5 faze de gestionare a proiectelor pentru a îmbunătăți fluxul de lucru al echipei dvs.

rezumat

Există cinci faze cheie de management de proiect care vă pot ajuta să eficientizați următorul proiect și să activați echipa dvs. cu un plan organizat. Aceste faze includ inițierea, planificarea, execuția, performanța și închiderea.

Managementul proiectului este adesea greșit înțeles. În timp ce mulți profesioniști îl consideră ca manager de cronometre de proiect, există mult mai mult la locul de muncă. Din fericire, am pus împreună un ghid ușor pentru înțelegerea celor cinci faze de gestionare a proiectului.

De ce sunt cele cinci faze atât de importante pentru a ști? Înțelegerea ciclului de viață al managementului proiectului vă va ajuta să implementați mai multe procese interne cu ajutorulSoftware de management de proiect .

Acest model de cinci faze a fost definit de Institutul de Management al Proiectului (PMI) din Ghidul PMBOK® al ciclului de viață al proiectului, cunoscut sub numele de organismul de management al proiectului. Ghidul PMBOK® este un punct de referință excelent pentru toți profesioniștii care doresc să-și dezvolte cunoștințele de management de proiect și competențele.

Să începem cu o introducere rapidă la numeroasele faze ale managementului de proiect. Sau, săriți înainte laTriunghiul de management al proiectului .

1. Inițierea proiectului

În Faza de inițiereDin modelul de management al proiectului, proiectul este definit la un nivel larg. Acesta este momentul pentru a identifica sponsorii proiectului și a părților interesate și pentru a începe faza inițială de cercetare. Este, de asemenea, o idee bună să documentați proiectul în scris, astfel încât să puteți distribui cu ușurințăPlan de comunicarela restul echipei. Multe echipe încep un proiect cu un nivel inițialReuniunea de kickoff de proiectsaustudiu de fezabilitate. Cum vă decideți să o loviți ar trebui să depind de echipa dvs. preferatăStilul de comunicare .

În plus față de prezentarea ideii inițiale a proiectului, ar trebui să subliniați și beneficiile, costul și factorii de risc asociați cuProiecte de probe. Puteți chiar să doriți să evidențiați valori suplimentare în funcție de modul în care organizația dvs. măsoară succesul.

Odată ce ați evaluat proiectul, veți crea apoi acaz de afacerisau pentru proiecte mai mici - aCarta proiectului. Aceste instrumente vă pot ajuta să evidențiați și să vă atingeți proiectul în profunzime, încorporând detalii precum obiectivele proiectului, bugetul și cronologia. Indiferent dacă creați un caz de afaceri sau o cartă de proiect, aceste instrumente sunt deosebit de utile pentru referințele mai târziu și de a identifica rapidObiectivele proiectuluiin josul drumului.

Iată un exemplu de ceea ce ar trebui să fie inclus într-un caz de afaceri sau o cartă de proiect.

2. Planificarea proiectului

În etapa de planificare a proiectului de management de proiect, veți crea obiective clare folosind aProiectul de parcurs de proiect. Deși există mai multe modalități de a executa planificarea obiectivelor, obiectivele inteligente, obiectivele clare și obiectivele și rezultatele cheie (OKRS) sunt trei strategii de planificare a proiectului care vă pot ajuta să începeți.

Obiectivele inteligente este un acronim care reprezintă o anumită, măsurabilă, realizabilă, realistă și legată de timp. Multe echipe utilizează această metodă din cauza capacității sale de a îmbunătăți comunicarea echipei, de a defini o foaie de parcurs clară și să ducă la metrici trackable.

Obiectivele clare sunt un acronim care reprezintă colaborativ, limitat, emoțional, apreciabil și refinabil. Multe echipe optează pentru această metodă, deoarece este puțin mai realist să punem în practică și să se concentreze pe colaborare.

Okrs diferă mai semnificativ din celelalte două metode. Această metodă poate deschide obiective până la întreaga companie, creând vizibilitate în întreaga organizație. În loc să începeți cu un proiect și apoi definirea obiectivului, OKRS începe cu obiectivul și apoi creează proiecte în jurul acestui obiectiv. Află mai multe despreOKR Gestionarea obiectivelorpentru a determina dacă este potrivit pentru organizația dvs.

În timp ce cele trei strategii iau abordări diferite, toți conduc rezultate similare. Depinde de dvs. să alegeți metoda care se potrivește cel mai bine obiectivului dvs. de afaceri.

Resurse suplimentare pe care le puteți utiliza în faza de planificare a proiectului de management de proiect includ diagrame de referință,Gantt Grafice, șiAnalize de management al riscului de proiect- Toate acestea pot contribui la clarificarea detaliilor părților interesate. În timp ce aceste zone au fost descoperite în timpul Domeniul inițial al proiectului, faza de planificare este momentul perfect pentru a extinde obiectivele, obiectivele și riscurile.

Iată un exemplu pe care l-am pus împreună la o defalcare a obiectivului utilizând metodologia Smart Management de Management.

3. Execuția proiectului

În faza de execuție, echipa dvs. se va concentra pe atingerea obiectivelor stabilite. Ei vor folosi informațiile colectate în primii doi pași pentru a crea și lansa proiectul în intervalul de timp specificat utilizând lucrul în echipă și colaborarea.

Începeți prin atribuirea sarcinilor membrilor echipei. Dacă utilizați deja un instrument de gestionare a proiectului, puteți adăuga aceste sarcini în fluxul de lucru al proiectului, astfel încât echipa dvs. să poată accesa rapid resursele și să comunice într-un singur loc.Software-ul de cronologieși alte instrumente de cartografiere a proiectului vă pot ajuta echipavizualizați fiecare pas al proiectului .

Apoi, trebuie să vă pregătiți metodologia de urmărire și de succes, astfel încât toată lumea să înțeleagă în mod clar modul în care succesul va fi măsurat. Acestea ar putea fi indicatori de performanță specifici pe care intenționați să îl urmăriți sau să postați obiectivele de campanie pe care doriți să le întâlniți.

Deoarece termenele limită și de lucru se schimbă zilnic, asigurați-vă că actualizațiprogramul proiectuluidupă cum este necesar și dependența dependenței odată întâlnite. Dacă aveți un termen limită de drop, asigurați-vă că organizați programul echipei dvs. pe baza priorității. Este o idee bună să verificați în mod regulat membrii echipei pentru a vă asigura că proiectul este în ritm și că sunt îndeplinite rezultate.

Deși schemele fluctuează, este important să rămâneți cât mai aproape de cronologia originală posibil, astfel încât să nu intrați în câmpul de aplicare. Cu alte cuvinte, nu mergeți prea departe de domeniul original al proiectului.

Aruncați o privire la acest exemplu de cronologie planul pentru a înțelege mai bine cum să organizați aStructura de defalcare a muncii .

4. Performanța proiectului

Măsurarea eficacității unui proiect este importantă din mai multe motive. Fiind capabil să îmbunătățească proiectul este unul mare, dar este, de asemenea, important deoarece membrii echipei pot învăța atât de la succes, cât și de eșec. Există multe diferiteIndicatori cheie de performanță (KPI)Puteți utiliza pentru a seta și a atinge obiectivele strategice utilizândSoftware de stabilire a obiectivelor. KPI-ul pe care îl utilizați va depinde de linia dvs. de lucru și de tipul de proiect pe care lucrați.

Una dintre primele valori de performanță pe care ar trebui să le luați în considerare este obiectivul inițial. Proiectul a abordat problema pe care ați încercat să o rezolvați? Este ușor să vă deconectați de la obiectivul inițial, dar este important să îl păstrați în minte atunci când măsurați performanța.

Următorul pas ar trebui să fie de a examina alte KPI pentru a determina dacă proiectul a fost un succes. Unele KPI-uri universale includ rentabilitatea investiției (ROI), indicele de performanță a costurilor (IPC), valoarea planificată (PV), costul real (AC) și valoarea câștigată (EV) - deși există mai mult decât acelea.

Comunicați părților interesate cu privire la succesul proiectului, inclusiv ceea ce a mers corect și ce a mers prost. Fiind cinstit și deschis la feedback este cel mai bun mod pentru membrii echipei de a învăța din greșelile lor.

Aruncați o privire la exemplul nostru KPI de mai jos.

5. Închiderea proiectului

Această fază variază cel mai mult între diferite companii și echipe. În timp ce unii îi place să recunoască munca grea, alții le place să înceapă imediat la următorul lucru mare. Nu există nici o modalitate corectă sau greșită de a închide un proiect și depinde de dvs. să vă dați seama ce funcționează cel mai bine pentru dvs. și pentru echipa dvs.

La închiderea unui proiect, poate doriți să vă întâlnițiPersoane interesate de proiectPentru o privire mai profundă la succes. Acest tip de întâlnire este adesea denumit "post mortem."Dacă decideți să găzduiați o întâlnire, poate doriți să trimiteți un sondaj anonim în prealabil pentru a vă asigura că toate aspectele critice sunt acoperite în timpul întâlnirii. Este o idee bună să treceți peste KPIS pe care ați măsurat-o în faza de performanță, astfel încât toate părțile implicate au o înțelegere clară a ceea ce a făcut și nu a mers bine. Acest lucru împiedică greșelile repetate în proiectele viitoare.

Este, de asemenea, o idee bună să organizați și să stocați materiale de proiect într-un dosar comun pentru coechipieri de acces înainte de a închide un proiect. Materiale precumProiectul de proiect, șabloane, active de copiere, fișiere de proiectare, lucrări de dezvoltare și așa mai departe sunt importante pentru a păstra la îndemână atunci când vine timpul să evalueze performanța.

O oportunitate importantă care este adesea ratată înFaza de închidere a proiectului.continuă să monitorizeze performanța. Echipa dvs. are obiceiul de a se stabili și de a uita proiecte vechi? Este important să testați în mod constant și să reinveniți noi modalități de a executa proiecte pentru a continua să crească ca o afacere.

Iată un exemplu al agendei de întâlnire post mortem pentru a vă ajuta să vă apropiați de următorul proiect.

Beneficiile managementului de proiect

Cu schimbarea medie a numărului de cunoștințe între10 aplicații de până la 25 de ori pe ziIar majoritatea echipelor care lucrează încă de la distanță, munca în echipă nu a fost niciodată mai distribuită. Acest lucru face ca managementul de proiect să fie o parte importantă a oricărei organizații de succes. Indiferent dacă sunteți o echipă de cinci sau 500, păstrarea sarcinilor și a comunicării organizate și într-un singur loc poate fi o provocare. Folosind acești cinci pași de management de proiect, vă poate ajuta echipa să rămână pe drumul cel bun și să asigure că productivitatea este la cea mai înaltă.

În plus față de înțelegerea ciclului de viață al managementului ciclului de proiect, există și beneficii suplimentare ale managementului de proiect. Nu numai că instrumentele de management al proiectului trebuie să mențină munca și obiectivele organizate într-un singur loc, dar pot, de asemenea, elimina confuzia,Îmbunătățiți eficiența echipei, creșterea eficienței, și alinierea comunicării. Acest lucru lasă mai mult timp să se concentreze asupra lucrurilor importante - cum ar fi creșterea unei afaceri de succes.

Un loc bun pentru a începe îmbunătățirea metodelor dvs. actuale este învățarea continuă despre noi instrumente și resurse. În timp ce metodele de gestionare a proiectelorKanban Table și Scrum sprints.Au fost în jur de ceva timp, există noi capabilități software care vă pot ajuta echipa să atingă un nou nivel de productivitate și succes. Cheia managementului de proiect este de a nu înceta niciodată să încerci noi metode.

Gestionarea necorespunzătoare

Cu atât de multe elemente pentru a explora, de unde chiar începeți? Este ușor: începeți prin a vă uita la echipa dvs. La sfârșitul zilei, slujba dvs. este de a permite membrilor echipei să facă cea mai bună lucrare.

Procesul de management al proiectului și instrumentele pe care le implementați ar trebui să îmbunătățească comunicarea, să crească productivitatea cu ajutorulProductivitate Software., și ajuta la ușurarea presiunii termenului limită. Când aveți îndoieli, întrebați-vă echipa. Ai fi uimit de ceea ce poate realiza un grup de indivizi atunci când își pun capul împreună.