe pode visualizar claramente cada componente do projeto e avaliar o que precisa ser feito.

Uma estrutura de quebra de trabalho cria uma estrutura hierárquica de tarefas. De lá, você pode agendar, monitorar e controlar seu projeto.

Dicas para criar um WBS:

Decompor seu objetivo do projeto:Um WBS decompõe ou quebra, o objetivo do projeto em dependências e subdependências. Estes grupos menores de tarefas são frequentemente referidos como pacotes de trabalho. Depois de quebrar suas tarefas, você tem uma visão clara de tudo o que sua necessidade do projeto, incluindo as horas, equipamentos, ferramentas e despesas.

Automatize os fluxos de trabalho:Automatizando o membro da equipe.fluxos de trabalhopode simplificar a coordenação em projetos e melhorar a visibilidade do projeto. Usando o software para automatizar esses fluxos de trabalho também reduzirá a informação manual e o trabalho duplicativo.

5. Validar o escopo

A validação do seu âmbito significa simplesmente recebendo sign-off a partir de todas as partes interessadas envolvidas no projeto. Certifique-se os interessados a compreender claramente as suas entregas do projeto para o futuro evitar aumento do escopo. Se possível, obter feedback ou conselhos sobre quaisquer alterações e melhorias.

Dicas para escopo de validação:

Inspecione seu plano:Como a validação é o sign-off final para o seu plano de gerenciamento de escopo, você vai querer rever e inspecioná-lo completamente. Os membros da equipe pode ajudá-lo a inspecionar o plano antes de enviá-lo para as partes interessadas, mas as partes interessadas devem também participar de uma inspeção final para que o plano recebe tantos olhos sobre ele quanto possível.

6. âmbito Controlo

O último passo no seu plano de gerenciamento do escopo é o controle de escopo. Como seu projeto continua na fase de execução, monitorar ostatus do projetoe gerenciar mudanças no escopo. A melhor forma de controle do escopo de racionalizar é usar software de gerenciamento de projeto. Estas ferramentas podem compartilhar comentários, arquivos e atualizações de status em seu projeto de modo que você está ciente de quaisquer mudanças de escopo em tempo real.

Dicas para escopo de controle:

Analisar variância:Nesta parte do plano de gerenciamento de escopo, avaliar o quanto variação no âmbito ocorre. Analisando o desempenho real de seu escopo versus o desempenho planejado lhe dará uma visão para projetos futuros.

Consulte o documento de controle de mudanças:Você criou um processo de controle de mudanças no início da fase de planejamento. Lembre-se de se referir a este documento para que possa acompanhar o fluxo de informações quando se trata de projetar mudanças.

Simplifique o gerenciamento de escopo com ferramentas de gerenciamento de projetos

Um plano de gerenciamento do escopo cria uma estrutura clara para a sua equipe para acompanhamento durante a execução do projeto. planejamento de gerenciamento do escopo é mais fácil se você usar uma ferramenta on-line porque você pode compartilhar seu plano com as partes interessadas, automatizar fluxos de trabalho internos, e facilmente quebrar os objetivos do projeto em tarefas. Com o software de gerenciamento de projeto, você pode otimizar seus processos e se sentir melhor preparado para o que vem pela frente.