5 Projektledningsfaser för att förbättra ditt lags arbetsflöde

Sammanfattning

Det finns fem viktiga projekthanteringsfaser som kan hjälpa till att effektivisera ditt nästa projekt och göra det möjligt för ditt lag med en organiserad plan. Dessa faser inkluderar initiering, planering, utförande, prestanda och stängning.

Projektledning är ofta missförstådd. Medan många yrkesverksamma ser det som hantering av projekttimelines, är det så mycket mer till jobbet. Tack och lov har vi sammanställt en lätt guide till att förstå de fem projektledningsfaserna.

Varför är de fem faserna så viktiga att veta? Förstå projektledningscykeln hjälper dig att genomföra bättre interna processer med hjälp avProjektledningsprogramvara .

Denna femfasmodell definierades av Project Management Institute (PMI) i projektets livscykel PMBOK® Guide, annars känd som projektledningskommittén. PMBOK® Guide är en bra referenspunkt för alla yrkesverksamma som vill växa sin projektledningskunskap och skicklighet.

Låt oss börja med en snabb introduktion till de många faserna av projektledning. Eller, hoppa vidare tillProjektledningstriangel .

1. Projektinitiering

I initieringsfasAv projektledningsmodellen definieras projektet på en bred nivå. Det här är dags att identifiera projektsponsorer och intressenter och börja den ursprungliga forskningsfasen. Det är också en bra idé att dokumentera projektet skriftligen så att du enkelt kan distribuerakommunikationsplantill resten av laget. Många lag börjar ett projekt med en initialProjekt kickoff möteellergenomförbarhetsstudie. Hur du bestämmer dig för att sparka av det borde bero på ditt lags föredragnakommunikationsstil .

Förutom att presentera projektets ursprungliga idé bör du också skissera fördelarna, kostnaderna och riskfaktorerna i samband medProjektleveranser. Du kan till och med vilja skissera ytterligare mätvärden beroende på hur din organisation mäter framgång.

När du väl har bedömt projektet skapar du då enaffärsfalleller-för mindre projekt-Aprojektcharter. Dessa verktyg kan hjälpa dig att skissera och tona ditt projekt fördjupat, vilket innehåller detaljer som projektets mål, budget och tidslinje. Oavsett om du skapar ett affärsfall eller ett projektcharter, är dessa verktyg särskilt användbara för att referera senare och snabbt identifieraProjektets målner för vägen.

Här är ett exempel på vad som ska ingå i ett affärsfall eller projektcharter.

2. Projektplanering

I projektplaneringsstadiet av projektledning skapar du tydliga mål med hjälp av enProjekt Roadmap. Medan det finns flera sätt att utföra målplanering, smarta mål, tydliga mål och mål och nyckelresultat (OKR) är tre projektplaneringsstrategier som kan hjälpa dig att komma igång.

Smarta mål är en akronym som står för specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och tidsbundna. Många lag använder den här metoden på grund av dess förmåga att förbättra lagkommunikation, definiera en tydlig färdplan och resultera i spårningsvärden.

Tydliga mål är en akronym som står för collaborative, begränsad, känslomässig, märkbar och refinierbar. Många lag väljer den här metoden eftersom det är lite mer realistiskt att träna och fokusera på samarbete.

OKRS skiljer sig mer betydligt från de andra två metoderna. Denna metod kan öppna mål upp till hela företaget, skapa synlighet i hela en organisation. I stället för att börja med ett projekt och sedan definiera målet, börjar OKRs med målet och sedan skapa projekt kring det målet. Lära sig mer omOKR-målhanteringför att avgöra om det är rätt för din organisation.

Medan de tre strategierna tar olika tillvägagångssätt, kör de alla liknande resultat. Det är upp till dig att välja den metod som närmast matchar ditt affärsmål.

Ytterligare resurser du kan använda i projektplaneringsfasen för projektledning inkluderar milstolpe-diagram,Gantt-diagramochProjektriskhanteringsanalyserVilken som helst kan hjälpa till att klargöra detaljer för intressenter. Medan dessa områden kan ha upptäckts under Inledande omfattning av projektetPlaneringsfasen är den perfekta tiden att expandera på målen, målen och riskerna.

Här är ett exempel vi sammanställer en måluppdelning med hjälp av Smart Project Management Methodology.

3. Projektutförande

I exekveringsfasen kommer ditt team att fokusera på att uppnå de mål som ställdes in. De kommer att använda informationen som samlats i de två första stegen för att skapa och starta projektet inom den angivna tidsramen med hjälp av teamarbete och samarbete.

Börja med att tilldela uppgifter till lagmedlemmar. Om du redan använder ett projekthanteringsverktyg kan du lägga till dessa uppgifter i ditt arbetsflöde så att ditt team snabbt kan komma åt resurser och kommunicera på ett ställe.Tidslinjeprogramvaraoch andra projektmappningsverktyg kan hjälpa ditt lagvisualisera varje steg i projektet .

Därefter bör du förbereda din spårnings- och framgångsmetod, så att alla tydligt förstår hur framgång kommer att mätas. Dessa kan vara specifika prestationsindikatorer du planerar att spåra eller postkampanjmål du vill träffa.

Eftersom tidsfrister och arbetsbelastningar ändras dagligen, se till att uppdateraprojekt schemaNär det behövs och stäng av beroenden en gång uppfyllt. Om du har en droppead deadline, se till att du organiserar ditt lags schema baserat på prioritet. Det är en bra idé att checka in med lagmedlemmar regelbundet för att se till att projektet är i takt och att leveranser är uppfyllda.

Även om scheman fluktuerar, är det viktigt att stanna så nära den ursprungliga tidslinjen som möjligt så att du inte går in i räckviddskryp. Med andra ord, gå inte för långt förbi projektets ursprungliga omfattning.

Ta en titt på det här exemplet tidslinjeplan för att bättre förstå hur man organiserar enArbetsuppdelningsstruktur .

4. Projektets prestanda

Att mäta effektiviteten hos ett projekt är viktigt av flera skäl. Att kunna förbättra projektet är en stor, men det är också viktigt eftersom lagmedlemmar kan lära av både framgång och misslyckande. Det finns många olikaNyckelpresterande indikatorer (KPI)Du kan använda för att ställa in och uppnå strategiska mål som använderMålinställningsprogramvara. KPIs du använder beror på din arbetslinje och den typ av projekt du arbetar med.

En av de första prestandametalerna du bör överväga är det ursprungliga målet. Adresserade projektet det problem du försökte lösa? Det är lätt att kopplas från det ursprungliga målet, men det är viktigt att hålla det i åtanke när man mäter prestanda.

Ditt nästa steg bör vara att undersöka andra KPI för att avgöra om projektet var en framgång. Vissa universella KPI inkluderar avkastning på investeringar (ROI), kostnadsprestanda (KPI), planerat värde (PV), faktiska kostnader (AC) och förtjänta värde (EV) - även om det finns många fler än bara de.

Kommunicera med intressenter om projektets framgång, inklusive vad som gick rätt och vad gick fel. Att vara ärlig och öppen för feedback är det bästa sättet för lagmedlemmar att lära av sina misstag.

Ta en titt på vårt exempel KPI nedan.

5. Projektlåsning

Denna fas varierar mest mellan olika företag och lag. Medan vissa gillar att erkänna hårt arbete, andra gillar att omedelbart komma igång på nästa stora sak. Det finns inget rätt eller fel sätt att stänga ett projekt, och det är upp till dig att räkna ut vad som fungerar bäst för dig och ditt lag.

När du stänger ett projekt kanske du vill träffas medProjekt intressenterför en mer djupgående titt på framgång. Denna typ av möte kallas ofta som en "efter döden."Om du bestämmer dig för att vara värd för ett möte, kanske du vill skicka ut en anonym undersökning för att säkerställa att alla kritiska frågor är täckta under mötet. Det är en bra idé att gå över KPIs du mätt i prestationsfasen så att alla berörda parter har en tydlig förståelse för vad som gjorde och gick inte bra. Detta förhindrar några upprepade misstag i framtida projekt.

Det är också en bra idé att organisera och lagra projektmaterial i en delad mapp för lagkamrater för att komma åt innan du stänger ett projekt. Material somProjektkort, mallar, kopia tillgångar, designfiler, utvecklingsarbete och så vidare är viktiga att hålla praktiska när tiden kommer att utvärdera prestanda.

Ett viktigt tillfälle som ofta saknas iProjektförslutningsfasfortsätter att övervaka prestanda. Kommer ditt lag vana att ställa in och glömma gamla projekt? Det är viktigt att ständigt testa och återuppfinna nya sätt att utföra projekt för att fortsätta växa som ett företag.

Här är ett exempel på en post mortem mötesagendan för att hjälpa till med att ta med ditt nästa projekt i närheten.

Fördelarna med projektledning

Med den genomsnittliga kunskapsarbetare som växlar mellan10 Apps upp till 25 gånger per dagOch de flesta lag som fortfarande arbetar på distans har lagarbete aldrig varit mer distribuerat. Detta gör projektledning en sådan viktig del av någon framgångsrik organisation. Oavsett om du är ett team på fem eller 500 kan det vara en utmaning att hålla uppgifter och kommunikation och på ett ställe. Att använda dessa fem projekthanteringssteg kan hjälpa ditt team att hålla sig på spår och se till att produktiviteten är högst.

Förutom att förstå projektcykelhanteringens livscykel finns det också ytterligare fördelar med projektledning. Inte bara kan rätt projekthanteringsverktyg hålla arbete och mål organiserade på ett ställe, men de kan också eliminera förvirring,förbättra lagets effektivitet, öka effektivitetenoch anpassa kommunikationen. Det lämnar mer tid att fokusera på de viktiga saker som växer ett framgångsrikt företag.

Ett bra ställe att börja förbättra dina nuvarande metoder är att kontinuerligt lära sig om nya verktyg och resurser. Medan projekthanteringsmetoder somKanban BoardsochScrum sprintsHar funnits under en tid, det finns nya mjukvaruförmåga som kan hjälpa ditt lag att nå en ny produktivitetsnivå och framgång. Nyckeln till projektledning är att aldrig sluta prova nya metoder.

Hantera den omanagliga

Med så många element att utforska, var börjar du ens? Det är enkelt: Börja med att titta på ditt lag. I slutet av dagen är ditt jobb att göra det möjligt för lagmedlemmar att göra sitt bästa arbete.

Projektledningen och verktyg du implementerar bör förbättra kommunikationen, öka produktiviteten med hjälp avproduktivitetsprogramvara, och hjälp med att lätta deadline-tryck. När du är i tvivel, fråga bara ditt lag. Du skulle bli förvånad över vad en grupp individer kan åstadkomma när de lägger sina huvuden tillsammans.