Çalışma programlarıyla üretkenliği ve netliği artırın

Özet

Bir çalışma programı, takımınızın zamanını planlamanıza ve düzenlemenize yardımcı olan bir belgedir. Doğru yapıldığında, bir iş programı, takımınızın güçlü yönlerine kadar oynar, her takımın en verimli kendileri olmasını sağlar ve istek ve sorular için kimin mevcut olan civarında netlik sağlar. Farklı çalışma programları hakkında bilgi edinmek ve ekibiniz için nasıl oluşturulur.

Takımınız herhangi bir projenin en önemli kısmıdır. Onların işleri-ve zamanları-Proje hedefleri ve iş büyümesini teşvik etmek için gereklidir. Ve ekibinizin zamanını etkin bir şekilde yönettiğinizde, her kişiyi en iyi işlerini yapacak şekilde güçlendirebilirsiniz.

İş programlarının içeri girdiği yer burasıdır. Doğru yapıldığında, bir iş programı, takımınızın bant genişliğinden en iyi şekilde yararlanır ve projenizin veya işinizin başarılı olması gereken kaynakları olmasını sağlar.

Bir çalışma programı nedir?

Bir çalışma programı, takımınızın zamanını planlamanıza ve düzenlemenize yardımcı olan bir belgedir. Özel günler ve saatler detayları Takım üyeleri çalışacak - çalışanlar, ne zaman hazır olmaları gerektiğini biliyor ve ekibinizin ne zaman çalıştığı konusunda netliğe sahip.

Ekibinizin ihtiyaçları, kullandığınız çalışma programının türünü belirler. Örneğin, bir Web Mühendisliği ekibi, çalışanların kendi saatlerini belirlemelerini sağlayan daha esnek bir tam zamanlı program kullanabilir, bir müşteri hizmetleri ekibi 24 saatlik destek sağlamak için döner vardiyalarda çalışabilir.

Bir iş programı takımınıza nasıl yardımcı olabilir

Bir iş programı, ekibinizi en iyi işlerini yerine getirmek için güçlendirebilir. İşte nasıl:

Verimliliği artırmak

Farklı insanlar olabilirfarklı zamanlarda üretken- Örneğin, bazıları bulabilirler.akış durumuSabah saatleri boyunca, diğerleri akşamları daha iyi çalışabilir. Bir çalışma programı, ekip üyelerinize tercih ettiğiniz saatlerde dokunmanızı sağlar, böylece en üretken olduklarında çalışabilirler.

Ekibinizin güçlü yönlerini oyna

Farklı ekip üyelerinin genellikle farklı beceri setlerine sahiptir. Örneğin, bir kişi müşterilerinle iletişim kurarken dışa dönük ve iyi olabilirken, bir diğeri sahneler arkasındaki koordinasyonun geride kalabilir. Zamanlama, zamanlama, ekibinizin güçlü yönlerinin her bir vardiya için iyi dengelenmesini sağlayabilir.

Netlik yarat

Bir çalışma programını ekibinizle paylaşmak, herkesin kimin çalıştığını, ne zaman olduğunu bilmesini sağlar. Bu şekilde, ekip üyeleri her zaman herhangi bir zamanda yardımcı olmak için kimin mevcut olduğunu biliyor. Ve insanlar saatin dışındayken, tüm takım bilir - bu yüzden çalışanlar tamamen bağlantıyı kesmek için güçlendirilir.

Zamandan tasarruf

Bir çalışma programı oluşturmak, önden daha fazla zaman alabilir, ancak gelecekteki özünüz size teşekkür eder. Tutarlı bir zamanlama süreci kurduktan sonra, zaman dışı bırakma yönergelerinin yanı sıra, lojistik ve son dakika ayarları ile uğraşmaktan daha az zaman harcayacaksınız.

Sekmeleri maliyetlere tutun

Ekip üyeleriniz saatlik olarak öde bulunursa, ABD'de daha yaygın olan bir iş programı, maliyetleri kolaylaştırmanın ve içinde kalmanın kolay bir yoludur.proje bütçesi. Çalışanların veya müteahhitlerin çalışma saatlerini yönetmenize ve pahalı aşırı işten çıkarmanıza yardımcı olur. Ayrıca, zamanlamayı da önleyebilir ve asla kısa elden ayrılmayacağınızdan emin olabilirsiniz.

Uyumlu kalmak

kaç saat ekip üyeleri çalışması bağlı olarak, bu tür asgari dinlenme molaları, yemek araları veya fazla mesai ücreti gibi bazı faydalar, hakkı olabilir. çalışan saat yönetmek için bir çalışma takvimi kullanarak gibi, ulusal federal ve eyalet kanun ve yönetmeliklere, uyumlu olmanıza yardımcı olabilir Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA)ABD'de veya Avrupa'da zaman gereksinimlerini çalışma. Yeni bir çalışma takvimi öneren önce hukuk müşavirine danışın emin olun.

Çalışma programları türleri

Bir çalışma takvimi oluşturmak için birçok farklı yolu vardır. Seçtiğiniz zamanlama türü, ekibinizin ihtiyaçlarına bağlıdır proje veşirket hedefleriVe benzersizorganizasyon kültürü. Yasal kısıtlamalar ve usule ilişkin gereklilikleri yerel veya ulusal olabileceğinden Her zaman, iş planlaması için herhangi bir değişiklik uygulamadan önce iç hukuk ve İK ekipleri ile kontrol edin. İşte dikkat etmeniz gereken bazı çalışan planlama seçenekleri şunlardır:

Temel çalışma programları

Bu temel program tipi çalışılan saat sayısına göre tamamen ayrılır. Aşağıdaki bölümlerde, size ek esneklik veya kapak belirli iş eklemek için tam zamanlı veya yarı zamanlı çizelgelerini nasıl özelleştirileceği bazı örnekler vereceğiz ihtiyaçlarını ama şimdilik burada kısa bir özet:

Tam zamanlı çalışma programı: Bireysel ülkeler farklı tam zamanlı çalışmayı tanımlayabilir olsa hafta Tam zamanlı programları kabaca 40 veya daha fazla saat her bulunmaktadır.

Yarı zamanlı çalışma programı: Yarı zamanlı programları tam zamanlı programları daha (bunu tahmin) daha az saati içermektedir. Bu yapraklar kıpırdatmak bir sürü odası örneğin, yarı zamanlı çalışan haftada iki saat ya da haftada 25 saat çalışabilir.

Esnek çalışma programları

kendi kişisel programlarına en verimli ve terzi kendi saatlerini olduğunuzda Esnek programları çalışmalarına ekip üyeleri için yer sağlar. Bu iş-yaşam dengesini artırmak akış durumunu iyileştirmek ve sabah erken ve akşamları iyi çalışması bireyler için temel odak zamanı sağlayabilir. Esnek çalışma programları bu zamanlamaları kullanabilir sağlamak için yasal ve İK departmanları ile içinde çalışan sözleşmeleri-çeke bağlı ve nasıl ileri gitmeden önce bunu yapmak için mevcut olmayabilir.

Flex zaman: Ekip üyeleri ofiste veya online ve kullanılabilir-örneğin, 11: 3 de olması gerektiği Bu seçenek “çekirdek saat” kurar. Bu çekirdek saatleri dışında, ekibiniz kendi planına göre çalışabilir. Başka bir ekip üyesi 6 pm from 10 am işe yarayabilecek oysa Örneğin, 3 de 7 den işe karar verebilir.

yıllık saat: Ekibinizin önemli, gel vardır ve talep akarsa Faydalı, Yıllık saatler her çalışma haftası bazı çekirdek saatleri ile çalışanlara her yıl genellikle saatler belirli bir toplam verir. Örneğin, bir mühendislik ekibi büyük bir lansman giden haftalarda ekstra saat içinde koymak olabilir, o zaman daha az hours hafta aşağıdakileri çalışır.

Sıkıştırılmış çalışma programıA sıkıştırılmış zamanlama ekip üyeleri daha az gün içine kendi saatlerini yoğunlaşmasına izin verir. Örneğin, dört 10 saatlik günler yerine beş 8 saatlik gün işe yarayabilir.

Serbest çalışma programı: Serbest müteahhitler ziyade çalışanları değildir, ve tipik kendi ihtiyaçlarına uyan bir programa çalışabilir. Çoğu zaman, serbest bir projenin bitiminde ziyade çalıştıkları saat sayısı için ödenir.

Esnek programları uzak takımlar için özellikle yaygındır. Aslında, uygunÇalışma Endeksi AnatomisiÇalışanların% 35'i çalışma saatleri esnek bir yaklaşım uzaktan iş-yaşam dengesini geliştirmeye yönelik kritik olduğunu söylüyorlar.

Vardiyalı çalışma programları

Vardiyalı çalışma programlarını daha yapısal bir yaklaşım sunuyoruz. Bunlar en sık sıradışı ekipleri tarafından alıştığınız saat-örneğin, 24 saat destek sağlayan bir müşteri hizmetleri ekibi, veya ihtiyaçlar sabahın erken saatlerinde yemek hazırlamak için bir mutfak takımı. Esnek programları benzer şekilde, her zaman çalışanların sözleşmeleri ve yasaları esas alarak mevcut olan şeyler hakkında iç ekipleri ile kontrol edin.

vardiya çizelgesi Döner: Bu tür bir vardiya programı, işletmelerin günde 24 saat çalışmasını sağlar, çalışanlar rotasyonlarda çalışır. Örneğin, bazı ekip üyeleri gün boyunca çalışabilir, bazıları ise sabah erken veya gece vardiyası çalışabilir.

SPLED Vardiya Programı: Bu program türü, bir çalışanın değişmesini iki parçaya ayırır. Örneğin, bir ekip üyesi sabahın bir iş vardiyası için saat, saat, sonra akşamları başka bir vardiya için geri döndürebilir.

Çağrı Çalışma Programı: Bir çalışan aramada olduğunda, gerekirse çalışmaya hazırlar. Tipik olarak normal vardiyalarını hala çalışacaklar, daha sonra bir vardiyanın kısa bir süreci olması durumunda veya bir acil durum varsa, ayrıldıktan sonra aramaya devam edeceklerdir. On-Call vardiyaları genellikle haftanın belirli günlerinde ekip üyeleri arasında döner, bu yüzden hiçbir kimsenin her zaman uyarıcı olması gerekmez.

Çalışanlara herhangi bir çalışma programı değişiklikleri ile ilgili olarak danışmak ve önceden haber vermek için her zaman iyi bir uygulamadır. Birçok ülkede bu gereklidir. Ek olarak, ABD dışında, istihdam sözleşmeleri genellikle gün ve saatler ekip üyelerinin çalışacağını belirtir. Herhangi bir değişiklik yapmadan önce daima iç insan kaynaklarınıza ve yasal ekiplerinizi kontrol edin.

Bir çalışma programı oluşturmak için 8 adım

Takımınızı başarı için ayarlayan özel bir iş takvimi oluşturmak için şu adımları izleyin.

1. Gereksinimleri ve kaynakları tanımlayın

Zamanlamaya başlamadan önce,işin kapsamıTakımınız, çalışmanız gereken kaynaklardan artı kaynaklardan sorumlu olacaktır. Bu şekilde, takımınızın zamanını gerçekçi olarak başarabilecek şekilde planlayabilirsiniz.Proje Hedefleri .

Ekibiniz maaşlı çalışanlardan oluşuyorsa, takımınızda kaç kişinin, genellikle çalıştıkları saatleri ve yaklaşmakta olan herhangi bir izin veya tatil zamanı olduğunu belirleyin. Saatlik ekip üyelerine veya müteahhitlere güveniyorsanız, danışın.proje dostut Çalışanları veya müteahhitleri her hafta ödemeyi nasıl karşılayabileceğinizi belirlemek.

2. Ekibinizin ne zaman çalışması gerektiğini belirleyin

İşletmenize veya proje ihtiyaçlarınıza bağlı olarak, belirli zamanlarda mevcut olmak için ekip üyelerine ihtiyacınız olabilir. Bu soruları kendinize ne tür bir program ekibiniz için en anlamlı hale getirdiğini belirlemek için:

Ekibiniz çalışma saatleri içinde tek bir saat diliminde çalışır mı, yoksa ekibiniz farklı zaman dilimleri mi arıyor? İkincisi, belirli zamanlarda zaman farklılıklarını karşılamak için toplantılar planlamanız gerekebilir - örneğin, bazı ekip üyelerinin Avrupa'daki meslektaşlarıyla karşılamak için sabah 8'de PACIFIC zamanında çevrimiçi olması gerekebilir.

Düzenli çalışma saatleri dışında birine mi ihtiyacınız var? Örneğin, bir yazılım geliştiricisi ekibi, şirketin web sitesi veya sunucusunun aşağı inmesi durumunda, arayan bir kişiyi belirleyebilir.

Ekibiniz normal çalışma saatleri dışında mı çalışıyor? Örneğin, 24 saatlik bir müşteri hizmetleri ekibi, sürekli müşteri desteğini sağlamak için döner bir kaydırma programı kullanabilir.

Günün, yılın veya ayın farklı zamanlarında ne tür iş talebini bekliyorsunuz? Örneğin, bir B2B şirketi tatillerde satışları yavaşlatırken, bir mutfak işi her gün akşam yemeğinde rampa haline getirebilir.

Ekibinizde şahsen tanışması gerekiyor mu, yoksa çalışabilir misin?eşzamansızca? Ve FaceTime'a ihtiyacınız olursa, buluşmanın ideal saatleri nelerdir? Daha esnek bir program seçeneği tercih ederseniz, bu sorular ekibiniz için "çekirdek saatleri" belirlemenize yardımcı olabilir.

3. Her vardiyanın gereksinimlerini listeleyin

Artık ekibinizin mevcut olması gerektiğinde tespit ettiniz, her vardiya için personel gereksinimlerini düşünün. Bu şekilde, her gün ideal bir liderlik ve uzmanlık dengesi oluşturabilirsiniz. Başlamak için aşağıdaki soruları kendinize sorun:

Takım üyeleri bağımsız olarak çalışıyor olabilir mi, yoksa soruları denetlemek veya cevaplamak için liderlik pozisyonunda birinin bulunmasına yardımcı olur mu? Örneğin, bir hemşire ekibi her zaman daha ciddi hastalıkları triyagasyon yapmak için bir doktora sahip olmalıdır.

Ne tür bir uzmanlık gereklidir? Örneğin, bir operasyon ekibi, bir resepsiyonist, bir ofis müdürü ve bir BT uzmanı arasındaki farklı uzmanlık türlerine sahip insanlara ihtiyaç duyabilir.

Ekip üyelerine özel uzmanlığa sahip olan farklı zamanlarda mevcut olmalı mı? Örneğin, bu, birden fazla küresel bölgedeki hesaplarla çalışan bir satış ekibine başvurabilir. Bir hesap yöneticisi, sabahın erken saatlerinde Avrupa'daki müşterilerle buluşmak için çevrimiçi olabilirken, bir diğeri Asya'daki ekiplerle senkronize etmek için akşam saatleri çalışabilir.

4. Takımınızı tanıyın

Çalışma planınızı olabildiğince etkili hale getirmek için, sadece herkesin kullanılabilirliğini istemek için ötesine geçmek önemlidir. Her takım üyesine çalışmayı tercih ettiklerini ve en çok üretken olduklarında, örneğin, sabah ilk şey veya günün sonunda. Bu şekilde, her kişinin tam potansiyelleri için çalışmasını sağlayabilir ve ekip üyelerinin tercih ettiği odak zamanı sırasında ekip toplantılarını planlamaktan kaçınabilirsiniz.

Ayrıca, her kişinin tercih ettiği işbirliği yöntemini tanımanız yeterlidir. Örneğin, ekip üyeleri yüz yüze toplantılara değerse, aynı zamanda rahatsız edilmeden odaklanma süresi gerektiriyorsa, çekirdek saatleri olan esnek bir program oluşturmak iyi bir seçenek olabilir.

5. Değişiklikler için plan yapın

Yaşam meydana gelirler - insanlar hastalanır, aile acil durumları vardır ve haklı tatiller alın. Böylece, beklenmeyen olaylar meydana geldiğinde ekibinizin çalışma programında nasıl değişiklik yapacağınızı planlamak önemlidir. Takımınızın çalışma programını oluşturduğunuzda aşağıdakileri düşünün:

Hasta günler:Birinin son dakika izinli olduğunda ne olacağına karar verin. Örneğin, acil istekleri veya soruları yerine getirmek için bir değiştirme veya bir nokta kişiyi belirlemeniz gerekebilir. Veya, ekip üyelerinin gerektiğinde birbirleriyle kaymalarını değiştirmesini sağlayabilirsiniz.

Planlanan Zaman KAPALI:Çalışanların zamandan nasıl isteyeceği için net kurallar oluşturun. Önceden haber vermelerine izin vermeleri gerektiğini düşünün - örneğin, biri bir hafta veya daha fazla bir süredir dışarı çıkacaksa, daha önemli bir bildirime ihtiyacınız olabilir.

Yedekleme Uygunluğu:Ekibinizin yedek kullanılabilirliğini önceden belgeleyin ve belirli işletme veya proje ihtiyaçları için ikincil temas noktalarını belirleyin. Bu şekilde, hasta günleri ve planlanan zaman nedeniyle açık vardiyaları kapsaymanız gerektiğinde bir referansınız olacak. Sürekli kapsamayı bir iş sürekliliği planında paylaşabilirsiniz.

6. Programınızı yapın

Şimdi gereksinimleri ve takım tercihlerini çıkardığınız için, ekibinizin çalışma programını oluşturmaya başlayabilirsiniz. Dahil ettiğiniz detayın formatı ve düzeyi, örneğin dönen vardiyaları veya standart 9-5 kapsamını planlayıp planladığınız program türüne bağlı olacaktır. Bununla birlikte, tüm çalışma programı türlerini içerecek bazı temel bileşenler:

Her takım üyesinin adı

Çalışması beklenen tarihler ve zamanlar

Her insanın türü sorumludur

(Örneğin, ofiste veya uzakta olmayacakları) nereden çalışacaklar?

Yukarıdaki çalışma programının tamamen örnek olarak dahil olduğunu ve temsil etmemesini unutmayın.UDN Görev Yöneticisiİş programı politikaları. İlk çalışma programınızı hazırladıktan sonra, programınızın herhangi bir ulusal, federal ve devlet düzenlemeleriyle uyumlu olmasını sağlamak için hangi adımları yerine getirmeniz gerektiğini tartışmak için yasal ve insan kaynakları ekiplerinize danışmanızdan emin olun.

7. Programınızı paylaşın

Bir çalışma programının etkili olması için, ekibinizdeki herkes için erişilebilir olması gerekir. Takımınızın çalışma programını paylaşmak, ekip üyelerinin verimli bir şekilde birlikte çalışması için gerekli netliği oluşturur. İnsanların, herhangi bir zamanda istek ve sorular için kimin mevcut olduğunu bilmelerini sağlar ve saat dışı ekip üyeleri için sınırlar yaratır.

İş zamanlamanızı oluşturmak ve paylaşmak için kullanabileceğiniz çeşitli araçlar vardır, basit Excel şablonlarından daha sağlamdır.Proje Yönetimi Yazılımı. Gibi bir araç UDN Görev Yöneticisi Paylaşımı kolaylaştırır ve ekibinizin zamanlamanızın en güncel sürümüne erişmesini sağlar. İle birlikteUDN Görev Yöneticisi, ekip üyeleri kullanılabilirliklerini kolayca güncelleyebilir ve notları gerçek zamanlı olarak paylaşabilir. Artı, yapabilirsinEkibinizin çalışma programını görselleştirinListe, tahta, takvim veya zaman çizelgesi seçenekleri dahil olmak üzere farklı proje görünümleriyle.

8. Geri bildirim isteyin

Yaptığınız ilk iş programı mükemmel olmak zorunda değildir. Aslında, takımınızın zamanlamanızı sürekli olarak ayarlamayı ve geliştirmeyi ve geri bildirim toplamak bu sürecin önemli bir parçasıdır. Ekibinizden girdi talep etmek için düzenli bir kadans oluşturun - örneğin, her ayın sonunda veya çeyreğin sonunda. Bu şekilde, ekibinizin çalışma programını uyarlamaya devam edebilir ve her birini tam potansiyellerini odaklamak ve işbirliği yapmak için güçlendirebilirsiniz.

Güvenle zamanlama

Doğru yapıldığında, bir çalışma programı, takımınızın güçlü yönlerine geçer ve her takım üyesinin en üretken kendileri olmasını sağlar. Takımınız boyunca bir iş programını paylaştığınızda, herkes, hangi takım üyelerinin herhangi bir zamanda hangi takım üyelerinin nelerden sorumlu olduğunu ve saati kimin kapalı olduğunu açıkça görebilir. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok iş programı türüyle, ekibiniz için, proje hedeflerini netlik ve güvenle mücadele etmeleri için güçlendiren terzi bir plan oluşturabilirsiniz.