Aumente a produtividade e a clareza com horários de trabalho

Resumo

Um horário de trabalho é um documento que ajuda você a planejar e organizar o tempo da sua equipe. Quando feito certo, uma agenda de trabalho desempenha os pontos fortes da sua equipe, permite que cada membro da equipe seja o seu eu mais produtivo e fornece clareza em torno de quem está disponível para solicitações e perguntas. Leia para aprender sobre diferentes tipos de agendamentos de trabalho e como criar um para sua equipe.

Sua equipe é a parte mais importante de qualquer projeto. Seu trabalho - e seu tempo - é essencial para combater os objetivos do projeto e estimular o crescimento dos negócios. E quando você efetivamente gerencia o tempo da sua equipe, você pode capacitar cada pessoa para fazer o melhor trabalho.

É aí que os agendamentos de trabalho entram. Quando feitos corretamente, uma programação de trabalho aproveita ao máximo a largura de banda do seu time e garante que seu projeto ou empresa tenha os recursos necessários para ter sucesso.

O que é um horário de trabalho?

Um horário de trabalho é um documento que ajuda você a planejar e organizar o tempo da sua equipe. Ele detalha os dias específicos e os membros da equipe estarão funcionando - para que os funcionários saibam quando devem estar disponíveis, e sua equipe tem clareza sobre quem está trabalhando quando.

As necessidades da sua equipe determinam o tipo de agenda de trabalho que você usa. Por exemplo, uma equipe de engenharia da Web pode usar um agendamento de tempo integral mais flexível que permita que os funcionários definam suas próprias horas, enquanto uma equipe de atendimento ao cliente poderá funcionar em mudanças rotativas para fornecer suporte 24 horas.

Como uma programação de trabalho pode ajudar sua equipe

Um horário de trabalho pode capacitar sua equipe para realizar seu melhor trabalho. Veja como:

Aumentar a produtividade

Pessoas diferentes podem serprodutivo em diferentes tempos-Por exemplo, alguns podem encontrar suaestado de fluxoDurante as horas da manhã, enquanto outros podem funcionar melhor à noite. Um cronograma de trabalho permite que você toque nas horas preferidas dos membros da sua equipe para que possam funcionar quando são mais produtivos.

Jogue nos pontos fortes da sua equipe

Os diferentes membros da equipe geralmente têm diferentes conjuntos de habilidades. Por exemplo, uma pessoa pode ser extrovertida e boa em se comunicar com os clientes, enquanto outra pode se destacar na coordenação nos bastidores. Manter essas diferenças em mente enquanto o agendamento pode garantir que os pontos fortes da sua equipe sejam bem equilibrados para cada turno.

Criar clareza

Compartilhar um cronograma de trabalho com sua equipe permite que todos saibam quem está trabalhando, quando. Dessa forma, os membros da equipe sempre sabem quem está disponível para ajudar a qualquer momento. E quando as pessoas estão fora do relógio, toda a equipe sabe que os funcionários estão capacitados a desconectar completamente.

Economizar tempo

Criar uma programação de trabalho pode levar mais tempo em frente, mas seu eu futuro agradecerá. Depois de estabelecer um processo de agendamento consistente - junto com diretrizes para solicitar tempo desligado - você gastará menos tempo lidando com logística e ajustes de última hora.

Mantenha as guias nos custos

Se os membros da sua equipe forem pagos por hora, o que é mais comum nos EUA, uma programação de trabalho é uma maneira fácil de simplificar os custos e ficar dentro do seuorçamento do projeto. Isso ajuda você a gerenciar as horas de trabalho de funcionários ou contratados e evitar demasiado excessivamente. Você também pode impedir o Under-Agendamento e garantir que você nunca seja deixado de curta duração.

Fique em conformidade

Dependendo de quantas horas funcionam os membros da equipe, eles podem ter direito a certos benefícios, como quebras de descanso mínimo, pausas de refeições ou pagamento de horas extras. Usando uma programação de trabalho para gerenciar o horário dos funcionários pode ajudá-lo a ficar em conformidade com leis e regulamentos nacionais, federais e estaduais, como o Lei de Padrões de Trabalho Fair (FLSA)nos requisitos dos EUA ou do tempo de trabalho na Europa. Certifique-se de verificar com seu conselho legal antes de propor um novo cronograma de trabalho.

Tipos de agendamentos de trabalho

Existem muitas maneiras diferentes de criar um horário de trabalho. O tipo de programação escolhido depende das necessidades da sua equipe, seu projeto eObjetivos da empresae seu únicocultura organizacional. Sempre verifique com suas equipes legais internas e de RH antes de implementar quaisquer alterações no agendamento de trabalho, uma vez que pode haver restrições legais locais ou nacionais e requisitos processuais. Aqui estão algumas opções de agendamento de funcionários a serem consideradas:

Agendamentos básicos de trabalho.

Esses tipos básicos de programação são diferenciados puramente pelo número de horas trabalhadas. Nas seções a seguir, vamos dar-lhe alguns exemplos de como personalizar os agendamentos de tempo integral ou a tempo parcial para adicionar flexibilidade adicional ou cobrir as necessidades de negócios específicas - mas, por enquanto, aqui está uma visão geral rápida:

Horário de trabalho em tempo integral: Os horários de tempo integral incluem cerca de 40 ou mais horas por semana - embora os países individuais possam definir o trabalho em tempo integral de maneira diferente.

Horário de trabalho a tempo parcial: Os horários de meio período incluem (você adivinhou) menos horas do que os horários em tempo integral. Isso deixa muita sala de wiggle - por exemplo, um funcionário de meio período poderia trabalhar duas horas por semana ou 25 horas por semana.

Agendamentos de trabalho flexíveis.

Agendamentos flexíveis fornecem espaço para os membros da equipe trabalharem quando são mais produtivos e adaptam suas horas para seus horários pessoais. Isso pode melhorar o equilíbrio da vida profissional, impulsionar o estado de fluxo e fornecer tempo de foco essencial para indivíduos que trabalham melhor no início da manhã e à noite. Os horários de trabalho flexíveis podem não estar disponíveis, dependendo dos contratos de funcionários - check-in com seus departamentos legais e de RH para garantir que você possa implementar esses horários e como fazê-lo antes de avançar.

Horário flexível: Esta opção estabelece "horário do núcleo" quando os membros da equipe devem estar no escritório ou on-line e disponível, por exemplo, das 11h às 15h. Fora dessas horas centrais, sua equipe pode funcionar de acordo com sua própria programação. Por exemplo, você pode decidir trabalhar das 7h às 15h, enquanto outro membro da equipe pode funcionar às 10h às 18h.

Horas anualizadas: Útil se sua equipe tiver EBBs e fluxos significativos em demanda, as horas anualizadas dão aos funcionários um total de horas específico de cada ano - tipicamente com alguns horários núcleo a cada semana de trabalho. Por exemplo, uma equipe de engenharia pode colocar em horas extras nas semanas que antecederam a um grande lançamento, depois trabalhar menos horas na semana seguinte.

Horário de trabalho comprimido.: Um cronograma compactado permite que os membros da equipe se condensem suas horas em menos dias. Por exemplo, você pode trabalhar quatro dias de 10 horas em vez de cinco dias de 8 horas.

Horário de trabalho freelance.: Os freelancers são contratados em vez de funcionários, e normalmente podem trabalhar em uma programação que se adapta às suas próprias necessidades. Muitas vezes, os freelancers são pagos na conclusão de um projeto e não pelo número de horas em que trabalham.

Agendamentos flexíveis são particularmente comuns para equipes remotas. De fato, de acordo com oAnatomia do Índice de Trabalho, 35% dos funcionários dizem que uma abordagem flexível para o horário de trabalho é fundamental para melhorar o equilíbrio remoto da vida profissional.

Shift Work Schedules.

Agendamentos de trabalho de mudança oferecem uma abordagem mais estruturada. Eles são mais usados ​​por equipes com horas incomuns - por exemplo, uma equipe de atendimento ao cliente que fornece suporte 24 horas ou uma equipe culinária que precisa preparar refeições nas primeiras horas da manhã. Semelhante a horários flexíveis, sempre verifique com suas equipes internas sobre o que está disponível com base em seus contratos de funcionários e leis locais.

Agenda de mudança de rotação: Este tipo de programação de deslocamento permite que as empresas operem 24 horas por dia, com os funcionários trabalhando em rotações. Por exemplo, alguns membros da equipe podem funcionar durante o dia, enquanto outros podem trabalhar de manhã cedo ou turnos noturnos.

Split Shift Schedule.: Este tipo de programação separa a mudança de um funcionário em duas partes. Por exemplo, um membro da equipe pode clock em uma mudança de trabalho na manhã, relógio, então retorne para outra mudança à noite.

Agenda de trabalho em chamadas: Quando um funcionário está ligado, eles estão disponíveis para funcionar se forem necessários. Eles normalmente ainda funcionam sua mudança normal, permanecem em chamadas uma vez que elas saem no caso de uma mudança é de curto prazo ou se houver uma emergência. As mudanças de chamadas geralmente giram entre os membros da equipe em certos dias da semana, portanto, ninguém precisa estar em alerta o tempo todo.

É sempre uma boa prática consultar os funcionários sobre qualquer alteração de programação de trabalho e dar aviso prévio. Em muitos países, isso é necessário. Além disso, fora dos EUA, os contratos de emprego normalmente especificam os dias e horas membros da equipe estarão funcionando. Sempre verifique com seus recursos humanos internos e equipes legais antes de fazer qualquer alteração.

8 etapas para criar um horário de trabalho

Siga estas etapas para criar um cronograma de trabalho feito sob medida que defina sua equipe para o sucesso.

1. Identifique requisitos e recursos

Antes de começar o agendamento, descubra oEscopo do trabalhoSua equipe será responsável por os recursos que você tem para trabalhar. Dessa forma, você pode agendar o tempo de sua equipe de uma maneira que realista realisticamenteObjetivos do projeto .

Se sua equipe é composta de funcionários assalariados, identifique quantas pessoas estão em sua equipe, as horas que eles normalmente trabalham, e qualquer próxima licença ou tempo de férias. Se você está confiando em membros ou empreiteiros de equipe por hora, consulte o seuProjeto Bhugge.T Para determinar quantas horas você pode pagar funcionários ou contratados a cada semana.

2. Determine quando sua equipe deve estar funcionando

Dependendo de suas necessidades de negócios ou projeto, você pode precisar de que os membros da equipe estejam disponíveis em momentos específicos. Pergunte a si mesmo essas perguntas para determinar que tipo de cronograma faz mais sentido para sua equipe:

Sua equipe opera no horário comercial em uma única fuso horário ou sua equipe abrange zonas horários diferentes? Se o último, talvez seja necessário agendar reuniões durante horários específicos para acomodar diferenças de tempo - por exemplo, alguns membros da equipe podem precisar estar online às 8h Pacific Hora de se encontrar com os colegas na Europa.

Você precisa de alguém de telefonia externa fora do horário comercial? Por exemplo, uma equipe de desenvolvedores de software pode designar uma pessoa no caso de o site da empresa ou servidor cair.

Sua equipe opera fora do horário comercial normal? Por exemplo, uma equipe de atendimento ao cliente 24 horas pode usar uma programação de mudança rotativa para fornecer suporte ao cliente contínuo.

Que tipo de demanda de trabalho você espera em diferentes momentos do dia, ano ou mês? Por exemplo, uma empresa B2B pode desacelerar as vendas em volta das férias, enquanto um negócio culinário pode aumentar todos os dias na hora do jantar.

Sua equipe precisa se encontrar pessoalmente ou você pode trabalhar?assíncronamente? E se você precisar de facetime, quais são as horas ideais para se encontrarem? Se você optar por uma opção de cronograma mais flexível, essas perguntas podem ajudá-lo a determinar "horas core" para sua equipe.

3. Liste os requisitos para cada turno

Agora que você identificou quando sua equipe deve estar disponível, pense nos requisitos de pessoal para cada turno. Dessa forma, você pode criar um equilíbrio ideal de liderança e expertise a cada dia. Para começar, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

Os membros da equipe podem trabalhar de forma independente, ou ajudariam a ter alguém em uma posição de liderança disponível para supervisionar ou responder a perguntas? Por exemplo, uma equipe de enfermeiros deve sempre ter um médico em mudança para as doenças mais graves.

Que tipo de especialização é necessária? Por exemplo, uma equipe de operações pode precisar de pessoas com diferentes tipos de expertise entre as 9h e as 5 da tarde, como uma recepcionista, um gerente de escritório e um especialista em TI.

Os membros da equipe devem estar disponíveis em momentos diferentes? Por exemplo, isso pode se aplicar a uma equipe de vendas que funciona com contas em várias regiões globais. Um gerente de conta pode estar online no início da manhã para se encontrar com os clientes na Europa, enquanto outros podem trabalhar horas à noite para sincronizar com equipes na Ásia.

4. Conheça sua equipe

Para tornar sua programação de trabalho tão eficaz quanto possível, é importante ir além de apenas solicitar a disponibilidade de todos. Pergunte a cada membro da equipe quando preferirem trabalhar e quando são mais produtivos - por exemplo, primeira coisa pela manhã ou no final do dia. Dessa forma, você pode garantir que cada pessoa esteja trabalhando em todo o seu potencial e evite agendamento de reuniões de equipe durante o tempo de foco preferido dos membros da equipe.

Além disso, conheça o método preferido de colaboração de cada pessoa. Por exemplo, se os membros da equipe valorizarem reuniões face-a-face, mas também exigirem tempo de foco não perturbado, estabelecendo uma programação flexível com horas centrais pode ser uma boa opção.

5. Planeje mudanças

A vida acontece - as pessoas ficam doentes, têm emergências familiares e tomam férias merecidas. Como tal, é importante planejar como você fará alterações no horário de trabalho da sua equipe quando ocorrerem eventos inesperados. Considere o seguinte quando você cria o horário de trabalho da sua equipe:

Dias Doentes:Decida o que acontece quando alguém precisa de um dia de folga. Por exemplo, você pode precisar encontrar uma substituição ou designar uma pessoa de ponto para lidar com solicitações ou perguntas urgentes. Ou, você pode permitir que os membros da equipe trocassem muda uns com os outros, se necessário.

Tempo planejado fora:Crie diretrizes claras para como os funcionários devem solicitar o tempo. Considere o quão longe eles devem deixar você saber - por exemplo, você pode precisar de aviso mais significativo se alguém estará fora por uma semana ou mais, e menos aviso para os dias únicos.

Disponibilidade de backup:Documente a disponibilidade de backup da sua equipe com antecedência e designe pontos secundários de contato para necessidades específicas de negócios ou projetos. Dessa forma, você terá uma referência quando precisar cobrir turnos abertos devido a dias de doença e tempo planejado. Você pode compartilhar a cobertura contínua em um plano de continuidade de negócios.

6. Faça sua agenda

Agora que você enganou requisitos e preferências de equipe, você pode começar a construir o horário de trabalho da sua equipe. O formato e o nível de detalhe que você incluir dependerá do tipo de programação escolhido - por exemplo, se você está planejando turnos rotativos ou a cobertura padrão 9-5. No entanto, aqui estão alguns componentes-chave para incluir todos os tipos de programação de trabalho:

Nome do membro de cada equipe

As datas e horários que são esperados para trabalhar

O tipo de trabalho cada pessoa é responsável por

Onde eles estarão trabalhando de (por exemplo, se eles estarão no escritório ou remotos)

Observe que o cronograma de trabalho acima é puramente incluído como exemplo e não representaGerenciador de tarefas UDN.Políticas de programação de trabalho. Depois de recorrer ao seu horário inicial de trabalho, verifique com suas equipes de recursos legais e humanos para discutir quais etapas devem tomar para garantir que sua programação esteja em conformidade com quaisquer regulamentos nacionais, federais e estaduais.

7. Compartilhe sua programação

Para que uma programação de trabalho seja eficaz, deve ser acessível a todos em sua equipe. Compartilhar o horário de trabalho da sua equipe cria a clareza necessária para os membros da equipe trabalharem juntos eficientemente. Ele permite que as pessoas saibam quem está disponível para solicitações e perguntas a qualquer momento e cria limites para os membros da equipe que estão fora do relógio.

Há uma variedade de ferramentas que você pode usar para criar e compartilhar sua programação de trabalho, desde modelos simples do Excel para mais robustosSoftware de gerenciamento de projetos. Uma ferramenta como Gerenciador de tarefas UDN. Faz compartilhar fácil e garante que sua equipe tenha acesso à versão mais atualizada da sua agenda. ComGerenciador de tarefas UDN., os membros da equipe podem atualizar facilmente sua disponibilidade e compartilhar notas em tempo real. Além disso, você podeVisualize o horário de trabalho da sua equipeCom diferentes visualizações de projeto, incluindo lista, placa, calendário ou opções de cronograma.

8. Peça feedback

O primeiro horário de trabalho que você faz não precisa ser perfeito. Na verdade, você pode esperar ajustar e melhorar continuamente a programação da sua equipe e coletar feedback é uma parte essencial desse processo. Estabelecer uma cadência regular para solicitar entrada da sua equipe - por exemplo, no final de cada mês ou trimestre. Dessa forma, você pode continuar a adaptar a programação de trabalho da sua equipe e capacitar cada pessoa para se concentrar e colaborar em todo o seu potencial.

Agenda com confiança

Quando feita corretamente, uma programação de trabalho desempenha os pontos fortes da sua equipe e permite que cada membro da equipe seja seu eu mais produtivo. Quando você compartilha uma programação de trabalho em toda a sua equipe, todos podem ver claramente quais membros da equipe estão disponíveis a qualquer momento, quem é responsável pelo que, e quem está fora do relógio. E com tantos tipos de programação de trabalho para escolher, você pode criar um plano personalizado para sua equipe que os capacita para enfrentar objetivos do projeto com clareza e confiança.