Tăng năng suất và sự rõ ràng với lịch trình làm việc

Tóm lược

Một lịch trình làm việc là một tài liệu giúp bạn lên kế hoạch và sắp xếp thời gian của đội. Khi được thực hiện đúng, một lịch trình làm việc chơi theo điểm mạnh của nhóm bạn, cho phép mỗi thành viên trong nhóm là bản thân hiệu quả nhất của họ và cung cấp sự rõ ràng xung quanh những người có sẵn cho các yêu cầu và câu hỏi. Đọc để tìm hiểu về các loại lịch trình làm việc khác nhau và cách tạo một cho nhóm của bạn.

Nhóm của bạn là phần quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào. Công việc của họ và thời gian của họ là điều cần thiết để giải quyết các mục tiêu dự án và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Và khi bạn quản lý hiệu quả thời gian của đội, bạn có thể trao quyền cho mỗi người để thực hiện công việc tốt nhất của họ.

Đó là nơi lịch trình làm việc vào. Khi hoàn tất, lịch làm việc tận dụng tối đa băng thông của đội của bạn và đảm bảo rằng dự án hoặc doanh nghiệp của bạn có tài nguyên cần thiết để thành công.

Lịch làm việc là gì?

Một lịch trình làm việc là một tài liệu giúp bạn lên kế hoạch và sắp xếp thời gian của đội. Chi tiết về nó Các ngày và giờ cụ thể Các thành viên trong nhóm sẽ làm việc - vì vậy nhân viên biết khi nào họ dự kiến sẽ có sẵn và nhóm của bạn có sự rõ ràng về những người đang làm việc khi nào.

Nhu cầu của nhóm của bạn xác định loại lịch trình công việc bạn sử dụng. Ví dụ, một nhóm kỹ thuật web có thể sử dụng lịch biểu toàn thời gian linh hoạt hơn cho phép nhân viên đặt giờ của riêng mình, trong khi nhóm dịch vụ khách hàng có thể hoạt động trong việc chuyển đổi để cung cấp hỗ trợ 24 giờ.

Làm thế nào một lịch trình làm việc có thể giúp nhóm của bạn

Một lịch trình làm việc có thể trao quyền cho nhóm của bạn để hoàn thành công việc tốt nhất của họ. Đây là cách:

Tăng năng suất

Những người khác nhau có thể là năng suất tại các thời điểm khác nhau -Đối với ví dụ, một số có thể tìm thấy của họ trạng thái dòng chảy. Trong giờ buổi sáng, trong khi những người khác có thể làm việc tốt hơn vào buổi tối. Một lịch trình làm việc cho phép bạn khai thác giờ ưa thích của các thành viên trong nhóm để họ có thể làm việc khi họ làm việc hiệu quả nhất.

Chơi theo điểm mạnh của đội bạn

Các thành viên trong nhóm khác nhau thường có các bộ kỹ năng khác nhau. Ví dụ, một người có thể hướng ngoại và giỏi liên lạc với khách hàng, trong khi một người khác có thể xuất sắc với sự phối hợp phía sau hậu trường. Giữ những sự khác biệt này trong tâm trí trong khi lịch trình có thể đảm bảo rằng điểm mạnh của nhóm bạn được cân bằng tốt cho mỗi ca.

Tạo rõ ràng

Chia sẻ lịch trình làm việc với nhóm của bạn cho phép mọi người biết ai đang làm việc, khi nào. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm luôn biết ai có sẵn để giúp đỡ tại bất kỳ thời điểm nào. Và khi mọi người tắt đồng hồ, cả đội đều biết nó - để nhân viên được trao quyền để ngắt kết nối hoàn toàn.

Tiết kiệm thời gian

Tạo một lịch trình làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng bản thân tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn. Khi bạn đã thiết lập một quy trình lập lịch nhất quán, cùng với các nguyên tắc để yêu cầu thời gian nghỉ - bạn sẽ dành ít thời gian hơn để xử lý hậu cần và điều chỉnh vào phút cuối.

Giữ các tab về chi phí

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn được trả tiền theo giờ, phổ biến hơn ở Mỹ, lịch làm việc là một cách dễ dàng để hợp lý hóa chi phí và ở trong phạm vi của bạn Ngân sách dự án. . Nó giúp bạn quản lý giờ làm việc của nhân viên hoặc nhà thầu và tránh quá mức tốn kém. Bạn cũng có thể ngăn chặn việc lập lịch trình và đảm bảo rằng bạn không bao giờ để lại tay ngắn.

Tuân thủ ở lại

Tùy thuộc vào số giờ thành viên trong nhóm làm việc, họ có thể được hưởng một số lợi ích nhất định, chẳng hạn như nghỉ nghỉ tối thiểu, nghỉ bữa ăn hoặc lương ngoài giờ. Sử dụng lịch làm việc để quản lý giờ nhân viên có thể giúp bạn tuân thủ luật pháp và quy định của pháp luật quốc gia, liên bang và tiểu bang, chẳng hạn như Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) ở Mỹ hoặc yêu cầu thời gian làm việc ở châu Âu. Hãy chắc chắn kiểm tra với tư vấn pháp lý của bạn trước khi đề xuất một lịch trình làm việc mới.

Các loại lịch trình làm việc

Có nhiều cách khác nhau để tạo một lịch trình làm việc. Loại lịch trình bạn chọn tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm, dự án của bạn và Mục tiêu của công ty. và độc đáo của bạn Văn hóa tổ chức . Luôn luôn kiểm tra với các nhóm hợp pháp và nhân sự nội bộ của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với lập lịch trình làm việc, vì có thể có các hạn chế pháp lý địa phương hoặc quốc gia và yêu cầu thủ tục. Dưới đây là một số tùy chọn lập lịch nhân viên để xem xét:

Lịch trình làm việc cơ bản

Những loại lịch trình cơ bản này được phân biệt hoàn toàn bởi số giờ làm việc. Trong các phần sau, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số ví dụ về cách tùy chỉnh lịch biểu toàn thời gian hoặc bán thời gian để thêm linh hoạt bổ sung hoặc bao gồm các nhu cầu kinh doanh cụ thể, nhưng bây giờ, đây là một cái nhìn nhanh:

Lịch làm việc toàn thời gian : Lịch học toàn thời gian bao gồm khoảng 40 giờ trở lên mỗi tuần - mặc dù các quốc gia riêng lẻ có thể xác định công việc toàn thời gian khác nhau.

Lịch làm việc bán thời gian : Lịch trình bán thời gian bao gồm (bạn đoán nó) ít hơn so với lịch trình toàn thời gian. Điều này để lại rất nhiều phòng lắc lư, ví dụ, một nhân viên bán thời gian có thể làm việc hai giờ mỗi tuần hoặc 25 giờ mỗi tuần.

Lịch trình làm việc linh hoạt

Lịch trình linh hoạt cung cấp phòng cho các thành viên trong nhóm để làm việc khi họ làm việc hiệu quả nhất và điều chỉnh hàng giờ của họ cho lịch trình cá nhân của họ. Điều này có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc, tăng cường trạng thái dòng chảy và cung cấp thời gian tập trung thiết yếu cho các cá nhân làm việc tốt hơn vào sáng sớm và buổi tối. Lịch trình làm việc linh hoạt có thể không khả dụng tùy thuộc vào hợp đồng nhân viên của bạn, hãy kiểm tra với các bộ phận pháp lý và nhân sự của bạn để đảm bảo bạn có thể thực hiện các lịch trình này và cách làm như vậy trước khi tiến về phía trước.

Thời gian flex : Tùy chọn này thiết lập "Giờ lõi" khi các thành viên trong nhóm nên ở văn phòng hoặc trực tuyến và có sẵn, ví dụ: từ 11 giờ sáng đến 3 giờ chiều. Bên ngoài những giờ lõi đó, nhóm của bạn có thể làm việc theo lịch trình riêng của họ. Ví dụ: bạn có thể quyết định làm việc từ 7 giờ sáng đến 3 giờ chiều, trong khi một thành viên trong nhóm khác có thể hoạt động từ 10 giờ sáng đến 6 giờ tối.

Giờ hàng năm : Hữu ích nếu nhóm của bạn có mức giảm đáng kể và dòng chảy theo nhu cầu, hàng năm, hãy cho nhân viên một tổng số giờ cụ thể mỗi năm, thông thường với một số giờ lõi mỗi tuần làm việc. Ví dụ, một nhóm kỹ thuật có thể đưa thêm nhiều giờ trong những tuần dẫn đến một vụ phóng lớn, sau đó làm việc ít giờ trong tuần sau.

Lịch làm việc nén : Một lịch trình nén cho phép các thành viên trong nhóm ngưng tụ giờ của họ vào ít ngày hơn. Ví dụ, bạn có thể làm việc bốn ngày 10 giờ thay vì năm ngày 8 giờ.

Lịch làm việc tự do : Freelancers là nhà thầu hơn là nhân viên, và thường có thể làm việc theo lịch trình phù hợp với nhu cầu của chính họ. Thông thường, Freelancer được thanh toán khi hoàn thành một dự án thay vì số giờ họ làm việc.

Lịch trình linh hoạt đặc biệt phổ biến đối với các nhóm từ xa. Trong thực tế, theo Giải phẫu chỉ số công việc , 35% nhân viên nói rằng một cách tiếp cận linh hoạt cho giờ làm việc là rất quan trọng đối với việc cải thiện sự cân bằng giữa công việc từ xa.

Lịch làm việc dịch chuyển

Lịch làm việc dịch chuyển cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc hơn. Chúng thường được sử dụng nhiều nhất bởi các đội với giờ bất thường, ví dụ, một nhóm dịch vụ khách hàng cung cấp hỗ trợ 24 giờ hoặc một nhóm ẩm thực cần chuẩn bị bữa ăn vào đầu giờ sáng. Tương tự như lịch trình linh hoạt, luôn luôn kiểm tra với các nhóm nội bộ của bạn về những gì có sẵn dựa trên hợp đồng nhân viên của bạn và luật pháp địa phương.

Lịch trình chuyển đổi xoay : Loại lịch dịch chuyển này cho phép các doanh nghiệp vận hành 24 giờ mỗi ngày, với nhân viên làm việc trong luân chuyển. Ví dụ, một số thành viên trong nhóm có thể làm việc vào ban ngày trong khi những người khác có thể làm việc sớm hoặc ca đêm.

Lịch trình chia tách : Loại lịch trình này ngăn cách sự thay đổi của nhân viên thành hai phần. Ví dụ, một thành viên trong nhóm có thể đồng hồ trong ca làm việc vào buổi sáng, đồng hồ, sau đó quay lại ca khác vào buổi tối.

Lịch làm việc trong cuộc gọi : Khi một nhân viên đang gọi trong cuộc gọi, chúng có sẵn để làm việc nếu họ cần. Họ thường sẽ vẫn làm việc thay đổi bình thường của họ, sau đó duy trì cuộc gọi khi họ rời đi trong trường hợp một ca làm việc ngắn ngủi hoặc nếu có trường hợp khẩn cấp. Dịch chuyển cuộc gọi thường xoay giữa các thành viên trong nhóm vào một số ngày nhất định trong tuần, vì vậy không ai phải cảnh giác mọi lúc.

Nó luôn luôn thực hành tốt để tham khảo ý kiến của nhân viên về bất kỳ thay đổi lịch trình làm việc và thông báo trước. Ở nhiều quốc gia, điều này là bắt buộc. Ngoài ra, bên ngoài Hoa Kỳ, các hợp đồng lao động thường chỉ định các ngày và giờ các thành viên trong nhóm sẽ hoạt động. Luôn luôn kiểm tra với nguồn nhân lực nội bộ và các nhóm pháp lý của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

8 bước để tạo lịch làm việc

Thực hiện theo các bước sau để tạo một lịch trình làm việc được thiết kế riêng để thiết lập nhóm của bạn để thành công.

1. Xác định yêu cầu và tài nguyên

Trước khi bạn bắt đầu lên lịch, hãy tìm ra Phạm vi công việc Nhóm của bạn sẽ có trách nhiệm - cộng với các tài nguyên bạn phải làm việc với. Bằng cách đó, bạn có thể sắp xếp thời gian của đội theo cách thực hiện thực tế của bạn mục tiêu dự án .

Nếu nhóm của bạn được tạo thành từ nhân viên lương, hãy xác định có bao nhiêu người trên đội của bạn, giờ họ thường làm việc và bất kỳ nghỉ phép hoặc kỳ nghỉ sắp tới nào. Nếu bạn đang dựa vào các thành viên hoặc nhà thầu của nhóm hàng giờ, hãy tham khảo ý kiến của bạn Dự án Budge. T để xác định số giờ bạn có thể đủ khả năng để trả nhân viên hoặc nhà thầu mỗi tuần.

2. Xác định khi nào nhóm của bạn nên làm việc

Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh hoặc dự án của bạn, bạn có thể cần các thành viên trong nhóm có sẵn tại thời điểm cụ thể. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi này để xác định loại lịch trình nào có ý nghĩa nhất đối với đội của bạn:

Nhóm của bạn có hoạt động trong giờ làm việc trong một múi giờ duy nhất hoặc nhóm của bạn có phải là các múi giờ khác nhau không? Nếu sau này, bạn có thể cần sắp xếp các cuộc họp trong thời gian cụ thể để phù hợp với sự khác biệt về thời gian, ví dụ, một số thành viên trong nhóm có thể cần phải trực tuyến tại 8 giờ sáng đến thời điểm hòa với các đồng nghiệp ở châu Âu.

Bạn có cần ai đó gọi bên ngoài giờ làm việc thường xuyên không? Ví dụ, một nhóm các nhà phát triển phần mềm có thể chỉ định một người gọi trong trường hợp trang web hoặc máy chủ của công ty bị hỏng.

Đội của bạn có hoạt động ngoài giờ làm việc bình thường không? Ví dụ, nhóm dịch vụ khách hàng 24 giờ có thể sử dụng lịch dịch chuyển xoay để cung cấp hỗ trợ khách hàng liên tục.

Loại nhu cầu công việc nào bạn mong đợi vào các thời điểm khác nhau trong ngày, năm hoặc tháng? Ví dụ, một công ty B2B có thể sẽ làm chậm doanh số trong ngày lễ, trong khi một doanh nghiệp ẩm thực có thể tăng lên mỗi ngày vào giờ ăn tối.

Nhóm của bạn có cần gặp người trực tiếp hay bạn có thể làm việc không không đồng bộ. Trong Và nếu bạn cần FaceTime, những giờ lý tưởng để gặp nhau là gì? Nếu bạn chọn tùy chọn lịch biểu linh hoạt hơn, những câu hỏi này có thể giúp bạn xác định "Giờ lõi" cho nhóm của bạn.

3. Liệt kê các yêu cầu cho mỗi ca

Bây giờ bạn đã xác định được khi nhóm của bạn sẽ có sẵn, hãy nghĩ về các yêu cầu nhân sự cho mỗi ca. Bằng cách đó, bạn có thể tạo ra một sự cân bằng lý tưởng về sự lãnh đạo và chuyên môn mỗi ngày. Để bắt đầu, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

Các thành viên trong nhóm có thể làm việc độc lập, hoặc nó sẽ giúp ai đó ở vị trí lãnh đạo có sẵn để giám sát hoặc trả lời các câu hỏi? Ví dụ, một nhóm các y tá phải luôn có một bác sĩ về sự thay đổi đối với các bệnh nghiêm trọng hơn.

Những loại chuyên môn được yêu cầu? Ví dụ, một nhóm hoạt động có thể cần những người có nhiều loại chuyên môn khác nhau trong khoảng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, một nhân viên tiếp tân, một người quản lý văn phòng và chuyên gia CNTT.

Các thành viên trong nhóm có nên có chuyên môn cụ thể có sẵn vào các thời điểm khác nhau không? Ví dụ, điều này có thể áp dụng cho một nhóm bán hàng hoạt động với các tài khoản trên nhiều khu vực toàn cầu. Một người quản lý tài khoản có thể trực tuyến vào sáng sớm để gặp gỡ khách hàng ở châu Âu, trong khi một người khác có thể làm việc buổi tối để đồng bộ với các đội ở châu Á.

4. Nhận biết nhóm của bạn

Để thực hiện lịch trình làm việc của bạn hiệu quả như có thể, điều quan trọng là phải vượt xa chỉ yêu cầu sự sẵn có của mọi người. Hỏi mỗi thành viên trong nhóm khi họ thích làm việc và khi họ làm việc hiệu quả nhất, ví dụ, điều đầu tiên vào buổi sáng hoặc vào cuối ngày. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo mỗi người đang làm việc toàn bộ tiềm năng của họ và tránh các cuộc họp nhóm theo lịch trình trong thời gian tập trung ưa thích của các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, hãy tìm hiểu về phương pháp hợp tác ưa thích của mỗi người. Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm coi trọng các cuộc họp mặt đối mặt nhưng cũng yêu cầu thời gian tập trung không bị xáo trộn, thiết lập một lịch trình linh hoạt với giờ lõi có thể là một lựa chọn tốt.

5. Kế hoạch thay đổi

Cuộc sống xảy ra-Mọi người bị bệnh, có những trường hợp khẩn cấp của gia đình, và có những kỳ nghỉ xứng đáng. Như vậy, điều quan trọng là lập kế hoạch cách bạn sẽ thay đổi lịch trình làm việc của nhóm khi các sự kiện bất ngờ xảy ra. Hãy xem xét những điều sau đây khi bạn tạo lịch trình làm việc của nhóm:

Ngày ốm: Quyết định những gì xảy ra khi ai đó cần một ngày nghỉ vào phút cuối. Ví dụ: bạn có thể cần tìm một sự thay thế hoặc chỉ định một người điểm để xử lý bất kỳ yêu cầu hoặc câu hỏi khẩn cấp nào. Hoặc, bạn có thể cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi thay đổi với nhau nếu cần.

Thời gian dự kiến tắt: Tạo hướng dẫn rõ ràng về cách nhân viên nên yêu cầu hết thời gian. Hãy xem xét trước bao xa mà họ nên cho bạn biết, ví dụ, bạn có thể cần nhiều thông báo quan trọng hơn nếu ai đó sẽ ra ngoài một tuần hoặc nhiều hơn và ít thông báo hơn cho một ngày nghỉ duy nhất.

Sao lưu sẵn có: Tài liệu tính khả dụng dự phòng của nhóm bạn trước và chỉ định các điểm liên lạc thứ cấp cho nhu cầu kinh doanh hoặc dự án cụ thể. Bằng cách đó, bạn sẽ có một tài liệu tham khảo khi bạn cần phải che các ca mở do ngày ốm và thời gian dự định tắt. Bạn có thể chia sẻ bảo hiểm liên tục trong một kế hoạch liên tục kinh doanh.

6. Lập lịch trình của bạn

Bây giờ bạn đã giải phóng các yêu cầu và sở thích của nhóm, bạn có thể bắt đầu xây dựng lịch trình làm việc của nhóm. Định dạng và mức độ chi tiết bạn bao gồm sẽ phụ thuộc vào loại lịch trình bạn chọn, ví dụ, cho dù bạn đang lên kế hoạch chuyển đổi ca hoặc vùng phủ sóng tiêu chuẩn 9-5. Tuy nhiên, đây là một số thành phần chính để bao gồm tất cả các loại lịch làm việc:

Nơi họ sẽ làm việc từ (ví dụ, liệu họ sẽ ở trong văn phòng hay từ xa)

Lưu ý rằng lịch trình làm việc ở trên được bao gồm hoàn toàn như một ví dụ và không đại diện Quản lý tác vụ UDN Các chính sách lịch trình làm việc. Khi bạn đã soạn thảo lịch làm việc ban đầu của mình, hãy chắc chắn kiểm tra với các nhóm nhân sự và hợp pháp và nhân sự của bạn để thảo luận về các bước bạn cần để đảm bảo lịch trình của bạn tuân thủ bất kỳ quy định nào về quốc gia, liên bang và tiểu bang.

7. Chia sẻ lịch trình của bạn

Để một lịch trình làm việc có hiệu quả, nó sẽ có thể truy cập được cho tất cả mọi người trong nhóm của bạn. Chia sẻ lịch trình làm việc của nhóm của bạn tạo ra sự rõ ràng cần thiết cho các thành viên trong nhóm để làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Nó cho phép mọi người biết ai có sẵn cho các yêu cầu và câu hỏi tại bất kỳ thời điểm nào và tạo ra các ranh giới cho các thành viên trong nhóm đang tắt đồng hồ.

Có nhiều công cụ bạn có thể sử dụng để tạo và chia sẻ lịch làm việc của mình, từ các mẫu Excel đơn giản để mạnh mẽ hơn Phần mềm quản lý dự án . Một công cụ như thế Quản lý tác vụ UDN Làm cho việc chia sẻ dễ dàng và đảm bảo rằng nhóm của bạn có quyền truy cập vào phiên bản cập nhật nhất của lịch trình của bạn. Với Quản lý tác vụ UDN , các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng cập nhật tính khả dụng của họ và chia sẻ ghi chú trong thời gian thực. Thêm vào đó, bạn có thể Hình dung lịch trình làm việc của nhóm của bạn Với các khung nhìn dự án khác nhau, bao gồm danh sách, bảng, lịch hoặc các tùy chọn Timeline.

8. Hỏi phản hồi

Lịch làm việc đầu tiên bạn thực hiện không cần phải hoàn hảo. Trên thực tế, bạn có thể mong đợi để liên tục điều chỉnh và cải thiện lịch trình của nhóm và thu thập phản hồi là một phần thiết yếu của quá trình đó. Thiết lập một nhịp thông thường để yêu cầu đầu vào từ nhóm của bạn, ví dụ, vào cuối mỗi tháng hoặc quý. Bằng cách đó, bạn có thể tiếp tục điều chỉnh lịch làm việc của nhóm và trao quyền cho mỗi người tập trung và cộng tác với toàn bộ tiềm năng của họ.

Lịch trình với sự tự tin

Khi hoàn tất đúng, một lịch trình làm việc chơi theo điểm mạnh của nhóm bạn và cho phép mỗi thành viên trong nhóm là bản thân hiệu quả nhất của họ. Khi bạn chia sẻ lịch trình làm việc trên toàn đội của mình, mọi người đều có thể thấy rõ các thành viên trong nhóm nào có sẵn tại bất kỳ thời điểm nào, người chịu trách nhiệm về những gì, và những người ngoài giờ đồng hồ. Và với rất nhiều loại lịch làm việc để lựa chọn, bạn có thể tạo một kế hoạch được thiết kế riêng cho nhóm của mình trao quyền cho họ để giải quyết các mục tiêu dự án với sự rõ ràng và sự tự tin.