Zwiększ wydajność i jasność harmonogramami pracy

Streszczenie

Harmonogram prac jest dokumentem, który pomaga zaplanować i organizować czas twojego zespołu. Po zakończeniu, harmonogram pracy gra do mocnych stron zespołu, umożliwia każdemu członkowi zespołu, aby był ich najbardziej produktywną jaźń i zapewnia jasność wokół, kto jest dostępny na prośby i pytania. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o różnych rodzajach harmonogramów pracy i jak utworzyć jeden dla swojego zespołu.

Twój zespół jest najważniejszą częścią każdego projektu. Ich praca - i ich czas - ma zasadnicze znaczenie dla rozwiązywania celów projektowych i wzrostu biznesu. A kiedy skutecznie zarządzasz czasem zespołu, możesz wzmocnić każdą osobę, aby wykonać swoją najlepszą pracę.

Wejścia wchodzą harmonogramy pracy

Jaki jest harmonogram pracy?

Harmonogram prac jest dokumentem, który pomaga zaplanować i organizować czas twojego zespołu. Szczegóły określonych dniach i godzinach członków zespołu będą pracować - więc pracownicy wiedzą, kiedy są dostępne, a twój zespół ma jasność, kto pracuje, kiedy.

Potrzeby twojego zespołu określają typ używanego harmonogramu pracy. Na przykład zespół inżynierii internetowej może korzystać z bardziej elastycznego harmonogramu pełnoetatowego, który pozwala pracownikom ustawić własne godziny, podczas gdy zespół obsługi klienta może pracować w obracaniu zmian, aby zapewnić 24-godzinną obsługę.

Jak harmonogram pracy może pomóc Twojemu zespołowi

Harmonogram pracy może wzmocnić swój zespół, aby osiągnąć najlepszą pracę. Oto jak:

Zwiększyć wydajność

Może być różni ludzieproduktywny w różnych czasach- dla przykładów, niektórzy mogą znaleźć ichStan przepływu.W godzinach porannych, podczas gdy inni mogą działać lepiej wieczorem. Harmonogram prac pozwala dotknąć preferowanymi godzinami członków zespołu, aby mogli działać, gdy są najbardziej produktywne.

Graj do mocnych stron zespołu

Różni członkowie zespołu często mają różne zestawy umiejętności. Na przykład jedna osoba może być ekstrawertyczna i dobra w komunikacji z klientami, podczas gdy inny może doskonalić koordynację za stoiskowymi. Utrzymywanie tych różnic podczas planowania, może zapewnić, że mocne strony twojego zespołu są dobrze wyważone dla każdej zmiany.

Stworzyć jasność

Udostępnianie harmonogramu pracy z zespołem pozwala wszystkim wiedzieć, kto pracuje, kiedy. W ten sposób członkowie zespołu zawsze wiedzą, kto jest dostępny, aby pomóc w danym czasie. A kiedy ludzie są poza zegarem, cały zespół wie, więc pracownicy są uprawnione do całkowitego rozłączenia.

Oszczędzaj czas

Tworzenie harmonogramu pracy może zająć więcej czasu, ale twoja przyszła sama będzie ci podziękować. Po utworzeniu spójnego procesu harmonogramu - wraz z wytycznymi do żądania czasu wolnego - spędzasz mniej czasu dotyczących logistyki i regulacji w ostatniej chwili.

Zachowaj karty na kosztach

Jeśli członkowie zespołu są płaceni godzinowe, co jest bardziej powszechne w USA, harmonogram pracy jest łatwym sposobem usprawnienia kosztów i pobytu w swoimbudżet projektu. Pomaga zarządzać godzinami pracy pracowników lub wykonawców i unikać kosztownych przekroczeń. Możesz także zapobiec niedostatecznie planowaniu i upewnić się, że nigdy nie pozostaniesz krótkoterminowy.

Pozostań zgodny.

W zależności od wielu godzin pracujących zespołu pracuje, mogą być uprawnione do pewnych korzyści, takich jak minimalne przerwy na odpoczynek, przerwy na posiłki lub wynagrodzenie za nadgodziny. Korzystanie z harmonogramu pracy do zarządzania godzinami pracowników może pomóc w pozostaniu zgodnym z przepisami krajowymi, federalnymi i państwowymi oraz przepisami, takimi jak Ustawa o uczciwych standardów pracy (FLSA)W wymaganiach w USA lub czasie pracy w Europie. Przed zaproponowanie nowego harmonogramu pracy upewnij się, że sprawdzam radcę prawnego.

Rodzaje harmonogramów pracy

Istnieje wiele różnych sposobów tworzenia harmonogramu pracy. Wybrany typ harmonogramu zależy od potrzeb twojego zespołu, twojego projektu iCele firmyi twój wyjątkowyKultura organizacyjna. Zawsze sprawdzaj ze swoimi wewnętrznymi zespołami prawnymi i HR przed wdrożeniem jakichkolwiek zmian w planowaniu pracy, ponieważ mogą występować lokalne lub krajowe ograniczenia prawne i wymogi proceduralne. Oto kilka opcji planowania pracowników do rozważenia:

Podstawowe harmonogramy pracy.

Te podstawowe typy harmonogramów są zróżnicowane wyłącznie przez liczbę przepracowanych godzin. W poniższych sekcjach damy Ci kilka przykładów, jak dostosować harmonogramy w pełnym wymiarze godzin lub w niepełnym wymiarze godzin, aby dodać dodatkową elastyczność lub obejmować specyficzne potrzeby biznesowe - ale na razie, oto szybki przegląd:

Harmonogram prac w pełnym wymiarze godzin: Harmonogramy w pełnym wymiarze godzin obejmują około 40 lub więcej godzin każdego tygodnia, choć poszczególne kraje mogą definiować pracę w pełnym wymiarze godzin inaczej.

Harmonogram prac w niepełnym wymiarze godzin: Harmonogramy w niepełnym wymiarze godzin obejmują (domyślasz go) mniej godzin niż harmonogramy w pełnym wymiarze godzin. Pozostawia to wiele wiggle room-na przykład, pracownik w niepełnym wymiarze godzin mógł pracować dwie godziny tygodniowo lub 25 godzin tygodniowo.

Elastyczne harmonogramy pracy.

Elastyczne harmonogramy zapewniają miejsce dla członków zespołu do pracy, gdy są najbardziej produktywne i dostosowują swoje godziny do swoich harmonogramów. Może to poprawić równowagę między życiem zawodowym, zwiększając stan przepływu i zapewnić niezbędny czas ostrości dla osób, które działają lepiej we wczesnym rankiem i wieczorami. Elastyczne harmonogramy pracy mogą nie być dostępne w zależności od kontraktów pracowników - zamelduj się z działami prawnymi i HR, aby upewnić się, że można wdrożyć te harmonogramy i jak to zrobić przed przejściem do przodu.

Czas na rozciąganie: Ta opcja ustanawia "godziny rdzeniowe", gdy członkowie zespołu powinni znajdować się w biurze lub online i dostępnych - na przykład z 11:00 do 15:00. Poza tymi godzinami głównymi, twój zespół może pracować zgodnie z własnym harmonogramem. Na przykład, możesz zdecydować się na pracę od 7 rano do 15:00, podczas gdy inny członek zespołu może pracować od 10:00 do 18.00.

Roczne godziny: Przydatne, jeśli Twój zespół ma znaczące odpływy i przepływy popytu, roczne godziny dają pracownikom konkretną sumę godzin każdego roku - zazwyczaj z pewnymi godzinami rdzeniowymi każdego tygodnia pracy. Na przykład zespół inżynieryjny może umieścić dodatkowe godziny w tygodniach prowadzących do dużego uruchomienia, a następnie pracować mniej godzin w tygodniu.

Skompresowany harmonogram prac: Skompresowany harmonogram pozwala członkom zespołu skondensować swoje godziny na mniej dni. Na przykład możesz pracować cztery 10-godzinne dni zamiast pięciu 8-godzinnych dni.

Harmonogram prac niezależnych: Freelancerów są kontrahentami, a nie pracownikami i zazwyczaj pracują na harmonogramie, który pasuje do własnych potrzeb. Często freelancerzy są płaceni po zakończeniu projektu, a nie na liczbę godzin pracy.

Elastyczne harmonogramy są szczególnie powszechne dla zdalnych zespołów. W rzeczywistości zgodnie zAnatomia indeksu pracy35% pracowników twierdzi, że elastyczne podejście do godzin pracy ma kluczowe znaczenie dla poprawy zdalnego równowagi dzieł życia.

Harmonogramy zmian zmian

Harmonogramy pracy przesuwnej oferują bardziej zorganizowane podejście. Są najczęściej używane przez zespoły z niezwykłymi godzinami - na przykład zespół obsługi klienta, który zapewnia całodobową obsługę lub zespół kulinarny, który musi przygotować posiłki we wczesnych godzinach porannych. Podobny do elastycznych harmonogramów, zawsze sprawdzaj w wewnętrznych zespołach o tym, co jest dostępne na podstawie umów pracowniczych i lokalnych przepisów.

Obrotowy harmonogram zmian: Ten typ harmonogramu zmian pozwala przedsiębiorstwom działać 24 godziny dziennie, z pracownikami pracującymi w rotacjach. Na przykład niektórzy członkowie zespołu mogą pracować w ciągu dnia, podczas gdy inni mogą pracować wcześnie rano lub nocne zmiany.

Rozłam harmonogram zmian: Ten typ harmonogramu oddziela zmianę pracownika na dwie części. Na przykład, członek zespołu może zegar na zmianę pracy rano, zegarek, a następnie wrócić na kolejną zmianę wieczorem.

Harmonogram prac na telefon: Kiedy pracownik jest na telefon, są dostępne do pracy, jeśli są potrzebne. Zazwyczaj nadal działają normalną zmianę, a następnie pozostają na telefonie po wyjściu, gdyby zmiana jest krótka, albo jeśli istnieje nagły wypadek. On-Call Shifts zwykle obracają się między członkami zespołu w określonych dniach tygodnia, więc nikt nie musi być alarmowy przez cały czas.

Zawsze dobrze jest skonsultować się z pracownikami o wszelkich zmianach harmonogramu pracy i powiadomienia o wyprzedzeniem. W wielu krajach jest to wymagane. Dodatkowo, poza USA umowy o pracę zazwyczaj określają, że członkowie drużyny dni będą pracować. Zawsze sprawdzaj w wewnętrznych zasobach ludzkich i zespołach prawnych przed dokonaniem zmian.

8 kroków, aby utworzyć harmonogram pracy

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby utworzyć dostosowany harmonogram pracy, który ustawia zespół do sukcesu.

1. Zidentyfikuj wymagania i zasoby

Zanim rozpoczniesz planowanie, dańzakres pracTwój zespół będzie odpowiedzialny za-plus zasoby, z którymi musisz pracować. W ten sposób możesz zaplanować czas swojego zespołu w sposób, który będzie realistycznie osiągnąć twójcele projektu .

Jeśli twój zespół składa się z pracowników wynagrodzeń, zidentyfikuj, ile osób jest w twoim zespole, godziny, które zazwyczaj działają, a każdy nadchodzący urlop lub czas urlopu. Jeśli jesteś polegający na członkach drużyny godzinowych lub wykonawców, skonsultuj się z swoimPudont, aby określić, ile godzin można sobie pozwolić na zapłatę pracowników lub wykonawców każdego tygodnia.

2. Określ, kiedy twój zespół powinien działać

W zależności od potrzeb biznesowych lub potrzebnych potrzebujesz, aby członkowie zespołu były dostępne w określonych czasach. Zadaj sobie pytania, aby określić, jaki rodzaj harmonogramu ma największy sens dla twojego zespołu:

Czy twój zespół działa w godzinach pracy w jednej strefie czasu, czy też twoja drużyna obejmuje różne strefy czasowe? Jeśli ten ostatni może być konieczne zaplanowanie spotkań w określonych czasach, aby pomieścić różnice czasowe - na przykład niektórzy członkowie zespołu mogą być online w 8:00 czasu Pacyfiku, aby spotkać się z kolegami w Europie.

Czy potrzebujesz kogoś na zewnątrz poza regularnymi godzinami pracy? Na przykład zespół deweloperów oprogramowania może wyznaczyć osobę na telefonie na wypadek strony internetowej firmy lub serwera.

Czy twój zespół działa poza normalnym godzinami pracy? Na przykład 24-godzinna drużyna obsługi klienta może użyć obrotowego harmonogramu zmian, aby zapewnić ciągłą obsługę klienta.

Jakiego rodzaju popytu na pracę oczekujesz w różnych porach dnia, roku lub miesiącu? Na przykład firma B2B może spowolnić sprzedaż wokół świąt, podczas gdy kulinarny biznes może się obniżyć każdego dnia w czasie obiadu.

Czy twój zespół musi spotkać osobę lub czy możesz pracowaćasynchronicznie? A jeśli potrzebujesz FaceTime, jakie są idealne godziny na spotkanie? Jeśli zdecydujesz się na bardziej elastyczną opcję harmonogramu, te pytania mogą pomóc w określeniu "godzin rdzeniowych" dla twojego zespołu.

3. Wymień wymagania dotyczące każdej zmiany

Teraz, gdy zidentyfikowałeś, gdy twój zespół powinien być dostępny, pomyśl o wymaganiach pracowniczych dla każdej zmiany. W ten sposób możesz stworzyć idealną równowagę przywództwa i wiedzy każdego dnia. Aby rozpocząć, zadaj sobie następujące pytania:

Czy członkowie zespołu mogą pracować niezależnie, albo pomogłaby mieć kogoś w pozycji przywódczej, aby nadzorować lub odpowiedzieć na pytania? Na przykład zespół pielęgniarek powinien zawsze mieć lekarza na przejściu na triańskie poważniejsze choroby.

Jaki rodzaj wiedzy jest wymagany? Na przykład zespół operacyjny może potrzebować ludzi z różnymi rodzajami wiedzy między 9 rano do 5 pm do recepcjonistki, menedżera biurowego i specjalisty IT.

Czy członkowie zespołu powinny być dostępne w różnych czasach? Na przykład może to dotyczyć zespołu sprzedaży, która działa z kontami w wielu regionach globalnych. Jeden menedżer konta może być online wczesnym rankiem, aby spotkać się z klientami w Europie, podczas gdy inny może pracować wieczorne godziny synchronizacji z zespołami w Azji.

4. Poznaj swój zespół

Aby Twój harmonogram pracy był tak skuteczny, jak tylko może być, ważne jest, aby wyjść poza żądanie dostępności wszystkich. Zapytaj każdego członka zespołu, gdy wolą pracować, a kiedy są najbardziej produktywne - na przykład, pierwsza rzecz rano lub pod koniec dnia. W ten sposób możesz upewnić się, że każda osoba pracuje na pełnym potencjale i unikać planowania spotkań zespołowych podczas preferowanego ostrości członków zespołu.

Ponadto poznawaj preferowaną metodę współpracy każdej osoby. Na przykład, jeśli członkowie zespołu wartość spotkań twarzą w twarz, ale również wymagają niezakłóconego czasu ostrości, ustanawiając elastyczny harmonogram z godzinami rdzeniowymi może być dobrą opcją.

5. Plan zmiany

Życie zdarza się - ludzie chorują, mają nagłych wypadków rodzinnych i podejmują zasłużone wakacje. W związku z tym ważne jest, aby zaplanować, w jaki sposób wprowadzisz zmiany w harmonogramie pracy zespołu, gdy wystąpią nieoczekiwane zdarzenia. Rozważ następujące czynności, gdy tworzysz harmonogram pracy swojego zespołu:

Chore dni:Zdecyduj, co się dzieje, gdy ktoś nie potrzebuje dnia ostatniego dnia wolnego. Na przykład może być konieczne znalezienie wymiany lub wyznaczyć osobę punktową, aby poradzić sobie z pilnymi żądaniami lub pytaniami. Lub możesz pozwolić członkom zespołu swap ze sobą ze sobą, jeśli to konieczne.

Planowany czas wolny:Utwórz wyraźne wytyczne dotyczące tego, w jaki sposób pracownicy powinni żądać czasu wolnego. Zastanów się, jak daleko z góry powinni pozwolić Ci znać - na przykład, może potrzebować więcej znaczącego powiadomienia, jeśli ktoś będzie na tydzień na tydzień lub więcej, a mniej zawiadomienia za pojedyncze dni wolne.

Dostępność tworzenia kopii zapasowych:Dokumentuj dostępność kopii zapasowej swojego zespołu z wyprzedzeniem i wyznaczają wtórne punkty kontaktu dla konkretnych przedsiębiorstw lub potrzeb projektowych. W ten sposób będziesz miał odniesienie, gdy musisz pokryć otwarte zmiany z powodu dni chorobowych i planowane czas wolny. Możesz udostępniać dalsze zasięg w planie ciągłości biznesowej.

6. Dokonaj harmonogramu

Teraz, gdy pryszczyłeś wymagania i preferencje zespołu, możesz rozpocząć budowanie harmonogramu pracy swojego zespołu. Format i poziom szczegółowości, które zawiera, będzie zależą od wybranego harmonogramu, na przykład, niezależnie od tego, czy planujesz obracające zmiany lub standardowy zasięg 9-5. Oto kilka kluczowych komponentów do uwzględnienia wszystkich typów harmonogramu pracy:

Każdy członek zespołu

Daty i czasy są spodziewane

Rodzaj pracy Każda osoba jest odpowiedzialna za

Gdzie będą pracować z (na przykład, czy będą w biurze, czy zdalne)

Należy pamiętać, że powyższy harmonogram pracy jest wyłącznie włączony jako przykład i nie reprezentujeMenedżer zadań UDN.Polityka harmonogramu pracy. Po zaprojektowaniu początkowego harmonogramu pracy należy sprawdzić z zespołami prawnymi i zasobami ludzkimi, aby omówić, jakie kroki należy podjąć, aby zapewnić, że harmonogram jest zgodny z przepisami krajowymi, federalnymi i państwowymi.

7. Udostępnij swój harmonogram

Aby harmonogram prac był skuteczny, powinien być dostępny dla wszystkich w twoim zespole. Udostępnianie harmonogramu pracy zespołu tworzy jasność potrzebną dla członków zespołu, aby skutecznie współpracować. Pozwala ludziom wiedzieć, kto jest dostępny na prośby i pytania w dowolnym momencie, i tworzy granice dla członków zespołu, którzy są poza zegarem.

Istnieje wiele narzędzi, których można użyć do tworzenia i udostępniania harmonogramu pracy, od prostych szablonów Excel do bardziej solidnejOprogramowanie do zarządzania projektami. Narzędzie jak Menedżer zadań UDN. Udostępnianie ułatwia i zapewnia, że ​​twój zespół ma dostęp do najbardziej aktualnej wersji harmonogramu. ZMenedżer zadań UDN., Członkowie zespołu mogą łatwo zaktualizować ich dostępność i udostępniać notatki w czasie rzeczywistym. Plus, możeszWizualizuj harmonogram pracy swojego zespołuZ różnymi widokami projektu, w tym listą, deską, kalendarzem lub opcjami oś czasu.

8. Zapytaj o informacje zwrotne

Pierwszy harmonogram pracy, który nie musi być idealny. W rzeczywistości można oczekiwać stale dostosowywania i poprawy harmonogramu swojego zespołu, a zbieranie opinii jest istotną częścią tego procesu. Ustal regularną kadencję do żądania wejścia z zespołu - na przykład na koniec każdego miesiąca lub kwartału. W ten sposób możesz kontynuować dostosowanie harmonogramu pracy swojego zespołu i wzmacnia każdą osobę, aby skupić się i współpracować z pełnym potencjałem.

Harmonogram z zaufaniem

Po zakończeniu, harmonogram pracy gra do mocnych stron zespołu i umożliwia każdemu członkowi zespołu być ich najbardziej produktywnym ja. Kiedy dzielisz się harmonogramem pracy w swoim zespole, każdy może wyraźnie zobaczyć, który członkowie zespołu są dostępne w danym momencie, kto jest odpowiedzialny za co, a kto jest z całej ziemi. I z tak wieloma typami harmonogramów pracy do wyboru, możesz stworzyć projekt dostosowany do twojego zespołu, który umożliwia ich zwalczanie celów projektu z jasnością i zaufaniem.