Meningkatkan produktivitas dan kejelasan dengan jadwal kerja
Ringkasan
Jadwal kerja adalah dokumen yang membantu Anda merencanakan dan mengatur waktu tim Anda. Ketika dilakukan dengan benar, jadwal kerja berperan untuk kekuatan tim Anda, memungkinkan setiap anggota tim menjadi diri mereka yang paling produktif, dan memberikan kejelasan siapa yang tersedia untuk permintaan dan pertanyaan. Baca terus untuk mempelajari tentang berbagai jenis jadwal kerja dan cara membuatnya untuk tim Anda.
Tim Anda adalah bagian terpenting dari proyek apa pun. Pekerjaan mereka - dan waktu mereka - sangat penting untuk mengatasi tujuan proyek dan memacu pertumbuhan bisnis. Dan ketika Anda secara efektif mengelola waktu tim Anda, Anda dapat memberdayakan setiap orang untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Di situlah jadwal kerja masuk. Ketika dilakukan dengan benar, jadwal kerja membuat sebagian besar bandwidth tim Anda dan memastikan bahwa proyek atau bisnis Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkannya untuk berhasil.
Apa jadwal kerja?
Jadwal kerja adalah dokumen yang membantu Anda merencanakan dan mengatur waktu tim Anda. Ini merinci bahwa anggota tim dan jam tertentu akan bekerja - sehingga karyawan tahu kapan mereka diharapkan tersedia, dan tim Anda memiliki kejelasan tentang siapa yang bekerja ketika.
Kebutuhan tim Anda menentukan jenis jadwal kerja yang Anda gunakan. Misalnya, tim teknik web dapat menggunakan jadwal penuh waktu yang lebih fleksibel yang memungkinkan karyawan untuk menetapkan jam mereka sendiri, sementara tim layanan pelanggan dapat bekerja dalam berputar shift untuk memberikan dukungan 24 jam.
Bagaimana jadwal kerja dapat membantu tim Anda
Jadwal kerja dapat memberdayakan tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka. Begini caranya:
Boost Produktivitas
Orang yang berbeda mungkinProduktif pada waktu yang berbeda- Misalnya, beberapa mungkin menemukan merekaFlow State.Selama jam pagi, sementara yang lain mungkin bekerja lebih baik di malam hari. Jadwal kerja memungkinkan Anda memanfaatkan jam pilihan anggota tim Anda sehingga mereka dapat bekerja ketika mereka paling produktif.
Mainkan Kekuatan Tim Anda
Anggota tim yang berbeda sering memiliki set keterampilan yang berbeda. Misalnya, satu orang mungkin ekstrovert dan pandai berkomunikasi dengan pelanggan, sementara yang lain dapat unggul dalam koordinasi di belakang layar. Menjaga perbedaan-perbedaan ini dalam pikiran saat penjadwalan dapat memastikan bahwa kekuatan tim Anda seimbang untuk setiap shift.
Buat kejelasan
Berbagi jadwal kerja dengan tim Anda memungkinkan semua orang tahu siapa yang bekerja, kapan. Dengan begitu, anggota tim selalu tahu siapa yang tersedia untuk membantu pada waktu tertentu. Dan ketika orang-orang dari jam, seluruh tim tahu itu - jadi karyawan diberdayakan untuk memutuskan sambungan sepenuhnya.
Menghemat waktu
Menciptakan jadwal kerja mungkin membutuhkan lebih banyak waktu di muka, tetapi diri masa depan Anda akan berterima kasih. Setelah Anda menetapkan proses penjadwalan yang konsisten - bersama dengan pedoman untuk meminta waktu istirahat - Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu berurusan dengan logistik dan penyesuaian menit terakhir.
Simpan Tab dengan Biaya
Jika anggota tim Anda dibayar setiap jam, yang lebih umum di AS, jadwal kerja adalah cara mudah untuk merampingkan biaya dan tetap dalam diri Andaanggaran proyek. Ini membantu Anda mengelola jam kerja karyawan atau kontraktor dan menghindari pengisian yang terlalu mahal. Anda juga dapat mencegah penjadwalan di bawah dan memastikan bahwa Anda tidak pernah kidal.
Tetap patuh
Tergantung pada berapa jam kerja anggota tim, mereka mungkin berhak atas manfaat tertentu, seperti istirahat istirahat minimum, istirahat makan atau pembayaran lembur. Menggunakan jadwal kerja untuk mengelola jam kerja dapat membantu Anda tetap patuh dengan hukum dan peraturan nasional, federal dan negara bagian, seperti Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA)Di AS atau persyaratan waktu kerja di Eropa. Pastikan untuk memeriksa dengan penasihat hukum Anda sebelum mengusulkan jadwal kerja baru.
Jenis jadwal kerja
Ada banyak cara berbeda untuk membuat jadwal kerja. Jenis Jadwal yang Anda pilih tergantung pada kebutuhan tim Anda, proyek Anda danTujuan Perusahaan, dan unik Andabudaya organisasi. Selalu periksa dengan tim hukum dan SDM internal Anda sebelum menerapkan perubahan untuk penjadwalan kerja, karena mungkin ada kendala hukum lokal atau nasional dan persyaratan prosedural. Berikut adalah beberapa opsi penjadwalan karyawan untuk dipertimbangkan:
JADWAL KERJA DASAR
Jenis jadwal dasar ini dibedakan murni dengan jumlah jam kerja. Pada bagian berikut, kami akan memberi Anda beberapa contoh cara menyesuaikan jadwal penuh waktu atau paruh waktu untuk menambahkan fleksibilitas tambahan atau mencakup kebutuhan bisnis tertentu - tetapi untuk saat ini, inilah ikhtisar cepat:
Jadwal kerja penuh waktu: Jadwal penuh waktu termasuk sekitar 40 jam atau lebih setiap minggu - meskipun masing-masing negara dapat mendefinisikan pekerjaan penuh waktu secara berbeda.
Jadwal kerja paruh waktu: Jadwal paruh waktu termasuk (Anda dapat menebaknya) berjam-jam lebih sedikit daripada jadwal penuh waktu. Ini membuat banyak ruang gerak-goyangan - misalnya, karyawan paruh waktu dapat bekerja dua jam per minggu atau 25 jam per minggu.
Jadwal kerja fleksibel.
Jadwal fleksibel menyediakan ruang bagi anggota tim untuk bekerja ketika mereka paling produktif dan menyesuaikan jam mereka dengan jadwal pribadi mereka. Ini dapat meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja, meningkatkan keadaan aliran, dan memberikan waktu fokus penting bagi individu yang bekerja lebih baik di pagi hari dan malam hari. Jadwal kerja yang fleksibel mungkin tidak tersedia tergantung pada kontrak kerja karyawan Anda - check-in dengan departemen hukum dan SDM Anda untuk memastikan Anda dapat menerapkan jadwal ini dan bagaimana melakukannya sebelum bergerak maju.
Waktu Flex.: Opsi ini menetapkan "jam inti" ketika anggota tim harus berada di kantor atau online dan tersedia - misalnya, dari jam 11 pagi hingga 3 sore. Di luar jam-jam inti itu, tim Anda dapat bekerja sesuai dengan jadwal mereka sendiri. Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk bekerja dari jam 7 pagi sampai jam 3 sore, sedangkan anggota tim lain mungkin bekerja dari jam 10 pagi hingga 6 sore.
Jam tahunan.: Berguna Jika tim Anda memiliki surut yang signifikan dan arus dalam permintaan, jam tahunan memberikan karyawan total jam khusus setiap tahun - biasanya dengan beberapa jam inti setiap minggu kerja setiap minggu. Misalnya, tim teknik dapat menempatkan dalam jam ekstra dalam minggu-minggu menjelang peluncuran besar, kemudian bekerja lebih sedikit pada jam berikutnya.
Jadwal kerja terkompresi: Jadwal terkompresi memungkinkan anggota tim untuk mengembun jam mereka menjadi lebih sedikit hari. Misalnya, Anda bisa bekerja empat hari 10 jam bukannya lima hari 8 jam.
JADWAL KERJA FREELANCE.: Freelancer adalah kontraktor daripada karyawan, dan biasanya dapat bekerja pada jadwal yang sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri. Seringkali, freelancer dibayar pada penyelesaian proyek daripada jumlah jam mereka bekerja.
Jadwal fleksibel sangat umum untuk tim jarak jauh. Bahkan, menurutAnatomi Indeks Kerja, 35% karyawan mengatakan pendekatan yang fleksibel untuk jam kerja sangat penting untuk meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja jarak jauh.
Shift jadwal kerja
Jadwal kerja shift menawarkan pendekatan yang lebih terstruktur. Mereka paling sering digunakan oleh tim dengan jam-jam yang tidak biasa - misalnya, tim layanan pelanggan yang menyediakan dukungan 24 jam, atau tim kuliner yang perlu menyiapkan makanan di pagi hari. Mirip dengan jadwal fleksibel, selalu periksa dengan tim internal Anda tentang apa yang tersedia berdasarkan kontrak karyawan dan hukum setempat.
Rotating Shift Jadwal.: Jenis jadwal shift memungkinkan perusahaan untuk beroperasi 24 jam per hari, dengan karyawan yang bekerja di rotasi. Sebagai contoh, beberapa anggota tim mungkin bekerja pada siang hari sementara yang lain mungkin bekerja pagi atau shift malam.
jadwal shift Berpisah: Tipe Jadwal ini memisahkan pergeseran karyawan menjadi dua bagian. Misalnya, kekuatan jam anggota tim dalam untuk shift kerja di pagi hari, jam keluar, kemudian kembali untuk pergeseran lain di malam hari.
On-call jadwal kerja: Ketika seorang karyawan adalah on-call, mereka tersedia untuk bekerja jika mereka dibutuhkan. Mereka biasanya akan tetap bekerja shift normal mereka, maka tetap on-call setelah mereka meninggalkan dalam kasus pergeseran adalah kekurangan pegawai atau jika ada keadaan darurat. On-call pergeseran biasanya memutar antara anggota tim pada hari-hari tertentu dalam seminggu, sehingga tidak ada satu orang harus waspada sepanjang waktu.
Itu selalu baik untuk berkonsultasi dengan karyawan tentang perubahan jadwal kerja dan pemberitahuan memberi muka. Di banyak negara, ini diperlukan. Selain itu, di luar AS, kontrak kerja biasanya menentukan hari dan jam anggota tim akan bekerja. Selalu cek dengan Anda SDM internal dan tim Legal sebelum melakukan perubahan.
8 langkah untuk membuat jadwal kerja
Ikuti langkah-langkah untuk membuat jadwal kerja dibuat yang menetapkan tim Anda untuk sukses.
1. Mengidentifikasi persyaratan dan sumber daya
Sebelum Anda mulai penjadwalan, angka keluarlingkup pekerjaanTim Anda akan bertanggung jawab untuk-plus sumber daya yang Anda harus bekerja dengan. Dengan begitu, Anda dapat menjadwalkan waktu tim Anda dengan cara yang realistis akan mencapai Andatujuan proyek .
Jika tim Anda terdiri dari gaji karyawan, mengidentifikasi berapa banyak orang yang dalam tim Anda, jam mereka biasanya kerja, dan cuti atau liburan mendatang waktu. Jika Anda mengandalkan anggota tim per jam atau kontraktor, konsultasikan Andaproyek budget untuk menentukan berapa jam Anda mampu untuk karyawan gaji atau kontraktor setiap minggu.
2. Tentukan ketika tim Anda harus kerja
Tergantung pada kebutuhan bisnis atau proyek Anda, Anda mungkin perlu anggota tim akan tersedia pada waktu tertentu. Tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini untuk menentukan apa jenis jadwal yang paling masuk akal untuk tim Anda:
Apakah tim Anda beroperasi dalam jam kerja di zona waktu tunggal, atau apakah rentang tim Anda zona waktu yang berbeda? Jika yang terakhir, Anda mungkin perlu untuk jadwal pertemuan selama waktu tertentu untuk mengakomodasi perbedaan-waktu contoh, beberapa anggota tim mungkin perlu online di 08:00 Pacific Time untuk bertemu dengan rekan-rekan di Eropa.
Apakah Anda membutuhkan seseorang on-call luar jam kerja biasa? Sebagai contoh, sebuah tim pengembang perangkat lunak dapat menunjuk orang yang on-call dalam kasus website perusahaan atau server turun.
Apakah tim Anda beroperasi di luar jam kerja normal? Sebagai contoh, tim layanan pelanggan 24 jam dapat menggunakan jadwal pergeseran berputar untuk memberikan dukungan pelanggan terus menerus.
Apa jenis tuntutan pekerjaan yang Anda harapkan pada waktu yang berbeda hari, tahun, atau bulan? Sebagai contoh, sebuah perusahaan B2B mungkin memperlambat penjualan sekitar liburan, sementara bisnis kuliner mungkin jalan sampai setiap hari pada waktu makan malam.
Apakah kebutuhan tim Anda untuk bertemu di-orang, atau bisa Anda bekerjasecara asinkron.? Dan jika Anda membutuhkan facetime, apa jam yang ideal untuk bertemu? Jika Anda memilih untuk pilihan jadwal yang lebih fleksibel, pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda menentukan “jam inti” untuk tim Anda.
3. Daftar persyaratan untuk setiap shift
Sekarang bahwa Anda telah mengidentifikasi ketika tim Anda harus tersedia, berpikir tentang kebutuhan staf untuk setiap shift. Dengan begitu, Anda dapat menciptakan keseimbangan yang ideal kepemimpinan dan keahlian setiap hari. Untuk memulai, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:
Dapat anggota tim bekerja secara mandiri, atau akan membantu untuk memiliki seseorang dalam posisi kepemimpinan yang tersedia untuk mengawasi atau pertanyaan jawaban? Sebagai contoh, tim perawat harus selalu memiliki dokter pergeseran ke triase penyakit yang lebih serius.
Apa jenis keahlian yang diperlukan? Misalnya, tim operasi mungkin membutuhkan orang dengan berbagai jenis keahlian antara jam 9 pagi dan 5 malam - seperti resepsionis, seorang manajer kantor, dan spesialis TI.
Haruskah anggota tim dengan keahlian spesifik tersedia pada waktu yang berbeda? Misalnya, ini bisa berlaku untuk tim penjualan yang bekerja dengan akun di beberapa wilayah global. Salah satu manajer akun dapat online di pagi hari untuk bertemu dengan klien di Eropa, sementara yang lain dapat bekerja berjam-jam untuk disinkronkan dengan tim di Asia.
4. Kenali tim Anda
Untuk membuat jadwal kerja Anda seefektifnya, penting untuk melampaui hanya meminta ketersediaan semua orang. Mintalah setiap anggota tim ketika mereka lebih suka bekerja dan ketika mereka paling produktif - misalnya, hal pertama di pagi hari atau pada akhir hari. Dengan begitu, Anda dapat memastikan setiap orang bekerja dengan potensi penuh mereka, dan menghindari penjadwalan pertemuan tim selama waktu fokus preferen anggota tim.
Selain itu, kenali metode kolaborasi yang disukai setiap orang. Misalnya, jika anggota tim menghargai pertemuan tatap muka tetapi juga memerlukan waktu fokus yang tidak terganggu, membangun jadwal yang fleksibel dengan jam-jam inti mungkin merupakan pilihan yang baik.
5. Rencanakan perubahan
Hidup terjadi - orang sakit, memiliki keadaan darurat keluarga, dan berlibur dengan baik. Dengan demikian, penting untuk merencanakan bagaimana Anda akan membuat perubahan pada jadwal kerja tim Anda ketika peristiwa yang tidak terduga terjadi. Pertimbangkan yang berikut ketika Anda membuat jadwal kerja tim Anda:
Hari yang sakit:Putuskan apa yang terjadi ketika seseorang membutuhkan hari terakhir. Misalnya, Anda mungkin perlu mencari pengganti atau menunjuk satu poin untuk menangani permintaan atau pertanyaan mendesak. Atau, Anda dapat mengizinkan anggota tim untuk bertukar bergeser satu sama lain jika diperlukan.
Waktu yang direncanakan:Buat panduan yang jelas untuk bagaimana karyawan harus meminta cuti. Pertimbangkan seberapa jauh sebelumnya mereka harus memberi tahu Anda - misalnya, Anda mungkin memerlukan pemberitahuan yang lebih signifikan jika seseorang akan keluar selama seminggu atau lebih, dan lebih sedikit pemberitahuan untuk hari libur.
Ketersediaan cadangan:Dokumentasikan ketersediaan cadangan tim Anda di muka dan menunjuk titik kontak sekunder untuk bisnis atau kebutuhan proyek tertentu. Dengan begitu, Anda akan memiliki referensi ketika Anda perlu menutupi pergeseran terbuka karena hari sakit dan waktu istirahat yang direncanakan. Anda dapat berbagi liputan lanjutan dalam rencana kontinuitas bisnis.
6. Buat jadwal Anda
Sekarang Anda telah menyetrika persyaratan dan preferensi tim, Anda dapat mulai membangun jadwal kerja tim Anda. Format dan tingkat detail yang Anda sertakan akan tergantung pada jenis jadwal yang Anda pilih - misalnya, apakah Anda berencana memutar shift atau cakupan standar 9-5. Namun, berikut adalah beberapa komponen kunci untuk dimasukkan untuk semua jenis jadwal kerja:
Setiap nama anggota tim
Tanggal dan waktu mereka diharapkan bekerja
Jenis pekerjaan yang bertanggung jawab atas
Di mana mereka akan bekerja dari (misalnya, apakah mereka akan berada di kantor atau jarak jauh)
Perhatikan bahwa jadwal kerja di atas murni dimasukkan sebagai contoh dan tidak mewakiliUDN Task Manager.Kebijakan jadwal kerja. Setelah Anda menyusun jadwal kerja awal Anda, pastikan untuk memeriksa dengan tim Sumber Daya Hukum dan Manusia Anda untuk membahas langkah-langkah apa yang harus Anda ambil untuk memastikan jadwal Anda sesuai dengan peraturan nasional, federal, dan negara bagian.
7. Bagikan jadwal Anda
Agar jadwal kerja efektif, itu harus dapat diakses oleh semua orang di tim Anda. Berbagi jadwal kerja tim Anda menciptakan kejelasan yang diperlukan untuk anggota tim untuk bekerja bersama secara efisien. Ini memungkinkan orang tahu siapa yang tersedia untuk permintaan dan pertanyaan pada waktu tertentu, dan menciptakan batas-batas untuk anggota tim yang dari jam.
Ada berbagai alat yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan membagikan jadwal kerja Anda, dari templat Excel sederhana untuk lebih kuatperangkat lunak manajemen proyek. Alat seperti UDN Task Manager. Membuat berbagi dengan mudah, dan memastikan bahwa tim Anda memiliki akses ke versi terbaru dari jadwal Anda. DenganUDN Task Manager., anggota tim dapat dengan mudah memperbarui ketersediaan dan berbagi catatan secara real-time. Plus, Anda bisaVisualisasikan jadwal kerja tim AndaDengan tampilan proyek yang berbeda, termasuk daftar, papan, kalender, atau timeline.
8. Minta umpan balik
Jadwal kerja pertama yang Anda buat tidak harus sempurna. Bahkan, Anda dapat berharap untuk terus menyesuaikan dan meningkatkan jadwal tim Anda, dan mengumpulkan umpan balik adalah bagian penting dari proses itu. Tetapkan irama reguler untuk meminta masukan dari tim Anda - misalnya, pada akhir setiap bulan atau kuartal. Dengan begitu Anda dapat terus menyesuaikan jadwal kerja tim Anda dan memberdayakan setiap orang untuk fokus dan berkolaborasi dengan potensi penuh mereka.
Jadwal dengan percaya diri
Ketika dilakukan dengan benar, jadwal kerja memainkan kekuatan tim Anda dan memungkinkan setiap anggota tim menjadi diri mereka yang paling produktif. Ketika Anda berbagi jadwal kerja di seluruh tim Anda, semua orang dapat dengan jelas melihat anggota tim mana yang tersedia pada waktu tertentu, yang bertanggung jawab atas apa, dan siapa yang keluar dari jam. Dan dengan begitu banyak jenis jadwal kerja untuk dipilih, Anda dapat membuat rencana yang dibuat khusus untuk tim Anda yang memberdayakan mereka untuk mengatasi tujuan proyek dengan kejelasan dan kepercayaan diri.
