Növeli a termelékenységet és a tisztaságot a munkatervekkel

Összefoglaló

A munkaterv egy olyan dokumentum, amely segít megtervezni és megszervezni a csapat idejét. Ha kész van, a munkarend játszik a csapat erősségeit köszönhetően minden csapat tagja lenni a legtermékenyebb önálló, és egyértelművé teszi bárhol ki érhető kérések és kérdések. Olvassa el, hogy megtudja a különböző típusú munkatervekről, és hogyan hozhat létre egyet a csapatnak.

A csapatod bármely projekt legfontosabb része. Munkájuk - és időjük - elengedhetetlen a projekt célkitűzéseinek kezeléséhez és az üzleti növekedés ösztönzéséhez. És ha hatékonyan kezelje a csapat időben, akkor képessé minden egyes ember, hogy nem a legjobb munkát.

Ez az, ahol a munkatervek jönnek be. Ha jobb, akkor a munkapálya a legtöbb csapat sávszélességét teszi lehetővé, és biztosítja, hogy a projekt vagy az üzleti tevékenységnek megfelelő erőforrásokkal kell rendelkeznie.

Mi a munkaterv?

A munkaterv egy olyan dokumentum, amely segít megtervezni és megszervezni a csapat idejét. Részletezi az adott napok és órák csapattagjai fog működni - így a munkavállalók tudják, mikor várhatóan elérhetőek lesznek, és a csapat egyértelművé teszi, hogy ki dolgozik.

A csapat igényei meghatározzák az Ön által használt munkatípus típusát. Például egy web mérnöki csapat használhat rugalmasabb teljes ütemtervet, amely lehetővé teszi a munkavállalók saját maguk órában, míg az ügyfélszolgálati csapat működhet műszakban dolgozó, hogy a 24 órás támogatás.

Hogyan segíthet a munkatervben

A munkaterv képes arra, hogy felhatalmazza a csapatot a legjobb munkájuk megvalósítására. Itt van, hogyan:

Növeli a termelékenységet

Különböző emberek lehetnekkülönböző időpontokban termel- Például, egyesek megtalálhatjákáramlási állapotA reggeli órák alatt, míg mások este jobban működhetnek. A munkaterv lehetővé teszi, hogy megérintse a csapattagok előnyben részesített óráit, így tudnak dolgozni, ha a legtermékenyebbek.

Játssz a csapat erősségeinek

A különböző csapat tagjai gyakran különböző készségkészletekkel rendelkeznek. Például, egy személy lehet extrovertált és jó kommunikáció az ügyfelekkel, míg egy másik excel mögötti jelenetek koordinációt. Ezeket a különbségeket szem előtt tartva az ütemezés során biztosítani tudja, hogy a csapat erősségeit kiegyensúlyozzák minden egyes műszakhoz.

Tisztaságot teremt

A munkaterv megosztása a csapatával mindenkinek tudja, ki dolgozik, mikor. Így a csapattagok mindig tudják, hogy ki áll rendelkezésre, hogy segítsen bármikor. És amikor az emberek le az órát, hogy az egész csapat tudja-dolgozók olyan felhatalmazással, hogy húzza ki teljesen.

Időt takarít meg

A munkaterv létrehozása több időt vesz igénybe, de a jövőbeni önmagad köszönöm. Miután létrejött egy következetes ütemezési folyamatot - az iránymutatásokkal együtt, hogy időt kérjen - kevesebb időt töltesz a logisztikai és az utolsó perces kiigazításokkal.

Tartsa a lapokat a költségeken

Ha a csapat tagjai óránként fizetnek, ami gyakoribb az Egyesült Államokban, a munka ütemezése egyszerű módja annak, hogy egyszerűsítse a költségeket és maradjon az Önn belülprojekt költségvetés. Segíti a munkavállalók vagy vállalkozók munkaidőzését, és elkerülheti a költséges túlcsordulásokat. Azt is megakadályozhatja, hogy az alulról ütemezés és annak biztosítása, hogy soha ne maradjon rövid kézzel.

Kielégít

Attól függően, hogy hány órát csapat tagjai munka, jogosultak lehetnek bizonyos előnyei, mint például a minimális pihenőidő, étkezési szünetek vagy túlóradíj. A munkavállalói órák kezelésére szolgáló munkaterv használata segít abban, hogy megfeleljen a nemzeti, szövetségi és állami törvényeknek, például a A tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény (FLSA)Az Egyesült Államokban vagy az európai munkaidőigényben. Győződjön meg róla, hogy ellenőrizze a jogi tanácsadást, mielőtt új munkaterveket javasolna.

A munkatípusok

Sok különböző módja van munkaprogram létrehozására. A kiválasztott ütemterv típusa a csapat igényeitől, a projektet és a projektetől függCégcélok, és egyedülállószervezeti kultúra. Mindig ellenőrizze a belső jogi és HR csapatait, mielőtt végrehajtaná a munka ütemezésének módosítását, mivel lehet helyi vagy nemzeti jogi korlátok és eljárási követelmények. Íme néhány munkavállalói ütemezési lehetőség:

Alapvető munkahelyi menetrendek

Ezek alapvető menetrend típusok differenciált pusztán a munkaórák számát. A következő részekben, akkor néhány példát, hogyan lehet testre teljes munkaidős vagy részmunkaidős menetrendek felvenni további rugalmasság, vagy burkolat egyedi igényeinek, de most, itt egy gyors áttekintés:

Teljes munkaidős munkapálya: Teljes munkaidős időrendje hozzávetőlegesen 40 vagy több órát hetente, bár az egyes országok maguk határozzák meg a teljes munkaidő eltérő.

Részmunkaidős munkapálya: A részidős ütemtervek (kitaláltad) kevesebb órát tartalmaznak, mint a teljes munkaidős ütemezések. Ez levelei sok kígyózik szoba-például egy részmunkaidős alkalmazott működhetne, heti két órában, vagy 25 óra hetente.

Rugalmas munkatervek

Rugalmas időbeosztás teret nyújtanak a csoport tagjai munka, ha leginkább produktív és testre óráikat a személyes menetrend. Ez javíthatja a munka-magánélet egyensúly, boost áramlását állam, és alapvető fontosságú fókusz időt az egyének, akik jobban működnek a kora reggeli és esti órákban. A rugalmas munkarend nem érhető függően munkavállalókkal-ellenőrzés az Ön jogi és HR részlegek biztosítják akkor végre ezeket a menetrendek és hogyan kell tennie, mielőtt halad előre.

Rugalmas idő: Ez az opció létrehozza „core óra”, amikor a csapat tagjai kell az irodában, vagy online és elérhető-például 11:00-03:00. Azokon az alaphúsokon kívül a csapat saját ütemtervének megfelelően működhet. Például, lehet, hogy úgy dönt, hogy a munka 07:00-03:00, míg egy másik csapat tagja működhet 10:00-06:00.

Évesített órák: Hasznos, ha a csapat jelentős Ebbs, és folyik a kereslet, éves munkaidő az alkalmazottak egy bizonyos teljes órák minden évben jellemzően néhány alapvető órát dolgozik hetente. Például egy mérnöki csapat extra órákba kerülhet a nagy indításhoz vezető hetekben, majd kevesebb órát dolgozik a következő héten.

Tömörített munka ütemezése: A tömörített ütemterv lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy kevesebb napra kondenzjanak órákat. Például négy 10 órás nap helyett négy 10 órás napot tudott dolgozni.

Szabadúszó munka ütemezése: Szabadúszók vállalkozók helyett a munkavállalók, és jellemzően dolgozni egy ütemtervet, amely illeszkedik a saját igényeit. Gyakran, a szabadúszókat a projekt befejezésén kell kifizetni, nem pedig az órák számát.

A rugalmas menetrendek különösen gyakoriak a távoli csapatok számára. Tény, hogy aA munkaindex anatómiája35% -át az alkalmazottak azt mondják, rugalmas megközelítést munkaidő kritikus helyzet javítására távoli munka-magánélet egyensúlyát.

Shift munka ütemezése

A Shift Munkaváltoztatások strukturáltabb megközelítést kínálnak. A szokatlan órákkal rendelkező csapatok leggyakrabban használják - például egy 24 órás támogatást nyújtó ügyfélszolgálati csapatot, vagy egy kulináris csapatot, amely előkészítenie kell az étkezést a kora reggeli órákban. A rugalmas ütemezéshez hasonlóan mindig ellenőrizze a belső csapatait a munkavállalói szerződések és a helyi törvények alapján.

Forgó eltolási ütemtervEz a típusú váltási programot lehetővé teszi a vállalkozások működését a nap 24 órájában, a dolgozó forgatások. Például egyes csapattagok a nap folyamán dolgozhatnak, míg mások kora reggel vagy éjszakai műszakban dolgozhatnak.

Osztott váltási ütemterv: Ez az ütemterv típusa elválasztja a munkavállaló két részre történő eltolódását. Például egy csapat tag lehet az óra a munkahelyi váltás reggel, az óra, majd térjen vissza egy másik műszakba este.

A hívásmunka menetrendje: Ha a munkavállaló hívás közben van, akkor rendelkezésre állnak, ha szükségesek. Jellemzően még mindig normális eltolódást működnek, majd továbbra is híváskor maradnak, ha elhagyják, ha a váltás rövid személyzetű, vagy ha vészhelyzet van. A hívásváltások általában a hét bizonyos napjai között forognak a csapat tagjai között, így senki sem kellene figyelmeztetnie.

Mindig jó gyakorlat, hogy konzultáljon a munkavállalókkal kapcsolatos munkavállalókkal, és előzetes értesítést ad. Sok országban ez szükséges. Emellett az Egyesült Államokon kívül a munkaszerződések jellemzően meghatározzák a napokat és az órákat a csapat tagjai fog működni. Mindig ellenőrizze a belső humán erőforrásait és jogi csapatait, mielőtt bármilyen változtatást végezne.

8 lépés a munkaterv létrehozásához

Kövesse az alábbi lépéseket, hogy létrehozzon egy személyre szabott munkarend, amely meghatározza a csapat a siker.

1. Határozza meg a követelményeket és az erőforrásokat

Mielőtt elkezdené az ütemezést, kitaláljuk amunkakörA csapatod felelős lesz-plusz az erőforrásokkal, amellyel dolgozni kell. Így ütemezheti a csapat idejét olyan módon, amely megvalósítja a valóságbanprojekt céljai .

Ha a csapatod fizetett munkavállalókból áll, azonosítsa, hogy hány ember van a csapatodon, az órákban általában dolgoznak, és minden közelgő szabadság vagy nyaralás. Ha óránkénti csapat tagjaira vagy vállalkozókra támaszkodik, forduljon az Ön számáraProjekt Budget annak megállapításához, hogy hány órát engedhet meg magának, hogy minden héten fizessen munkavállalókat vagy vállalkozókat.

2. Határozza meg, hogy a csapatnak dolgozni kell

Attól függően, hogy az üzleti vagy a projekt igényeinek, akkor szükség lehet a csapat tagjai is elérhető egyes alkalommal. Kérdezd meg ezeket a kérdéseket, hogy meghatározzák, hogy milyen típusú ütemterv teszi a legtöbb értelme a csapatodnak:

A csapata az üzleti órákon belül egyetlen időzónában működik, vagy a csapat a különböző időzónákkal rendelkezik? Ha az utóbbi esetleg meg kell ütemeznie az üléseket az időbeli különbségek befogadására - például néhány csapat tagja lehet, hogy online kell lennie 8 órakor csendes-óceőséges időpontban, hogy találkozzon az európai kollégákkal.

Szüksége van valakire a rendszeres munkaidőn kívül? Például egy szoftverfejlesztő csapata kijelölhet egy hívás személyt, ha a cég honlapja vagy szervere leáll.

A csapat a szokásos munkaidőn kívül működik? Például egy 24 órás ügyfélszolgálati csapat használhat egy forgó eltolódási ütemtervet, hogy folyamatos ügyfélszolgálatot biztosítson.

Milyen munkamegvállalás várható a nap, az év vagy a hónap különböző időpontjaiban? Például egy b2b vállalatok lelassíthatja az értékesítés az ünnepek környékén, míg a kulináris üzleti lehet felfuttatni minden nap vacsora időben.

A csapatnak személyesen kell találkoznia, vagy dolgozhatszaszinkron módon? És ha szüksége van a FaceTime-ra, akkor mi az ideális órák találkozni? Ha rugalmasabb ütemezési opciót választ, ezek a kérdések segíthetnek abban, hogy meghatározzák a "Core Hours" -t a csapat számára.

3. Sorolja fel az egyes eltolások követelményeit

Most, hogy azonosította, amikor a csapatnak elérhetőnek kell lennie, gondoljon az egyes műszakokra vonatkozó személyzeti követelményekre. Így megteremtheti az ideális egyensúlyt a vezetés és a szakértelem minden nap. Az induláshoz kérdezze meg magad a következő kérdéseket:

A csapattagok önállóan működhetnek, vagy segítenék annak, hogy valaki vezető szerepet töltsön be a kérdések felügyeletére vagy megválaszolására? Például egy csapat ápolónők mindig van egy orvos váltás osztályozás súlyosabb betegségek.

Milyen típusú szakértelemre van szükség? Például egy műveletek csapat szüksége lehet az emberek különböző típusú szakértelmet között 09:00 és 5 pm-like recepciós, irodavezető és egy informatikai szakember.

A speciális szakértelemmel rendelkező csapat tagjai különböző időpontokban érhetők el? Például ez vonatkozhat egy értékesítési csapat, amely együttműködik a számlák több globális régiókban. Az egyik fiókkezelő kora reggel online lehet, hogy találkozzon az ügyfelekkel Európában, míg a másik az esti órákat dolgozzon az ázsiai csapatok szinkronizálására.

4. Ismerje meg a csapatot

Annak érdekében, hogy a munkatervezési ütemterv olyan hatékony legyen, mint amilyen lehet, fontos, hogy túlmutat azon, hogy csak mindenki rendelkezésre álljanak. Kérdezzen meg minden csapat tagját, amikor inkább dolgozni, és amikor a legtermékenyebb - például az első dolog reggel vagy a nap végén. Így biztosíthatja, hogy minden személy teljes potenciáljukat dolgozzon, és elkerülje a csapat tagjainak ütemezését a csapattagok előnyben részesített fókusz idején.

Ezenkívül megismerjük az egyes személyek előnyben részesített együttműködési módját. Például, ha a csapat tagjai érték szemtől-szembe találkozók hanem szükséges a zavartalan fókusz időben létrehozásáról rugalmas ütemezés core óra lehet a jó választás.

5. A változások tervezése

Az élet megtörténik - az emberek megbetegednek, családi vészhelyzetekkel rendelkeznek, és jól megérdemelt vakációt vegyenek fel. Mint ilyen, fontos megtervezni, hogyan változtathatja meg a csapat munkaterejét, amikor váratlan események fordulnak elő. A csapat munkatervének létrehozásakor vegye figyelembe a következőket:

Betegnapok:Döntse el, hogy mi történik, ha valaki szüksége van egy utolsó perces szabadnapra. Például előfordulhat, hogy meg kell találni a csere vagy jelölnek személyt kezelni bármilyen sürgős kéréseket és kérdéseket. Vagy engedélyezheti a csapat tagjai, hogy szükség esetén cseréljenek egymással.

Tervezett idő:Hozzon létre egyértelmű iránymutatásokat, hogy az alkalmazottak hogyan kell időt kérni. Fontolja meg, hogy milyen messzire kell előzetesen tudnia, hogy tudják - például jelentősebb figyelmet igényelhetnek, ha valaki egy hétig vagy annál több hétig lesz, és kevesebb értesítést végez egyetlen napra.

Biztonsági mentés elérhetősége:Dokumentálja a csapat tartalék rendelkezésre állása előre kijelölik a másodlagos érintkezési pontok speciális üzleti vagy a projekt igényeinek. Így van egy hivatkozás, amikor a betegnapok és a tervezett idő kikapcsolása miatt nyitott váltásokra van szükség. Megoszthatja a folyamatos lefedettséget egy üzleti folytonossági tervben.

6. Végezze el a menetrendet

Most, hogy megválaszolta a követelményeket és a csapat preferenciáit, elkezdheti építeni a csapat munkatervét. A megadott formátum és a részletek szintje a kiválasztott ütemterv-típustól függ - például a forgó eltolódások vagy a szabványos 9-5 lefedettség. Azonban itt vannak olyan kulcsfontosságú komponensek, amelyek az összes munkavégzés típusát tartalmazzák:

Minden csapat tag neve

A várható időpontok és időpontok

A munka típusa minden személy felelős

Ahol fognak dolgozni (például, hogy vannak-e hivatalban lévő vagy távoli)

Ne feledje, hogy a fenti munkamenet pusztán példaként szerepel, és nem képviseliUDN feladatkezelőMunkaterviási politikák. Miután elkészítette a kezdeti munka ütemezését, győződjön meg róla, hogy ellenőrizze a törvényes és humán erőforrás-csapatait, hogy megvitassák, milyen lépéseket kell tenniük annak biztosítására, hogy az ütemterv megfeleljen a nemzeti, szövetségi és állami szabályoknak.

7. Ossza meg az ütemtervet

Annak érdekében, hogy a munkaterv hatékony legyen, hozzáférhetőnek kell lennie a csapat mindenki számára. A csapat munkatervének megosztása a csapat tagjai számára hatékonyan szükségessé válik. Ez lehetővé teszi az emberek tudják, ki érhető kérések és kérdések bármikor, és létrehozza határait csapat tagjai, akik le az órát.

Vannak különböző eszközök segítségével létrehozni és megosztani a munkarend, az egyszerű Excel sablonok erőteljesebbProjektmenedzsment szoftver. Olyan eszköz, mint a UDN feladatkezelő A megosztást könnyűvé teszi, és biztosítja, hogy a csapata hozzáférjen a menetrend legmodernebb verziójához. Val velUDN feladatkezelőA csapat tagjai könnyedén frissíthetik és szabad részjegy valós időben. Plusz, tudszVisualizálja a csapat munkatervétKülönböző projekt nézetekkel, beleértve a listát, a táblát, a naptárat vagy az idővonal opciókat.

8. Kérjen visszajelzést

Az első munkapálya, amelyet nem kell tökéletesnek lennie. Sőt, akkor számíthat arra, hogy folyamatosan módosítja és javítja a csapat menetrend, és nem gyűjt visszacsatolás elengedhetetlen része ennek a folyamatnak. Rendes Cadence-t hozzon létre a csapatod bevitelére - például minden hónap végén vagy negyedév végén. Így továbbra is testreszabhatja a csapat munkatervét, és felhatalmazhatja az egyes személyeket, hogy összpontosítson és összpontosítson a teljes potenciáljukra.

Ütemterv bizalommal

Ha jobb, akkor egy munkaterv a csapat erősségeit játssza, és lehetővé teszi, hogy minden egyes csapat tagja legyen a legtermékenyebb önmaga. Ha megosztunk egy munkarend szerte a csapat, mindenki világosan látja, hogy melyik csapat tagjai rendelkezésre állnak az adott pillanatban, aki felelős, és aki le az órát. És oly sok munkarend típusok közül lehet választani, akkor létrehozhat egy személyre szabott tervet a csapat, amely felhatalmazza őket, hogy kezeljék a projekt célok világos és megbízható.