Повышение производительности и четкости с графиками работы

Резюме

График работы является документом, который поможет вам спланировать и организовать время вашей команды. Когда сделано правильно, график работы играет на сильные вашей команды, позволяет каждому члену команды, чтобы быть наиболее продуктивном себя, и обеспечивает ясность в который доступен для запросов и вопросов. Читайте дальше, чтобы узнать о различных типах графиков работы и как создать для вашей команды.

Ваша команда является наиболее важной частью любого проекта. Их работа, и их время имеет важное значение для решения задач проекта и роста шпоры бизнеса. И когда вы эффективно управлять временем вашей команды, вы можете расширить возможности каждого человека, чтобы сделать свои лучшие работы.

Вот где графики работы приходят. Когда все сделано правильно, график работы делает большую пропускную способность и гарантирует, что ваш проект или бизнес имеет ресурсы, необходимые для достижения успеха вашей команды.

Что такое график работы?

График работы является документом, который поможет вам спланировать и организовать время вашей команды. В нем подробно конкретные дни и часы члены команды будут работать, поэтому сотрудники знают, когда они будут доступны, и ваша команда имеет ясность относительно того, кто работает, когда.

Потребности вашей команды определяют тип графика работы вы используете. Например, веб-техническая команда может использовать более гибкий график полный рабочий день, что позволяет сотрудникам устанавливать свои собственные часы, в то время как команда обслуживания клиента может работать в сменной, чтобы обеспечить 24-часовую поддержку.

Как график работы может помочь вашей команде

График работы может расширить свою команду, чтобы выполнить свои лучшие работы. Вот как:

Повышение производительности

Разные люди могут бытьпродуктивный в разное время-для например, некоторые из них могут найти ихсостояние потокав утренние часы, в то время как другие могут работать лучше в вечернее время. График работы позволяет задействовать предпочтительные часы членов вашей команды, чтобы они могли работать, когда они наиболее продуктивны.

Играть в ваши сильные команды

Различные члены команды часто имеют разные наборы навыков. Например, один человек может быть общительным и хорошо общаться с клиентами, в то время как другие могут преуспеть в координации за кадром. Учитывая эти различия в виду при планировании может гарантировать, что сильные стороны вашей команды хорошо сбалансированы для каждой смены.

Создание ясности

Разделяя график работы с вашей командой позволяет всем знать, кто работает, когда. Таким образом, члены команды всегда знают, кто готов помочь в любой момент времени. И когда люди от часов, вся команда знает, что-поэтому сотрудники имеют право отключить полностью.

Экономия времени

Создание расписания работы может занять больше времени фронта, но ваше будущее я отблагодарит вас. После того, как вы установили последовательное планирование процесса, наряду с руководящими принципами для запроса свободного времени-вы будете тратить меньше времени на решение логистики и корректировки в последнюю минуту.

Следите на затраты

Если члены вашей команды оплачивается почасово, который чаще встречается в США, график работы является простым способом затрат обтекаемых и пребывания в пределах вашегобюджет проектаОтказ Это поможет вам управлять часы работы сотрудников или подрядчиков и избежать дорогостоящих overscheduling. Вы также можете предотвратить под планированием и убедитесь, что вы никогда не оставили на коротких столах.

Stay совместимый

В зависимости от того, сколько часов работы членов команды работают, они могут иметь право на определенные преимущества, такие как минимальные перерывы отдыха, разрывы еды или оплата сверхурочных. Используя график работы для управления часами сотрудников, может помочь вам послужить в соответствии с национальными, федеральными и государственными законами и нормами, такими как Закон о справедливых трудах (FLSA)в США или трудовых требованиях в Европе. Обязательно проверьте свой юридический адвокат, прежде чем предлагать новый график работы.

Типы рабочих расписаний

Существует много разных способов создания графика работы. Тип расписания, который вы выбираете, зависит от потребностей вашей команды, вашего проекта иЦели компании, и ваш уникальныйорганизационная культураОтказ Всегда проверяйте своими внутренними юридическими командами и HR, прежде чем реализовать какие-либо изменения в планировании работы, поскольку могут быть местные или национальные правовые ограничения и процессуальные требования. Вот некоторые варианты планирования сотрудников для рассмотрения:

Основные графики работы

Эти основные типы расписаний дифференцируются исключительно на количество часов работы. В следующих разделах мы дадим вам несколько примеров того, как настроить план времени или неполный рабочий день, чтобы добавить дополнительную гибкость или охватывать определенные потребности в бизнесе - но на данный момент, вот быстрый обзор:

Расписание на полный рабочий день: Полные графики включают в себя примерно 40 или более часов каждую неделю - хотя отдельные страны могут определить полный рабочий день по-разному.

Расписание неполный рабочий день: Расписания неполный рабочий день включают в себя (вы угадаете его) меньше часов, чем на полные графики. Это оставляет множество комнаты Wiggle, например, с неполный рабочий день может работать два часа в неделю или 25 часов в неделю.

Гибкие графики работы

Гибкие графики предоставляют комнату для членов команды на работу, когда они наиболее продуктивны и портят их часы своим личным расписаниям. Это может улучшить баланс трудовой жизни, состояние потока усиления и обеспечить необходимое время в центре внимания людям, которые работают лучше рано утром и вечерами. Гибкие графики работы могут быть недоступны в зависимости от договоров сотрудников - регистрация в связи с вашими юридическими департаментами, чтобы убедиться, что вы сможете реализовать эти расписания и как это сделать, прежде чем двигаться вперед.

Время гибки: Эта опция устанавливает «основные часы», когда члены команды должны быть в офисе или в Интернете и доступны, например, с 11 утра до 3 вечера. За пределы этих основных часов ваша команда может работать в соответствии с их собственным графиком. Например, вы можете решить работать с 7 утра до 3 вечера, тогда как другой член команды может работать с 10:00 до 6 вечера.

Годовые часы: Полезно, если ваша команда имеет значительные EBBS и потоки востребованном спроса, годовые часы дают сотрудникам определенные часы каждый год - обычно с некоторыми ящими часами каждой рабочей недели. Например, инженерная команда может поставить за дополнительные часы в течение нескольких недель, ведущих до большого запуска, а затем работать меньше часов после недели.

Сжатый график работы: Сжатый график позволяет членам команды конденсировать свои часы в меньшее количество дней. Например, вы можете работать четыре 10-часовые дни вместо пяти 8-часовых дней.

График внештатных работ: Фрилансеры - подрядчики, а не сотрудники, и обычно могут работать над графиком, который соответствует их собственным потребностям. Часто фрилансеры оплачиваются по завершению проекта, а не на количество часов, которые они работают.

Гибкие графики особенно распространены для удаленных команд. На самом деле, согласноАнатомия рабочего индекса, 35% сотрудников говорят, что гибкий подход к рабочему времени имеет решающее значение для улучшения удаленного баланса работы.

Смежные графики работы

Смежные графики работы предлагают более структурированный подход. Они чаще всего используются командами с необычными часами, например, командой обслуживания клиентов, которая обеспечивает круглосуточную поддержку или кулинарную команду, которая должна подготовить еду в ранние утренние часы. Подобно гибким графикам, всегда проверяйте своими внутренними командами о том, что доступно на основе договоров сотрудников и местных законов.

Вращающийся график сдвига: Этот тип графика переключения позволяет предприятиям действовать 24 часа в день, с сотрудниками, работающими в ротациях. Например, некоторые члены команды могут работать в течение дня, в то время как другие могут работать рано утром или ночными сдвигами.

График разделения сдвига: Этот тип расписания отделяет смещение работника на две части. Например, члена команды могут начать сдвиг на работу утром, часами, затем вернуться на другую смену вечером.

График работы на вызове: Когда сотрудник включен, они доступны для работы, если они нужны. Они, как правило, все еще все еще будут работать в обычной смене, затем остаются по вызову, как только они уйдут в случае, если сдвиг коротко укомплектован или если есть чрезвычайная ситуация. Сдвиги на вызове обычно вращаются между членами команды в определенные дни недели, поэтому никто не должен быть настороженному.

Всегда хорошая практика, чтобы проконсультироваться с сотрудниками о любых изменениях графика работы и предоставлять предварительное уведомление. Во многих странах это требуется. Кроме того, вне США, трудовые договоры, как правило, указываются в дни и часы члены команды будут работать. Всегда проверяйте своими внутренними людскими ресурсами и юридическими командами, прежде чем внести какие-либо изменения.

8 шагов, чтобы создать график работы

Следуйте этим шагам, чтобы создать адаптный график работы, который устанавливает свою команду для успеха.

1. Определите требования и ресурсы

Прежде чем начать планирование, выяснитеОбъем работыВаша команда будет отвечать за-плюс ресурсы, с которыми вы должны работать. Таким образом, вы можете запланировать время вашей команды таким образом, чтобы реально осуществить свойцели проектаОтказ

Если ваша команда состоит из наемных сотрудников, определить, сколько людей в вашей команде, часы они обычно работают, и любой предстоящий отпуск или время отпуска. Если вы полагаетесь на почасовую команду или подрядчики, проконсультируйтесь с вашимСладкий проектT Чтобы определить, сколько часов вы можете позволить себе платить сотрудникам или подрядчикам каждую неделю.

2. Определите, когда ваша команда должна работать

В зависимости от потребностей вашего бизнеса или проекта, вам может понадобиться члены команды, которые будут доступны в определенное время. Задайте себе эти вопросы, чтобы определить, какой тип графика самым имеет смысл для вашей команды:

Ваша команда работает в течение часа зарабатывания в одном часовом поясе, или ваша команда проходит разные часовые зоны? Если последний, вам может понадобиться запланировать встречи в течение конкретных времен для размещения временных различий - например, некоторые члены команды могут быть в Интернете в 8 утра Тихоокеанском регионе, чтобы встретиться с коллегами в Европе.

Вам нужен кто-то по вызову снаружи обычные рабочие часы? Например, команда разработчиков программного обеспечения может обозначать человека на звонке на случай, если веб-сайт или сервер компании снизится.

Ваша команда работает вне нормальных часов работы? Например, 24-часовая команда обслуживания клиентов может использовать график вращения переключения для обеспечения непрерывной поддержки клиентов.

Какой тип работы спрос вы ожидаете в разное время день, год или месяц? Например, компания B2B может замедлить продажи в праздничные дни, в то время как кулинарный бизнес может наклоняться каждый день во время обеда.

Ваша команда должна встретиться лично, или вы можете работатьасинхронно? И если вам нужен FaceTime, каковы идеальные часы для встречи? Если вы выбираете более гибкий вариант расписания, эти вопросы могут помочь вам определить «основные часы» для вашей команды.

3. Перечислите требования к каждой смене

Теперь, когда вы определили, когда ваша команда должна быть доступна, подумайте о кадровых требованиях к каждой смене. Таким образом, вы можете создать идеальный баланс лидерства и опыта каждый день. Чтобы начать, спросите себя следующие вопросы:

Могут ли члены команды самостоятельно работать независимо, или она поможет кому-то на лидерстве, доступную для контроля или ответа на вопросы? Например, команда медсестер всегда должна иметь врач на сдвиг на сортировку более серьезных заболеваний.

Какой тип опыта требуется? Например, операционная команда может понадобиться людям с различными типами опыта между 9:00 до 5 вечера.

Должны ли члены команды со специфическим опытом доступны в разное время? Например, это может применить к команде продаж, которая работает с счетами по нескольким глобальным регионам. Один менеджер по счету может быть онлайн рано утром, чтобы встретиться с клиентами в Европе, а другой может работать вечернее время, чтобы синхронизировать с командами в Азии.

4. Познакомьтесь с вашей командой

Чтобы сделать ваш график работы в целом, как может быть, важно выйти за рамки только что запрашивая доступность каждого. Попросите каждого члена команды, когда они предпочитают работать, и когда они наиболее продуктивны, например, первым делом утром или в конце дня. Таким образом, вы можете гарантировать, что каждый человек работает на их полный потенциал, и избегайте планирования командных собраний во время предпочтительных членов команды.

Кроме того, познакомиться с предпочтительным методом сотрудничества каждого человека. Например, если члены команды стоимостью лицом к лицу встречи, но также требуют ненужной точки зрения, установление гибкого расписания с основными часами может быть хорошим вариантом.

5. План для изменений

Жизнь бывает - люди заболевают, имеют семейные чрезвычайные ситуации и возьмите заслуженные каникулы. Таким образом, важно планировать, как вы внесите изменения в график работы вашей команды, когда происходят неожиданные события. Рассмотрим следующее, когда вы создаете график работы вашей команды:

Больные дни:Решите, что происходит, когда кому-то нужен последний выходной выходной. Например, вам может потребоваться найти замену или назначить точку зрения, чтобы обрабатывать любые срочные запросы или вопросы. Или вы могли бы позволить членам команды поменяться сдвигами друг с другом, если это необходимо.

Планируемое время от времени:Создайте четкие рекомендации для того, как сотрудники должны запрашивать отсрочку. Посмотрим, насколько далеко они должны сообщить вам, например, вам может потребоваться более важное уведомление, если кто-то будет на неделю или более, и меньше уведомления за один выходной.

Доступность резервного копирования:Документе доступность резервной копии вашей команды заранее и обозначайте вторичные точки контакта для конкретных потребностей в бизнесе или проектах. Таким образом, у вас будет ссылка, когда вам нужно покрыть открытые сдвиги из-за больных дней и запланировано время. Вы можете поделиться продолжением покрытия в плане непрерывности бизнеса.

6. Сделайте свой график

Теперь, когда вы вытянули требования и предпочтения команды, вы можете начать создавать график работы вашей команды. Формат и уровень детализации, которые вы включаете, будут зависеть от выбранного вами типа расписания, например, планируете ли вы вращающиеся сдвиги или стандартное покрытие 9-5. Тем не менее, вот некоторые ключевые компоненты для включения для всех типов графика работы:

Имя каждого члена команды

Даты и раз, когда они ожидают работать

Тип работы, за который каждый человек несет ответственность за

Откуда они будут работать (например, будь то в офисе или удаленном)

Обратите внимание, что приведенный выше график работы чисто включен в качестве примера и не представляетДиспетчер задач UDNПолитика расписания работы. После того, как вы разработали свой первоначальный график работы, обязательно проверьте свои команды юридических и людских ресурсов, чтобы обсудить, какие шаги вы должны предпринять, чтобы гарантировать, что ваш график соответствует любым национальным, федеральным и государственным нормам.

7. Поделитесь своим расписанием

Для эффективности работы графика работы он должен быть доступен для всех в вашей команде. Распределение графика работы вашей команды создает ясность, необходимая для членов команды, чтобы эффективно работать вместе. Это позволяет людям знать, кто доступен для запросов и вопросов в любой момент времени, и создает границы для членов команды, которые находятся на часах.

Существует множество инструментов, которые вы можете использовать для создания и поделиться расписанием вашего работы, от простых шаблонов Excel для более надежногоПрограммное обеспечение для управления проектамиОтказ Инструмент вроде Диспетчер задач UDN Делает обмен на простых и гарантирует, что ваша команда имеет доступ к самой современной версии вашего расписания. С участиемДиспетчер задач UDNУчастники команды могут легко обновлять свои доступности и обмениваться заметками в режиме реального времени. Плюс, вы можетеВизуализируйте график работы вашей командыС разными представлениями проекта, включая список, доска, календарь или варианты временной шкалы.

8. Спросите отзывы

Первый график работы, который вы делаете, не должен быть идеальным. Фактически, вы можете ожидать постоянного настройки и улучшения расписания вашей команды, и сбором обратной связи является неотъемлемой частью этого процесса. Установите регулярную каденцию для запроса вклад из вашей команды - например, в конце каждого месяца или квартала. Таким образом, вы можете продолжать адаптировать график работы вашей команды и дать возможность каждому человеку сосредоточиться и сотрудничать в их полном потенциале.

Расписание с уверенностью

Когда сделано справа, рабочее расписание воспроизводит сильные стороны вашей команды и позволяет каждому члену команды быть их наиболее продуктивным я. Когда вы разделяете график работы по всей вашей команде, каждый может четко видеть, какие члены команды доступны в любой момент времени, кто несет ответственность за то, что, и кто с часа. И с таким количеством типов графика работы на выбор, вы можете создать специальный план для вашей команды, который обеспечивает их для решения целей проекта с ясностью и уверенностью.