آپ کی ٹیم کے کام کے بہاؤ کو بہتر بنانے کے لئے 5 پراجیکٹ مینجمنٹ مراحل

خلاصہ

پانچ اہم پروجیکٹ مینجمنٹ مراحل ہیں جو آپ کے اگلے منصوبے کو بہتر بنانے اور اپنی ٹیم کو منظم منصوبہ کے ساتھ فعال کرنے میں مدد کرسکتے ہیں. ان مراحل میں شروع، منصوبہ بندی، عملدرآمد، کارکردگی، اور بندش شامل ہیں.

پراجیکٹ مینجمنٹ اکثر غلط سمجھا جاتا ہے. جبکہ بہت سے پیشہ ور اسے منصوبے کے ٹائم لائنز کے انتظام کے طور پر دیکھتے ہیں، نوکری میں بہت زیادہ ہے. شکر ہے، ہم نے پانچ پروجیکٹ مینجمنٹ مراحل کو سمجھنے کے لئے ایک آسان گائیڈ ایک ساتھ رکھا ہے.

پانچ مراحل کیوں جاننا ضروری ہے؟ پراجیکٹ مینجمنٹ لائف سائیکل کو سمجھنے میں آپ کی مدد سے بہتر اندرونی عمل کو لاگو کرنے میں مدد ملے گیپراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر .

اس پانچ مرحلے کا ماڈل منصوبے کی زندگی سائیکل PMBOK® گائیڈ میں پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ (پی ایم آئی) کی طرف سے بیان کیا گیا تھا، دوسری صورت میں اس منصوبے کے انتظام کے جسم کے طور پر جانا جاتا ہے. PMBOK® گائیڈ تمام پیشہ ور افراد کے لئے اپنے منصوبے کے انتظام کے علم اور مہارت کو بڑھانے کے لئے ایک عظیم حوالہ نقطہ ہے.

آئیے پراجیکٹ مینجمنٹ کے بہت سے مراحل کے فوری تعارف کے ساتھ شروع کرتے ہیں. یا، آگے بڑھوپراجیکٹ مینجمنٹ مثلث .

1. پراجیکٹ کی شروعات

میںابتدائی مرحلےپراجیکٹ مینجمنٹ ماڈل کے، اس منصوبے کو وسیع سطح پر بیان کیا جاتا ہے. یہ پراجیکٹ اسپانسرز اور اسٹیک ہولڈرز کی شناخت اور ابتدائی تحقیقاتی مرحلے کو شروع کرنے کا وقت ہے. یہ بھی ایک اچھا خیال ہے کہ اس منصوبے میں لکھنے میں اس طرح کے طور پر آپ آسانی سے تقسیم کر سکتے ہیںمواصلاتی منصوبہباقی ٹیموں کو. بہت سے ٹیمیں ابتدائی طور پر ایک منصوبے شروع کرتی ہیںپروجیکٹ کک آف اجلاس یا امکانات کا مطالعہ. آپ اسے کس طرح لات مارنے کا فیصلہ کرتے ہیں آپ کی ٹیم کی ترجیح پر منحصر ہونا چاہئےمواصلات سٹائل .

اس منصوبے کے ابتدائی خیال کو پیش کرنے کے علاوہ، آپ کے ساتھ منسلک فوائد، لاگت، اور خطرے کے عوامل کو بھی اپ ڈیٹ کرنا چاہئےپراجیکٹ ڈیلیوری. آپ اضافی میٹرکس کو بھی اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کی تنظیم کس طرح کامیابی کی اقدامات کرتی ہے.

ایک بار جب آپ نے اس منصوبے کا جائزہ لیا ہے، تو آپ پھر ایک تخلیق کریں گےبزنس کیسیا چھوٹے منصوبوں کے لئے - اےپروجیکٹ چارٹر. یہ اوزار آپ کو آپ کے منصوبے کو گہرائی میں مدد کرنے میں مدد کرسکتے ہیں، اس منصوبے کے مقاصد، بجٹ، اور ٹائم لائن کے طور پر تفصیلات شامل کریں. چاہے آپ کاروباری کیس یا پراجیکٹ چارٹر بناؤ، تو یہ اوزار بعد میں حوالہ دینے اور فوری طور پر اشارہ کرنے کے لئے خاص طور پر مددگار ہیںپروجیکٹ کے مقاصدسڑک کے نیچے.

یہاں ایک کاروباری کیس یا پراجیکٹ چارٹر میں شامل کیا جانا چاہئے کا ایک مثال ہے.

2. پراجیکٹ کی منصوبہ بندی

پراجیکٹ مینجمنٹ کے منصوبے کی منصوبہ بندی کے مرحلے میں، آپ کو ایک کا استعمال کرتے ہوئے واضح مقاصد پیدا کریں گےپروجیکٹ روڈ میپ. جبکہ مقصد کی منصوبہ بندی، سمارٹ مقاصد، واضح مقاصد، اور مقاصد اور اہم نتائج (OKRS) کو انجام دینے کے کئی طریقے ہیں جبکہ تین پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کی حکمت عملی ہیں جو آپ کو شروع کرنے میں مدد مل سکتی ہے.

سمارٹ اہداف ایک ایسی تحریر ہے جو مخصوص، ماپنے، قابل، قابل، حقیقت پسندانہ اور وقت کی پابند ہے. بہت سے ٹیموں نے ٹیم مواصلات کو بہتر بنانے کے لئے اس کی صلاحیت کی وجہ سے اس طریقہ کار کا استعمال کیا ہے، ایک واضح سڑک میپ کی وضاحت، اور ٹریکبل میٹرکس کے نتیجے میں.

واضح مقاصد ایک تحریر ہے جو باہمی تعاون کے لئے کھڑا ہے، محدود، جذباتی، قابل قدر، اور refinable. بہت سے ٹیموں نے اس طریقہ کار کا انتخاب کیا ہے کیونکہ یہ عمل میں ڈالنے اور تعاون پر توجہ مرکوز کرنے کے لئے تھوڑا سا حقیقت پسندانہ ہے.

OKRS دوسرے دو طریقوں سے زیادہ نمایاں طور پر مختلف ہے. یہ طریقہ پوری کمپنی تک اہداف کھول سکتا ہے، ایک تنظیم بھر میں نمائش کی تشکیل. اس منصوبے کے ساتھ شروع کرنے اور اس کے بعد مقصد کی وضاحت کرنے کے بجائے، اوکرز مقصد کے ساتھ شروع کرتے ہیں اور پھر اس مقصد کے ارد گرد منصوبوں کو تخلیق کرتے ہیں. متعلق مزید پڑھئےOKR گول مینجمنٹیہ تعین کرنے کے لئے کہ یہ آپ کی تنظیم کے لئے صحیح ہے.

جبکہ تین حکمت عملی مختلف نقطہ نظر ہیں، وہ سب اسی طرح کے نتائج چلاتے ہیں. یہ آپ کو یہ طریقہ منتخب کرنے کے لئے ہے کہ سب سے زیادہ قریب سے آپ کے کاروباری مقصد سے ملتا ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ کے پراجیکٹ پلاننگ مرحلے میں آپ اضافی وسائل استعمال کرسکتے ہیں، ملٹی چارتیں شامل ہیں،گنٹ چارٹس، اورپراجیکٹ خطرے کے انتظام کا تجزیہجس میں سے شراکت داروں کے لئے تفصیلات واضح کرنے میں مدد مل سکتی ہے. جبکہ ان علاقوں کے دوران ان علاقوں کو دریافت کیا گیا ہے منصوبے کی ابتدائی گنجائشمنصوبہ بندی کے مرحلے میں مقاصد، مقاصد، اور خطرات کو بڑھانے کا بہترین وقت ہے.

یہاں ایک مثال یہ ہے کہ ہم اسمارٹ پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقہ کار کا استعمال کرتے ہوئے ایک گول خرابی کے ساتھ مل کر ڈالیں.

3. پروجیکٹ عملدرآمد

پھانسی کے مرحلے میں، آپ کی ٹیم مقرر کردہ مقاصد کو حاصل کرنے پر توجہ مرکوز کرے گی. وہ ٹیم ورک اور تعاون کا استعمال کرتے ہوئے مخصوص ٹائم فریم کے اندر اس منصوبے کو تخلیق اور شروع کرنے کے لئے پہلے دو مرحلے میں جمع کردہ معلومات کا استعمال کریں گے.

ٹیم کے ارکان کو کاموں کو تفویض کرکے شروع کریں. اگر آپ پہلے سے ہی پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے کا استعمال کرتے ہیں تو، آپ ان کاموں کو آپ کے منصوبے کے کام کے بہاؤ میں شامل کرسکتے ہیں لہذا آپ کی ٹیم تیزی سے وسائل تک رسائی حاصل کرسکتی ہے اور ایک جگہ میں بات چیت کرسکتے ہیں.ٹائم لائن سافٹ ویئراور دیگر پروجیکٹ نقشہ سازی کے اوزار آپ کی ٹیم کی مدد کرسکتے ہیںمنصوبے کے ہر مرحلے کو نظر انداز کریں .

اگلا، آپ کو اپنے ٹریکنگ اور کامیابی کے طریقہ کار کو تیار کرنا چاہئے تاکہ سب کو واضح طور پر سمجھا جائے کہ کس طرح کامیابی کی پیمائش کی جائے گی. یہ مخصوص کارکردگی کے اشارے ہوسکتے ہیں جو آپ کو ملنے کے لئے تلاش کرنے والے اہداف کو ٹریک یا پوسٹ کرنے کی منصوبہ بندی کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں.

چونکہ ڈیلیوری اور کام کے بوجھ روزانہ تبدیل کرتے ہیں، اسے اپ ڈیٹ کرنے کے لئے یقینی بنائیںپروجیکٹ شیڈولضرورت کے مطابق اور ایک بار ملاقات کی. اگر آپ کے پاس ڈراپ مردہ آخری وقت ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی ٹیم کے شیڈول کو ترجیح دیتے ہیں. یہ بات یقینی بنانے کے لئے ٹیم کے ارکان کے ساتھ چیک کرنے کا ایک اچھا خیال ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ اس منصوبے کی رفتار پر ہے اور اس کی فراہمی کی جا رہی ہے.

اگرچہ شیڈولز کو ہلکا ہوا ہے، اگر ممکن ہو تو اصل ٹائم لائن کے قریب رہنے کے لئے یہ ضروری ہے کہ آپ گنجائش کو پکڑنے میں نہیں چلیں. دوسرے الفاظ میں، اس منصوبے کے اصل گنجائش سے کہیں زیادہ دور نہ ہو.

اس مثال کے مطابق ٹائم لائن کی منصوبہ بندی کو بہتر بنانے کے لئے کس طرح منظم کرنے کے لئے ایک نظر ڈالیںکام خرابی کی ساخت .

4. پروجیکٹ کی کارکردگی

ایک منصوبے کی مؤثریت کی پیمائش کئی وجوہات کے لئے ضروری ہے. منصوبے کو بہتر بنانے کے قابل ہونے کے قابل ہونے کے قابل ایک بڑا ہے، لیکن یہ بھی اہم ہے کیونکہ ٹیم کے ارکان کامیابی اور ناکامی دونوں سے سیکھ سکتے ہیں. بہت سے مختلف ہیںکلیدی کارکردگی اشارے (KPIS)آپ استعمال کرتے ہوئے اسٹریٹجک مقاصد کو سیٹ اور حاصل کرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیںگول ترتیب سافٹ ویئر. خیبر پختونخواہ آپ استعمال کرتے ہیں آپ کی اپنی لائن پر منحصر ہے اور اس منصوبے کی قسم پر آپ کام کر رہے ہیں.

پہلی کارکردگی میٹرکس میں سے ایک آپ کو غور کرنا چاہئے کہ ابتدائی مقصد ہے. کیا اس منصوبے کو حل کرنے کی کوشش کر رہی تھی؟ ابتدائی مقصد سے منقطع کرنا آسان ہے لیکن کارکردگی کو ماپنے کے بعد یہ ذہن میں رکھنا ضروری ہے.

آپ کا اگلا مرحلہ دوسرے خیبر پختونخواہ کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے ہونا چاہئے کہ اس منصوبے کی کامیابی تھی. کچھ عالمگیر خیبر پختونخواہ میں سرمایہ کاری (ROI)، لاگت کی کارکردگی انڈیکس (سی پی آئی)، منصوبہ بندی کی قیمت (پی وی)، اصل قیمت (اے سی)، اور کمائی کی قیمت (EV) پر واپسی شامل ہے.

اس منصوبے کی کامیابی پر اسٹیک ہولڈرز سے گفتگو کرتے ہوئے، بشمول صحیح کیا گیا اور کیا غلط تھا. ایماندار ہونے اور رائے دینے کے لئے کھلا ٹیم کے ارکان کے لئے ان کی غلطیوں سے سیکھنے کا بہترین طریقہ ہے.

ذیل میں ہمارے مثال کے طور پر KPIS پر نظر ڈالیں.

5. پروجیکٹ بندش

یہ مرحلہ مختلف کمپنیوں اور ٹیموں کے درمیان سب سے زیادہ مختلف ہوتی ہے. جبکہ کچھ مشکل کام کو تسلیم کرنے کی طرح، دوسروں کو فوری طور پر اگلے بڑی چیز پر شروع کرنا پسند ہے. ایک منصوبے کو بند کرنے کے لئے کوئی صحیح یا غلط طریقہ نہیں ہے، اور یہ آپ کے پاس ہے کہ آپ اور آپ کی ٹیم کے لئے بہترین کام کیا ہے.

جب ایک منصوبے کو بند کرنے کے بعد، آپ اس سے ملنا چاہتے ہیںپروجیکٹ اسٹیک ہولڈرزکامیابی سے زیادہ گہرائی نظر کے لئے. اس قسم کی میٹنگ اکثر ایک "کے طور پر کہا جاتا ہے"پوسٹ مارٹم."اگر آپ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ میٹنگ کے دوران تمام اہم مسائل کو یقینی بنانے کے لۓ ایک گمنام سروے بھیجنے کے لئے چاہتے ہیں. یہ ایک اچھا خیال ہے کہ آپ کی کارکردگی کے مرحلے میں آپ کی پیمائش کی پیمائش پر جانے کا ایک اچھا خیال ہے لہذا تمام جماعتوں میں ملوث ہونے کی واضح تفہیم ہے اور اچھی طرح سے نہیں جانا تھا. یہ مستقبل کے منصوبوں میں کسی بھی بار غلطیوں کو روکتا ہے.

منصوبے کو بند کرنے سے قبل ٹیموں کے لئے مشترکہ فولڈر میں پروجیکٹ کے مواد کو منظم اور ذخیرہ کرنے کا بھی ایک اچھا خیال ہے. جیسے موادپراجیکٹ کی مختصر، ٹیمپلیٹس، کاپی اثاثوں، ڈیزائن فائلوں، ترقیاتی کام، اور اس وجہ سے کارکردگی کا اندازہ کرنے کے لئے وقت آتا ہے جب ہاتھ رکھنے کے لئے اہم ہیں.

ایک اہم موقع ہے جو اکثر میں یاد آتی ہےپروجیکٹ بندش مرحلےکارکردگی کی نگرانی جاری ہے. کیا آپ کی ٹیم پرانی منصوبوں کو ترتیب دینے اور بھولنے کی عادت میں حاصل ہے؟ کاروبار کے طور پر بڑھتی ہوئی جاری رکھنے کے لئے منصوبوں کو عملدرآمد کرنے کے نئے طریقوں کو مسلسل جانچ اور دوبارہ تبدیل کرنا ضروری ہے.

یہاں آپ کے اگلے منصوبے کو قریبی طور پر لے جانے میں مدد کرنے کے لئے ایک پوسٹ مارٹم میٹنگ ایجنڈا کا ایک مثال ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ کے فوائد

اوسط علم کارکن کے درمیان سوئچنگ کے ساتھ10 اطلاقات فی دن 25 بار تکاور ٹیموں کی اکثریت ابھی تک دور دراز کام کرتی ہے، ٹیم ورک کبھی بھی زیادہ تقسیم نہیں کیا گیا ہے. اس پر پروجیکٹ مینجمنٹ کسی بھی کامیاب تنظیم کا ایک اہم حصہ بناتا ہے. چاہے آپ پانچ یا 500 کی ایک ٹیم ہیں، کاموں اور مواصلات کو منظم رکھنے اور ایک جگہ میں ایک چیلنج ہو سکتا ہے. ان پانچ پروجیکٹ مینجمنٹ کے اقدامات کا استعمال کرتے ہوئے آپ کی ٹیم کو ٹریک پر رہنے میں مدد مل سکتی ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ پیداوری اس کی سب سے زیادہ ہے.

پروجیکٹ سائیکل مینجمنٹ لائف سائیکل کو سمجھنے کے علاوہ، پراجیکٹ مینجمنٹ کے اضافی فوائد بھی ہیں. نہ صرف صحیح پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار کام اور مقاصد کو ایک جگہ میں منظم کرسکتے ہیں، لیکن وہ بھی الجھن کو ختم کرسکتے ہیں،ٹیم کی تاثیر کو بہتر بنانے، کارکردگی میں اضافہ، اور مواصلات کو سیدھا کریں. یہ اہم چیزوں پر توجہ مرکوز کرنے کے لئے زیادہ وقت چھوڑ دیتا ہے جیسے کامیاب کاروبار بڑھ رہا ہے.

آپ کے موجودہ طریقوں کو بہتر بنانے کے لئے ایک اچھی جگہ نئے آلات اور وسائل کے بارے میں مسلسل سیکھنے کی طرف سے ہے. جبکہ پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کی طرحکنبین بورڈزاورسکرم سپرنٹکچھ وقت کے ارد گرد ہو چکا ہے، نئی سافٹ ویئر کی صلاحیتیں موجود ہیں جو آپ کی ٹیم کو پیداوری اور کامیابی کی نئی سطح تک پہنچ سکتی ہے. پروجیکٹ مینجمنٹ کی کلید نئے طریقوں کی کوشش کرنے سے روکنے کے لئے کبھی نہیں روکنا ہے.

غیر منقولہ انتظام

بہت سے عناصر کے ساتھ تلاش کرنے کے لئے، آپ کہاں شروع کرتے ہیں؟ یہ آسان ہے: اپنی ٹیم کو دیکھ کر شروع کرو. دن کے اختتام پر، آپ کا کام ٹیم کے ارکان کو اپنے بہترین کام کرنے کے قابل بنانا ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ کے عمل اور آپ کو لاگو کرنے کے اوزار مواصلات کو بہتر بنانے کے لئے، کی مدد سے پیداوری میں اضافہ کرنا چاہئےپیداوری سافٹ ویئر، اور آخری وقت کے دباؤ کو کم کرنے میں مدد کریں. جب شک میں، صرف اپنی ٹیم سے پوچھیں. آپ حیران رہیں گے کہ افراد کا ایک گروہ کس طرح پورا کر سکتا ہے جب وہ اپنے سروں کو ایک دوسرے کے ساتھ ڈالیں.